konsequent, effizient, systematisch, situativ

Informationen auf allen Kanälen – ob elektronisch, akustisch oder auf Papier übermittelt, sie wollen aufgenommen, bearbeitet und gesteuert werden. Scheinbar paradoxerweise entsteht durch die Menge an Informationen zunehmend ein Wissensmangel, weil niemand die produzierte Informationsflut angemessen auswerten kann und kaum jemand die Übersicht behalten kann, welche Informationen für wen wichtig und welche unwichtig sind.

Gleichwohl ist zentrale Aufgabe des Sekretariats, Informationen so zu organisieren, dass nicht jeder alle Informationen erhält, jedoch alle bekommt, die er für seine Tätigkeit und für die von ihm verlangten Entscheidungen braucht. Damit das Sekretariat seine Clearingfunktion erfüllen kann, braucht es eine möglichst komplette Urteilsbasis, das heißt vollständige Informationen – ein alltägliches Dilemma.

Das Managen der Informationen braucht Zeit, selbst bei konsequentem Anwenden geeigneter Arbeitstechniken und -mittel, um sie zielgerichtet, systematisch und prioritätsbezogen zu bearbeiten. Das Sekretariat steuert Informationen selbstständig, organisiert sie nicht allein tätigkeitsorientiert und damit effektiv, sondern steuert sie auch zielorientiert und damit effizient.

Jede ankommende Information wird nach Kriterien
klassifiziert:

·      Von wem kommt sie?

·      An wen ist sie gerichtet?

·      Was ist ihr Inhalt?

·      Was ist ihre Absicht?

·      Bis wann ist sie zu bearbeiten?

Die Klassifizierung erleichtert die Entscheidung, unnütze Informationen auszusieben, wegzuwerfen, zu löschen, zu vergessen.

Wenn eine nützliche Informationen weitergegeben wird, ist sie überlegt zu behandeln:

·      Wie schnell braucht sie der Empfänger?

·      Wie vertraulich ist sie zu handhaben?

·      Wie umfassend ist sie weiterzuleiten?

·      Welche Ergänzungen könnten hilfreich sein?

Wer mit Informationen kess umgehen will, betrachtet sie situativ, indem er zunächst reflektiert und erst danach handelt:

1.  Ist die Information verwertbar?

2.  Wer braucht die Information?

3.  Muss die Information ergänzt, bearbeitet oder aufbereitet werden?

4.  Wann braucht der Empfänger die Information?

5.  Muss der Empfang der Information kontrolliert werden?

6.  Soll die Reaktion auf die Information verfolgt werden?

Sind bereits die ersten beiden Fragen mit einem Nein zu beantworten, kann die Information weggeworfen, vernichtet oder gelöscht werden.

Viele Informationen auf Papier brauchen bloß einmal in die Hand genommen werden, viele Mails müssen bloß einmal gelesen werden, weil sie sofort und ohne großen Aufwand bearbeitet werden oder unbearbeitet weitergegeben werden oder wegen Irrelevanz aussortiert werden können. Die Informationsflut lässt sich deutlich reduzieren, wenn bei jeder ankommenden Information die eine entscheidende Frage verneint werden kann:

·      Geschieht etwas Furchtbares, wenn das Papier oder die Mail nicht bearbeitet, nicht weitergeben, nicht archiviert wird?

Informationen kess zu bearbeiten bedeutet:

·      Konsequent unnütze Informationen aussieben

·      Effizient die nützlichen Informationen managen

·      Systematisch Informationen managen

·      Situativ Informationen weitergeben

 

Planung

Der Umgang mit Informationen lässt sich planen, was von einigen gleichgesetzt wird mit einschränken, Flexibilität verlieren, Zeit verschwenden – und von anderen verstanden wird als Überblick behalten, Stress reduzieren, Kompetenz zeigen. Begründungen gibt es sowohl für wie auch gegen das Planen, zum Beispiel[1]:

 

Contra Planung ·       „Planung bietet mir keine Vorteile, denn mein Job ist zu turbulent und die Dinge ändern sich zu schnell.“ ·       „Von der Planung meiner Arbeit würde ich vielleicht profitieren. Doch mir fehlt die Zeit dazu.“ ·       „Planung entspricht überhaupt nicht meinen Fähigkeiten und Neigungen.“

Pro Planung ·      „Je chaotischer die Situation ist, desto eher kann ich mit Planung auf Eventualitäten flexibel reagieren.“ ·      „Die zeitliche Investition in Planung gibt mir die Möglichkeit, effizient zu arbeiten.“ ·      „Mit meiner Planung übernehme ich selbst die Regie, nicht andere.“

Für manche heißt Planung, sich zu überwinden, mit Selbstdisziplin zu arbeiten und Gewohnheiten zu ändern – kein leichtes Verhalten, wenn es außerhalb der eigenen Komfortzone liegt. Doch mit minimalem Aufwand lässt sich bereits viel erreichen: Nur zwei bis zehn  Minuten tägliche Planung – eine Auszeit ohne Störungen und Unterbrechungen – steigert bereits wesentlich Produktivität und Zufriedenheit und ist für jeden, der viel zu tun hat, einen Versuch wert, über drei Themen nachzu­denken:

·      Wie lässt sich der Tagesablauf heute und morgen am besten einteilen, um alle Termine einzuhalten und alle Aufgaben zu erledigen?

·      Welches Gefühl wird sich einstellen, nachdem alles Machbare erledigt sein wird?

·      Welche eigenen Absichten lassen sich mit welchen Aktivitäten realisieren?

Eine sehr einfache und rasche Planung lässt sich mit einem schlichten Blatt Papier oder auch einer winzigen Datei durchführen. – Die täglichen Aufgaben werden untereinander geschrieben – nicht zu detailliert, aber auch nicht zu vage. Für jede Aufgabe wird die Bearbeitungsdauer kalkuliert und eine Priorität festgelegt:

A  für die ein bis zwei sehr wichtigen Aufgaben des Tages

B  für zwei bis drei wichtige Aufgaben pro Tag

C  für die täglichen Routine­aufgaben

Im Verlauf des Tages erhält dann jede erledigte Aufgabe einen Haken.

Wenn Termine den Alltag dominieren, lassen sich die Aufgaben in einem papiernen oder elektronischen Kalender visualisieren – mit dem Vorteil, wichtige Aufgaben für produktive Zeiten vorsehen und für Aufgaben, die viel und längere Konzentration erfordern, Zeiten blockieren zu können.

Schnell werden zehn Minuten Auszeit überschritten, wenn die einfache Planung mit Ziellisten, Anruflisten, Maillisten und weiteren Instrumenten ergänzt wird.

 Mit der täglichen Auszeit entsteht auch ein Genuss am Planen. Wie beim Ausarbeiten einer Reiseroute wird das Erledigen von Aufgaben nach der Planung umso entspannter, je klarer zuvor die Vorstellung vom Erreichen der Etappenziele ist – und beendete Aufgaben sind kleine oder große Erfolge, die verdienen, belohnt zu werden, durch ein anerkennendes Wort des Auftraggebers oder auch mit einer Selbstbelohnung.

Das Planen kann ansteckend werden, wenn Kolleginnen und Kollegen und auch Führungskräfte von der Planung informiert werden und von ihr profitieren. Nicht zuletzt hilft das Planen, konsequent zu bleiben, und falls sich Planungsfehler eingeschlichen haben, sie zu sofort zu korrigieren. Nachdem schließlich kurz-, mittel- und langfristige Ziele realisiert sind, bleibt nur noch die Freude über den Erfolg.

Die tägliche Auszeit führt zu systematischerem Bewältigen der Aufgaben, weil die Planung deutlich zeigt, warum wer was wie und wann erledigt. Planung beantwortet die Fragen:

·      Was ist die Aufgabe? Was soll getan werden?

·      Was ist der Anlass? Warum soll die Aufgabe erledigt werden?

·      Was ist das Ziel? Was soll erreicht werden?

·      Wer ist verantwortlich? Welche Personen sollen die Aufgabe übernehmen?

·      Welche Kompetenzen verlangt die Ausführung? In welcher Weise, mit welchen Arbeitsmitteln und mit welcher Logistik soll die Aufgabe durchgeführt werden?

·      Welche Erledigungsdauer ist kalkuliert? Von wann bis wann soll die Aufgabe bearbeitet werden?

·      Welcher Termin ist vorgesehen? Wann soll die Aufgabe erfüllt sein?

·      Wer kontrolliert die Erledigung? Wann wird kontrolliert? 

Die Planungsfragen sind sowohl geeignet für umfangreichere Aufgaben wie auch von Zeit zu Zeit für das Reflektieren der Vielzahl alltäglicher Aufgaben, die ebenfalls gebührende Aufmerksamkeit erfordern, um kess erledigt zu werden. 

Aufgaben

Nicht alle Informationen, die aussehen, als müssten sie von einer bestimmten Person als Aufgabe oder Auftrag erledigt werden, sind auch wirklich so gedacht.

·      Vielleicht braucht die Aufgabe keine Bearbeitung, weil sie unnütz ist oder früher bereits bearbeitet wurde. Dann ist sie zu vergessen.

·      Vielleicht ist die Aufgabe von einer anderen Person schneller, besser oder kompetenter zu erledigen oder gehört in eine andere Verantwortung. Dann lässt sie sich delegieren.

Wenn einer Information eindeutig zu entnehmen ist, dass ihr Empfänger eine Aufgabe bearbeiten soll, terminiert er sie – er entscheidet, ob er sie sofort oder später erledigen wird.

·      Eine Aufgabe sofort zu erledigen hat den Vorteil, sich mit dem Vorgang nur einmal beschäftigen zu müssen. Aufgaben, die schnell zu bearbeiten sind, bieten sich dafür an.

·      Eine Aufgabe später zu erledigen hat den Vorteil, sich mit dem Vorgang beschäftigen zu können, wenn die Umstände günstig dafür sind. Zwischenzeitlich wartet der Vorgang in der Wiedervorlage. Aufgaben, die Konzentration und Ruhe benötigen, bieten sich dafür an.

Sofort oder am Termin landet die Aufgabe in der Vorlage und wird erledigt. Anschließend gehört sie in die Ablage.

Organisation

Auch wenn viele Informationen im realen oder virtuellen Papierkorb landen, übrig bleiben genug – vor allem umfangreichere und längerfristig relevante Informationen – und sie brauchen Organisation, um sie zu bewältigen. Wie bei der Planung hilft die Schriftlichkeit, den Überblick zu behalten.

Bewährt hat sich die Visualisierung mit einem Gantt-Diagramm, in dem zeitintensive Aktivitäten notiert sind, denen eine Zeitleiste – in Einheiten von Kalenderwochen – zugeordnet ist, die die kalkulierte Dauer vom geplanten Beginn bis zum Ende abbildet.

Gantt-Diagramme eignen sich für kleine Projekte, für Aufgaben, an denen mehrere Personen mitwirken, und für Aktivitäten, die nur in mehreren Phasen erledigt werden können. Die Aktivitäten, die zu einer Aufgabe gehören, werden in der Reihenfolge, in der sie bearbeitet werden sollen, aufgelistet. Für jede Aktivität wird die Dauer kalkuliert und festgelegt, in welcher Kalenderwoche sie bearbeitet wird. Manchmal hilft, tagesgenaue Termine oder auch verantwortliche Personen zu ergänzen.

Das Diagramm zeigt, was wann zu tun ist und wo sich Aktivitäten überschneiden. Seine Grenze hat das Gantt-Diagramm bei einer großen Anzahl an Aktivitäten, was sich nur bedingt durch eine Änderung der Detaillierung justieren lässt, da mit der Zusammenfassung mehrerer Aktivitäten die Übersichtlichkeit leidet.

Beispiel für die Aufgabe „Werbe-Aktion für ein neues Produkt koordinieren“ 1.  Alle Aktivitäten auflisten 2.  Die voraussichtliche Dauer jeder Erledigung schätzen Broschüre drucken lassen                         2 Wochen Kunden-Datenbank aktualisieren              1 Woche Werbebrief entwerfen und abstimmen      1 Woche Werbung versenden                                  1 Woche Kunden anrufen                                        4 Wochen 3.  Über Start- und Endzeitpunkt aller Schritte entscheiden 4.  Ermitteln, was zeitlich parallel erledigt werden kann 5.  Die Dauer der Aktivi­täten farb­lich markie­ren

Wird das Gantt-Diagramm mit einer Software erstellt, lässt es sich nicht nur leicht anpassen, sondern auch mit weiteren Informationen ergänzen. Außerdem lassen sich die Aktivitäten miteinander elektronisch verknüpfen, um Abhängigkeiten einzelner Aufgaben darzustellen.

Ordnung

Je mehr Informationen und Aufgaben zu bearbeiten sind, umso mehr Struktur brauchen beide, um sie zeitgerecht und in angemessener Qualität zur Verfügung zu haben. Unabdingbare Voraussetzung für das effiziente Arbeiten mit Informationen und Aufgaben ist ein übersichtlicher Arbeitsplatz.

Wenig übersichtlich und deshalb wenig effektiv ist ein Arbeitsplatz, auf dem sich Papier stapelt und der Stapel unerledigter Aufgaben und nicht mehr präsenter Informationen immer höher wächst. Hier hilft auch kein Hin- und Herbewegen der Papierstapel, um eine gesuchte Information zu finden, eher kommen Vorgänge durcheinander, zumal wenn sie weder nach Prioritäten sortiert noch mit einem  Datum gekennzeichnet sind. Befinden sich dann noch Dinge auf dem Tisch, die dort nicht hingehören, sinkt die Wahrscheinlichkeit, alle wichtigen Informationen jederzeit parat zu haben.

Manchen Menschen fällt schwer, Ordnung zu halten, anderen gefällt das Chaos. Doch Unordnung ist anstrengend und kostet unnötig Zeit, weil permanent etwas zu suchen ist. Viel einfacher und zeitsparender ist, Dokumente, Geräte oder Utensilien dort aufzubewahren und aufzustellen, wo sie gebraucht werden und sie dorthin auch immer gleich zurücklegen. Von Zeit zu Zeit sind die vorhandenen Ordnungssysteme auf ihre Effizienz zu prüfen und gegebenenfalls zu erweitern oder auszutauschen. Eine einfache Systematik für Informationen sieht zum Beispiel so aus:

·      Wiedervorlage: ·      Vorlage: ·      Dateien: ·      Ablage:

Ordnung nach Termin Ordnung nach Priorität Speicherung nach Aktenplan Ordnung nach Aktenplan

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist übersichtlich und fördert die Konzentration: Alle nicht aktuellen Informationen haben einen definierten Platz – in einer Datei, in der Wiedervorlage, in der Ablage. Auf die Arbeitsfläche gehört immer nur ein Vorgang, auf Papier oder abgebildet auf dem Monitor.

Alle nicht mehr zu bearbeitenden Informationen landen in der Ablage. Wohl dem, der einen Ablageplan hat, der sich nach den Gegebenheiten im Unternehmen richtet und dieselbe Struktur hat wie die elektronischen Ordner.

Die Informationen auf Papier werden in Ordnern aufgehoben, oft darin auch archiviert, wenn sie nicht gescannt aufbewahrt werden, um Platz zu sparen. Da viele Informationen viele Ordner brauchen, bietet sich an, die Ordner farblich zu sortieren. Fünf Standardfarben geben eine Struktur, mit der die Informationen schnell zu finden sind: Weiß, Gelb, Blau, Grün und Rot. Jeder Themenbereich hat seine eigene Farbe.

In jedem Themenbereich haben die Themen eine Reihenfolge, die im Ablageplan dokumentiert ist. So hat jedes Dokument seinen definierten Platz und wird schnell gefunden. Neue Themen lassen sich leicht ergänzen, wenn die Reihenfolge durchnummeriert ist.  

Dokumentation

Wer mündliche Informationen dokumentiert – etwa als Gesprächsnotiz – oder schriftliche Informationen aufbereitet – etwa als Recherchebericht – produziert selbst neue Informationen für sich oder für andere. Die Informationen bestehen nicht allein aus dem Inhalt, sondern auch aus den Quellenangaben, damit auch andere ihre Herkunft erkennen können.

·      Jedes Dokument braucht zu den enthaltenen Informationen ein Datum mit Tag und Uhrzeit des Gesprächs beziehungsweise des Auffindens im Internet oder Intranet.

·      Jedes Dokument nennt den Ursprung der Information: den Gesprächspartner mit vollständigem Namen – möglicherweise mit seinen Kontaktdaten, seiner Funktion im Unternehmen, manchmal auch mit seiner Telefonnummer und dem Namen des Unternehmens inklusive vollständiger Anschrift – beziehungsweise den vollständigen Pfad der elektronischen Verbindung.

·      Jedes Dokument lässt seinen Verfasser erkennen: mit vollständigem Namen – eventuell mit seinen Kontaktdaten, seiner Funktion im Unternehmen, manchmal auch mit seiner Telefonnummer und dem Namen des Unternehmens – als Schreiber der Gesprächsnotiz beziehungsweise als Autor des Berichts.

·      Einige Informationen nennen zudem den Empfänger der Information oder auch den Anlass: Aufgabe, Vereinbarung oder Auftrag.

Klima

Trotz aller kessen Bearbeitung, Planung, Organisation, Ordnung, Dokumentation: Wo Menschen sind, gibt es Fehler – auch im Umgang mit Informationen und beim Erledigen von Aufgaben, weil Menschen nicht perfekt sind. Wenn Fehler entstehen, sind sie zu korrigieren und ist zu überlegen, wie sie künftig zu vermeiden sind – was nur funktioniert, wenn sie kommuniziert werden.

Wem ein Fehler unterläuft, verheimlicht ihn nicht, sondern bespricht ihn mit seinen Kolleginnen und Kollegen, eventuell mit seiner Führungskraft. Wer etwas nicht weiß, fragt seine Kolleginnen und Kollegen um Rat, eventuell auch seine Führungskraft. Wer sich nicht sicher ist, eine Information richtig verstanden zu haben, fragt nach.

Wer kritisiert wird, redet sich nicht heraus, sondern sucht die Chance zu Veränderung und fragt nach konkreten Verbesserungsvorschlägen. Wer sich ärgert, frisst seinen Ärger nicht in sich hinein, sondern spricht ihn umgehend an, geht also Konflikten nicht aus dem Weg, sondern arbeitet an ihrer Lösung mit. Wer privaten Ärger hat, bringt ihn nicht mit ins Büro, sondern trennt Berufliches und Privates.

Wer kommunizieren möchte, verhält sich authentisch, spricht nicht über Kolleginnen und Kollegen und Führungskräfte, sondern mit ihnen und gibt ihnen konstruktives Feedback, äußert seine kontrollierten Gefühle. Das ist fair und zeigt Interesse an den Mitmenschen. Wer Informationen freundlich austauscht und die Leistungen anderer anerkennt, stärkt das Team und behandelt andere so, wie sie behandelt werden möchten. 

Optimierung

Der Umgang mit Informationen ändert sich permanent. Aktuellere Software, innovative Prozesse, Umstrukturierungen, andere Führungskräfte, neue Kolleginnen und Kollegen geben die Impulse. Vielleicht nicht jeden Tag, so doch von Zeit zu Zeit ist angebracht zu fragen: Was hat sich geändert? Was soll so bleiben wie bisher? Was soll anders werden? Wie lassen sich Verbesserungen erzielen?

Ob der Umgang mit Informationen und Aufgaben auf andere Weise als bisher besser zu gestalten ist, resultiert aus Annehmlichkeit und Effizienz:

·      Würden die Beteiligten mit weniger Fehlern arbeiten und zufriedener werden?

·      Mit welchen monetären und zeitlichen Investitionen ließe sich die Effizienz steigern?

 Peter Hilbert

Quelle

[1] Birgit Moos-Hofius