Wie Texte bewirken, was sie sollen

Schriftliche Informationen erfüllen ihren Zweck, wenn sie für den Leser verständlich, freundlich und aussagekräftig sind. Das Formulieren darf dem Schreiber nicht viel Zeit kosten und der Inhalt soll den Leser interessieren. Eine klare Struktur der Mitteilung soll das Lesen erleichtern.

Wer schreibt, vermittelt über den Text dem Leser sowohl Sachliches wie auch Emotionales. Dabei schließt er eine Informationslücke zwischen seinem und dem Informationsstand des Lesers.

Wer schreibt, nutzt eine Chance, den Leser zufriedenzustellen, indem er den Text mit nützlichen Inhalten bestückt, die er prägnant und ansprechend formuliert.

Zufriedene Leser werden nicht geboren, sondern gemacht.

Wer schreibt, hat eine Absicht: Der Text soll zum Beispiel den Leser erfreuen, oder ihn bewegen, ihm ermöglichen oder erleichtern, etwas zu tun oder zu lassen. – Das Schreiben soll etwas nutzen.

Wer schreibt, braucht Inhalt, den er dem Leser vermitteln will, zum Beispiel Termine, Daten, Fakten, Entscheidungen, Ideen, Schlussfolgerungen, Wünsche. – Das Schreiben soll informieren.

Wer schreibt, hat sich verwendet ein Medium und hat sich gegen andere Möglichkeiten entschieden – etwa gegen ein Gespräch, weder persönlich noch am Telefon noch in einer Videokonferenz. – Das Schreiben soll die vom Schreiber gewollte Wirkung erzielen.

Auch wer liest, hat eine Absicht: Er will sich durch das Lesen zum Beispiel entspannen oder informieren oder die Absicht des Schreibers verstehen. Je mehr der Text den Lesegewohnheiten des Lesers entspricht, umso weniger muss sich der Leser anstrengen und das Lesen ist ihm angenehmer.

Wer liest, nimmt die Inhalte auf und gleicht sie ab mit seinem Informationsstand sowie mit seinen Wertvorstellungen und seinen Absichten und er versucht, die Intentionen des Schreibers zu erkennen. Aufgrund der beim Lesen aufgenommenen Fakten und seiner damit verbundenen Emotionen kann der Leser dann entscheiden, ob und wie er sein Handeln darauf ausrichtet.

Wer schreibt, will informieren. Der Schreiber ⇓ informiert mit Fakten und Gefühlen ⇓ will den Leser zu etwas bewegen ⇓ vermittelt seine Perspektive, seine Einstellungen, Haltungen und Werte ⇓ nutzt ein Medium: mit Text, Typografie, Layout, … ⇓ für den Leser        ⇒

Wer liest, will verstehen. des Schreibers ⇑ entscheidet aufgrund der eigenen und der Fakten und Gefühle ⇑ will die Absicht des Schreibers erkennen ⇑ nimmt auf mit seiner Perspektive, seinen Einstellungen, Haltungen und Werten ⇑ nimmt sinnlich und intuitiv wahr: über das Medium ⇑ Der Leser

Kümmert sich der Schreiber nicht um seinen Leser und produziert einen Text mit ausschließlich seiner eigenen Perspektive, seinem eigenen Schreibstil in Wortwahl und Satzbau, der die Emotionen des Lesers nicht berücksichtigt, mag er zwar zufällig auf die Bereitschaft des Lesers treffen, den Text zu verstehen, doch nur mit vernachlässigbarer Wahrscheinlichkeit; noch weniger wahrscheinlich wird er den Leser zufriedenstellen. – Gepostete Texte leiden gerne darunter.

Konzentriert sich der Schreiber jedoch auf den Leser, produziert er mit höherer Wahrscheinlichkeit einen Text, der den Intentionen des Lesers nahekommt und den Leser zufriedenstellt und der auch die eigene Absicht transportiert.

Vorbereitung

Meist ohne länger darüber nachzudenken, trifft der Schreiber vorbereitend einige Entscheidungen, die zum Verständnis und zur Zufriedenheit des Lesers beitragen sollen:

• Welche Textsorte ist angemessen?

Soll der Leser eine SMS erhalten, die ihn knapp informiert und die er sofort beantworten kann, oder besser eine E-Mail, die Anlagen zum Bearbeiten enthalten kann und weniger persönlich wirkt, oder lieber einen Brief, der formaler wirkt und mehr Zeit braucht, bis er beim Leser ist?

Soll der Leser eine Gesprächsnotiz erhalten, die ihn zum Beispiel zu wesentlichen Ergebnissen eines Treffens informiert, oder eine Telefonnotiz, die vielleicht nur handschriftlich die Mitteilung einer dritten Person enthält, oder womöglich eine Aktennotiz, die die Meinung des Schreibers enthält und auf die der Leser nicht unbedingt reagieren muss?

Soll der Leser ein Protokoll erhalten, das die Ergebnisse einer Besprechung zusammenfasst, oder eher einen Bericht, der ihm fundierte Informationen vermittelt, oder einen Aufsatz, der umfassend ein Thema behandelt?

Soll der Leser eine Vorlage erhalten, die ihm in bekannter Struktur eine umfassend recherchierte Entscheidungsgrundlage bietet, oder vielleicht einen Vertrag, der juristisch zuverlässig Modalitäten einer Kooperation beschreibt, oder ein Zeugnis, das die Funktion des Lesers im Unternehmen beschreibt und seine Leistungen bewertet?

Soll der Leser eine schriftliche Anweisung erhalten, die ihn zu einer konkreten Verhaltensänderung ultimativ auffordert, oder eine Anleitung, die ihm seine Tätigkeit erleichtern kann, oder eine Einladung, die ihn bittet, zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort zu sein?

Soll der Leser eine allgemeine Hausmitteilung erhalten, die auch Themen behandeln kann, die ihn gar nicht betreffen, oder ein Rundschreiben, das vielleicht zwar seine Funktion, doch nicht ihn als Individuum betrifft, oder eine Werbung, die ihm etwas anbietet, womit er sich wahrscheinlich im Augenblick nicht beschäftigen möchte?

• Wer ist der Leser?

Ist der Leser eine Frau oder ein Mann, auf die oder den der Schreiber seine genderspezifischen Vorurteile projiziert, oder woraus sich Besonderheiten im Verhältnis zum Schreiber ableiten lassen?

In welchem Alter ist der Leser und lassen sich daraus Gepflogenheiten, Erwartungen oder Verhaltensweisen schlussfolgern, die der Schreiber berücksichtigen kann?

Welche Position beziehungsweise Funktion hat der Leser in seinem Unternehmen, woraus sich womöglich Schlüsse auf seine Lesegewohnheiten ziehen ließen, und welche Arbeitsroutinen des Lesers könnten das Lesen beeinflussen?

Kennt der Schreiber den Leser und kann er ihn aufgrund beobachteter Verhaltensgewohnheiten einschätzen, etwa als freundlich und verbindlich oder als spontan und expressiv oder als zielstrebig und dominant oder als detailorientiert und analytisch?

Hat der Leser besondere Eigenarten, die der Schreiber berücksichtigen kann, legt er zum Beispiel besonderen Wert auf freundliche Worte oder auf übersichtliche Strukturen oder auf detaillierte Fakten?

Werden mehrere Personen den Text lesen, etwa weil er an einen größeren Leserkreis adressiert ist oder weil er mit einiger Sicherheit weitergeleitet wird?

• In welcher Situation ist der Leser?

Weiß der Schreiber um die aktuelle Stimmungslage des Lesers und kann darauf Rücksicht nehmen beziehungsweise sie befeuern?

Hat der Leser womöglich Erwartungen an den Schreiber, gibt es eine Vorgeschichte zwischen ihnen, die zu Wünschen oder Befürchtungen des Lesers an den Schreiber geführt haben?

Welche Einstellung hat der Leser zum Schreiber, findet er ihn sympathisch, vertraut er ihm, unterstellt er ihm Expertise für die Inhalte des Textes?

Welche Einstellung hat der Leser zum Text, mag er die Textsorte und liest er sie oft oder wird er von den Inhalten überrascht sein oder ist er auf den Inhalt gespannt oder wird ihn der Inhalt langweilen?

• Welches Ziel will der Schreiber erreichen?

Hat er eine konkrete Intention, zum Beispiel den Leser zu einer Handlung zu bewegen, oder will er ein positives Gefühl beim Leser erzeugen oder soll der Leser einen Gedanken sich zu eigen machen oder möchte er den Leser beruhigen, ermutigen oder gar ärgern?

Soll der Text den Leser verwirren oder zum Schmunzeln bringen, ihn unter- oder überfordern, soll er Inhalte verschleiern oder klären, soll er den Leser an die Vergangenheit denken lassen, an die Zukunft oder an die Gegenwart, soll er ihn Hochachtung vor dem Schreiber entwickeln lassen oder Missfallen?

Mit welchen Argumenten will der Schreiber sein Ziel erreichen, welche Vorschläge zum Beispiel soll der Leser erhalten, welche logischen Schlussfolgerungen sollen das Ziel plausibel erscheinen lassen, oder will der Schreiber seine Absichten eher verschleiern?

• Welche Informationen will der Schreiber geben?

Welche Informationen hat der Leser bereits erhalten und welche hat er bereits gegeben, an welche Informationen will der Schreiber erinnern, was ist der bisherige Stand des Informationsaustauschs?

Welche Änderungen hat es seit dem letzten Informationsaustausch gegeben, die der Schreiber mitteilen will oder die der Leser braucht, um zu handeln, oder welche Schlussfolgerungen will der Schreiber vorgeben?

Welche Auskünfte braucht der Leser, damit er seine Absichten realisieren kann und der Schreiber die seinen, oder will der Schreiber Vorteile und Nachteile des Sachverhalts gegeneinander abwägen oder will er sich auf die Nützlichkeit für den Leser konzentrieren?

• An welche Informationen knüpft der Schreiber an?

Hat der Schreiber einen Text – zum Beispiel eine E-Mail, einen Bericht, ein Protokoll – vorliegen, den er als Erinnerung für den Leser nutzen kann?

Kann sich der Schreiber auf ein Gespräch mit dem Leser beziehen oder hat er Neuigkeiten von anderen erfahren, die er dem Leser mitteilen will?

• Wozu will der Schreiber den Leser auffordern?

Was soll der Leser anschließend tun – soll er zum Beispiel warten oder kommen, schreiben oder anrufen, etwas entscheiden oder nur einfach zufrieden sein?

Soll der Leser Kontakt zu Dritten aufnehmen oder etwas reservieren oder mitbringen?

Soll sich der Leser informiert fühlen oder andere informieren?

Soll er vielleicht einen Betrag überweisen oder einen Vorgang prüfen?

Entscheidungen	Beispiel 1	Beispiel 2
Welche Textsorte?	Vorlage	Bericht
Welcher Leser?	dominanter Vorstand	expressiver Ressortleiter
Situation des Lesers?	interessiert	genervt
Welches Ziel?	Entscheidungen ermöglichen	Gefühl geben, vollständig informiert zu sein
Zu gebende Informationen?	Entwicklung, Zielerreichungsgrad	Dateiinhalte, Auftrag
Bezug?	Jahresbericht	Monatsbericht
Aufforderung?	entscheiden	Feedback geben

Mit den vorbereitenden Entscheidungen konkretisiert der Schreiber seine aktuellen Absichten, die ihn zum Schreiben bewogen haben, er aktualisiert seine Vorstellung von seinem Leser und präzisiert die Inhalte. Je klarer sich der Schreiber vor Augen führt, was er will und was sein Leser wahrscheinlich will, umso eher findet der die richtigen Worte, Argumente und Formulierungen. Bevor er beginnt zu schreiben, beantwortet er sich zusammenfassend drei Fragen:

• Was will er bewirken?
  Er hält sich seine konkreten Ziele vor Augen und definiert, was der Leser nach dem Lesen tun soll.

• Was will der Leser?
  Er versetzt sich in die Lage des Lesers und berücksichtigt unbedingt dessen Empfindungen.

• Welche Argumente überzeugen den Leser?
  Er findet Gründe, die dem Leser einen spezifischen Nutzen bringen, und stellt sich vor, welche seiner Empfehlungen der Leser wohl bereit ist zu realisieren.

Mit seinen Entscheidungen und Antworten ist der Schreiber hinlänglich vorbereitet, seinen Text leserfreundlich zu formulieren. Doch bevor er mit dem Schreiben beginnt, liest er sich noch einmal die Informationen durch, die ihn zum Schreiben veranlasst haben: die letzte Telefonnotiz, den Brief, die E-Mail, das Telefax, den Report, … – damit er sich darauf beziehen kann, womit er auch dem Leser die Möglichkeit gibt, gedanklich daran anzuknüpfen.

Schreibt er nur einen kurzen Text, nutzt er das Textverarbeitungsprogramm und beginnt mit dem Schlussteil, mit seinem Appell an den Leser, mit seiner Aufforderung, etwas zu tun oder zu unterlassen. Denn nachdem der Schreiber im Schluss des Textes sein Ziel formuliert hat, fällt ihm leichter, sich im Hauptteil auf die stärksten Argumente zu konzentrieren, aus denen das beabsichtigte Handeln des Lesers plausibel resultiert.

Danach erst schreibt er die Einleitung und dann den Hauptteil.

Gliederung

Wird der Text länger – also mehr als eine DIN-A-4-Seite – gliedert der Schreiber die zuvor gesammelten, möglichst umfassenden Inhalte, bevor er zu schreiben beginnt. Die Gliederung entspricht, mit Einleitung, Hauptteil und Schluss, der Struktur seiner Argumentation.

Das ist wie beim Essen. Wir werfen die Speisen nicht in eine Schüssel und nehmen dann das Gemisch zu uns, sondern wir erfreuen uns an der Speisenfolge.[1]

In der Einleitung des Textes nennt der Schreiber den Grund oder der Anlass für seinen schriftlichen Kontakt zum Leser – vielleicht verbunden mit einem Dank für etwas, das der Leser getan hat, oder mit dem Hergang oder Vorgang, auf den sich der Text bezieht, oder einer Mitteilung an den Leser, die ihn veranlasst weiterzulesen. Die Einleitung erzeugt beim Leser eine emotionale Haltung zum gesamten Text, die er während seiner Aufnahme der restlichen Inhalte beibehält.

Im Hauptteil steht der genaue Inhalt – mit womöglich detaillierten Beschreibungen, mit Folgerungen und Fristen, mit Fakten und Gründen, mit mehr oder minder umfangreichen Informationen. Der Hauptteil liefert dem Leser Argumente und zeigt ihm Optionen zu handeln.

Im Schluss steht der Zweck, das Ziel des Textes – vielleicht als Aufforderung oder als Bitte, als Hinweis oder Wunsch, als Vorschlag oder als Frage. Der Schluss nennt die logischen Konsequenzen, die sich aus dem Hauptteil ergeben, oder gibt präzise und klare Handlungsappelle.

Insgesamt ist die Gliederung bestenfalls in fünf, maximal aber in neun Abschnitte unterteilt. Warum? Weil laut Untersuchungen der empirischen Gedächtnispsychologie der Mensch sich nur 7 ± 2 Informationen auf einmal behalten kann[2].

Soll der Leser die Struktur des Textes leicht nachvollziehen können, orientiert sich der Schreiber an der unteren Schwelle der menschlichen Behaltensfähigkeit und begrenzt die Gliederung auf fünf Abschnitte. Gleichwohl kann jeder Abschnitt in weitere fünf Einheiten gegliedert sein.

Bei sehr langen Texten bekommt der Leser die beste Übersicht, wenn die Gliederung vorangestellt wird, zum Beispiel so:

„Sie haben in Ihrer Mail vier Themen genannt, die Sie geklärt haben möchten:

• Wie wird die doppelte Buchung korrigiert?
• Wie wird der Kontowechsel realisiert?
• Wie wird Ihr Schaden ausgeglichen?
• Wann können Sie mit der Schadensregulierung rechnen?“

Anschließend behandelt der Schreiber die Themen der Reihe nach.

Damit der Leser leichter erkennt, zu welchem Thema er wo Informationen bekommt, tragen die Absätze Zwischenüberschriften in denselben Formulierungen wie die Gliederungsübersicht. Wenn die Zwischenüberschriften grafisch hervorgehoben sind und die Absätze nicht mehr als zehn Zeilen umfassen, kann der Leser die Struktur des Textes schnell erkennen.

Soll der Text formaler wirken, wählt der Schreiber ein Gliederungssystem. Bei der DIN-Gliederung erhalten die Abschnitte arabische Nummern. Die Nummern verschiedener Stufen werden durch Punkte getrennt; am Ende der Abschnittsnummer folgt kein Punkt, sondern ein Abstand von zwei Leerschritten oder ein Tabulator.

Textebene   Gesamtstruktur für längere Teiltexte oder Inhaltsübersichten       Detailstruktur für den laufenden Text

DIN-System   1          Abschnitt (1. Stufe) 1.1       Abschnitt (2. Stufe) 1.1.1    Abschnitt (3. Stufe)       1          Absatz 1.         Aufzählung (1. Stufe) a)         Aufzählung (2. Stufe) –          Aufzählung[3]

Paragrafen-System   Erster Teil Erstes Kapitel I.      Abschnitt 1.     Unterabschnitt § 1  Paragraf   (1)   Absatz 1.     Nummer a)    Buchstabe

Resümee

Soll ein Text bewirken, was der Schreiber beabsichtigt, stellt sich der Schreiber auf den Leser ein – sachlich und emotional. Er versetzt sich in die Lage des Lesers und arrangiert entsprechend Form, Formulierung und Inhalt. Er hält sich seine konkreten Ziele ebenso vor Augen wie die möglichen Ziele des Lesers und verbindet beide mit überzeugenden Argumenten.

Kürzere Texte gliedert der Schreiber in Einleitung – Hauptteil – Schluss, längere Texte teilt er mit Zwischenüberschriften möglichst in nicht mehr als fünf Abschnitte, keinesfalls mehr als neun. Sehr lange Texte strukturiert er mit einem Gliederungssystem.

Einer muss sich immer plagen, wenn Verständigung zu Stande kommen soll: der Schreiber oder der Leser.[4]

Doch bei allem Plagen des Schreibers für den Leser ist und bleibt das Schreiben nicht wirkungssicher, denn:

Geschrieben

heißt nicht heißt nicht heißt nicht heißt nicht heißt nicht

gelesen verstanden einverstanden umgesetzt dauerhaft angewendet

Peter Hilbert

Quellen:

[1] Harald Scherer
[2] George A. Miller
[3] Bundesverwaltungsamt – Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik
[4] Wolf Schneider