Die Abteilung Personal schreibt

Standard

Korrespondenz im Department Human Resources

Die Abteilung Personal schreibt E-Mails, Briefe und andere Mitteilungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens. Sie korrespondiert mit Behörden, auch in Vertretung der Unternehmensleitung. Für sich wiederholende Vorgänge verwendet sie Standardtexte. Ihre schriftliche Kommunikation im Bewerbungsprozess vermittelt externen Interessierten den sozialen Umgang und den Kommunikationsstil des Unternehmens.

StellenanzeigeDie Personalabteilung rekrutiert neue Kolleginnen und Kollegen für das Unternehmen. Dazu inseriert sie attraktive Stellenanzeigen in Medien, über die sie geeignete Kandidatinnen und Kandidaten erreicht.

Aufforderung zur Online-BewerbungInteressierte, die ihre Bewerbung per Post schicken, erhalten ihre Dokumente zurück – mit einem freundlichen Brief, der sie auffordert, sich online zu bewerben.

EingangsbestätigungAlle Kandidatinnen und Kandidaten, die sich online beworben haben, erhalten zunächst eine automatische Eingangsbestätigung, damit sie erfahren: Ihre Bewerbung ist angekommen und wird bearbeitet. Ein erstes positives Signal.

Direkte AbsageDie Bewerberinnen und Bewerber, die die Personalabteilung nicht näher kennenlernen will, erhalten eine professionelle klare Absage.

Einladung zum Online-TestAls geeignet erscheinende Kandidatinnen und Kandidaten werden gebeten, online einige Fragen zu beantworten.

Absage nach Online-TestBewerberinnen und Bewerbern mit weniger überzeugenden Testergebnissen sagt die Personalabteilung gleich nach dem Test ab, ohne sie zu brüskieren.

Einladung zum KennenlernenKandidatinnen und Kandidaten, die geeignet scheinen, erhalten – oft nach telefonischer Terminvereinbarung – eine schriftliche Einladung zum Gespräch.

Absage nach GesprächNach der Entscheidung für eine der Kandidatinnen oder einen der Kandidaten sendet die Abteilung Personal allen anderen Bewerberinnen und Bewerbern eine Absage.

ZusageDie Person, für die sich das Unternehmen entschieden hat, bekommt die schriftliche Zusage – mit ihrem Arbeitsvertrag.

Antwort auf AbsageAn jeder Stelle im Bewerbungsprozess können Interessierte ihre Meinung ändern und sich zurückziehen – aus welchen Gründen auch immer. Auf ihre Absage erhalten sie Antwort von der Personalabteilung.

Zur internen Korrespondenz der Abteilung Personal gehören Routineabläufe für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie das Erstellen von Dokumenten und das Informieren zu administrativen Vorgängen.

Austritt aus dem UnternehmenWer das Unternehmen verlässt, erhält eine Information der Abteilung Personal, in der steht, was noch bis zum letzten Arbeitstag im Unternehmen zu erledigen ist.

InformationDie Personalabteilung informiert die Beschäftigten des Unternehmens zu arbeitsrechtlichen Abläufen, damit sie wissen, was zu tun ist.

BestätigungWenn sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu einer vom Unternehmen finanzierten Veranstaltung angemeldet haben, werden sie zu Teilnehmerinnen und Teilnehmern. Die Abteilung Personal bestätigt ihnen die Anmeldung.

BescheinigungUnd die Abteilung Personal stellt Bescheinigungen aus, zum Beispiel für Ämter, für die Beschäftigten oder für Banken. Manchmal bittet sie auch andere, etwas zu bestätigen – schriftlich.

Stellenanzeige

Ist im Unternehmen eine Funktion neu zu besetzen, ist die Abteilung Personal gefragt. Sie schreibt die Position meist zunächst intern aus und wenn sie auf diesem Weg keinen Erfolg hat, nimmt sie den Weg an die Öffentlichkeit: Sie schaltet eine Stellenanzeige – in einem Jobportal oder in Tageszeitungen oder Fachzeitschriften.

Nicht nur Stellensuchende lesen Personalanzeigen, sondern auch Berufstätige, die ihre Marktchancen prüfen wollen, Geschäftspartner des Unternehmens und andere Interessierte.

Die Annonce ist im Corporate Design des Unternehmens gehalten: Sie zeigt das Logo und verwendet die Hausfarben und die Hausschrift. Mit einem Bild oder Foto lenkt sie das Auge der Leser auf sich.

Die Position bezeichnenDie freie Position wird genau benannt. Damit die Benennung nicht diskriminiert, lädt sie Frauen, Männer und Diverse ein sich zu bewerben – zum Beispiel:

  • Supervisor Inventory Control (m/w/d)
  • Fachkraft Finanzbuchhaltung
  • Kundenbetreuerin, Kundenbetreuer (m/w/d)
Nach dem arbeitsrechtlichen Anpassungsgesetz (§ 611b BGB) vom 21. August 1980 soll ein Arbeitsplatz soll nicht nur für Männer oder nur für Frauen ausgeschrieben werden – es sei denn, für die Ausübung der Tätigkeit ist ein bestimmtes Geschlecht unverzichtbare Voraussetzung.

In gedruckten Annoncen ist die Funktionsbezeichnung deutlich größer geschrieben als der übrige Text. In elektronischen Medien ist sie womöglich auf andere Weise hervorgehoben. Sie wird zuerst gelesen. Eine nützliche Ergänzung ist der gewünschte Termin für die Einstellung.

Das Unternehmen beschreibenIn der Ausschreibung wird positiv und plastisch deutlich: Das inserierende Unternehmen gibt es auf der Welt nur ein einziges Mal. Der Text hat äußerste Präzision und die Inhalte sind glaubwürdig.

Die Aufgaben veranschaulichenDie Informationen zu den Aufgaben sind unbedingt klar und verständlich – als knapper Fließtext oder als Aufzählung. Denn die Leser sollen sich schnell vorstellen können, was in der gesuchten Funktion zu tun ist.

Die Anforderungen nennenDas Anforderungsprofil informiert über notwendige und günstige Voraussetzungen für Bewerbungen. Je genauer die Anforderungen formuliert sind, umso besser passen dann die Bewerbungen. Das Ziel ist, wenige Bewerbungen zu bekommen, die jedoch die gewünschte Qualität mitbringen.

Zur Bewerbung motivierenMit seinem Stellenangebot bietet das Unternehmen Perspektiven, beispielsweise attraktives Gehalt, lukrative Boni, besondere Sozialleistungen, umfassende Einarbeitung oder systematische Weiterbildung.

Kontaktdaten angebenKandidatinnen und Kandidaten für die ausgeschriebene Funktion brauchen eine einfache Möglichkeit für ihre Bewerbung, eine korrekte Adresse:

  • Zur Online-Bewerbung
  • Für ihre E-Mail
  • Für ihre Recherche im Internet

Falls für die Bewerbung der Ort wichtig sein kann, informiert das Inserat über den Sitz des Unternehmens; es nennt:

  • Den juristisch vollständigen Namen des Unternehmens
  • Straßenname und Hausnummer
  • Postleitzahl und Ort

Um gleich in persönlichem Kontakt mit Bewerbern zu kommen, kann die Personalabteilung veröffentlichen, wen Bewerber ansprechen können – mit Vorname, Nachname und Funktion sowie mit der Telefonnummer inklusive Durchwahl. Für Interessenten erübrigt sich dann die Recherche auf der Internetseite des Unternehmens.

Die Annonce insgesamt weckt das Interesse für die Funktion. Deshalb ist sie nicht umständlich und spröde, sondern locker und flott geschrieben und sie passt zu anderen Inseraten des Unternehmens, denn auch Personalanzeigen sind Imagepflege.

Leere Floskeln wie „interessante Tätigkeit“ oder „entsprechende Entwicklungsmöglichkeiten“ schrecken eher ab als anziehend zu wirken.

Umständliche Formulierungen Flotte Formulierungen
  • Gehen Sie mit uns in eine vielversprechende Zukunft.
  • Bauen Sie mit uns Ihre Zukunft auf.
  • Sie sind voll verantwortlich für die kompetente Betreuung des vorhandenen Kundenkreises.
  • Sie betreuen Ihre Kunden und sind allein dafür verantwortlich.
  • Wir bieten Ihnen ein leistungsbezogenes Einkommen.
  • Besondere Leistungen bekommen Sie auch besonders honoriert.

Aufforderung zur Online-Bewerbung

Auch wenn die Hinweise auf die Online-Bewerbung noch so deutlich sind, die Abteilung Personal erhält immer wieder Bewerbungen per Post. Mit einem standardisierten freundlichen und deutlichen Begleitbrief sendet sie die Dokumente an den Absender zurück.

Der Betreff gibt AuskunftDer Betreff gibt der sich bewerbenden Person höflich Auskunft, warum sie ihre Bewerbungsdokumente zurückerhält und was zu tun ist. Mit einem Verb wird der Betreff informativ und dynamisch.

Die Einleitung dankt freundlich.Die Einleitung bestätigt freundlich den Erhalt der Dokumente und zeigt die Freude des Unternehmens über die Bewerbung. Sie kann für die Arbeit danken, die mit der Bewerbung verbunden ist, und Wertschätzung vermitteln für die Ausführlichkeit oder die Attraktivität der Dokumente.

Der Hauptteil gibt Informationen.Der Hauptteil nennt Gründe für das Zurücksenden der Bewerbungsdokumente und gibt einen Impuls, den vom Unternehmen vorgesehenen Weg des Bewerbens zu gehen. Hier wird deutlich: Die Online-Bewerbung ist die einzige Möglichkeit, zur ausgeschriebenen Stelle zu kommen.

Der Schluss appelliert freundlich.Der Schluss fordert noch einmal freundlich und bestimmt auf, sich online zu bewerben. Er kann das Vorgehen der an der Stelle interessierten Person antizipieren.

Die Anlage enthält die Bewerbungsdokumente.Nach Gruß, Unterschrift und Namen des Absenders, oft ergänzt mit seiner Funktionsbezeichnung, werden die Anlagen aufgeführt.

Beispiel einer Aufforderung zur Online-Bewerbung:

Bitte bewerben Sie sich online

 

Sehr geehrte Frau Scharens,

vielen Dank für Ihre freundliche und ausführliche Bewerbung, die wir per Post erhalten haben. Über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und an der ausgeschriebenen Stelle freuen wir uns sehr.

Allerdings sind seit einigen Jahren Bewerbungen bei uns ausschließlich online möglich; das ist einfacher und wir können schneller mit den Kandidatinnen und Kandidaten kommunizieren. Bitte bewerben Sie sich deshalb über das Internet bei uns. Eine leicht verständliche Menüführung leitet Sie durch den Bewerbungsvorgang.

Zur Online-Bewerbung kommen Sie über www.unternehmen.de/bewerbung.

Damit alle Bewerberinnen und Bewerber die gleichen Chancen haben, erhalten Sie heute Ihre Bewerbungsdokumente zurück. Wir freuen uns darauf, Ihre Bewerbung online zu bekommen.

Mit freundlichen Grüßen

 

Cora Türens
Personaladministration

 

Anlage: Ihre Bewerbungsdokumente

Eingangsbestätigung

Wer sich online bewirbt, erhält sofort, nachdem der Vorgang abgeschlossen ist, automatisch eine E-Mail, in der steht, dass das Unternehmen die Bewerbung erhalten hat. Eine Selbstverständlichkeit.

Der Betreff bestätigt den Erhalt.Für Bewerber ist zunächst zufriedenstellend zu wissen: Ihre Bewerbung hat den richtigen Weg gefunden. Das bestätigt der Betreff. Braucht die Abteilung Personal noch etwas Zeit für die Auswahl, kann auch das im Betreff stehen – zum Beispiel so:

  • Ihre Bewerbung haben wir erhalten
  • Bitte geben Sie uns noch etwas Zeit für Ihre Bewerbung
  • Ihre Bewerbung nehmen wir in unser Auswahlverfahren auf

Im Betreff bekommen Bewerber die wichtigsten Informationen auf den ersten Blick.

Die Anrede begrüßt neutral.Die Begrüßung der Anrede kann nicht persönlich sein, ein Nachteil automatisierter E-Mails. Also bleibt sie neutral, beispielsweise „Hallo“ oder „Guten Tag“. Übertrieben wäre „Seien Sie herzlich gegrüßt“.

Die Einleitung bedankt sich.In der Einleitung gibt die E-Mail zu verstehen: Das Unternehmen anerkennt den Aufwand für die Bewerbung, es weiß das Interesse am Unternehmen und das Vertrauen der Bewerberin oder des Bewerbers zu schätzen. Dafür bedankt es sich.

Der Hauptteil informiert, was jetzt geschieht.Meist sammelt die Abteilung Personal die Bewerbungen, die sie beim ersten Durchsehen für geeignet hält – um sie dann später auszuwerten und direkt zu vergleichen. Das braucht Zeit und die Geduld der Bewerber. Und das sind die Informationen des Hauptteils.

Algorithmen können das Auswählen unterstützen, jedoch nicht ersetzen.

Der Schluss verweist auf die nächste E-Mail.Die Bewerber müssen jetzt warten. Der Schluss versichert: Die nächste Information kommt bald. Wenn die Kandidaten wissen, sie werden sofort informiert, ob sie eingeladen werden oder ihre Bewerbung abgelehnt wird, fällt ihnen das Warten nicht ganz so schwer.

Das Postskript verweist auf die Automatik.Statt eines Hinweises auf Anlagen endet die E-Mail mit der Bitte, nicht auf „Antworten“ zu klicken, und nennt als Begründung den automatisierten Prozess.

Beispiel einer automatischen Eingangsbestätigung:

Vielen Dank für Ihre Bewerbung
Guten Tag,

Sie haben Ihre Online-Bewerbung erfolgreich abgeschlossen. Herzlichen Dank für Ihr Interesse, in unserem Unternehmen mitzuarbeiten.

Für die Stelle haben wir bereits mehrere Bewerbungen erhalten und sicher kommen noch einige hinzu. Wir brauchen daher noch ein wenig Zeit, um alle Bewerbungen intensiv zu bearbeiten. Deshalb bitten wir Sie um etwas Geduld.

Sobald wir entschieden haben, welche Bewerber wir persönlich kennenlernen möchten, werden wir Sie sofort informieren.

Freundliche erste Grüße

Ihre Personalabteilung der Gerens AG

 

Dies ist eine automatisch versendete Nachricht. Bitte antworten Sie nicht auf die Adresse, da sie nur zum Senden von E-Mails eingerichtet ist.

Weder übertrieben freundliche noch bürokratische Formulierungen sind für die Eingangsbestätigung geeignet, sondern höfliche klare Worte.

Bürokratische Formulierungen Klare Formulierungen
  • Ihr Anliegen ist noch vollkommen offen.
  • Bitte haben Sie noch etwas Geduld.
  • Herzlichen Dank für Ihre Zuschrift.
  • Vielen Dank für Ihre Bewerbung
  • Wir kommen demnächst wieder auf Sie zu.
  • Sobald wir uns entschieden haben, informieren wir Sie sofort.

Direkte Absage

Die Online-Bewerbungen passen idealerweise zur ausgeschriebenen Funktion, doch nicht alle Bewerbungen passen auf den ersten Blick. Die Abteilung Personal nimmt die passenden in die engere Auswahl und sagt den unpassend scheinenden Kandidatinnen und Kandidaten ab.

Wer sich bewirbt, möchte so schnell wie möglich wissen, ob er eine Chance auf die Stelle hat. Deshalb entscheidet sich die Personalabteilung so schnell wie möglich. Eine Bewerbungsfrist kann die Planung für Interessierte und Personaler erleichtern.

Niemand liest gerne eine Absage. Doch wenn schon die Bewerbung vergeblich war, soll wenigsten die Absage freundlich sein. Aber trösten muss die Abteilung Personal sicher nicht.

Der Betreff lässt keinen ZweifelSinnlos wäre, durch einen neutralen Betreff Hoffnungen bei Bewerbern zu wecken – etwa durch: „Ihre Bewerbung“. Die anschließende Enttäuschung wäre umso größer. Die sachliche Beschreibung, was die Abteilung Personal mit dem E-Mail beabsichtigt, ist die klarste Formulierung für den Betreff.

Möglich ist auch, das Negative des Inhalts abzumildern, indem der Betreff vermittelt: Die Entscheidung war sachlich notwendig, und leider ist sie für den Bewerber negativ.

Unzutreffende Betreffe Klare Betreffe
  • Leider war die Entscheidung notwendig
  • Ihre Bewerbung können wir nicht berücksichtigen
  • Leider sagen wir ab
  • Wir müssen Ihnen leider absagen
  • Leider haben wir passendere Bewerbungen
  • Wir haben leider keine positive Nachricht für Sie

Die sich bewerbende Person weiß sofort: Sie bekommt die Stelle nicht. Das Wort „leider“ bezieht sich dabei nicht auf das Auswählen, denn das war professionell, sondern auf das Ergebnis.

Die Einleitung dankt für die Bewerbung.Auch wenn die Abteilung Personal absagt, hatten die Bewerber doch ihr Interesse am Unternehmen gezeigt und dessen positives Image bestätigt. Gründe genug ihnen in der Einleitung zu danken.

Der Hauptteil erläutert die Absage.Eine Absage ist keine Aussage zur Person oder zum Charakters der sich bewerbenden Person. Nur ihre Qualifikation passt nicht so gut zur ausgeschriebenen Stelle wie andere – nach Einschätzung der Abteilung Personal. Und darüber informiert der Hauptteil.

Die Erklärungen des Hauptteils sind eher allgemein, nicht zu detailliert. Kein Entscheider braucht sich für eine Absage zu rechtfertigen. Und aus der Begründung darf sich kein juristischer Anspruch einer Bewerberin oder eines Bewerbers herleiten lassen. Deshalb ist im Hauptteil der Wir-Stil angebracht.

Der Hauptteil informiert auch, was mit den elektronischen Bewerbungsdokumenten geschieht. Werden sie aufgehoben für eine andere Vakanz? Werden Sie gelöscht? Die sich bewerbende Person soll es wissen.

Der Schluss wünscht woanders Erfolg.Wahrscheinlich haben sich die Bewerbenden auch für andere Stellen beworben. Vielleicht passen dort ihre Voraussetzungen besser. Oder andere Verantwortliche haben andere Kriterien. Erfolg für andere Bewerbungen wünschen kann die Abteilung Personal in jedem Fall.

Beispiel einer direkten Absage:

Ihre Bewerbung können wir nicht berücksichtigen
Sehr geehrte Frau Darens,

herzlichen Dank für Ihre Bewerbung auf die Stelle der Systembetreuung für unser Netzwerk. Über Ihr Interesse an unserem Unternehmen haben wir uns gefreut.

Wir haben weitaus mehr Bewerbungen für diese Stelle bekommen als wir erwartet hatten. Und die Auswahl ist uns nicht leichtgefallen.

Es tut uns leid, Ihnen sagen zu müssen: Nach unserer Einschätzung passen die Voraussetzungen anderer Bewerber genauer für unsere Systembetreuung. – Wir hätten Ihnen lieber eine positive Nachricht gegeben.

Sicher haben Sie sich auch in anderen Unternehmen beworben. Wir wünschen Ihnen dort mehr Erfolg.

Freundliche Grüße

Jana Morens
Personalsachbearbeiterin

In ihrer Absage signalisiert die Abteilung Personal ihre Empathie mit affirmativen Formulierungen und vermeidet allgemeine Floskeln.

Floskelhafte Formulierungen Aussagekräftige Formulierungen
  • Zu unserer Entlastung löschen wir Ihre Bewerbungsdokumente.
  • Ihre Bewerbungsdokumente haben wir gelöscht.
  • Wir bitten um Verständnis, wenn wir auch Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen können.
  • Wir haben uns für eine andere Person entschieden.
  • Wir wünschen Ihnen einen baldigen Erfolg.
  • Wir wünschen Ihnen bei Ihren weiteren Bewerbungen mehr Erfolg.

Einladung zum Online-Test

Vor allem in größeren Unternehmen werden als zunächst geeignet scheinende Kandidaten gebeten, online einen Test zu absolvieren. Das spart sowohl Bewerbern wie auch Personalern Zeit und objektiviert die Einschätzung, ob die Kriterien für die zu besetzende Funktion erfüllt sind. In einer E-Mail erhalten Bewerberinnen und Bewerber Zugang zum Test.

Der Betreff enthält eine Bitte.Bereits im Betreff steht die Aufforderung, den nächsten Schritt im Bewerbungsprozess zu gehen. Kandidaten, die eine solche Bitte erhalten, wissen, sie sind in der engeren Auswahl.

Die Einleitung dankt nochmals freundlich.Die E-Mail ist kurz und bündig gehalten, deshalb ist auch Einleitung kurz. Sie enthält nur den Dank für die Bewerbung.

Der Hauptteil nennt die Zugangsdaten.Der Hauptteil gibt alle Zugangsdaten für den Test, eventuell verbunden mit einer einfachen Anleitung. Und er nennt die voraussichtliche Testdauer, womöglich auch den Zeitraum, der für die Bearbeitung vorgesehen ist.

Der Schluss gibt Ausblick für das Nächste.Der Schluss motiviert, indem er das positive Testergebnis antizipiert, und kündigt den nächsten Schritt im Bewerbungsprozess an.

Beispiel einer Aufforderung zum Test:

Bitte bearbeiten Sie unseren Online-Test
Sehr geehrte Frau Lörens,

nochmals vielen Dank für Ihre Bewerbung zur Mitarbeit in unserem Unternehmen.

Ihr nächster Schritt in unserem Auswahlverfahren ist unser Online-Test. Sie finden ihn unter www.online-test@unternehmen.de.

Zum Einloggen nutzen Sie bitte Ihren persönlichen Zugangscode: <abc10def>. Bitte planen Sie für den Test etwa zwei Stunden ein.

Nachdem Sie den Test bearbeitet haben, erhalten Sie Nachricht von uns. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen

Rita Erens
Sachbearbeitung Personal

Absage nach Online-Test

Manche bewältigen den Test brillanter als andere. Wer zu den anderen gehört, erhält eine Absage, ebenso wie diejenigen, die den Test nicht während der vorgegebenen Frist angegangen sind.

Der Betreff sagt: Leider nicht überzeugt.Die Absage bezieht sich auf das Testergebnis, nicht auf die Bewerberin oder den Bewerber. Die Abteilung Personal übernimmt die Verantwortung für das Szenario des Tests. Beides vermittelt der Betreff. – Oder der Betreff thematisiert die Nichtteilnahme.

Die Einleitung nennt das Ergebnis.Der Dank in der Einleitung bezieht sich auf die Teilnahme am Test, das Verfehlen des Erfolgs auf die Ansprüche der Abteilung Personal. Das Wort „leider“ zeigt, ein anderes Ergebnis war beabsichtigt. – Die Einleitung der Absage wegen Nichtteilnahme am Test ist ebenso deutlich.

Der Hauptteil zeigt Feingefühl.Da die Fakten bereits in der Einleitung genannt sind, bleibt für den Hauptteil nur das Mitgefühl oder er entfällt insgesamt.

Der Schluss wünscht woanders mehr Erfolg.Immerhin hat die sich bewerbende Person ihre Fähigkeit, mit Online-Tests umzugehen, trainiert und kann sie an anderer Stelle mit besserem Effekt einsetzen.

Beispiel einer Absage nach dem Online-Test:

Ihre Testergebnisse haben uns leider nicht überzeugt
Sehr geehrte Frau Pürens,

vielen Dank für Ihre Teilnahme an unserem Online-Test. Doch leider entsprachen Ihre Testergebnisse nicht den verlangten Anforderungen.

Da wir wissen, wie wichtig ein Wechsel der Arbeitsstelle für den Lebensweg ist, haben wir uns die Entscheidung nicht leicht gemacht.

Bei Ihren weiteren Bewerbungen wünschen wir Ihnen mehr Erfolg.

Freundliche Grüße

Rita Sarens
Ressort Personal

Einladung zum Kennenlernen

Die Abteilung Personal möchte Kandidaten, die den Test bestanden haben, kennenlernen. Sie vereinbart mit ihnen telefonisch Termine oder mailt ihnen eine Einladung.

Der Betreff nennt die Absicht.Bewerber sind erwartungsvoll gespannt, wenn sie die zweite Mail des Unternehmens, bei dem sie sich bewerben, in ihrem elektronischen Postfach sehen. Der Betreff sagt ihnen, was die Abteilung Personal von ihnen will – zum Beispiel so:

  • Wir möchten Sie gern kennenlernen
  • Wir laden Sie ein zu einem Gespräch
  • Bitte kommen Sie für ein Gespräch zu uns

Damit wissen Bewerber, sie sind noch im Rennen, und lesen die E-Mail entspannt und interessiert.

Die Einleitung begründet die Einladung.Die Testergebnisse haben die Abteilung Personal überzeugt und die Bewerberin oder der Bewerber gehört zu den für die Funktion attraktiveren. In die Einleitung gehört, wieso das Unternehmen einlädt.

Die Abteilung Personal möchte mit den Kandidaten sprechen, um später besser entscheiden zu können, wer für die ausgeschriebene Stelle die passendsten Qualitäten mitbringt. Auch das kann Inhalt der Einleitung sein.

Der Hauptteil nennt die Details.Wann möchte wer die sich bewerbende Person kennenlernen? Das steht ebenso im Hauptteil wie der genaue Ort. Vielleicht hilft eine kleine Wegbeschreibung, den richtigen Raum schnell zu finden.

Wenn mehrere Personen aus dem Unternehmen an dem Gespräch teilnehmen, nennt der Hauptteil ihre Vornamen und Nachnamen und ihre Funktionen, damit die Leser wissen, mit wem sie sprechen werden.

Der Schluss sagt, was vorher zu tun ist.Im Schluss der Einladung bietet die Abteilung Personal an, weitere Auskünfte zu geben. Bewerber, die eine längere Anreise haben, freuen sich über die freundliche Geste des Unternehmens, die Reisekosten zu erstatten.

Der Gruß vermittelt Freude.Der Gruß verlässt die Standards der geschäftlichen Distanz und enthält positive Erwartungen, die mit dem Kennenlernen verbunden sind.

Beispiel einer Einladung zum Kennenlernen:

Wir laden Sie ein zum Kennenlernen
Sehr geehrte Frau Glarens,

Ihre Qualifikationen, die Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen dokumentiert haben, sind für die Funktion der Anwendungsdesignerin sehr passend. Der Online-Test hat diese Einschätzung bestätigt.

Jetzt möchten wir Sie gern persönlich kennenlernen und Sie sicher auch uns. Deshalb laden wir Sie heute ein zu einem Gespräch:

Am Dienstag, 17. November 20xx, um 10 Uhr
in unserem Kundenzentrum in Köln, Geraer Straße 78

Ihre Gesprächspartner sind Dr. Inge Worens, Abteilungsleiterin Personal, und Eberhard Morens, Personalreferent. Bitte nehmen Sie den Eingang zu unserem Kundenzentrum und fragen Sie am Empfang nach Herrn Morens. Er kommt dann zu Ihnen. Wenn Sie Fragen haben, rufen Sie bitte Herrn Morens an: 069 944-130. Mit ihm können Sie sicher alle Einzelheiten klären.

Ihre Reisekosten erstatten wir Ihnen nach dem aktuellen Reisegesetz.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch

Dr. Inge Worens
Ressortleiterin Personal

Die Formulierungen in der Einladung sind professionell und einladend. Sie vermeiden abweisende Floskeln.

Floskelhafte Formulierungen Einladende Formulierungen
  • Wir möchten Sie zu einem Gespräch einladen.
  • Wir laden Sie ein zu einem Gespräch, in dem wir uns kennenlernen.
  • Gerne teilen wir Ihnen mit, dass der Test positiv ausgefallen ist.
  • Die Ergebnisse Ihres Tests zeigen: Ihre Qualifikationen passen gut zur ausgeschriebenen Funktion.
  • Zwischenzeitlich bitten wir um Einreichung der angekreuzten Unterlagen.
  • Bitte bringen Sie zu unserem Gespräch die Originale Ihrer Zeugnisse mit.

Bewerber und jemand aus der Abteilung Personal lernen einander kennen. Auf das erste Gespräch folgt meist noch ein zweites mit den Verantwortlichen der Fachabteilung.

Absage nach dem Gespräch

Nach der Entscheidung für den Kandidaten, der am besten geeignet scheint, erhalten alle anderen Bewerber eine Absage.

Der Betreff vermittelt sachlich die Absage.Mit ihrer Präsentation im Unternehmen haben die Kandidaten Hoffnung bekommen. Immerhin waren ihre Bewerbung und ihre Testergebnisse so interessant, dass sie eingeladen wurden. Auch die Atmosphäre ihres Gesprächs war sicher angenehm. Jetzt sehen sie in ihrem elektronischen Postfach die Absage.

Der Betreff kann den Bewerbern die Enttäuschung nicht ersparen, aber dämpfen – indem er die Hoffnung nicht in der Schwebe lässt, sondern sofort klar erkennbar macht.

Unklare Betreffe Klare Betreffe
  • Ihre Bewerbung
  • Wir haben uns für eine andere Bewerbung entschieden
  • Stellenausschreibung
  • Leider können wir Ihre Bewerbung diesmal nicht berücksichtigen
  • Nach dem Auswahlverfahren
  • Wir haben uns für einen anderen Bewerber entschieden

Die Abteilung Personal entschuldigt sich nicht für ihre Entscheidung. Dafür gäbe es keinen Grund. Doch sie kann zeigen, sie versteht die Enttäuschung der Kandidaten. Und enttäuschen wollte sie nicht, sondern das Enttäuschen ist nur eine unvermeidliche Folge ihrer Sachentscheidung. Die Personalabteilung kann Empathie vermitteln ohne überschwängliche Emotionalität.

Die Einleitung dankt für das Gespräch.Mit ihrem Bewerbungsgespräch haben die Kandidaten einen starken Eindruck vom Unternehmen. Das Gespräch ist der geeignete Bezug für die Einleitung. Sicher lässt sich über das Gespräch etwas Positives sagen. Zumindest kann sich die Abteilung Personal für das Gespräch bedanken.

Der Hauptteil beschreibt das Vorgehen.Die Abteilung Personal legt ihre Entscheidungskriterien nicht offen – auch um juristisch unangreifbar zu bleiben. Doch sie kann die Schritte beschreiben, die zu ihrer Entscheidung geführt haben. Und sie kann Bewerbern mitteilen, dass sie ihnen nicht gern absagt – ohne in Mitleid zu verfallen. Unbedingt informiert sie, was mit den Bewerbungsdokumenten geschieht.

Der Schluss lenkt den Blick in die Zukunft.Die Absage ist nie ein vernichtendes Urteil über die Person. Wenn auch im eigenen Unternehmen zurzeit keine geeignete Stelle für die Bewerber frei sind, so haben sie vielleicht Chancen in einem anderen Unternehmen. Darauf kann die Abteilung Personal im Schluss doch noch Hoffnung geben.

Beispiel einer Absage nach dem Gespräch:

Wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden
Sehr geehrter Herr Scherens,

für das angenehme und aufschlussreiche Gespräch mit Ihnen am vergangenen Donnerstag bedanken wir uns noch einmal sehr herzlich. Es war eine gute Gelegenheit, einander kennenzulernen.

Nach unseren Treffen mit Ihnen und den anderen Bewerbern haben wir intern ausführlich miteinander diskutiert und uns schließlich für einen anderen Bewerber entschieden. Ihre Bewerbungsdokumente haben wir deshalb aus unserem System entfernt.

Es tut uns leid, Ihnen keine positive Nachricht geben zu können. Die Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen.

Wir wünschen Ihnen persönlich und beruflich und vor allem mit Ihren anderen Bewerbungen viel Erfolg.

Mit besten Grüßen

Ingo Storens
Stellvertretender
Ressortleiter Personal

Die Abteilung Personal zeigt auch in der Absage ihre Wertschätzung für die Bewerberinnen und Bewerber, die in den Gesprächen ihr Bestes gegeben haben, die ihre Zeit und Energie sowie ihre Hoffnung investiert haben. Die Formulierungen der Absage heucheln kein übertriebenes Mitgefühl, sondern informieren professionell und sachlich.

Übertriebene Formulierungen Sachliche Formulierungen
  • Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir uns für einen Mitbewerber entschieden haben.
  • Wir haben uns für einen anderen Bewerber entschieden.
  • Wir sehen uns nicht in der Lage, einen positiven Bescheid geben zu können.
  • Leider haben wir keine positive Nachricht für Sie.
  • Die Auswertung der Bewerbungsgespräche hat ergeben, dass Sie im Gesamtergebnis leider unter der von uns festgesetzten Norm liegen
  • Wir haben die Bewerbungsgespräche systematisch ausgewertet und uns für einen anderen Bewerber entschieden.

Zusage

Alle Bewerber haben sich vorgestellt und die Abteilung Personal hat sich – gemeinsam mit der Fachabteilung – entschieden, wen Sie für die zu besetzende Funktion am passendsten hält. Mit der Zusage erhält die künftige neue Mitarbeiterin oder der künftige neue Mitarbeiter den Arbeitsvertrag zum Unterschreiben.

Der Betreff informiert übe die Zusage.Die Zusage ist nur das schriftliche Angebot des Unternehmens an die Bewerberin oder den Bewerber, den Arbeitsvertrag anzunehmen. Sie gibt der Abteilung Personal keinen Grund zu jubilieren und der Betreff bleibt sachlich – zum Beispiel so:

  • Sie erhalten Ihren Arbeitsvertrag
  • Sie können ab dem 18. Dezember 20xx bei uns arbeiten
  • Ihre neue Funktion wartet auf Sie

Die sich bewerbende Person weiß damit, ihre Bewerbung hatte Erfolg, und sie ist gespannt auf die Informationen des Begleitbriefs oder der E-Mail und auf die Inhalte des Arbeitsvertrags.

Die Einleitung vermittelt Freude am Erfolg.Die Abteilung Personal freut sich mit der künftigen neuen Kollegin oder dem künftigen neuen Kollegen über die Entscheidung. Das ist ein angemessener Einstieg. Weil später noch weitere wichtige Informationen folgen, nennt die Einleitung, was die Zusage als Anlage oder als Anhang erhält.

Der Hauptteil informiert, was jetzt zu tun ist.Vor dem ersten Arbeitstag im neuen Unternehmen soll die neue Kollegin oder der neue Kollege Dokumente ergänzen, die noch fehlen. Einiges ist vorher zu schicken, anderes mitzubringen. Welche Ergänzungen die Abteilung Personal braucht, sagt der Hauptteil, ohne zu fordernd zu wirken.

Der Schluss blickt auf die Zusammenarbeit.Die Zusammenarbeit mit der neuen Kollegin beziehungsweise dem neuen Kollegen wird Erfolg bringen – für das Unternehmen und für den Neuling. Diese Überzeugung vermittelt der Schluss.

Die Formulierungen im Begleittext zum Arbeitsvertrag sollen nicht befremdlich unpersönlich, sondern kollegial ansprechend wirken.

Befremdliche Formulierungen Ansprechende Formulierungen
  • Beigefügt senden wir Ihnen den Arbeitsvertrag, den wir Ihnen anbieten.
  • Sie erhalten heute Ihren Arbeitsvertrag.
  • Nach der Rückgabe des Vertrags erfolgt die Gegenzeichnung durch uns.
  • Beide Exemplare haben wir bereits unterschrieben.
  • Den beigefügten Personalbogen schicken Sie bitte vollständig ausgefüllt, unter Anlage eines Lichtbildes, an uns zurück.
  • Bitte füllen Sie den Personalbogen aus und schicken Sie ihn uns dann mit einem aktuellen Foto von Ihnen.

Beispiel einer Zusage:

Ihr erster Arbeitstag als unsere Einkäuferin ist der 1. Oktober 20xx

 

Sehr geehrte Frau Starens,

Sie haben das Bewerbungsverfahren für sich entschieden. Darüber freuen wir uns mit Ihnen. Heute erhalten Sie Ihren Arbeitsvertrag und Ihren Personalbogen sowie Ihre Tarifverträge, die Sie über alles Wichtige informieren. Jetzt sind noch ein paar Kleinigkeiten zu erledigen:

Vor Ihrem ersten Arbeitstag

Bitte unterschreiben Sie die beiden Exemplare Ihres Arbeitsvertrags und füllen Sie Ihren Personalbogen aus. Geben Sie bitte ein Exemplar Ihres Arbeitsvertrags und den ausgefüllten Personalbogen an uns zurück, am besten bis 18. Juli 20xx.

Wenn Sie kein aktuelles Führungszeugnis haben, beantragen Sie bitte eines bei Ihrer Meldebehörde. Besorgen Sie bitte auch noch die drei fehlenden Schul­abschluss- und die beiden Arbeitszeugnisse.

An Ihrem ersten Arbeitstag

Gehen Sie bitte am 1. Oktober 20xx zum Empfang, Frau Werens wird Sie dort begrüßen. Bitte bringen Sie Ihre Unterlagen mit:

  • Ihre aktuelle Lohnsteuerkarte und Ihren Sozialversicherungsausweis
  • Ihr Führungszeugnis, Ihre drei Schulabschlusszeugnisse und Ihre beiden Arbeitszeugnisse
  • Die Mitgliedsbescheinigung Ihrer Krankenkasse sowie Ihren Vertrag über vermögenswirksame Leistungen

Das ist schon alles. Sicher können Sie sich jetzt bestens auf Ihre neue Arbeit vorbereiten.

Auf die angenehme und erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihnen freuen wir uns.

Herzliche Grüße

 

Andrea Werens                                        Gunnar Scharens
Personalleiterin                                        Personalreferent

 

Anlagen:
2 Exemplare Ihres Arbeitsvertrags
Ihr Personalbogen
Ihre Tarifverträge

Antwort auf eine Absage

Manchmal ziehen Kandidaten ihre Bewerbung zurück, beispielsweise wenn sie eine andere Stelle vorziehen oder weil ihr Eindruck vom Unternehmen nicht positiv genug war oder die Verhandlungen zu den Konditionen zu keinem für sie befriedigenden Ergebnis kamen. Egal in welcher Phase die Absage eines Bewerbers kommt, die Abteilung Personal bestätigt, sie registriert zu haben.

Der Betreff nennt den Bezug.In der antwortenden E-Mail behält der Betreff den der Absage des ehemaligen Bewerbers bei. Sofern die Abteilung Personal die Absage telefonisch entgegengenommen hat, reduziert der Betreff sich nicht auf ein knappes „Ihre Absage“, sondern nennt den Bezug der Antwort beispielsweise mit:

  • Sie haben Ihre Bewerbung zurückgezogen

Die Einleitung bleibt knapp und höflich.Die Einleitung fällt knapper aus als bei anderen Korrespondenzen, bleibt aber höflich und professionell. Ein Dank gehört zum guten Umgangston.

Der Hauptteil erfasst Aktion und Reaktion.Der Hauptteil beschreibt das Wesentliche des Sachverhalts und die anschließende Reaktion der Abteilung Personal. Er vermeidet jegliche Bewertung.

Der Schluss wünscht Positives.Der Schluss wünscht dem ehemaligen Bewerber Positives für seine Zukunft, nicht unbedingt herzlich, doch auch nicht ironisch.

Beispiel einer Antwort auf eine Absage:

Sie ziehen Ihre Bewerbung zurück
Sehr geehrte Frau Larens,

Ihre Information vom 10. August 20xx haben wir erhalten. Vielen Dank.

Sie schreiben, Sie möchten Ihre Bewerbung zurückziehen. Ihren Wunsch respektieren wir. Daher haben wir heute Ihre Bewerbungsdokumente gelöscht.

Für Ihre Zukunft wünschen wir Ihnen weiter viel Erfolg und alles Gute.

Freundliche Grüße

Sonja Plorens
Sekretariat Personal

Austritt aus dem Unternehmen

Neue Mitarbeiter kommen zum Unternehmen, andere Mitarbeiter verlassen das Unternehmen. Immer wieder. Auf die Kündigung eines Mitarbeiters reagiert die Abteilung Personal entweder nur mit einer schriftlichen Bestätigung oder sie lädt ein zu einem Gespräch, um die Gründe zu erfahren, warum der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Sie ruft den Mitarbeiter an, geht zu ihm oder schreibt eine Einladung.

Mit der Kündigungsbestätigung erfährt der Mitarbeiter alles, was vor seinem letzten Arbeitstag noch zu tun ist.

Der Betreff bestätigt die Kündigung.Haben Beschäftigte schriftlich gekündigt, erwarten sie als Reaktion die Bestätigung. Im Betreff steht sie – nicht allzu förmlich formuliert, sondern aktiv, eben im Kommunikationsstil des Unternehmens. Kein Papierdeutsch, kein Vorwurf. Der sachliche Stil zeigt: Das ist etwas Alltägliches.

Förmliche Betreffe Sachliche Betreffe
  • Kündigungsbestätigung
  • Sie verlassen unser Unternehmen zum 31. März 20xx
  • Ihr Arbeitsverhältnis
  • Sie verlassen uns zum 31. März 20xx
  • Sie möchten kündigen
  • Sie haben gekündigt

Die Einleitung akzeptiert die Kündigung.Der Bezug ist die Kündigung der Mitarbeiterin beziehungsweise des Mitarbeiters. Und das Unternehmen nimmt die Kündigung an. Beides gehört in die Einleitung, damit die Situation eindeutig geklärt ist.

Der Hauptteil informiert, was jetzt zu tun ist.Hat der Mitarbeiter bereits seinen gesamten Urlaub genommen? Was muss er vor seinem Austritt zurückgeben – etwa Schlüssel, Ausweis oder Job-Ticket? Auf welche Weise einigt er sich mit seiner Führungskraft zur Übergabe der Aufgaben? Solche Fragen beantwortet der Hauptteil.

Eine übersichtliche Checkliste kann vermitteln, was schon erledigt und noch zu erledigen ist. Die Checkliste erhält der Mitarbeiter mit der Kündigungsbestätigung auf einem Extrablatt oder in einem an der E-Mail angehängten Dokument.

Der Schluss kündigt an, was noch folgt.Die kündigende Person erhält von der Abteilung Personal alle notwendigen Papiere, beispielsweise Lohnsteuerkarte, Bestätigungen und Zeugnis – nachdem sie ihre Pflichten erledigt hat. Diese Reihenfolge ist fair für beide Seiten. Unnötig und sicher kontraproduktiv wäre hier eine Drohung oder eine scharfe Formulierung. Sinnvoll und verständlich ist, den Ablauf chronologisch zu beschreiben.

Vielleicht kann sich die Abteilung Personal beim Mitarbeiter für seine Leistungen bedanken und ihm Positives für die Zukunft wünschen. – Für die Abteilung Personal eine Möglichkeit, die eigene Freundlichkeit zu zeigen.

Beispiel für die Bestätigung einer Kündigung:

Ihr letzter Arbeitstag bei uns ist der 30. Juni 20xx
Sehr geehrte Frau Horens,

Ihre Kündigung vom 18. Februar 20xx haben wir erhalten. Darin informieren Sie uns, Sie möchten Ihren Arbeitsvertrag fristgerecht zum 30. Juni 20xx beenden. – Ihre Kündigung akzeptieren wir.

Ihnen steht noch Erholungsurlaub zu. Bitte stimmen Sie mit Ihrer Führungskraft ab, wann Sie Ihren Urlaub nehmen können.

Für das erste Halbjahr erhalten Sie eine Sonderzahlung von 1.000 Euro, die Ihnen nach Paragraf 10 des Tarifvertrags zusteht.

Mit dieser E-Mail erhalten Sie ein Formular für ihren letzten Arbeitstag bei uns. Bitte lassen Sie sich darauf bestätigen, was Sie bis dahin erledigt haben, und geben Sie es uns dann zurück. – Anschließend erhalten Sie Ihre Personal-Unterlagen.

Schon heute bedanken wir uns für Ihre Mitarbeit in unserem Unternehmen und wünschen Ihnen alles erdenklich Gute für Ihre Zukunft.

Freundliche Grüße

Jörg Klurens
Leiter Fachbereich Personal

Die Formulierungen der Kündigungsbestätigung sollen nicht umständlich oder bürokratisch wirken, sondern professionell und gefällig.

Umständliche Formulierungen Gefällige Formulierungen
  • Wir möchten Sie heute auf einige Punkte hinweisen, die Sie bei Ihrem Ausscheiden beachten sollten:
  • Bitte beachten Sie:
  • Wir danken Ihnen auf diesem Wege sehr herzlich.
  • Wir danken Ihnen herzlich.
  • Vorsorglich machen wir Sie darauf aufmerksam, dass Sie noch Urlaub haben.
  • Ihnen steht noch Erholungsurlaub zu.

Soll ein Mitarbeiter nicht ohne offiziellen Abschied das Unternehmen verlassen, lädt ihn die Abteilung Personal zu einem Austrittsgespräch ein – per Telefon oder E-Mail.

Der Betreff enthält die Einladung.Vielleicht rechnet der Mitarbeiter nicht mit einem Abschiedsgespräch in der Abteilung Personal; deshalb ist bereits im Betreff ersichtlich: Der Brief ist eine Einladung – zum Beispiel so:

  • Wir laden Sie ein zu einem Abschiedsgespräch
  • Wir möchten Ihnen gern Auf Wiedersehen sagen
  • Bitte kommen Sie doch noch einmal in unsere Abteilung

Die Einleitung bezieht sich auf die Kündigung. Die Einleitung bestätigt die Kündigung mit dem exakten Termin. Und der Mitarbeiter erfährt: Seine Kündigung ist akzeptiert. Vielleicht liest er auch, dass die Abteilung Personal seinen Weggang bedauert.

Der Hauptteil begründet die Einladung.Die Einladung ist ein Angebot an den Mitarbeiter. Der Hauptteil nennt Argumente, die Einladung anzunehmen: beispielsweise Kritik loszuwerden oder Anregungen für das Unternehmen zu geben. Die Abteilung Personal signalisiert, auch in der letzten Phase der Zusammenarbeit an dem Mitarbeiter interessiert zu sein.

Der SChluss fragt nach einem Termin.Der Schluss schlägt vor, einen Termin zu vereinbaren. Wenn der Mitarbeiter mit dem Gespräch einverstanden ist, ruft er an. Ob er das Gesprächsangebot annimmt oder nicht, die Personalabteilung gibt ihm freundliche Wünsche mit auf den Weg und dankt für seine Arbeit.

Beispiel einer Einladung zum Abschiedsgespräch:

Wir laden Sie ein, Adieu zu sagen
Sehr geehrter Herr Korens,

Sie werden unser Unternehmen zum 30. September 20xx verlassen. Ihre Kündigung bedauern wir, doch wir akzeptieren Ihre Entscheidung.

Wir möchten gern mit Ihnen über Ihre Kündigung sprechen. Uns interessieren Ihre Gründe. Deshalb laden wir Sie zu einem Gespräch ein.

Sagen Sie uns doch bitte: Was war für Sie positiv und was war aus Ihrer Sicht eventuell nicht in Ordnung. – Wir sind Kritik, Anregungen und Vorschlägen gegenüber sehr aufgeschlossen.

Sie würden uns einen großen Gefallen erweisen, wenn Sie die Möglichkeit nutzen sich mit uns auszusprechen. Bitte rufen Sie Frau Scherens an, um einen geeigneten Termin zu vereinbaren: Telefon 6721-3495.

Schon heute wünschen wir Ihnen viel Erfolg in Ihrem neuen Berufsabschnitt und sagen Danke für gute Zusammenarbeit.

Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen

Monika Scherens
Department Human Resources

Die Formulierungen in der Einladung an Beschäftigte, die gekündigt haben, sind unbürokratisch und sachlich-höflich.

Bürokratische Formulierungen Höfliche Formulierungen
  • Sie möchten Ihr Arbeitsverhältnis beenden.
  • Sie haben gekündigt.
  • Wir beziehen uns auf Ihr Schreiben vom 17/08/20xx und bestätigen, dass Sie fristgerecht gekündigt haben.
  • Am 17. August 20xx haben Sie fristgerecht gekündigt.
  • Anlässlich Ihres Ausscheidens dürfen wir uns für Ihre langjährige Mitarbeit in unserem Hause sehr bedanken.
  • Vielen Dank für Ihre engagierte Arbeit in unserem Unternehmen.

Information

Zu den Aufgaben der Abteilung Personal gehört, die Beschäftigten des Unternehmens mit relevanten Informationen zu versorgen. Beispielsweise ist die Geburt eines Kindes ein Anlass, die Modalitäten der Elternzeit zu erklären. Also informiert die Abteilung Personal frühzeitig die Mitarbeiterin beziehungsweise den Mitarbeiter, worauf zu achten ist.

Der Betreff nennt das Thema.Die Eltern wissen sicher, es steht ihnen Elternzeit zu. Der Betreff bestätigt ihr Wissen. Das beruhigt die Eltern, denn sie erfahren, die Abteilung Personal sieht die Situation wie sie auch. Zum Beispiel so:

  • Sie können Ihren Erziehungsurlaub jetzt nehmen
  • Was beim Erziehungsurlaub zu beachten ist
  • Jetzt beginnt Ihr Erziehungsurlaub

So sehen die Eltern im Betreff sofort, wovon die E-Mail oder der Brief handelt, und lesen ihn interessiert, denn die Inhalte beziehen sich auf ihre aktuelle emotional positiv besetzte Lage.

Die Einleitung präzisiert.Die Einleitung ist die richtige Stelle, sie zu beglückwünschen. Außerdem bestätigt die Abteilung Personal: Sie hat den Antrag erhalten. Zudem geht bei Mitarbeiterinnen der Mutterschutz der Elternzeit voraus. Zu beiden Phasen nennt die Abteilung Personal die Daten. Das ist informativ und erspart oder bestätigt den Eltern das Rechnen. Ein freundlicher Überleitungssatz zum Hauptteil rundet die Einleitung ab.

Der Hauptteil teilt die Regularien mit.Ob die Eltern die Auswirkungen der Elternzeit kennen oder nicht, wegen ihrer Fürsorgepflicht erläutert die Abteilung Personal im Hauptteil die wichtigsten gesetzlichen und betrieblichen Bestimmungen und Vereinbarungen. Mit dem Lesen sind die Eltern offiziell informiert.

Der Schluss behandelt das Ende.Die Information zur Elternzeit ist die vorerst letzte, die Eltern von der Abteilung Personal erhalten. Deshalb gibt der Schluss Ausblick auf das Ende der Elternzeit. Er klärt auf, was dann zu tun ist. Trotz seines offiziellen Charakters schließt die Information mit einem aufmunterndem Wunsch für die Familie.

Die Formulierungen zur Elternzeit erläutern zwar juristisch relevante Sachverhalte, sind jedoch nicht umständlich oder im Fachjargon gehalten, sondern prägnant, informativ, leicht verständlich.

 

Umständliche Formulierungen Verständliche Formulierungen
  • Wir gewähren Ihnen die beantragte Elternzeit.
  • Sie können Ihre Elternzeit jetzt nehmen.
  • Wir erwarten Ihren Antrag unter Einhaltung einer Frist von ca. 3 Monaten.
  • Bitte schicken Sie uns den Antrag drei Monate vorher.
  • Hinsichtlich Ihres Einsatzes nach Ablauf der Elternzeit setzen Sie sich rechtzeitig mit uns in Verbindung.
  • Am besten wir telefonieren etwa drei Monate vor dem Ende Ihrer Elternzeit, um über Ihre weiteren Aufgaben im Unternehmen zu sprechen.

Eine Information zur Elternzeit:

Sie können Ihre Elternzeit jetzt nehmen
Sehr geehrte Frau Mirens,

unseren herzlichen Glückwunsch zur Geburt Ihres Sohnes Tim. Am 25. November 20xx haben wir Ihren Antrag auf Elternzeit erhalten. Vielen Dank. Nach dem Ende Ihrer Mutterschutzfrist am 6. Januar 20xx können Sie in die Elternzeit gehen. Damit Sie es einfacher haben, hier alle Informationen für Sie auf einen Blick:

Ihre Elternzeit dauert bis 24. November 20xx. Während Ihrer Elternzeit besteht Ihr Arbeitsverhältnis weiter, die Zahlung Ihres Gehalts aber ruht. Bei Ihrer Elterngeldstelle können Sie Elterngeld beantragen. Solange Sie Elterngeld erhalten, sind Sie weiter in der Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versichert. Während Ihrer Elternzeit dürfen Sie ohne unsere Zustimmung nicht erwerbstätig sein.

Sie können Ihre Elternzeit mit unserer Zustimmung verkürzen oder verlängern. Bitte schicken Sie uns Ihren schriftlichen Antrag dazu drei Monate vorher. Falls Sie Ihr Arbeitsverhältnis nach Ablauf Ihrer Elternzeit kündigen möchten, halten Sie bitte auch dafür die Frist von drei Monaten zum Ende Ihrer Elternzeit ein.

Jetzt aber erst einmal: eine gute Zeit und viel Freude mit Ihrem kleinen Tim.

Herzliche Grüße

Michael Hollens
Personalverwaltung

Bestätigung

Beschäftigte im Unternehmen, die sich für eine Veranstaltung angemeldet haben, an der sie teilnehmen wollen, erhalten von der Abteilung Personal eine Anmeldebestätigung, beispielsweise zu einem internen Seminar, auch um sicherzustellen, dass die Veranstaltung stattfinden kann. Nach der Veranstaltung können sich diejenigen, die teilgenommen haben, ihre Teilnahmebestätigung aus dem Seminarverwaltungsprogramm holen.

Der Betreff erinnert an die Anmeldung.Die Anmeldebestätigung zu einer Veranstaltung ist eine Erinnerung an die Entscheidung einer oder eines Teilnehmenden und auch eine Information. Die Beteiligten rechnen fest mit dem Kommen der Angemeldeten. Der Betreff erhebt keinen erinnernden Zeigefinger, sondern nennt prägnant den Sachverhalt – zum Beispiel so:

  • Sie haben sich zum Seminar „Mit Argumenten überzeugen“ angemeldet.

Die Leser denken an ihre Anmeldung, wissen, jetzt folgen wichtige Informationen dazu, und lesen weiter.

Die Einleitung bestätigt: Es findet statt.Die Einleitung spannt die Leser nicht auf die Folter, sondern nennt ihnen das Wichtigste: Die Veranstaltung findet statt. Vielleicht steht in der Einleitung auch, wie viele Teilnehmer kommen – damit die Leser schon eine ungefähre Vorstellung bekommen, in welche Situation sie sich begeben.

Der Hauptteil nennt die Daten.Übersichtlich, vielleicht in einer kleinen Tabelle, fasst der Hauptteil zunächst die Daten der Veranstaltung zusammen:

  • Beginn, mit Datum und Uhrzeit
  • Ende, mit Datum und Uhrzeit
  • Ort, mit vollständiger Adresse und Telefonnummer

Dann wissen die Leser, wann sie wohin gehen und wann sie zurückkommen.

Findet die Veranstaltung außerhalb des Unternehmens statt, kann ein Hinweis zum günstigsten Reiseweg die Leser erfreuen. Auch beruhigt die Leser die Selbstverständlichkeit, dass Zimmer ist für sie reserviert sind. Auch die Möglichkeit, nach 18 Uhr anzureisen, kann für Leser wichtig sein. Sie brauchen dann nicht noch einmal das Hotel anzurufen. Ein Link zur Homepage des Hotels kann eine zusätzliche hilfreiche Aufmerksamkeit sein.

Mit der Anmeldebestätigung informiert die Abteilung Personal auch zu den Modalitäten der Arbeitszeitregelung und zur Abrechnung der Reisekosten. Das sind Formalitäten, die allen Beteiligten Zeit sparen können. Falls die Ziele der Veranstaltung auch in Freizeitkleidung erreicht werden können, enthält der Hauptteil dazu einen Hinweis.

Sind alle Formalien geklärt, folgen die Informationen zu den Zielen und Inhalten der Veranstaltung, um die Leser schon etwas auf die Inhalte einzustimmen. Manchmal sind Vorbereitungen für die Veranstaltung verlangt, etwa ein Manuskript zu lesen, einen Fragebogen auszufüllen oder Unterlagen mitzunehmen. Auch darauf verweist der Hauptteil.

Der Schluss wünscht etwas Positives.Da der Schluss einen Ausblick gibt, enthält er den Wunsch zum Erfolg, zur Freude beim Lernen, zu angenehmen Diskussionen, zum konzentrierten Arbeiten, zum Gelingen oder etwas anderes Positives.

Die Anlage gibt zusätzliche Informationen.Gibt es eine Anlage oder Anhang, liegt darin vielleicht ein Fragebogen zur Veranstaltung, eine Anreiseskizze, eine Teilnahmeliste, oder andere zusätzliche und hilfreiche Details bringen den Lesern Informationen zu Erleichterungen.

Beispiel einer Einladung zum Seminar:

Ihr Trainer im Seminar Beschwerde-Management freut sich auf Sie
Sehr geehrte Frau Halens,

zehn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen freuen sich mit Ihnen auf das Seminar Beschwerde-Management. Auch ich freue mich, weil das Seminar die Beziehungen zu unseren Kunden sicher verbessern helfen wird. Der Trainer Gerhard Rerens wird die Teilnehmenden dabei tatkräftig und praxisnah unterstützen.

Hier für Sie die wichtigsten Daten:

  • Beginn:   Donnerstag, 19. März 20xx, 8:30 Uhr
  • Ende:       Freitag, 19. März 20xx, 17 Uhr
  • Ort:           Konferenzraum 2 in der 5. Etage

Für Getränke und eine kleine Zwischenmahlzeit ist gesorgt.

Ziel des Seminars ist, auf Unmutsäußerungen unserer Kunden besser reagieren zu können und vor allem aus ihnen zu lernen. Dazu arbeiten Sie im Seminar zu den Inhalten:

  • Beschwerden als Chancen sehen
  • Konflikte am Telefon souverän meistern
  • Auch Negatives freundlich und kompetent vertreten
  • Beschwerden professionell managen

Bitte bringen Sie zum Seminar einen aktuellen Ausdruck aus Ihrer Beschwerdedatei mit.

Ich wünsche Ihnen angenehmes Arbeiten im Seminar und viele neue Erkenntnisse.

Herzliche Grüße

Edwin Korens
Seminaradministration

Bescheinigung

Beschäftigte brauchen im Verlauf ihres Arbeitslebens immer wieder einmal eine Bestätigung ihres Unternehmens, beispielsweise für Banken oder Vermieter. Die Abteilung Personal erbringt diesen Service gern.

Manchmal werden Bescheinigungen mit einem Formular gegeben. Doch meist sind sie gestaltet wie Briefe: mit Adressfeld, Absenderblock, Betreff, dreigliedrigem Textteil, Gruß und Unterschrift.

Der Betreff titelt mit dem Zweck.Im Betreff erfahren die Leser, wofür die Abteilung Personal die Bescheinigung geschrieben hat. Dann wissen sie sofort: Das Unternehmen hat ihren Wunsch erfüllt. Die Formulierung des Betreffs ist nicht altbacken oder überheblich, sondern neutral freundlich.

Distanzierte Betreffe Neutrale Betreffe
  • Bescheinigung gemäß § 15
  • Ihre Bescheinigung für Ihre Sparkasse
  • Ihre Bitte um Bescheinigung
  • Sie erhalten Ihre Bescheinigung
  • Bescheinigung
  • Ihre Bescheinigung für Ihren Vermieter

Die Einleitung sagt, was geschehen ist.Auslöser für das Handeln der Abteilung Personal war eine im Unternehmen beschäftigte Person mit Ihrem Wunsch. Daraufhin hat jemand gern etwas geleistet. – Das beschreibt die Einleitung mit wenigen Worten.

Der Hauptteil bescheinigt.Die Leistung der Abteilung ist das Bescheinigen der Fakten. Sie sind die Hauptsache und gehören daher in den Hauptteil. Sie können hervorgehoben oder abgesetzt sein, damit Sie beim Lesen schnell zu erfassen sind.

Der Schluss bietet weiteren Service an.Da die Abteilung Personal gern etwas leistet für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrem Unternehmen, bietet sie im Schluss an, gern wieder für sie aktiv zu werden. Sie nutzt also die Gelegenheit, ihre Serviceleistungen anzubieten. Das erfreut die Leser und hebt das Image der Personalabteilung.

Beispiel für eine Arbeitsbescheinigung:

Hier ist Ihre Arbeitsbescheinigung für Ihre Bank

 

Sehr geehrter Herr Romens,

Ihre Bank möchte eine schriftliche Bestätigung Ihres Arbeitsverhältnisses in unserem Unternehmen. Das bescheinigen wir Ihnen gerne:

 

Herr Niels Rorens hat vom 1. August 20xx bis 2. Juni 20xx seine Ausbildung zum Büro-Kaufmann in unserem Unternehmen erhalten. Seit 3. Juni 20xx arbeitet er in unserer Abteilung Einkauf. Sein Arbeitsverhältnis ist ungekündigt.

 

Wenn Sie wieder eine Bescheinigung brauchen oder einen anderen Wunsch an uns haben, informieren Sie uns bitte.

Freundliche Grüße

 

Margarete Gorens                                Arne Schugens
Personaldirektorin                               Personalreferent

Auch die Formulierungen in Bescheinigungen werden nicht dem Amtsdeutsch entliehen, sondern dem prägnanten Sprachstil.

Amtsdeutsche Formulierungen Prägnante Formulierungen
  • Hiermit bescheinigen wir Ihnen, dass der o. g. Antrag bei uns eingegangen ist.
  • Ihren Antrag haben wir erhalten.
  • Wunschgemäß bestätigen wir Ihnen nachstehend …
  • Ihren Wunsch erfüllen wir gern.
  • Die Ihnen zuvor abgegebene Bescheinigung ist damit gegenstandslos geworden.
  • Unsere Bescheinigung vom 26. Oktober 20xx ersetzt die Bescheinigung vom 13. März 20xx.

So variationsreich die Korrespondenz der Abteilung Personal auch ist, die Gliederung ist übersichtlich strukturiert und die Formulierungen sind flott, klar, aussagekräftig, einladend, sachlich, ansprechend, gefällig, höflich, verständlich, prägnant.

Peter Hilbert

Die Unternehmensleitung lässt schreiben

Standard

Korrespondenz des Managements

Die Unternehmensleitung trägt die Verantwortung für das gesamte Unternehmen: für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, für die Produkte und Leistungen, für die wirtschaftliche Situation, für das Funktionieren der Organisation. Dafür setzt sie ihre Zeit ein. Deshalb schreibt sie selten, sondern sie lässt schreiben und unterschreibt.

Begleitbriefe für GeschäftsberichteEine der wichtigen schriftlichen Informationen der Unternehmensleitung sind die Geschäftsberichte. Hier sind die Fakten zusammengetragen, die die aktuelle Situation des Unternehmens abbilden. Geschäftsberichte sind meist professionell gestaltet. Und alle Interessierten erhalten sie mit einem freundlichen Begleitbrief oder als PDF-Dokument mit einer E-Mail.

Antworten auf BeschwerdenWenn irgendwo Unzufriedenheit entsteht zu den Leistungen des Unternehmens, gibt es Beschwerden. Beschwerden sind ein wichtiger Indikator für die produzierte Qualität im Unternehmen. Viele richten ihre schriftliche Beschwerde direkt an die Unternehmensleitung. Und sie erhalten eine freundliche und verständnisvolle Antwort.

Zu- oder Absagen für SpendenwünscheAuch Wünsche nach Spenden richten sich meist an die Unternehmensleitung – oft als Social Sponsoring. Selbstverständlich wird jeder Wunsch beantwortet – als Zusage oder als Absage.

Einladungen an GästeAus vielerlei Anlässen laden Unternehmen Gäste ein: etwa zu Besuchen, Vorträgen, Ausstellungen, Jubiläen, Besichtigungen. Besondere Aufmerksamkeit erhalten von der Unternehmensleitung unterschriebene Einladungen, die per Post eintreffen.

TerminbestätigungenAuf der anderen Seite nimmt die Unternehmensleitung Einladungen an. Sie bestätigt ihre Termine, damit sich Besucher oder Besuchte darauf einstellen können. – Bei Reisen zu anderen Orten müssen oft Dienstleistungen bestellt werden, etwa ein Auto, ein Hotel, ein Flug. Reservierungen sind erst verbindlich, wenn sie schriftlich bestätigt sind.

Informationen an die Beschäftigten.Weil in größeren Unternehmen die Unternehmensleitung nicht zu allen Anlässen mit jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter einzeln sprechen kann, informiert sie zu aktuellen Gelegenheiten schriftlich. Alle im Unternehmen lesen ihre Mitteilungen besonders aufmerksam, weil die Inhalte das eigene Unternehmen und die eigene Arbeit betreffen. Deshalb ist jede Formulierung, jedes Wort entscheidend.

Gratulationen an Interne und ExterneFreudige Anlässe für Briefe und E-Mails hat die Unternehmensleitung auch, vor allem in kleinen und mittleren Betrieben: Hochzeiten, runde Geburtstage, die Geburt eines Kindes und ähnliche Gelegenheiten. Über Glückwünsche von ihrer Unternehmensleitung freuen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer.

Kondolenzen an TrauerndeAuch wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter oder jemand aus ihrer Familie stirbt, ist es in vielen Betrieben traurige Pflicht der Unternehmensleitung, einen Kondolenzbrief zu schicken. Hier die richtigen Worte zu finden fällt ihr meist schwer.

Selbstverständlich hat die Unternehmensleitung noch sehr viel mehr Korrespondenz. Mit meist individuellen Themen. In allen ihren Briefen und E-Mails schreibt sie vorbildlich freundlich, professionell und in passendem Stil.

Die Unternehmensleitung hat für ihre Korrespondenz oft einen besonderen Briefbogen: mit dem Logo im Prägedruck, mit dem eigenen Namen im Briefkopf, auf extra schwerem Papier und mit weiteren Besonderheiten.

Geschäftsberichte an Interessierte

Der Geschäftsbericht eines Unternehmens stellt die aktuelle wirtschaftliche Lage dar und erläutert den Jahresabschluss. Er ist kein reines Zahlenwerk, sondern für das Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit, sich zu präsentieren. Denn er richtet sich an Leser, die sich eine möglichst genaue Vorstellung von der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens verschaffen wollen.

Neben den Fakten im Geschäftsbericht beeindrucken seine Gestaltung und seinen Sprachstil die Leser. Deshalb lässt die Unternehmensleitung ihre Geschäftsberichte von professionellen Dienstleistern anfertigen: mit genügend Weißraum, mit ansprechenden Bildern und Grafiken, in moderner und freundlicher Sprache.

Gleichwohl bleibt die Verantwortung für den fertigen Geschäftsbericht bei der Unternehmensleitung. Also lässt sie die Herstellung in ihrem Unternehmen von einer kompetenten Person oder einem Team begleiten. Im Ergebnis der Kooperation zwischen Agentur und Unternehmen muss sich die Unternehmensleitung wiederfinden. – Ein aufwendiger Prozess, der sich lohnt, wenn im Ergebnis Inhalte und Stil präsentieren, was die Unternehmensleitung vermitteln will, und die Leser den gewünschten Eindruck bekommen.

Wer den Geschäftsbericht per Post erhält, bekommt dazu einen Begleitbrief – unterschrieben von der Unternehmensleitung – oder der Empfänger erhält den Bericht als elektronisches Dokument im Angang einer E-Mail. Den Begleittext liest der Empfänger noch vor dem Geschäftsbericht. Der Text stimmt den Leser emotional ein, deshalb sind seine Form und sein Stil professionell und gefällig.

Der Betreff muss stimmenDer Betreff des Begleittexts nennt die hauptsächliche Nachricht: den Geschäftsbericht. Jedoch soll der Betreff nicht lapidar und trocken sein, sondern klar und ansprechend.

Beispiele lapidarer Betreffe Beispiele ansprechender Betreffe
  • (ohne Betreff)
  • Für Sie: unser Geschäftsbericht
  • Geschäftsbericht
  • Ihr Exemplar unseres Geschäftsberichts
  • Ihre Anfrage zu unserem Geschäftsbericht
  • Sie erhalten unseren Geschäftsbericht

Die Einleitung nennt den AnlassWer einen Geschäftsbericht bekommt, dem steht er zu – traditionell oder juristisch – oder er hat dem Unternehmen seinen Wunsch mitgeteilt – mündlich oder schriftlich. Oder die Unternehmensleitung kennt sein Interesse. Der Wunsch ist der Bezug des Begleittexts und gehört in die Einleitung.

Der Hauptteil lenkt auf BesonderheitenJeder Geschäftsbericht hat etwas, das ihn von anderen unterscheidet, und Inhalte, auf die das Unternehmen stolz ist. Oder Informationen, die den Leser besonders interessieren. Das sind Argumente, ihn aufmerksam zu lesen, und deshalb Elemente des Hauptteils.

Der Schluss ermuntert zu lesen.Was soll der Empfänger tun? Er soll den Geschäftsbericht als Informationsquelle nutzen und ihn gern lesen. Dazu fordert der Schluss auf, zum Beispiel mit: „Viel Freude beim Lesen.“

Der gesamte Begleittext handelt vom Geschäftsbericht. Deshalb ist ein zusätzlicher Hinweis auf den Bericht überflüssig.

Ein Begleitbrief zum Geschäftsbericht:

Sechs Exemplare unseres Geschäftsberichts für Sie und Ihre Kollegen

Sehr geehrter Herr Perens,

herzlichen Dank für Ihr Interesse an unserem aktuellen Geschäftsbericht. Besonders gefreut habe ich mich über Ihren Absicht, den Bericht mit Ihren Ressort-Chefs zu diskutieren. Denn ich weiß: Sie werden die Situation unseres Unternehmens angemessen analysieren.

Sicher blicken Sie speziell auf die Daten zu unserem neuen Kundenzentrum. Die Tabelle auf der Seite 34 zeigt Ihnen detailliert die Besuchszahlen zu den Veranstaltungen im vergangenen Geschäftsjahr.

Auch die Ergebnisse unseres neuen Vertriebskonzepts werden für Sie aufschlussreich sein. Dazu gab es eine eigene Untersuchung, weil wir die Akzeptanz bei unseren Kunden quantitativ messen wollten. Die Resultate sehen Sie auf den Seiten 43 bis 45.

Und wie bei Ihnen auch ist der virtuelle Weg unserer Kunden zu uns ein Meilenstein in der Corporate Communication gewesen. Deshalb haben wir für das C2B ein eigenes Kapitel eingerichtet: Alles Wesentliche steht auf den
Seiten 78 bis 82.

Ihnen und Ihren Ressort-Leitern wünsche ich angenehme Lektüre und eine anregende Diskussion. Informieren Sie mich doch bitte, zu welchen Einschätzungen Sie gekommen sind – vielleicht bei unserem nächsten Treffen in Wien?

Freundliche Grüße an den Chiemsee

Ihr

Michael Lerens

Antworten auf Beschwerden

Jede Beschwerde ist auch Anlass zur Freude: Sie gibt eine Möglichkeit, Kunden zufriedenzustellen, und sie zeigt eine Chance, wo im Unternehmen die Qualität zu verbessern ist. Ob die Chance genutzt wird, merkt der Kunde an der Reaktion.

Keinesfalls reagiert das Unternehmen auf jede Beschwerde, indem es unbedingt jeden Anspruch der sich beschwerenden Person erfüllt. Doch jede Beschwerde hat einen Grund – berechtigt oder nicht – und jede Beschwerde hat eine mehr oder weniger deutliche Absicht.

Jede Beschwerde ist eine Antwort wert.

Viele Beschwerden richten sich direkt an die Unternehmensleitung. Sie lässt eine freundliche Antwort schreiben, die sie möglichst selbst unterschreibt oder in ihrem Namen mailen lässt.

  • Der Betreff signalisiert das Wesentliche.Wenn eine Beschwerde berechtigt ist und das Unternehmen hat Anlass sich zu entschuldigen, ist der Betreff eine geeignete Stelle – zum Beispiel mit der Formulierung: „Bitte entschuldigen Sie unseren Fehler“
  • Wenn der Fehler bereits korrigiert ist, informiert der Betreff den Leser – zum Beispiel mit der Formulierung: „Die Sendung ist jetzt beim Empfänger angekommen“
  • Wenn die Beschwerde nicht nachzuvollziehen ist und das Unternehmen hat keinen Anlass, etwas zu ändern, dann bedankt es sich – zum Beispiel mit der Formulierung: „Vielen Dank für Ihren Hinweis“
  • Nur wenn das Unternehmen keine weitere Geschäftsbeziehung zum Schreiber der Beschwerde wünscht, lässt es ihn kalt abblitzen – zum Beispiel mit der Formulierung: „Ihre Beschwerde haben wir erhalten“.

Die Einleitung bezieht sich auf den Anlass.Wer eine Beschwerde geschrieben hat, hatte dafür einen Beweggrund; sonst hätte er sich nicht die Mühe gemacht zu schreiben. In der Einleitung der Antwort liest er: Sein Anlass ist verstanden worden. Vielleicht bekommt er sogar anerkennende Worte für die Arbeit, die er sich gemacht hat.

Der Hauptteil beschreibt Aktivitäten.Aufgrund der Beschwerde sollte im Unternehmen etwas geschehen. Sonst brauchte niemand eine Beschwerde zu schreiben. Welche Aktivitäten das Unternehmen wegen der Beschwerde unternommen hat, erfährt der Leser der Antwort im Hauptteil. Er liest beispielsweise von einer Prüfung, einem Gespräch oder einer Überlegung. Jedenfalls erhält er Informationen.

Der Schluss bezieht sich auf die Absicht.Wer sich beschwert, will ein Ziel erreichen – eine Entschuldigung, eine Erklärung oder ein Beteuern, dass sich der Beschwerdeanlass nicht wiederholt. Das ist der Inhalt des Schlussteils. Und ein positiver Ausblick auf die Zukunft schadet nicht.

De Anlage ist eine kleine Entschädigung.War die Beschwerde berechtigt, dann hat sie die Chance gegeben, die Qualität der Unternehmensleistungen zu steigern. Der Beschwerdeschreiber hat dabei geholfen; eine Tat, die zu honorieren ist. – Sicher hat das Unternehmen ein kleines Geschenk oder einen Gutschein für den Impulsgeber zur Qualitätssteigerung – nichts Übertriebenes, nur ein kleines Dankeschön.

In Antworten auf berechtigte Beschwerden schleichen sich leicht Formulierungen ein, die sich wie Rechtfertigungen lesen. Angemessener ist, neutral und sachlich zu formulieren.

Rechtfertigende Formulierungen Neutrale Formulierungen
  • Nur sein Kollege war dort wohnhaft.
  • Sein Kollege wohnte dort.
  • Der Pkw versäumte es, rechtzeitig zu bremsen.
  • Der Pkw bremste nicht rechtzeitig.
  • Wir haben lediglich die Möglichkeit, dass eine Antwort erfolgt.
  • Ihre Fragen beantworte ich gerne.

Eine Antwort auf eine Beschwerde:

Sie können Ihre Geldkarte auch ohne Chip nutzen

Sehr geehrte Frau Serens,

herzlichen Dank für Ihren sehr freundlichen Brief, in dem Sie Ihre Bedenken wegen des Chips auf Ihrer neuen Geldkarte schildern. Sie geben mir damit Gelegenheit für ein paar wichtige Informationen:

  • Der Chip auf Ihrer Geldkarte bietet Ihnen eine zusätzliche Möglichkeit, bargeldlos zu bezahlen. Doch Sie brauchen diese Möglichkeit nicht zu nutzen.
  • Wenn Sie den Chip nicht aufladen, geschieht überhaupt nichts. Sie verwenden dann Ihre Geldkarte wie bisher auch.
  • Wenn der Chip nicht aufgeladen ist, also kein Betrag auf ihm gespeichert ist, kann Ihnen kein Schaden entstehen – auch nicht falls jemand widerrechtlich Ihren Chip missbraucht.

Sie können also Ihre neue Geldkarte genauso benutzen wie ihre alte Karte. Mit Chip, ohne Chip, das macht keinen Unterschied. Vielleicht probieren Sie den Chip einfach mal aus. Dann werden Sie feststellen: Er ist handlicher als das schwere Münzgeld, das Sie beim Einkaufen immer wieder brauchen.

Damit Sie sich ganz sicher sein können, erhalten Sie mit diesem Brief ein kleines Lesegerät, mit dem Sie jederzeit den aktuellen Ladestand Ihres Chips kontrollieren können.

Freundliche Grüße

Alexandra Tarens

Zu- und Absagen für Spendenwünsche

Bitten um Spenden erreichen die Unternehmensleitung immer wieder. Und jedes Mal stellt sich die Frage neu: Erfüllt das Unternehmen den Wunsch oder nicht. Je klarer ist, wofür die Spende eingesetzt werden soll, umso leichter fällt die Entscheidung.

Gibt der potenzielle Spendenempfänger dem Unternehmen einen Anreiz sich zu präsentieren, fällt die mögliche Spende in den Bereich Marketing. – Egal ob die Bitte um eine Spende devot als Gesuch beschrieben ist oder forsch als Social Sponsoring, sie erhält eine Antwort als E-Mail oder unterschrieben von der Unternehmensleitung.

Zusagen lässt sich meist leichter als absagen, und auch die Zustimmung zu einer Spende enthält Informationen für den Empfänger.

Der Leser der Zusage soll gleich wissen: Seine Bitte wird erfüllt. Das erfährt er im Betreff. Die Spendenzusage soll jedoch nicht gönnerhaft oder jovial wirken, sondern freundlich und aufrichtig.

Gönnerhafte Betreffe Aufrichtige Betreffe
  • Wir gewähren Ihnen eine Spende
  • Ihr Projekt unterstützen wir gerne
  • Sie haben Glück
  • Eine kleine Unterstützung Ihrer Absichten
  • Die Geschäftsleitung kommt Ihrer Bitte nach
  • Der Zweck Ihres Projekts hat uns überzeugt

Noch weiß der Empfänger nicht, wie hoch die Spende ist. Das liest er im Text.

Die Einleitung behandelt den Wunsch.Um eine Spende gebeten zu werden ist eine Ehre, zeigt die Bitte doch, welch positive Reputation das Unternehmen hat. Ebenso hat die Institution des Spendenempfängers ein positives Renommee. In der Einleitung erfährt der Empfänger die Höhe der Spende. Das sind genügend Fakten für den Beginn des Briefes oder der E-Mail.

Der Hauptteil behandelt den Zweck der Spende.Die Spende soll für etwas eingesetzt wird, womit sich das Unternehmen identifizieren kann. Die Spende soll zwar keinen direkten finanziellen Ertrag bringen, aber doch ein Resultat. Hat die Spende einen hohen moralischen Rang, freut sich die Unternehmensleitung, wenn viele Menschen erfahren, welches Unternehmen gespendet hat. Davon handelt der Hauptteil.

Der Schluss behandelt die Spendenübergabe.Am Ende des Texts liest der Empfänger entscheidende Antworten: Auf welchem Weg erhält er die Spende? Als Überweisung? Holt er sie ab? Wird sie gebracht? Sind Fotos geplant von der Übergabe? Wird die Spende quittiert, um steuerlich wirksam zu werden? – Nach dem Erhalt der Zusage gibt der Schluss Antworten auf die Frage: Was folgt jetzt?

Auch die Formulierungen in Zusagen auf Spendenwünsche sollen nicht überheblich oder bürokratisch wirken, sondern partnerschaftlich und höflich.

Bürokratische Formulierungen Höfliche Formulierungen
  • Nachfolgend möchten wir auf Ihren Brief vom 31.08. eingehen.
  • Freundlichen Dank für Ihren ansprechenden Brief vom 31. August.
  • Ihr Spendengesuch hat einen bevorzugten Stellenwert.
  • Sie möchten eine Spende für Ihr Projekt.
  • Zur Verwirklichung der Konzeption erhalten Sie mit unserer Spende eine entsprechende Möglichkeit.
  • Ihr Konzept hat uns überzeugt. Deshalb geben wir dafür gern eine Spende.

Eine Zusage für eine Spende:

Für die Arbeit Ihrer Institution geben wir gern eine Spende

Sehr geehrte Frau Porens,

vielen Dank für Ihren freundlichen Brief und Ihre detaillierte und anschauliche Beschreibung Ihres Projekts. Ihre Bitte hat uns gefreut und geehrt. Wir kennen die Arbeit Ihrer Institution bereits seit vielen Jahren und sind wie Sie von der positiven Wirkung für die gesamte Region überzeugt. Deshalb unterstützen wir Ihr aktuelles Projekt gern mit 1.000 Euro.

Sicher werden die Stühle, die Sie von dem Geld kaufen, die Arbeit mit Ihren Gruppen erleichtern. Wir können uns gut vorstellen, welch wichtige Funktion solide Sitzgelegenheiten auf die Atmosphäre bei Ihrer Betreuung haben.

Da Sie in Ihrer Zeitschrift auf unsere Spende hinweisen wollen, senden Sie uns doch bitte ein Exemplar der nächsten Ausgabe.

Sie erhalten noch in diesem Monat die 1.000 Euro als Überweisung auf Ihr Konto DE78 5005 0201 0364 4965 44 bei Ihrer Sparkasse. Bitte bestätigen Sie uns kurz, dass Sie die Stühle gekauft haben – am besten mit einer Spendenquittung, die wir beim Finanzamt vorlegen können.

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Freude und Erfolge bei Ihrer Arbeit.

Beste Grüße

Kay Merens

Einem Spendenwunsch abzusagen ist nichts Ehrenrühriges, und für jede Absage gibt es gute Gründe.

Der Betreff informiert über die AblehnungKeinen Sinn hat, den Empfänger über die Absage im Unklaren zu lassen. Besser er liest es im Betreff und weiß es sofort.

Dennoch soll die Absage nicht schroff oder barsch klingen, sondern wertschätzend und verständig.

Schroffe Betreffe Verständige Betreffe
  • Ihr Spendengesuch
  • Wir möchten für Ihr Projekt nicht spenden
  • Absage
  • Wir unterstützen bereits sehr viele andere Projekte
  • Ihrer Bitte können wir nicht entsprechen
  • Sie erhalten Ihre Projektbeschreibung zurück

Ein Emotionen heuchelndes „Leider“ im Betreff würde den Sachverhalt verschleiern. Denn die Entscheidung für die Absage ist sicher kein emotionaler Entschluss.

Die Einleitung nennt den Anlass.Das Mindeste ist der Dank für die Bitte um die Spende. Und wenn die Begründung der Bitte Anerkennung verdient, dann ist das eine gute Gelegenheit, in der Einleitung Positives anklingen zu lassen.

Zu viel verlangt wäre allerdings die Bitte um Verständnis. Der Empfänger der Absage wird die Ablehnung seines Wunsches respektieren; könnte er Verständnis dafür aufbringen, hätte er die Bitte sicher nicht geschrieben,

Im ersten Teil der Absage kann auch ein – ehrliches – „Leider“ stehen. Ob es passt, ist auch abhängig von den Inhalten des Hauptteils.

Der Hauptteil liefert eine Erklärung.Eine freundliche Ablehnung nennt im Hauptteil offen die Gründe. Die Absage wird dadurch nicht zu einer Rechtfertigung, das wäre zu viel. Wenn der Empfänger eine Vorstellung erhält, warum seine Bitte nicht erfüllt wird, hat er eine Chance, beim nächsten Mal andere Gründe anzuführen.

Der Schluss zeigt eine Perspektive.Eine Absage ist zwar nicht angenehm, jedoch keine Vernichtung, auch keine Beleidigung. Wer eine Absage erhält, mag sich auf anderes konzentrieren. Möglicherweise hat er bei einer anderen Konstellation bessere Chancen. Das kann die Unternehmensleitung dem Empfänger im Schluss zumindest wünschen.

Eine wenig wertschätzende Spendenabsage:

Lehrgangstreffen

Sehr geehrte Frau Karens,

Ihre Anfrage vom 28.10. bezüglich eines Zuschusses für Ihr Fachlehrgangstreffen hat der Vorstand zur Kenntnis genommen.

Sicher werden bei dem Treffen auch Erfahrungen dienstlicher Art ausgetauscht, doch nach unserer Einschätzung steht wohl der private Aspekt im Vordergrund. Deshalb halten wir eine Unterstützung durch die Gewährung eines Zuschusses für nicht angemessen, da wir auch in der Vergangenheit Anfragen dieser Art immer abgelehnt haben. Wir hoffen auf Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

Gunnar Murens

Eine wertschätzende Spendenabsage:

Wir haben uns entschieden, diesmal nicht zu spenden

Sehr geehrter Herr Karens,

vielen Dank für die umfassende Beschreibung Ihrer sozialen Arbeit und die Belegexemplare Ihrer Veröffentlichungen. Ihre Bitte haben wir ausführlich diskutiert und uns entschlossen, für Ihr Projekt nicht zu spenden.

Sie kennen unser Engagement für die Bürger unserer Stadt. Auch in diesem Jahr hatten wir ein umfangreiches Budget für soziale Projekte bereitgestellt. Dieser Etat ist inzwischen ausgeschöpft. Zudem arbeiten in Konstanz bereits wenigstens zwei andere soziale Einrichtungen zu demselben Thema wie Sie. Beide hat unser Unternehmen schon mehrmals unterstützt.

Da wir nicht einschätzen können, welche Institution die wirkungsvollere Arbeit leistet, setzen wir mit unserer Entscheidung keine inhaltlichen Präferenzen. Vielleicht haben Sie die Möglichkeit, mit den anderen Einrichtungen zusammenzuarbeiten, um Ihr Projekt zu realisieren. Von einer solchen Vernetzung würde Ihre Zielgruppe sicher profitieren.

Wir bedauern, keine bessere Nachricht für Sie zu haben.

Freundliche Grüße

Alexandra Murens

Anlage: Ihre Belegexemplare

Einladungen an Gäste

Zum Feiern gibt es genügend Gelegenheiten: Jubiläen, große Erfolge, neue Niederlassungen, neue Produkte und vieles mehr. Zu manchen Feiern lädt die Unternehmensleitung externe Gäste ein, etwa zu Präsentationen, Messen, Vorträgen oder Vernissagen. Kein Jahr vergeht ohne Gäste des Unternehmens.

Der Betreff enthält die Einladung.Am Briefkopf und im Absenderblock sieht der Empfänger, wer schreibt. Der Betreff teilt ihm mit: Das ist eine Einladung. Und der Empfänger will wissen, wozu er eingeladen wird. Auch das erfährt er bereits Betreff.

Der Betreff der Einladung motiviert die Gäste zu kommen. Deshalb ist er ansprechend formuliert und informiert über die wesentlichen Daten.

Langweilige Betreffe Informative Betreffe
  • Einladung
  • Sie sind herzlich eingeladen auf unseren Messestand
  • Vortrag
  • Wir laden Sie ein zu unserem Vortrag über die Härteinhibition
  • 25 Jahre Karens GmbH
  • Feiern Sie mit uns 25 Jahre Karens GmbH

Die Einleitung nennt den Anlass.Eine Veranstaltung mit Gästen verführt beim Schreiben leicht zum Ich- oder Wir-Stil. Doch es sind die Gäste, die eingeladen werden. Deshalb beginnt die Einladung im Sie-Stil mit dem Bezug des Empfängers zum Anlass. Danach erst folgt der Anlass selbst.

Der Hauptteil beschreibt den Ablauf.Eine Veranstaltung hat einen Rahmen und ein Programm, vielleicht sogar eine Attraktion. Das sind wesentliche Informationen im Hauptteil, die Anreize sein können, der Einladung zu folgen.

Ser Schluss ermuntert zu kommen.Der Schluss lässt keinen Zweifel: Wenn der Gast kommt, ist er gern gesehen. Darauf freut sich der Einladende.

Die Anlage bringt Erleichterungen.Bei großen Veranstaltungen erhält die eingeladene Person eine Eintrittskarte. Ist das Programm sehr umfangreich, liegt im Kuvert eine Information mit dem detaillierten Ablauf oder sie ist Anlage der E-Mail. Alles, was dem Gast sein Kommen erleichtert, bekommt er mit der Einladung.

Keine gelungene Einladung:

Es wird erwartet, dass Sie kommen

Sehr geehrte Frau Rerens,

die Geschäftsleitung hat am 16.12. beschlossen, anlässlich des 10. Firmenjubiläums eine Feier zu veranstalten. Dazu sollen auch Kunden
eingeladen werden.

Ich lade Sie also recht herzlich für Freitag, dem 22.8.20xx um 10 Uhr ins Rathaus ein.

Bitte füllen Sie den beiliegenden Antwortcoupon aus uns schicken sie ihn umgehend an uns zurück.

Mit freundlichen Grüßen

Lars Narens

Anlage

Eine gelungene Einladung:

Feiern Sie unser 10-jähriges Bestehen mit uns? Sie sind herzlich eingeladen

Sehr geehrte, liebe Frau Rerens,

Sie arbeiten mit uns nun schon fast so lange, wie es unser Unternehmen gibt. Über die Jahre hat sich die Verbindung zwischen Ihnen und uns zu einer angenehmen und produktiven Geschäftsfreundschaft entwickelt. Daher lade ich Sie herzlich ein. Feiern Sie mit uns: 10 Jahre Röhrensysteme.

Am Montag, 2. Dezember 20xx, ab 10 Uhr begrüßen Sie meine Kollegen und ich mit einem erfrischenden Getränk im Ballsaal des Rathauses.

Nach dem Grußwort unserer Bürgermeisterin um 11 Uhr spielt das Quartett des Kur-Orchesters einige Werke von Johannes Brahms. Gegen 12 Uhr sehen Sie eine pfiffige Präsentation unserer neuesten Produktentwicklungen.

Danach erwartet Sie ein Büffet. Und Sie haben Gelegenheit, bei musikalischer Untermalung viele gemeinsame Freunde und Bekannte aus unserer Region zu treffen. Zwischendurch sorgt ein Clown bis zum Ausklang um etwa 16 Uhr für lustige Unterhaltung. Lassen Sie sich überraschen.

Für Ihre Zusage haben wir eine kleine Karte vorbereitet. Bitte senden Sie Ihre Antwort an mich, damit ich für sie einen Platz reservieren kann. Vielen Dank.

Ich freue mich auf Ihr Kommen

Ihr

Lars Narens

Anlage: Ihre Antwortkarte

Die Formulierungen in der Einladung sollen nicht lapidar und abgedroschen wirken, sondern individuell und herzlich.

Lapidare Formulierungen Herzliche Formulierungen
  • Ich lade Sie recht herzlich ein.
  • Ich lade Sie sehr herzlich ein.
  • Über Ihr Kommen würden wir uns sehr freuen!
  • Wir freuen uns auf Ihren Besuch.
  • Sie gehören zum handverlesenen Kreis unserer Gäste.
  • Feiern Sie mit uns in kleinem Kreis.

Manchmal braucht das einladende Unternehmen Erleichterung zu seiner Organisation: Es hilft zu wissen, mit wie vielen Gästen es rechnen kann. Also bittet der Einladungsbrief im Schluss um Antwort auf die Einladung. Der lapidare Hinweis
„u. A. w. g.“  reicht meist nicht, um zu erfahren, wie viele Personen kommen.

Der Gast erhält mit dem Brief einen Vordruck oder ein PDF-Dokument für seine Antwort. Zum Senden per Post oder per E-Mail. Auf dem Vordruck braucht der Gast so wenig wie möglich selbst auszufüllen.

Eine vorbereitete Antwort auf eine Einladung:

Gwendolyn Rerens
Tiefbau AG
Taler Weg 12
88942 SaalfeldZu Ihrer Jubiläumsfeier
am 22. August 20xxo  komme ich nicht
o  komme ich gernBitte reservieren Sie für mich
und meine Begleitung ____ Plätze.
 

 

Herrn
Lars Narens
Röhrensysteme GmbH
Am Buchenhain 20 — 26
88943 Buchbach

Terminbestätigungen

Termine vereinbart die Unternehmensleitung mündlich oder lässt sie vereinbaren, in einem Gespräch oder Telefonat. So wird auch für sie reserviert – um die Gewissheit zu haben, ob der Termin oder die Reservierung wirklich klappt. Um ganz sicherzugehen, werden Termine und Reservierungen schriftlich bestätigt. Die Bestätigung enthält alles, was verabredet wurde.

Der Betreff verweist auf die Verabredung.Der knappe Hinweis „Unser Termin“ oder „Ihre Reservierung“ gäbe als Betreff zwar dem Empfänger eine hinlängliche Information. Aber wo bliebe die Freundlichkeit? – Die Betreffzeile bietet dafür genügend Raum. Also enthält der Betreff zusätzlich etwas zumindest Höfliches, und der Empfänger erhält ein positives Signal und wird positiv eingestimmt.

Beispiele höflicher Betreffe
  • Vielen Dank für Ihre Reservierung
  • Ich freue mich auf unser Treffen
  • Ein Tisch ist für uns schon reserviert

Die Einleitung erinnert an das Verabreden.Wann und wie ist es zu der Verabredung gekommen? – Das können Inhalte der Einleitung sein; denn das ist der Anlass. Oder die Bestätigung beginnt mit der puren Freude auf den Termin.

Vorsicht: In die Termin- oder Reservierungsbestätigung schleicht sich leicht der Ich-Stil ein. Doch die Verabredung betrifft sowohl den Absender wie den Empfänger und verlangt deshalb den Wir-Stil.

Der Hauptteil bestätigt alle Fakten.Was zu bestätigen ist gehört in den Hauptteil, zum Beispiel:

  • Wer kommt wann zu wem?
  • Auf welchem Weg?
  • Welche Vorbereitungen sind nötig?
  • Wer tut was?
  • Ist noch jemand dabei?

Weil der Hauptteil alles enthält, was verabredet wurde, sind manche Bestätigungen länger, andere kürzer. Um das Wichtigste hervorzuheben, etwa Datum, Uhrzeit, Ort, bietet die Textverarbeitung dezente und gleichzeitig deutliche Möglichkeiten.

Der Schluss gibt einen Ausblick.Termine und Reservierungen haben einen Zweck, wie alle Verabredungen. Auf das beabsichtigte Ergebnis verweist der Schluss. Sehr freundlich wirkt die Bestätigung, wenn sie vom Erfolg ausgeht und die Freude über das Gelingen ausdrückt. Jedoch soll sie nicht übertreiben.

Die Formulierungen in Bestätigungen sollen nicht distanziert oder gar bürokratisch wirken, sondern munter emotional.

Distanzierte Formulierungen Muntere Formulierungen
  • Das Treffen findet in unserem Hause statt.
  • Ich freue mich auf Ihren Besuch bei uns.
  • Wir stellen Ihnen das Auto am 03.12.xx zur Verfügung.
  • Sie holen das Auto am Dienstag, 3. Dezember 20xx.
  • Zwecks Terminvereinbarung habe ich mit Ihnen telefoniert.
  • Vielen Dank für das freundliche Telefongespräch. Wir haben einen Termin gefunden, der uns beiden passt.
  • Treffpunkt: mein Büro.
  • Wir treffen uns in meinem Büro im ersten Stock, links neben der Treppe.

Eine höfliche Terminbestätigung:

Auf das Gespräch mit Ihnen freue ich mich

Sehr geehrter Herr Rirens,

es hat Freude gemacht, mit Ihnen zu telefonieren. Schön, dass wir einen Termin gefunden haben, um uns kennenzulernen:

Am Freitag, 10. August 20xx, um 15 Uhr bei Ihnen

Wir sprechen miteinander über die Personalentwicklung und die Trainings für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihrer Bank.

Als erste Information dazu erhalten Sie heute das Programm der Schule für Argumentation mit den sechs Trainingsbereichen. So haben wir eine
gemeinsame Basis für unser Gespräch.

Wir werden bei unserem Gedankenaustausch sehen, welche Inhalte und Methoden für Ihre Absichten am besten geeignet sind. Sicher werden Sie und ich viel Neues voneinander erfahren.

Ich freue mich auf unser Treffen

Gerhard Lorens

Anlage: Die Trainings in Seminaren und Coachings

Informationen an die Beschäftigten

Briefe, E-Mails und andere Mitteilungen der Unternehmensleitung an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestimmen die Atmosphäre und den Kommunikationsstil des gesamten Unternehmens – nach innen und nach außen. Denn in den Texten zeigt sich der Stil im Umgang miteinander – intern und extern. Der Kommunikationsstil der Unternehmensleitung ist das Vorbild für die Kommunikation im Kollegenkreis und mit Kunden.

Die an die Beschäftigten gerichteten Informationen der Unternehmensleitung geben den Kommunikationsstil vor – für das gesamte Unternehmen.

Niemand darf von Beschäftigten verlangen, professionell und freundlich an Kunden zu schreiben, wenn nicht auch die Unternehmensleitung professionell und freundlich an Beschäftigte und Kunden schreibt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lesen auch Texte der Unternehmensleitung, die an andere gerichtet sind, zum Beispiel Grußworte, Einladungen, Veröffentlichungen oder Geschäftsberichte. Und die Beschäftigten erhalten immer wieder schriftliche Informationen von ihrer Unternehmensleitung, beispielsweise betriebliche Einladungen, allgemeine Mitteilungen, Organisationsübersichten oder Vermerke – elektronisch oder auf Papier.

Der Betreff nennt das Thema.Wie in allen anderen geschäftlichen Korrespondenzen nennt die Unternehmensleitung in ihren Briefen und E-Mails an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ebenfalls den wesentlichen Inhalt im Betreff – anschaulich, freundlich und informativ.

Reizlose Betreffe Informative Betreffe
  • Mitarbeiter-Information
  • Unser Unternehmen hat ein neues Corporate Design
  • Anweisung für Betriebsangehörige
  • Sie bekommen ein neues EDV-Programm
  • Vermerk
  • Qualitätsoffensive – Machen Sie mit

Schwierig scheint oft zu sein, wie Frauen und Männer anzusprechen sind: mit dem Binnen-Versal (I), oder mit dem Schrägstrich (/) oder mit Bindestrich (-) oder in Klammern (). Relativ neu ist die Schreibweise mit Stern (*) und ein gewöhnungsbedürftiger Kompromiss ist das nominalisierte Partizip Präsens (nd). Schrägstrich, Bindestrich und Klammern machen die so Angesprochenen zu Anhängseln und wirken weniger angenehm, der Stern lässt das Lesen holpern. – Die nur für den Schreiber aufwendigere Form, beide Geschlechter einzeln anzusprechen, ist oft die klarste Lösung.

Die Anrede im Text lässt sich nach der einzeln ansprechenden Anrede reduzieren auf die scheinbar männliche Form. Scheinbar, weil die grammatisch neutrale Form im Deutschen meist genauso aussieht wie die männliche. – Das wirkt nicht so umständlich und fast alle Leserinnen fühlen sich gebührend angesprochen, auch weil der Lesefluss erhalten bleibt.

Mitarbeiter
(grammatisch neutral)

Mitarbeiterinnen
(weiblich)

Mitarbeiter
(männlich)

Wichtig wird die Unterscheidung allerdings in Zusammenhängen, die Frauen und Männer unterschiedlich betreffen.

Die Anrede schafft Nähe.Die Anrede in Informationen an die Belegschaft signalisiert, wie die Unternehmensleitung ihr Verhältnis zu den Beschäftigten sieht: distanziert formal oder freundlich und höflich.

Distanzierende Anreden Höfliche Anreden
  • An alle MitarbeiterInnen
  • Sehr geehrte Damen und Herren
  • Für alle Mitarbeiter und -innen
  • Liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter
  • An alle Vorgesetzten
  • Liebe Führungskräfte

Die Einleitung bestätigt das Geleistete.Die Unternehmensleitung nutzt jede Information an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um positiv zu motivieren. Sie vermittelt explizit, dass sie die Leistungen anerkennt. Denn nur mit den Leistungen der Beschäftigten prosperiert das Unternehmen. Erst auf dieser Basis gewinnt der in der Einleitung angesprochene Anlass seinen Sinn.

Der Haupttel enthält Daten und Fakten.Manchmal sind die internen Informationen der Unternehmensleitung umfangreiche Texte. Dann ist zu überlegen, ob die Daten und Fakten nicht besser in einem gesonderten Dokument aufgehoben sind. Die Aufforderung an die Beschäftigten, das Dokument zu lesen, übernähme der Begleitbrief respektive die E-Mail.

Der Schluss vermittelt Freude und Sinn.Damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie gewünscht mit den Informationen des Hauptteils umgehen, nennt die Unternehmensleitung im Schluss klar ihre sinnstiftende Absicht. Und sie begeistert, weil sie überzeugt ist: Alle werden so handeln, wie in der Information beschrieben.

Die Formulierungen in Botschaften an die Beschäftigten sollen nicht steif oder gar befehlend wirken, sondern respektvoll und wertschätzend.

Steife Formulierungen Respektvolle Formulierungen
  • Die Unterlagen sind bei der Abteilung Marketing anzufordern
  • Die Abteilung Marketing gibt Ihnen die Dokumente, die Sie brauchen
  • Diese Maßnahme wird werblich mit Anzeigen in der Presse begleitet.
  • Auch Anzeigen in der Presse bewerben das Produkt.
  • Die Dokumentation obliegt der zuständigen Fachabteilung.
  • Die Abteilung Personal übernimmt die Dokumentation.

Eine Einladung zur Betriebsversammlung:

Ihre Anregungen sind gefragt

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

Sie haben unser Unternehmen wieder ein großes Stück weitergebracht, durch Ihr konsequentes Engagement und durch Ihre tägliche Kreativität. Das ist Anlass genug, unserer Betriebsversammlung in diesem Jahr einen besonderen Rahmen zu geben: im Hotel am Park neben dem Kasino.

Am Donnerstag, 3. November 20xx, ist der große Konferenzraum des Hotels von 10 bis 18 Uhr für uns reserviert. Damit Sie wissen, über welche Themen wir miteinander sprechen, erhalten Sie mit dieser Einladung das detaillierte Programm.

Am Vormittag diskutieren wir die Ergebnisse der jüngsten Kundenbefragung. Das Thema des Nachmittags ist das Führungs- und Kommunikationsverhalten in unserem Unternehmen.

Ziel unserer Zusammenkunft ist, gemeinsam konkrete Schritte zu vereinbaren, um Effizienz und Reaktionsfähigkeit unseres Unternehmens noch mehr zu steigern.

Ich freue mich auf den kritischen, offenen und konstruktiven Dialog mit Ihnen und verspreche mir viele Anregungen für die weitere Gestaltung unserer Unternehmenskultur.

Auf ein lebhaftes Gespräch miteinander

Eberhard Morens

Anlage: Ihr Programm zur Betriebsversammlung

Gratulationen

Die Unternehmensleitung hat viele Anlässe zu gratulieren, je größer das Unternehmen, umso mehr. Ihr Sekretariat weiß, wann wem ein Glückwunschbrief zu schreiben ist. Persönliche Anlässe sind zum Beispiel Geburtstage – besonders „runde“ Geburtstage –, eine Heirat, die Geburt eines Kindes. Interne geschäftliche Anlässe können sein: Berufsjubiläen, Dienstjubiläen, bestandene Examina, neue Aufgaben im Unternehmen. Externe geschäftliche Anlässe sind etwa Firmenjubiläen befreundeter Unternehmen oder Jahrestage gemeinsamer Geschäftsbeziehungen. Ihre Gratulationen werten das eigene Image und das Image des Unternehmens auf.

Gratulationen sind willkommene Gelegenheiten, die persönliche Beziehung zu intensivieren, die Identifikation mit dem Unternehmen zu steigern, sich näherzukommen, vertrauter zu werden. Der Empfänger eines Glückwunsches freut sich, weil das Unternehmen an ihn denkt und Anteil nimmt an seinem Glück. Er fühlt die persönliche Wertschätzung, die er durch den Gratulationsbrief erhält, und merkt: In der Unternehmensleitung arbeiten freundliche und aufmerksame Menschen.

Gratulationen sind emotionale Botschaften des Dankes. Sie richten sind an Personen, die gut gelaunt sind. Deshalb sind sie locker, informell, persönlich und herzlich formuliert. Wie persönlich und herzlich die Formulierungen sind, richtet sich danach, wie eng und intensiv die Kontakte zu dem Empfänger sind. Das Ziel eines Glückwunschbriefes ist, Freude zu bereiten. Die Unternehmensleitung erreicht ihr Ziel, wenn sie den Inhalt ehrlich meint.

Der Absenderblock verzichtet auf Formalien.Um dem Glückwunsch eine persönliche Note zu geben, enthält der Absenderblock keine Hinweise auf die komplette Funktion des Absenders im Unternehmen. Er nennt seinen Namen, den Ort und das Datum.

Der Betreff nennt den Anlass.Glückwunsch oder Gratulation – im Betreff liest der Empfänger, was ihm der Brief sagen will. Wie der Brief gemeint ist, signalisiert das Adverb „herzlich“ – zum Bespiel so:

  • Zum Jubiläum Ihrer 30-jährigen Unternehmenszugehörigkeit gratulieren wir Ihnen herzlichst
  • Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer neuen Position
  • Herzliche Glückwünsche zu Ihrer bestandenen Abschlussprüfung
  • Zu Ihrer neuen Aufgabe gratulieren wir Ihnen ganz herzlich

Die Variante des Adverbs gibt – ähnlich wie beim Zeugnis – einen Hinweis auf den Grad der Zuwendung des Schreibers.

Die Anrede darf persönlich sein.Die Anrede im Gratulationsbrief kann weniger geschäftlich ausfallen als sonst. Briefe, die der Empfänger später von der Unternehmensleitung aus anderen Anlässen erhält, können ihn wieder mit der gewohnten Anrede ansprechen.

Die Einleitung präzisiert den Anlass.Der Empfänger weiß von seiner Freude. In der Einleitung erfährt er: Die Unternehmensleitung ist sehr genau von seinem persönlichen Glück informiert. Das freut ihn zusätzlich. – Vielleicht entwirft die Einleitung ein anschauliches Bild zum Thema Zeit, das auf Motive oder Impulse verweist, die zum freudigen Anlass geführt haben.

Der Hauptteil erzählt die Entwicklung.Besonders bei geschäftlichen Gratulationen empfiehlt sich, kurz und anschaulich die Laufbahn des Jubilars im Unternehmen zu beschreiben. Hier zeigt sich der Bezug zwischen der Unternehmensleitung und dem Empfänger des Briefes. Anerkennende Worte unterstreichen: Der Glückwunsch ist ehrlich gemeint. Gründe dafür lassen sich sicher finden, zum Beispiel die vorbildliche Einstellung, die Kompetenz, die Ruhe und Übersicht, die Loyalität, das Engagement, die hilfreichen Ideen. Ein Dank für das Erreichte kann die Erzählung der Entwicklung abrunden. Sofern das Unternehmen eine Zuwendung für den Jubilar vorsieht, erwähnt sie der Hauptteil, indem er sie beispielsweise als „kleines Dankeschön“ bezeichnet.

Der Schluss wünscht Freude.Der Beglückwünschte wird sicher feiern – in kleinem oder großem Rahmen. Dafür wünscht der Schluss viel Freude und zeigt so Verständigkeit und emotionalen Anteil.

Der Gruß darf persönlich sein.Der Gruß zum Abschluss einer Gratulation kann weniger geschäftlich ausfallen als sonst. Briefe, die Empfänger später aus anderen Anlässen von der Unternehmensleitung erhält, können wieder mit dem gewohnten formaleren Gruß schließen. „Herzliche“ oder gar „Liebe Grüße“ können beeindruckende Hinwendung der Unternehmensleitung zur beglückwünschten Person zeigen.

Auch bei Gratulationen formuliert die Unternehmensleitung nicht bürokratisch oder mit langweiligen Phrasen, sondern lebhaft und gut gelaunt.

Langweilige Formulierungen Lebhafte Formulierungen
  • Mögen dem neuen Erdenbürger Gesundheit, Glück und Erfolg bescheiden sein.
  • Wir wünschen Ihrem Sohn vor allem Gesundheit, Glück und Erfolg.
  • Heute jährt sich zum 25. Mal der Tag Ihres Eintritts in unser Unternehmen.
  • Heute vor 25 Jahren war Ihr erster Arbeitstag in unserem Unternehmen.
  • Wir möchten unseren Dank zum Ausdruck bringen.
  • Wir danken Ihnen.
  • Der Dank unseres Unternehmens soll in der Jubiläumszuwendung zum Ausdruck gebracht werden.
  • Zu Ihrem Jubiläum erhalten Sie ein kleines Dankeschön.
  • Anlässlich Ihres Dienstjubiläums richtet der Vorstand unseres Hauses eine persönliche Feier aus.
  • Vielleicht möchten Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen am Arbeitsplatz feiern.

Eine Gratulation zum Jubiläum:

Zu Ihrem Jubiläum gratulieren wir herzlichst

Lieber Herr Schorens,

Sie waren Ihrer Zeit immer eine Nasenlänge voraus. So ist die Zeit im Fluge verstrichen und heute feiern Sie 30 Jahre erfolgreiche Arbeit in unserem Unternehmen. Dazu gratulieren wir Ihnen aufs Herzlichste.

Im Juli 19xx haben Sie als Lehrling bei uns angefangen. Nach Ihrer hervorragenden Abschlussprüfung arbeiteten Sie zuerst in der Auftragsannahme. Bereits nach drei Jahren übernahmen Sie dann die Leitung der Abteilung. Danach wechselten Sie 20xx in das Management und leiten heute das Ressort Personal.

Durch Ihren Weitblick, Ihr unermüdliches Engagement, Ihre profunden Kenntnisse und Ihren begeisternden Führungsstil sind Sie für unser Unternehmen eine besonders wertvolle und von allen hochgeschätzte Kraft.

Wir bedanken uns bei Ihnen für 30 Jahre positivster Zusammenarbeit. Betrachten Sie bitte Ihre Jubiläumszuwendung als unser Dankeschön für Ihren großen Einsatz.

Für den weiteren Verlauf Ihres Ehrentages heute wünschen wir Ihnen viel Freude.

Mit besten Wünschen weiterhin für Ihre beruflich und privat großen Erfolge

Ihre

Michaela Raumens

Kondolenzen

Ein trauriger Anlass, einen Brief zu schreiben, ist der Tod eines Mitarbeiters oder eines seiner nächsten Familienangehörigen. Zumindest in kleineren und mittelständischen Betrieben gehören Briefe, die das Beileid des Unternehmens ausdrücken, zu den Aufgaben der Unternehmensleitung. Sie schreibt an Angehörige von Verstorbenen einen Kondolenzbrief, keine E-Mail.

Die Absicht des Beileidsbriefes ist nicht, eine Handlung auszulösen, sondern das Mitgefühl und die Trauer der Unternehmensleitung und der gesamten Mitarbeiterschaft auszudrücken. Der Brief ist kein normaler Geschäftsvorgang, sondern transportiert die emotionale Anteilnahme. – Das hat Konsequenzen für Gestaltung und Stil des Briefs.

Der Absenderblock vermeidet Geschäftliches.Damit der Brief kein Kondolenz-Schreiben wird, verzichtet der Absenderblock unbedingt auf die üblichen geschäftlichen Angaben – Der Absenderblock enthält neben der Adresse des Unternehmens nur den Namen des Absenders, seine Funktion sowie Ort und Datum.

Der Betreff entfälltDa der Kondolenzbrief keine geschäftliche Dokumentation ist, sondern Ausdruck des Mitgefühls, verzichtet die Unternehmensleitung – wie alle sonst, die ihr Beileid schriftlich vermitteln, – auf den Betreff. Das bedeutet auch, niemals geschäftliche Inhalte mit einer Kondolenz zu verbinden.

Die Einleitung teilt mit, informiert zu sein.Da der Kondolenzbrief keinen Betreff hat, übernimmt die Einleitung die Information, wovon der Brief handelt. Die Unternehmensleitung schreibt also in den ersten Satz, dass sie von dem Tod des Menschen erfahren hat. Ebenfalls in die Einleitung gehört, welche Reaktion die Nachricht von dem Tod ausgelöst hat. Derselbe Satz stellt vor, wer den Brief schreibt, eventuell in wessen Namen. Die Einleitung schließt mit dem Beileid.

Der Hauptteil verbindet mit dem Verstorbenen.Da die Einleitung nur die Verbindung geschaffen hat zwischen Schreiber und Empfänger, nennt der Hauptteil die Beziehung zu dem Toten – entweder zwischen Empfänger und Verstorbenem oder zwischen Schreiber und Verstorbenem. Der Hauptteil schildert kurz die Laufbahn, die Position und die Verdienste des Verstorbenen. Bei verstorbenen Führungskräften ist der Hauptteil etwas länger. Der Hauptteil endet mit einem Hinweis auf das Andenken an den Verstorbenen.

Der Schluss bietet Trost.Der Trost im Schluss kann nur ein Versuch sein, das Leid zu teilen. Eventuell bietet er eine Möglichkeit zur Hilfe an. Der Kondolenzbrief endet mit einem empfindsamen Satz.

Der Gruß entspricht der Situation.Niemals ist der Gruß das überkommene „Mit freundlichen Grüßen“, sondern er vermeidet den Charakter emotionsloser Geschäftskorrespondenz. Entweder entfällt der formale Gruß und wird ersetzt durch das sehr persönliche „Ihr“ oder „Ihre“, oder der Gruß bleibt schlicht und mitfühlend – zum Beispiel: „Mit stillem Gruß“.

Die Formulierungen im Kondolenzbrief sollen nicht abgegriffen oder beliebig wirken, sondern empathisch und individuell.

Abgegriffene Formulierungen Empathische Formulierungen
  • Mit Bedauern haben wir vom Ableben Ihrer Tochter Kenntnis genommen.
  • Wir haben vom Tod Ihrer Tochter erfahren und trauern mit Ihnen.
  • Es ist uns ein aufrichtiges Anliegen, Ihnen und Ihren Angehörigen unsere tief empfundene Anteilnahme auszusprechen.
  • Wir empfinden die Trauer mit.
  • Wir möchten Ihnen unser ganzes Mitgefühl zum Ausdruck bringen.
  • Die Nachricht vom Tod Ihres Ehemanns hat auch uns schmerzlich getroffen.

Ein Kondolenzbrief:

Sehr geehrte Frau Werens,

heute Morgen haben wir vom Tod Ihres Ehemanns erfahren. Die Nachricht hat uns tief getroffen. Wir alle fühlen mit Ihnen.

Ihr Mann hat viel getan für unser Unternehmen. Wir haben ihn immer als Motor für neue Entwicklungen erlebt. Stets hatte er ein offenes Herz für seine Mitarbeiter und für seine Abteilungsleiter-Kollegen. Auch in seinem wohlverdienten Ruhestand hat er nie aufgehört, unser Unternehmen zu fördern.

In meiner Erinnerung bleibt er mir vor Augen, wie ich ihn erlebt habe: ruhig und freundlich lächelnd.

Wir werden seine Leistungen nicht vergessen und uns immer gerne auch an den Menschen Wolfgang Werens erinnern. Sein tatenreiches Leben ist nun zu Ende gegangen.

Ich bin überzeugt, Sie werden die schwere Zeit ohne ihn mit innerer Kraft und mit dem Beistand Ihrer Familie meistern.

Wir stehen neben Ihnen.

Ihre

Svenja Porens

 

Protokolle informieren

Standard

Das Wesentliche dokumentieren

Die schriftliche Protokollierung wird auch Niederschrift genannt. Auch eine Tonaufnahme oder ein Videodokument kann eine Protokollierung erzeugen.

Wer das Protokoll schreibt, hat die Macht. Die protokollierende Person entscheidet, was wesentlich ist und welche Informationen andere, die anwesend waren oder nicht, erhalten. Die Formulierungen des Protokolls setzen die Akzente, wie die Inhalte zu verstehen sind. Gleichwohl bleibt das Protokoll neutral.

Viele Ereignisse und Kommunikationsvorgänge werden täglich protokolliert, zum Beispiel:

  • WortprotokollPolitische Reden in Parlamenten, Gerichtsverhandlungen oder strategische Aussagen von Unternehmensleitungen
  • VerlaufsprotokollVersammlungen von Wohnungseigentümergemeinschaften, Vertragsverhandlungen oder Personalvertretungssitzungen
  • StichwortprotokollJuristisch relevante Personalgespräche, Vereinssitzungen, Diskussionen oder Vorstandskonferenzen
  • GedächtnisprotokollTelefonische Vereinbarungen mit Kunden, Zeugenaussagen nach Unfällen oder besondere Beobachtungen
  • Persönliches ProtokollErgänzungen zu offiziellen Protokollen, emotional bedeutsame Erlebnisse oder Feedback nach Versammlungen
  • ErgebnisprotokollUnternehmensinterne Besprechungen, Projektbesprechungen zum Koordinieren von Aktivitäten oder Jours fixes mit Teams

Zweck

Protokolle sind Gedächtnisstützen und Informationsquellen. Beteiligte an einer Kommunikationssituation können sich mit einem Protokoll an den Verlauf und an das Gesagte erinnern; Vereinbarungen, Beschlüsse und andere Ergebnisse können sie nachlesen. Interessierte an der protokollierten Situation, die nicht dabei waren, können sich den Verlauf vorstellen, können Entscheidungsentwicklungen nachvollziehen, die Gründe für beschlossene Aktivitäten verstehen und ebenfalls Vereinbarungen, Beschlüsse und andere Ergebnisse nachlesen. In beiden Funktionen erfüllt das Protokoll seine Aufgaben für die Leser[1]:

  • DokumentierenDas Protokoll sichert Informationen:
    Es hält Ergebnisse fest.
  • Das Protokoll informiert:
    Es nennt Verläufe und Ergebnisse.
  • ErinnernDas Protokoll erinnert an Vereinbarungen:
    Es dokumentiert, wer was bis wann zu tun hat.
  • KontrollierenDas Protokoll hilft zu kontrollieren:
    Es nennt die Daten von Vereinbarungen.
  • BeweisenDas Protokoll beweist:
    Alle Beschlüsse, in manchen Protokollarten auch die Äußerungen der Teilnehmer, sind übereinstimmend festgehalten.

Anforderungen

Damit ein Protokoll seine Aufgaben für alle Interessierten erfüllt, muss es einige Anforderungen erfüllen. Wer ein Protokoll kritisch liest, fragt:

  • VollständigIst das Protokoll vollständig? Vermittelt es alle Aspekte der Situation, die es dokumentiert?
  • RichtigIst der Inhalt des Protokolls sachlich richtig? Gibt es wieder, was gesagt wurde oder geschehen ist?
  • ErheblichSind die vom Protokoll erfassten Vorgänge oder Ereignisse erheblich? Lässt es Irrelevantes weg?
  • ÜbersichtlichIst das Protokoll übersichtlich gegliedert? Finden Leser schnell, was wichtig ist?
  • NeutralIst die Sprache des Protokolls neutral? Ist es frei von Vermutungen oder Bewertungen?
  • VerständlichIst das Protokoll verständlich formuliert? Lässt es sich leicht lesen?
  • SeriösWer hat das Protokoll verfasst? Welche Funktion hat die protokollierende Person?
  • GültigIst das Protokoll als gültig gekennzeichnet? Wurde es geprüft oder verabschiedet?
  • FormellErfüllt das Protokoll die formellen Anforderungen? Wäre es auch juristisch relevant?

Erfüllt ein Protokoll die Anforderungen, hat es Beweiskraft: Es beglaubigt, dass die Verläufe wie protokolliert stattgefunden haben, die Aussagen ebenso ausgesprochen und die Entscheidungen in der dokumentierten Weise vereinbart wurden. Gleichfalls beweist es, dass nicht protokollierte Vorgänge nicht stattgefunden haben und nicht im Protokoll dokumentierte Entscheidungen nicht getroffen wurden.

Wird ein Protokoll nach einer Veranstaltung geschrieben, können die Personen, die teilgenommen haben, gegen einzelne Passagen begründeten Einspruch einlegen.

SynchronWird ein Protokoll synchron während der Veranstaltung mit einem Schreibprogramm erstellt und den Anwesenden gezeigt, können sie es sofort prüfen, eventuell korrigieren und dann bestätigen[2].

Jedes Thema wird von der verantwortlichen Person vorgestellt und von den Teilnehmenden diskutiert. Ergebnisse werden, ebenso wie Aufgaben mit Verantwortlichkeit und Termin, sofort dokumentiert und per Beamer oder Monitor gezeigt. Die Formulierungen im Protokoll werden eventuell geändert und schließlich genehmigt. Nach der Behandlung des letzten Themas ist auch das Protokoll geschrieben und verabschiedet. Es kann ausgedruckt und von allen Anwesenden unterschrieben werden, die gleich eine Kopie des Protokolls mitnehmen können. – Einwände gegen das synchron erstellte Protokoll entfallen.

Fehlt die elektronische Technik, lassen sich Ergebnisse und Aufgaben auf einem Flipchart oder notfalls auf einem Block dokumentieren, vorlesen und verabschieden – als Tabelle mit Verantwortlichkeiten und Terminen. Das Protokoll wird dann fotografiert beziehungsweise kopiert.

Das synchrone Protokollieren ergibt das am schnellsten und effizientesten verfasste Protokoll.

Vorbereitung

Ein Protokoll zu erstellen bedeutet: Informationen auswählen, komprimieren, zusammenfassen – wozu einiges Können gehört:

  • Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden
  • Sich Formulierungen zu merken
  • Sich auch bei Ablenkungen zu konzentrieren
  • Sich schriftlich prägnant auszudrücken
Ein gutes Protokoll kann nur erstellen, wer mit der Materie vertraut ist.

Hilfreich für das Protokollieren ist eine gründliche Vorbereitung: Die protokollierende Person macht sich vor der Veranstaltung mit den Themen der Tagesordnung vertraut und informiert sich zu den Teilnehmenden – eventuell zu deren Namen, Titeln, Funktionen, Unternehmenszugehörigkeit, … Falls keine Sitzordnung vorgegeben ist, legt sie einen Sitzplan an.

Sie klärt, welche Protokollart angemessen ist und ob vielleicht eine Tonaufzeichnung gewünscht wird. Sie wählt einen Platz in der Nähe der Veranstaltungsleitung, von dem aus sie während der Veranstaltung alles hören und möglichst alle Teilnehmer sehen kann. Für voraussichtlich häufig vorkommende Begriffe wählt sie sich Kürzel und sie kann sogar zu erwartende Beschlüsse vorformulieren[3]. 

Sämtliche wesentlichen Inhalte zu erfassen und sie gleich prägnant zu formulieren fällt nicht immer leicht. Daher verfassen erfahrene Protokollierer ihr Protokoll in drei Phasen:

  1. Gliedern nach den Themen der Tagesordnung
  2. Schreiben nach den eigenen Stichworten
  3. Überarbeiten nach stilistischen Kriterien

Spätestens beim Überarbeiten des Protollentwurfs zeigt sich, was wegzulassen oder zu kürzen ist, weil es keine erhebliche Relevanz für die Leser hat:

  • RoutineSelbstverständlichkeiten wie Begrüßung, Eingangs­dank und Worterteilungen bleiben unerwähnt.
  • GeschäftsordnungGeschäftsordnungsdebatten werden nur äußerst kurz wiedergegeben.
  • PolemikPolemische Auseinandersetzungen werden nur aufgenommen, wenn sie den Verlauf weiterbringen.
  • IrrelevantesZwischenäußerungen, die nicht zum Thema gehören, brauchen nicht ins Protokoll.
  • VermutungenMutmaßungen, Annahmen und Schlussfolgerungen, die nicht gesagt wurden, werden nicht aufgenommen.
  • PersönlichesPersönliche Stellungnahmen des Protokollanten gehören nicht ins Protokoll.
  • NachträglichesFakten, Ereignisse oder Maßnahmen, die erst nach der Veranstaltung bekannt wurden, werden nicht ohne Weiteres ins Protokoll geschrieben. Doch sie können als explizite Nachträge ergänzt werden, zum Beispiel mit einem Satz wie „Inzwischen haben auch die Projektmitglieder Jens Jerens und Tom Torens dem Beschluss zugestimmt“.

Sprache

PräsensDie Sprache des Protokolls ist berichtend und wertfrei, meist in der Zeitform des Präsens. Wer das Protokoll liest, soll den Eindruck haben, als finde die Veranstaltung im Augenblick des Lesens statt.

Die Formulierungen des Protokolls sind kurz, klar, knapp, kompakt und konkret.

Kurze SätzeEin angenehm zu lesendes Protokoll enthält keine komplizierten Schachtelsätze und keine bedeutungslose Phrasen, sondern sachliche Aussagen mit treffenden Verben. Es verwendet Fremdwörter ausschließlich als notwendige Fachbegriffe.

AktivIm Protokoll hat jede Information einen eigenen grammatischen Satz. Die Sätze sind kurz, sie haben maximal zwei Kommas, und sie sind nicht im Passiv gehalten, sondern im Aktiv. Das Wesentliche steht am Anfang des Satzes. Nur selten enthält ein Protokoll Modalverben und grundsätzlich keine Abkürzungen, nur Akronyme.

Die direkte Rede steht nur im Wortprotokoll – es sei denn, eine Beleidigung ist wörtlich zu zitieren oder jemand besteht auf der Aufnahme seiner Äußerung ins Protokoll. Die anderen Protokollen verwenden eher den Redebericht, häufiger noch als die indirekte Rede, um knapper und flüssiger zu formulieren.

Für die Wiedergabe von Aussagen bietet die deutsche Sprache drei Möglichkeiten:

  • Zitate Konrad Korens sagt: „Ich übernehme das Projekt erst, nachdem die Pilotphase beendet ist.“
  • Konrad Korens sagt, er übernehme das Projekt erst, nachdem die Pilotphase beendet ist.
  • Konrad Korens übernimmt das Projekt erst, nachdem die Pilotphase beendet ist.

Um angenehm lesbar zu sein, wird das Protokoll variabel und möglichst ohne Wortwiederholungen formuliert, indem Synonyme genutzt werden – vor allem für Verben, zum Beispiel:

Synonyme für „informieren“:
anführen betonen festhalten Überblick geben
ankündigen darlegen feststellen vermitteln
anregen darstellen hervorheben versichern
aufzählen dringen auf hinweisen vertreten
ausführen empfehlen klarstellen vorbringen
aussagen erinnern an meinen vorhaben
äußern erklären nennen vorschlagen
beabsichtigen erläutern präsentieren vorstellen
begründen erörtern referieren wiedergeben
berichten erwähnen schildern raten
beschreiben erwarten skizzieren unterstreichen

 

Synonyme für „neutral reagieren“:
anmerken eingehen auf fragen sich beziehen auf
antworten ergänzen konkretisieren sich vergewissern
argumentieren erkundigen nachfragen Stellung nehmen
beantworten erwidern reflektieren wissen lassen

 

Synonyme für „negativ reagieren“:
Abstand nehmen einwenden kritisieren sich distanzieren
abraten einwerfen missbilligen verneinen
beanstanden entgegnen nicht gutheißen verurteilen
bestreiten entkräften nicht zustimmen widerrufen
bezweifeln erwidern protestieren widersprechen
dagegenhalten korrigieren relativieren zweifeln

 

Synonyme für „positiv reagieren“:
akzeptieren bejahen einverstanden sein loben
annehmen bekräftigen einwilligen positiv aufnehmen
beglückwünschen bestärken ermutigen sich anschließen
begrüßen bestätigen für richtig halten unterstützen
befürworten billigen gestatten Verständnis zeigen
beipflichten dafür sein gutheißen zusagen
beistimmen danken konform gehen mit zustimmen

 

Synonyme für „einigen“:
abstimmen einer Meinung sein festlegen übereinstimmen
absprechen einig sein sich verständigen verabreden
beschließen einverstanden sein übereinkommen vereinbaren

Der Sprachstil in Protokollen ist prägnant: affirmativ, aktiv, präzise, verbal und konkret. Weniger prägnante Formulierungen wirken möglicherweise vertrauter, doch sie lassen sich meist lebendiger ausdrücken:

Negativ Affirmativ
Eine Umschichtung in der eingeräumten Höhe kann nicht vorgenommen werden. Der Projektleiter bleibt bei seiner Verteilung des Budgets.
Im alten System wird dann folglich ab 2. Mai nicht mehr produktiv gearbeitet. Ab 2. Mai 20xx arbeiten alle Mitarbeiter im neuen System.
Die Rückmeldung des Teilprojektleiters steht noch aus. Kay Karens mailt seine Anmerkungen an Sven Serens bis 12. April 20xx.
Einige Angebote fehlen noch. Karin Klarens beschafft bis 13. März 20xx drei weitere Angebote.
Die Lagersoftware funktioniert noch nicht einwandfrei. Marvin Marens sorgt bis 26. April 20xx für das Funktionieren der Lagersoftware.

 

Passiv Aktiv
Die Sitzungsteilnehmer wurden vom Vorsitzenden gebeten, die Anträge in Zukunft fristgerecht einzureichen. Michael Merens bittet die Anwesenden, bis 4. März 20xx ihre Anträge zu stellen.
Der aktuelle Status wird dokumentiert und verteilt. Bela Barens dokumentiert den aktuellen Status und informiert alle Beteiligten bis 15. April 20xx.
Testergebnisse wurden an den Projektleiter übermittelt. Otto Orens erhält die Testergebnisse.
Vorerst wird nur die Maschine 10 umgerüstet. Die Abteilung Produktion rüstet bis 3. Februar 20xx die Maschine 10 um.
Die Vorlage wird überarbeitet und geht an den Projektleiter zurück. Das Projektteam 2 überarbeitet die Vorlage und gibt sie bis 7. Juli 20xx an Michael Merens.

 

Wenig genau Präzise
Nach dem festgelegten Budgetplan wird die Höhe der Wertkontrakte für die angefragten Unternehmen festgelegt und aufgeteilt. Tugce Turens verteilt bis 28. Mai 20xx das Budget auf die Wertkontrakte der Anbieter.
Frau Berens unterstützt den Prozess. Britta Berens mailt bis 3. Oktober 20xx die Anbieterbewertung ihrer Abteilung an Petra Perens.
Bis Anfang November sind alle Standardschreiben fertigzustellen. Ina Irens formuliert sämtliche Standardbriefe und stimmt sie bis 4. November 20xx mit Elea Erens ab.
Die bereits bestehenden Wartungsverträge werden größtenteils um zwei Jahre verlängert. Die Abteilung Einkauf verlängert bis 15. April 20xx fünf Wartungsverträge um jeweils zwei Jahre.
Eine Sonderlösung befindet sich in der Umsetzung. Das Teilprojekt 5 realisiert die Sonderlösung bis 16. Mai 20xx.

 

Substantiviert Verbal
Erstellung Zeitplan durch Herrn Dorens. David Dorens erstellt bis 6. April 20xx den Zeitplan für das Projekt.
Erneuter Test durch das Teilprojektteam. Am 5. Oktober 20xx testet das Teil­projektteam 2 das System erneut.
Zusammenlegung der Dokumente. Laura Larens fasst bis 5. Mai 20xx die zwei Dokumente zu einem zusammen.
Projekthandbuch-Aktualisierung erfolgt. Hermann Herens aktualisiert bis 14. Februar 20xx das Projekthandbuch und gibt es Gertrud Gorens.
Liefertermin Ende Januar. Nora Nurens liefert das Dokument bis 1. Juli 20xx an Florian Florens.

 

Allgemein mit Modalverb Konkret mit Vollverb
Das Programm muss im Februar geschult werden. Maria Marens schult das Programm im Februar 20xx.
Bis Ende KW 3 soll die Beschreibung geliefert werden. Gerhard Gerens liefert die Beschreibung Monika Marens bis 25. Januar 20xx.
Termine für weitere Schulungen müssen festgelegt werden. Mareike Morens legt bis 26. Mai 20xx drei weitere Schulungstermine fest.
Die Dokumentation soll zum Schulungs­termin von Herrn Sterens zur Verfügung gestellt werden. Stefan Sterens gibt die Dokumentation bis 15. Dezember 20xx an Mia Murens.
Es sollen und werden alle Forderungen angezeigt. Das System zeigt alle Forderungen an.

Form

Zwar sind im Protokoll die Schreib- und Gestaltungsregeln der DIN 5008 für die Textverarbeitung zu beachten, doch gibt es für Protokolle keine eigene DIN-Norm. Doch bei aller Vielfältigkeit in der formalen Gestaltung haben Protokolle stets die gleiche Struktur und erst durch die Berücksichtigung aller sechs Teile wird das Protokoll offiziell, beweiskräftig, rechtssicher:

  1. Protokollkopf
  2. Teilnehmende
  3. Themen
  4. Inhalte
  5. Unterschriften
  6. Anlagen
  1. ProtokollkopfDer Protokollkopf nennt die Art und den Titel der Veranstaltung sowie den Ort mit Adresse und Raum, das Datum und die Uhrzeiten des Beginns und des Endes, eventuell ergänzt durch den Namen des Veranstalters beziehungsweise der einladenden Person oder Organisation.
Beispiel eines Protokollkopfs
Veranstaltung: Training „Protokolle schreiben“
Datum und Dauer: 8. Januar 20xx, 8 bis 17 Uhr
Ort: Burgallee 50, Frankfurt am Main, Raum 212
  1. TeilnehmendeDas Protokoll listet die Namen aller Anwesenden, auch der Gäste, bei der Veranstaltung auf – eventuell mit Titel, Position und Funktion. Es benennt auch die nicht anwesenden Eingeladenen – ohne die Abwesenheit zu begründen. Falls eine Teilnehmerliste geführt wird, genügt ein Hinweis auf sie.

Gesondert zu nennen sind die protokollierende und die für die Veranstaltung verantwortliche beziehungsweise sie moderierende Person.

Ein Verteiler benennt die Empfänger des Protokolls als Gruppe – zum Beispiel die Anwesenden oder die Eingeladenen oder die Verantwortlichen eines Teilprojekts – oder mit Namen.

Beispiel einer Liste mit den Namen der Teilnehmenden
Trainer: Peter Hilbert, Schule für Argumentation
Anwesende: Albert Arens, Berta Berens, Dora Derens, Gustav Gerens, Hans Herens, Karla Kerens
Abwesende: Lora Lerens, Tülin Turens
Protokollant: Albert Arens
Verteiler: Anwesende und Abwesende
  1. ThemenDas Protokoll nimmt die Themen der Tagesordnung wortgleich mit den Formulierungen in der Einladung auf – nummeriert zur besseren Übersicht und Verständigung.
Beispiel einer Tagesordnung
Themen: 1. Protokolle
2. Sprache
3. Form
4. Arten
  1. InhalteDas Protokoll dokumentiert die Inhalte der Veranstaltung in chronologischer Abfolge – auch falls sich die Tagesordnung ändert, wobei die ursprüngliche Nummerierung der Themen beibehalten wird und die wortgleiche Formulierung in Fettdruck hervorgehoben sein darf. Für Details führt es eine zusätzliche Nummerierungsebene ein, die es mit einer Zwischenüberschrift benennen kann, etwa „Bericht“ oder „Diskussion“ oder „Beschluss“.

Bei offiziellen Anlässen beginnt die Tagesordnung mit der Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit der Versammlung sowie der Genehmigung der Tagesordnung.

Das Protokoll nennt die vorgetragenen Fakten zu den Themen – eventuell mit einer kurzen Erläuterung für nicht anwesende Protokollleser. Wesentlich sind immer Ergebnisse, zum Beispiel Beschlüsse, und Aufgaben mit den für sie verantwortlichen Personen und den vereinbarten Terminen. Wird ein Thema nicht abschließend behandelt, verweist das Protokoll auf die nächste Veranstaltung mit dem gleichen Teilnehmerkreis.

Beispiel für Inhalte eines Protokolls
Nr. Thema Verantwortlich Termin
4 Die sechs Protokollarten präsentieren Peter Hilbert Heute
4.1 Je eine Anwendungssituation finden Anwesende in 2er-Gruppen Morgen
4.2 Persönliches Protokoll zum Training verfassen Dora Derens Morgen
4.3 Gedächtnisprotokoll zum Training verfassen Gustav Gerens Aufbau­training
  1. UnterschriftenErst durch zwei Unterschriften wird das Protokoll zur Urkunde. Rechts unterschreibt der Protokollant und links die Versammlungsleitung oder eine andere autorisierte Person – mit Ort und Datum.

Das unterschriebene Protokoll bleibt bei der verantwortlichen Person. Die im Verteiler Genannten erhalten eine – elektronische – Kopie mit dem Vermerkt „Im Original unterschrieben“. Gibt es Einwände gegen das Protokoll, werden sie dem Protokoll hinzugefügt.

Beispiel für ein unterschriebenes Protokoll
Frankfurt am Main, 17. September 20xx
Karla Kerens Albert Arens
Karla Kerens

Seminaradministration

Albert Arens

Protokollant

  1. AnlagenAnlagen, die zum Protokoll gehören – etwa Angebote, Pläne oder Verträge – werden mit ihm verschickt. Die angehängten Dokumente werden wortgleich mit ihren Überschriften benannt.
Beispiel für einen Hinweis auf Anlagen
3 Anlagen: Beispiel eines Protokolls
Auswertung der Trainingsevaluation
E-Mail-Adressen der Anwesenden im Training

Arten

Welche Art[4] Protokoll angebracht ist, vereinbaren protokollierende und verantwortliche Person der Veranstaltung. Nur bei offiziellen Anlässen mit weitreichenden Auswirkungen und sehr großem Teilnehmerkreis wird der gesamte Wortlaut protokolliert. Kleinere offizielle Zusammenkünfte begnügen sich meist mit der Protokollierung des Verlaufs. Stichworte reichen oft für Gespräche mit nur wenigen Inhalten. Erlebtes oder erinnerte Formulierungen zu protokollieren oder persönliche Empfindungen zu dokumentieren und anderen mitzuteilen, sind fast immer Ergänzungen zu anderen Kommunikationsvorgängen. Am häufigsten genutzt wird das Ergebnisprotokoll.

WortprotokollDas ausführlichste Protokoll ist das Wortprotokoll, das jede Äußerung in der Veranstaltung verschriftlicht, alle Beiträge und alle Bemerkungen im vollen Wortlaut – jedoch keine Gefühlsäußerungen wie „nanu“ oder „oje“ und keine Wortwiederholungen wie „ja, ja, ja“ oder „und, und, und“.

Eine Tonaufzeichnung oder eine Spracherkennungssoftware kann, mit dem Einverständnis der Beteiligten, die stenografische Mitschrift ergänzen. Das Wortprotokoll verwendet die direkte Rede.

VerlaufsprotokollDas Verlaufsprotokoll, auch Kurzprotokoll oder Ablauf­protokoll genannt, dokumentiert zusammenfassend den Verlauf einer Veranstaltung sinngemäß. Es enthält die geäußerten Ideen, Vorschläge und Argumente, die Beschlüsse und Ergebnisse in der Reihenfolge des Ablaufs.

Wer das Verlaufsprotokoll liest, erfährt, wer welche Position vertreten hat, weil die wesentlichen Beiträge in indirekter Rede oder als Redebericht mit dem Namen der Redner aufgeführt sind. Nachvollziehbar ist auch, wie Entscheidungen zustande gekommen sind, weil auch die Abstimmungsergebnisse aufgeführt sind.

Wer ein Verlaufsprotokoll verfasst, schreibt während der Veranstaltung möglichst viel mit, da sich vielleicht erst während des Verlaufs herausstellt, was wirklich wesentlich ist.

StichwortprotokollDas Stichwortprotokoll beschränkt sich auf die wichtigen Inhalte einer Veranstaltung. Es sagt nicht, wer welchen Beitrag geleistet hat, sondern nennt bloß die Argumente, die zu einem Thema ausgetauscht wurden. Allerdings können Teilnehmende verlangen, dass eine Aussage wörtlich zu Protokoll genommen wird.

Die Inhalte werden als Stichworte formuliert, nicht als vollständige Sätze. Ausnahmen sind die Ergebnisse, sie werden in ganzen Sätzen festgehalten.

Wer ein Stichwortprotokoll liest, erfährt, wie die Resultate und Beschlüsse der Veranstaltung zustande gekommen sind.

GedächtnisprotokollDas Gedächtnisprotokoll stellt Sachverhalte oder Ereignisse nachträglich subjektiv, aus der Erinnerung dar. Es enthält Einzelheiten, die für die protokollierende Person wesentlich sind. Fehlt ihm die zweite Unterschrift, behält es die Bedeutung einer Aktennotiz.

Das Gedächtnisprotokoll wird möglichst bald nach der zu dokumentierenden Situation geschrieben. Notizen, Sprachaufzeichnungen, Fotografien oder Videoaufnahmen können das Erinnern unterstützen und helfen den Ablauf in chronologischer Reihenfolge zu halten.

Das Gedächtnisprotokoll schildert die Begebenheit umfassend und eingehend mit den Antworten auf elf W-Fragen. Das Fragesortiment gibt Anregungen für sämtliche Aspekte, die hilfreich sind für das komplette Erfassen des Themas beziehungsweise des Ereignisses. Es gliedert sich nach der Relevanz der Informationen: nach Notwendigkeit, Ausführlichkeit und Ergänzungen.[5]

Notwendig sind Antworten auf die Fragen:
  • Wer war beteiligt?
  • Wo passierte es?
  • Was ereignete sich?
  • Wann geschah es?

 

Mehr Ausführlichkeit bewirken Antworten auf die Fragen:
  • Wie war der Ablauf?
  • Wodurch kam es zu dem Ereignis?
  • Warum kam es zu dem Ereignis?
  • Womit lässt sich etwas verbessern?
  • Wozu hat jemand etwas getan?

 

Ergänzen können Antworten auf die Fragen:
  • Woher kam der Impuls für das Ereignis?
  • Wohin könnte das Ereignis führen?

Persönliches ProtokollDas persönliche Protokoll beschreibt die subjektiven Gefühle, die persönlichen Eindrücke einer Person, die an einer Veranstaltung teilnimmt, zu ihr dort wichtigen Ereignissen. Es wird am Ende der Veranstaltung vorgelesen und nicht kommentiert.

Es vermittelt keine rationalen Fakten, sondern schildert Emotionen, damit die Teilnehmenden erfahren, wie die von ihnen mitgestalteten Ereignisse auf eine beteiligte Person gewirkt haben.

ErgebnisprotokollDas Ergebnisprotokoll ist die gebräuchlichste und knappste Form des Protokolls. Es enthält Anweisungen, Aufgaben, Aufträge, Vereinbarungen, Beschlüsse, Zusagen, Termine und weitere Ergebnisse, normalerweise formuliert von der verantwortlichen Person, – jedoch keine Aussagen darüber, wie sie entwickelt wurden.

Das Ergebnisprotokoll lässt wegen seiner Prägnanz kaum Missdeutungen zu. Es ist schnell erstellt und kann – bei entsprechender Vorbereitung – direkt nach der Veranstaltung verteilt werden.

Ergebnisprotokolle werden gern gelesen und als Informationsquelle genutzt.

Beispiel eines Ergebnisprotokolls

4. Jour Fixe „Customer Relationship Management“

5. März 20xx von 15 bis 17 Uhr im Raum G 19

Teilnehmende Marketing

Marketing

Verkauf

Verkauf

Verkauf

Administration

Technik

Beschwerdemanagement

IT

IT

Personal

Boris Barens

Vladimir Vorens

Ludwig Lorens

Eberhard Erens

Hans Horens

Bela Bresens

Gerald Grosens

Frieda Forens

Jutta Jurens

Viola Vorens

Franziska Frarens

Verteiler Teilnehmende und Peter Porens
Protokoll Marketing                              Vladimir Vorens
Nr. Thema: Verantwortlich Termin
0 Protokolle zu 1. bis 3. Jour Fixe
„Customer Relationship Management“
Teilnehmende 05.03.
1 Reporting Administration KW 11
1.1 Status der Teilprojekte aktualisieren Bela Bresens 11.03.
1.2 Angebot aktualisieren lassen Bela Bresens 13.03.
1.3 Fehlende Informationen von Teilprojekten ergänzen Bela Bresens 15.03.
2 Key Accounts Geschäftsleitung KW 14
2.1 Kompetenzcenter einrichten Peter Porens 01.04.
2.2 Standardbriefe formulieren und verteilen Margit Marens 02.04.
2.3 Standardbriefe final abstimmen Peter Porens 04.04.
2.4 Abgestimmte Standardbriefe verteilen Margit Marens 05.04.
3 CRM-Modul IT KW 11
3.1 Daten migrieren Viola Vorens 11.03.
3.2 Erweiterungskonzept entwickeln lassen Jutta Jurens 14.03.
3.3 Entwicklungskosten aktualisieren Jutta Jurens 12.03.
3.4 Weitere Kommunikationsmaßnahmen sammeln Jutta Jurens 13.03.
3.5 Angebot für CRM-Modul abstimmen Klaus Kurens 15.03.
4 Schulungen Personal KW 12
4.1 Schulungen mit Dienstleister vorbereiten Mia Merens 18.03.
4.2 Schulungen terminieren und organisieren Franziska Frarens 19.03.
4.3 Schulungen durchführen lassen

  • Nicht für IT
  • Zusätzlich für neue Beschäftigte
Mia Marens 22.03.
5 Akquisition und Vertrieb Verkauf KW 15
5.1 Konzept präsentieren Froni Forens 10.04.
5.2 Gewährleistungsmodalitäten vorschlagen Eberhard Erens 08.04.
5.3 Preise kommunizieren Eberhard Erens 11.04.
5.4 Pilotphase beginnen Hans Horens 12.04.
6 Verschiedenes Projektteam KW 12
6.1 Urlaube des Projektteams koordinieren Franziska Frarens 18.03.
6.2 Kooperationspartner zum Status informieren Gerald Grosens 20.03.
6.3 Ergänzungsmöglichkeiten vorstellen lassen Viola Vorens 19.03.
6.4 5. Jour Fixe

„Customer Relationship Management“

15 bis 17 Uhr im Raum H 9

Themen:

  • Neue Projektteammitglieder bestimmen
  • CRM-Budgetplanung präsentieren
Teilnehmende 19.03.

Quellen

[1] Duden. Briefe gut und richtig schreiben!
[2] www.wirtschaftswissen.de
[3] Ursula Herres, Dorette Lang, Michael Miller. Kommunikation und Textarbeit im Unternehmen
[4] Duden. Briefe gut und richtig schreiben!
[5] Essay „Wer fragt, der führt“

Arbeitszeugnisse als Marketinginstrument

Standard

Die Öffentlichkeit liest mit

Wie viele Arbeitszeugnisse schreibt Ihre Personalabteilung? Wer alles liest die Zeugnisse? – Arbeitnehmer, Partner der Arbeitnehmer, Kolleginnen und Kollegen der Arbeitnehmer, Freunde und Bekannte der Arbeitnehmer, Betriebsräte, Rechtsanwälte, Richter, Personaler und Führungskräfte der künftigen Arbeitgeber, Mitarbeiter Ihrer Wettbewerber – der Abteilungen Personal, Marketing, Kommunikation, Vertrieb, … Und wegen ihrer besonderen Bedeutung werden Zeugnisse mit erhöhter Aufmerksamkeit gelesen.

Primär hat ein Zeugnis besondere Bedeutung für den Arbeitnehmer, der es erhält, denn er nutzt es als Bewerbungsdokument, und für den Personaler, der ihn rekrutieren will, denn er erhält mit dem Zeugnis Informationen für seine Auswahl.

Aber ein Zeugnis hat auch besondere Bedeutung für den Personaler, der es produziert, und sein Unternehmen, denn es transportiert die Qualität der Personalarbeit in die Öffentlichkeit und es lässt auf die Qualität der Arbeit im zeugnisgebenden Unternehmen schließen. Auch deshalb legen Zeugnisschreiber großen Wert auf korrekte Form, Fehlerfreiheit und stilistische Professionalität in Arbeitszeugnissen.

Die professionelle Form des Arbeitszeugnisses

Ein gedruckter Briefbogen mit Absender, Betreffzeile und Platzhalter für Aktenzeichen oder den Bankverbindungen ist für ein Zeugnis völlig ungeeignet, denn das Zeugnis ist kein Brief, sondern ein Dokument mit Öffentlichkeitswirkung. Flecken, Radierungen und Durchstreichungen oder Korrekturen verbieten sich von selbst.

Auf dem Zeugnisbogen ist der Name und das Logo des Unternehmens gedruckt – eventuell ergänzt durch den Slogan. Das qualitativ hochwertige Papier in DIN A 4 wiegt zwischen 80 und 100 g/m² – dasselbe Gewicht wie die zweite Seite des Zeugnisses. Auch die Postadresse des ausstellenden Unternehmens steht auf der ersten Seite – eventuell mit der Telefonnummer des verantwortlichen Personalers. Unterschrieben ist das Zeugnis von einer dem Zeugnisempfänger weisungsbefugten Person. Insgesamt muss das Zeugnis sauber und ordentlich aussehen.

Der Zeugnistext ist in einheitlicher Schrift und üblicher Textsetzung geschrieben. Anführungsstriche und Kursiv- oder Fettschrift und andere Hervorhebungen sind unpassend.

Die Inhalte des Arbeitszeugnisses

Damit auf den ersten Blick erkennbar ist, um was für ein Dokument es sich handelt, hat das Arbeitszeugnis eine Überschrift: entweder „Arbeitszeugnis“, „Zeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“.

Im Einleitungssatz sind die Personalien des Arbeitnehmers genannt – mit Vornamen und Familiennamen sowie Titeln, die Namensbestandteil sind. Dort stehen auch der Beginn und das Ende des Vertragsverhältnisses sowie die zuletzt aktuelle Funktion des Zeugnisempfängers. War der Einsatzort nicht die Zentrale des Unternehmens, wird er genannt.

Nicht notwendig ist, Geburtsname, Geburtsdatum oder Geburtsort zu nennen. Die Anschrift des Empfängers gehört nicht in das Zeugnis.

Im zweiten Teil des Arbeitszeugnisses stellt sich das Unternehmen kurz vor, damit die Leser eine möglichst klare Vorstellung vom Arbeitsumfeld des Zeugnisempfängers erhalten.

Neben der Branche beschreibt das Unternehmensporträt das Geschäftsgebiet und das Selbstverständnis des Unternehmens. Informativ ist möglicherweise auch die Kundenstruktur. Hier ist auch Gelegenheit, besondere Leistungen des Unternehmens zu erwähnen.

Eventuell in knapper Form können auch Historie, Jahresumsatz und Jahresgewinn sowie die Anzahl der Mitarbeiter genannt werden.

Das Arbeitszeugnis enthält im dritten Abschnitt die umfassende Beschreibung der Tätigkeiten des Zeugnisempfängers. Der Abschnitt beginnt mit der letzten Verantwortung oder Zuständigkeit, gegebenenfalls mit dem Titel der Funktion, und vermittelt seine hierarchische Position.

Um die Entwicklung des Arbeitsverhältnisses darzustellen, werden hier auch die früheren Funktionen des Empfängers genannt – in chronologischer Reihenfolge – mit ihren Aufgaben. Sofern der Arbeitnehmer Führungsverantwortung hatte, besondere Befugnisse oder Vollmachten, werden sie hier genannt.

Um das Bild von den Aktivitäten des Zeugnisempfängers abzurunden, kann der dritte Abschnitt auch die internen und externen Qualifizierungen des Mitarbeiters nennen – falls bekannt mit den Abschlussergebnissen –, seine Mitarbeit oder Verantwortung in Projekten und seine Zusatzfunktionen im Unternehmen, zum Beispiel als Ersthelfer, Betriebsrat oder als Beauftragter.

Der vierte Abschnitt verknüpft die Arbeitsleistungen des Zeugnisempfängers mit seinen Erfolgen. Unbedingt hierhin gehört sein fachliches Können mit dem funktionsbezogenen Wissensumfang und der Wissenstiefe. Zu nennen sind auch das methodische Vorgehen sowie herausragende qualitative und quantitative Arbeitserfolge mit dem Nutzen für das Unternehmen. Führungskompetenzen oder intellektuelle Fähigkeiten können die Beschreibungen abrunden.

Bei längeren Ausführungen schließt der Abschnitt mit einer zusammenfassenden Leistungsbeurteilung.

Der fünfte Abschnitt beschreibt die sozialen Kompetenzen. Dazu gehören auch die Arbeitsbereitschaft und die Arbeitsweise sowie die Arbeitsqualität.

Auf keinen Fall fehlen dürfen das Verhalten gegenüber Führungskräften, Kollegen und Mitarbeitern – sowie gegenüber Kunden und Geschäftspartnern, sofern solche Kontakte zur Tätigkeiten gehörten.

Der sechste und letzte Abschnitt des Arbeitszeugnisses nennt den Ausstellungsort mit dem Ausstellungsdatum und wird von der Personalabteilung und der Führungskraft des Zeugnisempfängers unterschrieben. Auf mehr Inhalte haben Arbeitnehmer keinen Anspruch.

Freundlich ist jedoch, den Schluss zu ergänzen: mit einem Dank für die Leistungen, mit dem Bedauern zum Verlassen des Unternehmens und mit Wünschen für die private und berufliche Zukunft.

Beim Schlusszeugnis kann hier auch der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses stehen beziehungsweise beim Zwischenzeugnis der Grund für die Ausstellung. Ein besonders positives Signal für alle Leser des Abschlusszeugnisses ist eine Aufforderung, sich wieder zu bewerben, oder gar eine Aussage zur Wiedereinstellung.

Die Länge des Arbeitszeugnisses orientiert sich an der Funktion des Zeugnisempfängers: je wichtiger für das Unternehmen, umso umfangreicher das Zeugnis. Der Zeugnisumfang lässt sich mit dem Abstraktionsgrad der Inhalte problemlos variieren. Wissentlich Inhalte wegzulassen ist keine Option, da das Zeugnis vollständig, wahr und wohlwollend sein muss.

Die Länge der Zeugnisabschnitte richtet sich nach der Funktion.
Abschnitt Praktikant Sach- bearbeiter Gruppen-
leiter
Abteilungs- leiter
Daten 2
Zeilen
2
Zeilen
3
Zeilen
3
Zeilen
Porträt 3
Zeilen
3
Zeilen
3
Zeilen
3
Zeilen
Tätigkeiten 1
Zeile
2 – 3
Zeilen
5 – 8
Zeilen
10 – 15
Zeilen
Leistungen
und Verhalten
0 – 8
Zeilen
12 – 18
Zeilen
15 – 22
Zeilen
30 – 40
Zeilen
Abschied 1
Zeile
2
Zeilen
2 – 3
Zeilen
3 – 5
Zeilen
Gesamtlänge 7 – 15

Zeilen

21 – 28
Zeilen
28 – 39
Zeilen
49 – 66
Zeilen

Die gesetzlichen Grundlagen des Arbeitszeugnisses

Jeder Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Grundlage für den Anspruch sind § 630 BGB und § 109 GewO.

Bürgerliches Gesetzbuch, Paragraf 630[1]

Bei der Beendigung eines dauernden Dienstverhältnisses kann der Verpflichtete von dem anderen Teil ein schriftliches Zeugnis über das Dienstverhältnis und dessen Dauer fordern. Das Zeugnis ist auf Verlangen auf die Leistungen und die Führung im Dienst zu erstrecken. Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen. Wenn der Verpflichtete ein Arbeitnehmer ist, findet § 109 der Gewerbeordnung Anwendung.

 

Gewerbeordnung, Paragraf 109[2]

(1) Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Dauer und Art der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitszeugnis (qualifiziertes Arbeitszeugnis) erstrecken.

(2) Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.

(3) Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist unzulässig.

Den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis für Auszubildende regelt § 16 BBiG.

Berufsbildungsgesetz, Paragraf 16[3]

(1) Ausbildende haben den Auszubildenden bei Beendigung des Berufsausbildungsverhältnisses ein schriftliches Zeugnis auszustellen. Die elektronische Form ist ausgeschlossen. Haben Ausbildende die Berufsausbildung nicht selbst durchgeführt, so soll auch der Ausbilder oder die Ausbilderin das Zeugnis unterschreiben.

(2) Das Zeugnis muss Angaben enthalten über Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie über die erworbenen beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten der Auszubildenden. Auf Verlangen Auszubildender sind auch Angaben über Verhalten und Leistung aufzunehmen.

Das Zeugnis gibt Auskunft, wie der Arbeitgeber die Leistungen und das Verhalten des Zeugnisempfängers beurteilt. Es muss daher alle wesentlichen Tatsachen und Bewertungen enthalten, die für die Gesamtbeurteilung von Bedeutung und für zukünftige Arbeitgeber von Interesse sind.

Die Formulierungen im Zeugnis sind dem Arbeitgeber überlassen, solange das Zeugnis nichts Falsches enthält. Der Arbeitgeber kann daher auch darüber entscheiden, welche Leistungen er stärker hervorheben will als andere.

Die Wirkung des Arbeitszeugnisses

Wenn Marketing die Marktorientierung aller Unternehmensbereiche ist, zählt auch der Personalbereich dazu. Über die Arbeitszeugnisse des Personalbereichs wird gesprochen – in der Familie, mit Experten, in anderen Unternehmen, … Insoweit bedient das Zeugnis das Marketinginstrument der Mund-zu-Mund-Propaganda.

Arbeitszeugnisse zeigen in der Öffentlichkeit die Qualität der Personalarbeit: dem Empfänger des Zwischenzeugnisses oder des Schlusszeugnisses, dem Personaler des nächsten Arbeitgebers, eben jedem, der das Zeugnis liest. Arbeitszeugnisse vermitteln, in welcher Qualität im Personalbereich des ausstellenden Unternehmens gearbeitet wird, ob dort wirklich Profis am Werke sind.

Zunächst ist der äußere Eindruck entscheidend – wird wirklich die gewünschte optische, haptische und emotionale Wirkung durch die Form bewirkt? Dazu gehören Papierauswahl, Rechtschreibung, korrekte Grammatik und sprachlicher Stil ebenso wie das Berücksichtigen der Zeugniskonventionen und das Wiedererkennen der visuellen Unternehmensmerkmale wie Logo oder Hausschrift.

Das Zeugnis verrät der Öffentlichkeit die Ansprüche des Unternehmens, denn es zeigt, wie respektvoll das Unternehmen mit seinen Mitarbeitern umgeht. Was hält das Unternehmen für erwähnenswert und was erwähnt es nicht?

Stellvertretend für das gesamte Unternehmen offenbart der Personalbereich mit seinen Arbeitszeugnissen – ob bewusst oder unbewusst – die Identität und das Selbstverständnis des Unternehmens, da er exemplarisch Charakteristisches des Unternehmens veröffentlicht. Das Arbeitszeugnis transportiert komprimiert sowohl die Corporate Identity – die definierte Gesamtstrategie –, die Corporate Culture – das praktizierte Unternehmensverhalten – und die Corporate Communication – die gewünschte Kommunikationskultur des Unternehmens. 

Die Wirkung der Einleitung

Die Einleitung zeigt die Professionalität des Personalbereichs und damit auch des Unternehmens durch die Prägnanz und die Vollständigkeit der Daten:

  • Enthält der Eingangssatz alle notwendigen Informationen?
  • Auf welche fakultativen Informationen verzichtet die Einleitung?
  • War der Zeugnisempfänger im Unternehmen nur „beschäftigt“ oder „tätig“ oder „arbeitete“ er dort?
  • War das Arbeitsverhältnis unbefristet oder nur für eine feste Dauer vereinbart?
  • Werden die Daten in zwei, maximal drei Zeilen genannt?

Die Wirkung des Unternehmensporträts

Das Porträt zeichnet das gewünschte Unternehmensprofil in der Öffentlichkeit. Dazu vermittelt es glaubwürdig und eigenständig das Einzigartige des Unternehmens.

Um Wirkung in der Öffentlichkeit zu erzielen, wird das Porträt stets gleich formuliert und an möglichst vielen Stellen eingesetzt. Es enthält die Unique Selling Proposition (USP) des Unternehmens als beständig zu kommunizierende Aussage.

Das Porträt ist also eine kurze Beschreibung des Unternehmens, damit die Leser eine Vorstellung vom Unternehmen bekommen. Neben der USP enthält es:

  • Die Branche, in der Unternehmen aktiv ist
  • Die Produkte oder Dienstleistungen, die das Unternehmen anbietet

Auch wenn die Arbeitszeugnisse eines Unternehmens bislang noch kein Porträt enthielten, verfügt die Personalabteilung wahrscheinlich bereits über eine Formulierung, die sie auch in Arbeitszeugnissen einsetzen kann: Sie findet sie in ihren Stellenausschreibungen. Die Formulierung zu verwenden ist kein Plagiat, sondern entspricht der Absicht, die Aussage beständig zu kommunizieren.

Beispiele:

[4]

 

 

 

 

[5]

 

 

 

 

[6]

 

 

 

[7]

 

 

 

 

 

Obwohl einfach umzusetzen, nutzen noch längst nicht alle Unternehmen ihre Zeugnisse, um ihr Unternehmen zu beschreiben. Eine rechtliche Verpflichtung dazu existiert nicht, auch kein Verbot.

Doch selbst wenn Personaler den Marketingaspekt beiseitelassen, entspricht das Unternehmensporträt dem Zweck des Arbeitszeugnisses, da das Zeugnis auch Auskunft geben soll zu den beruflichen Erfahrungen des Zeugnisempfängers. Dazu gehört eben auch, ob er in einem Familienunternehmen oder in einem Konzern gearbeitet hat und womit sich das Unternehmen beschäftigt.

Mit dem Unternehmensporträt erhält der Leser wichtige zusätzliche Informationen zum Praxiswissen des Arbeitnehmers: von der Organisationsstruktur, in der er gearbeitet hat, von den Produkten und Dienstleistungen, mit denen er zu tun hatte, und eben auch von der Unternehmensphilosophie, mit der er sich identifiziert hatte oder auch nicht. Jedenfalls vervollständigt es das Bild des rekrutierenden Personalers von einem Bewerber und hilft, einschätzen zu können, ob der Kandidat zum Unternehmen passt.

Selbstverständlich hat das Porträt im Arbeitszeugnis keine verkäuferische Funktion, da das Zeugnis den Arbeitnehmer, seine Tätigkeiten und Kompetenzen, seine Leistungen und Erfolge im Unternehmen zum Thema hat. Und genau dafür kann das Porträt wertvolle Hinweise geben.

Beispiele aus der Praxis:

[8]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[9]

 

 

 

 

 

 

[10]

 

 

 

 

[11]

 

 

 

 

 

 

 

 

Die Wirkung der Tätigkeitsbeschreibung

Weil im Zeugnis steht, was der Mitarbeiter gearbeitet hat, veröffentlicht das Unternehmen Informationen, die es womöglich gar nicht preisgeben will – etwa an seine Wettbewerber, vielleicht auch an Kunden. Es offenbart eventuell Prozesse, die es nicht kundtun will. Professionelle Personaler berücksichtigen den Aspekt der Diskretion beim Beschreiben der Tätigkeiten, indem sie besonders vorsichtig, vielleicht auch eher allgemein, die übernommenen Aufgaben benennen. Umsicht ist angebracht vor allem bei internen Bezeichnungen.

  • Gehört in das Zeugnis unbedingt die präzise Berichtspflicht des Mitarbeiters?
  • Lässt sich nicht besser die genaue interne Bezeichnung der Funktion vermeiden, dessen Stellvertretung der Mitarbeiter übernommen hatte?
  • Die Hauptaufgaben gehören notwendig in das Zeugnis, sonst könnte es seine Funktion nicht erfüllen. Die Hauptaufgaben für die Funktion sind sicher allgemein bekannt, sodass ein Weglassen als negativer Hinweis interpretiert werden könnte.
  • Sonderaufgaben könnten schon eher mit inoffiziellen Aktivitäten verbunden sein.
  • Bei der Mitarbeit in Projekten und Ausschüssen muss vielleicht nicht der präzise interne Name genannt werden, sondern es reicht womöglich eine allgemeinere Bezeichnung, die dann auch von Personen außerhalb des Unternehmens besser zu verstehen sind.
  • Prokura oder Kreditkompetenzen fallen sicher nicht unter die heiklen Informationen.

 

  • Die Anzahl der Mitarbeiter in einer Organisationseinheit kann Auskunft geben über die Unternehmensstrategie in diesem Bereich.
  • Budget und Umsatz, die ein Mitarbeiter verantwortete, geben sicher Hinweise auf die Bedeutsamkeit des Bereichs im Unternehmen.
  • Die Entwicklung eines Mitarbeiters im Unternehmen zu beschreiben, ist für das Marketinginstrument Arbeitszeugnis eine gute Möglichkeit, exemplarisch die Attraktivität des Unternehmens zu zeigen.
  • Die internen Bezeichnungen auch der früheren Funktionen im Unternehmen sind eher diskret zu behandeln.

Die Tätigkeiten des Zeugnisempfängers umsichtig zu beschreiben gelingt umso leichter, wenn sich der Personaler vorstellt, welche Informationen sein Unternehmen nicht ohne Weiteres an Wettbewerber weitergeben würde:

  • Was gibt es in dieser Funktion zu tun?
  • Was gehört nicht zu den Tätigkeiten in dieser Funktion?
  • In welchem organisatorischen Zusammenhang steht diese Funktion?
  • Über welches Budget verfügt diese Organisationseinheit?

Der Formulierungsstil der Tätigkeitsbeschreibung

Professionell ist das gesamte Zeugnis geschrieben: korrekt in Orthografie, Grammatik und Stil. Das gilt auch für die Tätigkeitsbeschreibung. Wenn die Rechtschreibung einmal als Selbstverständlichkeit außen vor bleibt, bleiben noch Sprachlehre und Ausdrucksweise.

Um bei der Beschreibung der Tätigkeiten eine positive Wirkung zu erzeugen, benutzen Personaler eher das Aktiv als das Passiv, weil aktive Formulierungen leichter verständlich und dynamischer sind als passive und prägnanter wirken.

Beispiele passiver Formulierungen Beispiele aktiver Formulierungen
„Er wurde erfolgreich ausgebildet.“ „Er beendete die Ausbildung erfolgreich.“
„Die Aufgabe wurde ihr übertragen.“ „Sie übernahm die Aufgabe.“
„Er wurde zum Abteilungsleiter bestellt.“ „Er übernahm die Abteilung.“
„Sie wurde versetzt.“ „Sie erhielt eine neue Funktion.“

Wie das Zeugnis insgesamt verlangt auch die Tätigkeitsbeschreibung Prägnanz. Personaler beschreiben daher die Tätigkeit mit so wenigen Worten wie möglich und so vielen Worten wie nötig. Dabei achten sie genau auf die Wahl ihrer Worte, damit die Leser die beabsichtigte Bedeutung sofort verstehen. Und sie verwenden einfache Worte.

Beispiele unpassender Formulierungen Beispiele prägnanter Formulierungen
„Er fand Verwendung als Bote.“ „Er arbeitete als Bote.“
„Sie war hier ununterbrochen tätig.“ „Sie arbeitete hier von … bis ….“
„Er scheidet aus.“ „Er verlässt unser Unternehmen.“
„Sie gab laufend Daten ein.“ „Sie arbeitete als Datentypistin.“

Die Wirkung der Leistungsbeschreibung

Das Arbeitszeugnis testiert, was der Zeugnisempfänger geleistet hat und mit welchen Ergebnissen. In diesem Abschnitt vermittelt es auch, was im Unternehmen als Leistung betrachtet wird und welche Leistungen das Unternehmen verlangt.

Außenstehenden gibt das Zeugnis hier Hinweise, was Mitarbeiter in dieser Funktion in diesem Unternehmen können und wie ihr Können eingeschätzt wird. Der Personalbereich offenbart also, welche Kompetenzen und Qualifikationen das Unternehmen für die betreffende Funktion verlangt und wie sie bewertet werden.

Beim Schreiben des Zeugnisses haben professionelle Personaler stets auch die Öffentlichkeitswirksamkeit vor Augen:

  • Welche Leistungen verlangt das eigene Unternehmen, aber auch andere in dieser und vergleichbaren Funktionen?
  • Was sind außerordentliche Leistungen in dieser Funktion im eigenen Unternehmen, aber auch im Vergleich zu anderen Unternehmen?
  • Wie bewertet das eigene Unternehmen, aber auch: Wie bewerten andere die erbrachten Leistungen?
  • Welche Leistungen und Zusatzleistungen erwartet das eigene Unternehmen in dieser Funktion, die andere Unternehmen nicht erwarten?

Der Personaler vermittelt mit seinen Inhalten in Zeugnissen, welche Anforderungen sein Unternehmen an Funktionen stellt. Fachkundig nutzt er dazu geeignete Techniken:

  • Sämtliche Leistungen zu nennen entspricht der Wahrheitspflicht.

 

  • Die wichtigsten Leistungen stehen am Anfang.
Beispiele abwertender Reihenfolgen Beispiele aufwertender Reihenfolgen
„Er verantwortete den Einkauf von Büromaterial und Maschinen.“ „Er verantwortete den Einkauf von Maschinen und Büromaterial.“
„Sie organisierte Reisen der Mitarbeiter und Aufsichtsratssitzungen.“ „Sie organisierte Aufsichtsratssitzungen und Reisen der Mitarbeiter.“
„Er erfasste Buchungsdaten und bereitete Controllingdaten auf.“ „Er bereitete Controllingdaten auf und erfasste Buchungsdaten.“
„Sie verwaltete das Archiv und die Vorstandskorrespondenz.“ „Sie verwaltete die Vorstandskorrespondenz und das Archiv.“
  • Beschrieben wird, wo der Zeugnisempfänger die Leistungen und Ergebnisse erbrachte.
Beispiele eingeschränkter Bereiche Beispiele umfassender Bereiche
„Er galt im Verband als Fachmann.“ „Er galt im Unternehmen als Fachmann.“
„Sie zeigte in diesem Projekt ihre organisatorischen Fähigkeiten.“ „Sie zeigte in ihrem Aufgabengebiet ihre organisatorischen Fähigkeiten.“
„Er bewältigte die übertragenen Aufgaben.“ „Er bewältigte alle Aufgaben.“
„Sie setzte sich im Rahmen ihrer Fähigkeiten ein.“ „Sie meisterte sämtliche Aufgaben.“
  • Für jede positive Aussage zu Leistungen und Ergebnissen wird die Dauer oder Häufigkeit genannt.
Beispiele eingeschränkter Gültigkeit Beispiele umfassender Gültigkeit
„Er arbeitete insgesamt nach seinen Vorgaben.“ „Seine Arbeitsergebnisse übertrafen stets die Erwartungen.“
„Mit ihren Leistungen waren wir zufrieden.“ „Mit allen ihren Leistungen waren wir jederzeit außerordentlich zufrieden.“
„Seine Leistungen waren ausgezeichnet.“ „Seine Leistungen waren immer ausgezeichnet.“
„Sie entwickelte Eigeninitiative.“ „Ihre Eigeninitiative faszinierte beständig alle, die mit ihr zusammen arbeiteten.“
  • Bei sämtlichen positiv bewerteten Leistungen stehen positive Ergebnisse.
Beispiele eingeschränkter Ergebnisse Beispiele positiver Ergebnisse
„Er kümmerte sich um die Reklamationen der Kunden.“ „Er klärte mit Kunden erfolgreich Reklamationen.“
„Ihre Aufgaben erforderten ein umfassendes Spezialwissen.“ „Sie nutzte zum Erledigen ihrer Auf-gaben ihr umfassendes Spezialwissen.“
„Er führte Verhandlungen mit Kunden.“ „Er führte Verhandlungen mit Kunden zu tragfähigen Ergebnissen.“
„Sie war einsatzbereit.“ „Sie setzte sich wirkungsvoll ein.“

Die Wirkung der Verhaltensbeschreibung

Beim Bewerten des Verhaltens zeigt sich das stilistische Können des Personalbereichs besonders deutlich. Zwar existiert kein rechtliches Verbot offener Kritik in Zeugnissen, doch gilt es, wegen der Wohlwollenspflicht offen negative Aussagen zu vermeiden. Der Personalbereich schreibt also ausnahmslos positive Arbeitszeugnisse, die sich jedoch sich durch das Maß an positiven Bewertungen unterscheiden.

Im Bewusstsein der verschiedenen Leser des Zeugnisses bewegt sich der Personaler auf dem schmalen Grad zwischen der Verständlichkeit für die unterschiedlichen Lesergruppen, der personalwirtschaftlichen Gepflogenheiten allgemein und der nuancierten Abstufungen des eigenen Unternehmens. Ob er will oder nicht, hier zeigt er seine Professionalität im Schreibstil und die seines Unternehmens gleich mit.

Als Grundlage für die bewertende Beschreibung des Verhaltens hat er oft nur Aussagen aus dem unter­nehmens­internen Beurteilungs­system vorliegen mit Abstufungen auf einer meist fünfgliedrigen Skala. In der Praxis entsprechen die Beurteilungen der Führungskräfte jedoch nicht der zu erwartenden Glockenform der Gaußschen Normalverteilung, sondern die positiven Werte haben in aller Regel ein deutliches Übergewicht.

  • Leistungen und Verhalten waren stets hervorragend. – Solche Mitarbeiter sind selten. Der Personaler muss entscheiden, ob er der Öffentlichkeit und künftigen Arbeitgebern des Zeugnisempfängers weismachen will, das Verhalten oder die Leistungen gehörten zu den zwei Prozent im Spitzenbereich.
Formulierungen für Spitzenleistungen

„Er hat seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.“

„Wir waren mit ihren Leistungen immer außerordentlich zufrieden.“

„Seine Leistungen haben stets in jeder Hinsicht unsere vollste Anerkennung gefunden.“

„Sie hat unsere Erwartungen immer und in allerbester Weise erfüllt.“

 

Formulierungen für Spitzenverhalten

„Sein Verhalten zu Führungskräften, Kollegen, Mitarbeitern und Kunden war stets vorbildlich.“

„Ihr kollegiales Wesen sicherte ihr stets ein sehr gutes Verhältnis zu Führungskräften, Kollegen und Mitarbeitern.“

„Er wurde von Führungskräften, Kollegen und Kunden ausnahmslos als freundlicher und intelligenter Mitarbeiter geschätzt.“

„Sein Verhalten zu Führungskräften, Kollegen und Kunden war stets hervorragend.“

  • Leistungen und Verhalten waren überdurchschnittlich. – Führungskräfte tendieren dazu, ihren Mitarbeitern überdurchschnittliche Leistungen und ebensolches Verhalten zu bescheinigen. Und Mitarbeiter lassen sich gerne so beurteilen – gerade wenn sie das Unternehmen wechseln wollen.Der Personaler, der das Zeugnis schreibt, hält sich vor Augen, wer das Zeugnis liest und ob der Eindruck, der durch das Arbeitszeugnis entsteht, mit der Realität übereinstimmt.
Formulierungen für überdurchschnittliche Leistungen

„Er erledigte seine Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.“

„Wir waren mit ihren Leistungen immer völlig zufrieden.“

„Seine Leistungen waren überdurchschnittlich.“

„Sie entsprach unseren Erwartungen in jeder Hinsicht und in bester Weise.“

 

Formulierungen für überdurchschnittliches Verhalten

„Sein Verhalten zu Führungskräften, Kollegen, Mitarbeitern und Kunden war vorbildlich.“

„Ihr kollegiales Wesen sicherte ihr stets ein gutes Verhältnis zu Führungskräften, Kollegen und Mitarbeitern.“

„Seine Verhalten zu Führungskräften, Kollegen und Kunden war hervorragend.“

„Sie arbeitete stets engagiert mit anderen zusammen und gab ihrem Team dabei sehr wertvolle Impulse.“

  • Leistungen und Verhalten entsprachen vollständig den Anforderungen. – Die Normalverteilung zugrunde gelegt, müssten mehr als die Hälfte aller Arbeitnehmer vollständig den Anforderungen entsprechen, die ihre Funktion, ihre Führungskraft und ihr Unternehmen an sie stellt.Folglich müsste die Mehrheit der Arbeitszeugnisse genau diese Zufriedenheit mit den Leistungen und dem Verhalten attestieren, um die Glaubwürdigkeit des Zeugnis ausstellenden Unternehmens und die Professionalität seiner Personaler zu zeigen.Der Empfänger des Zeugnisses liest bei dieser Bewertung in seinem Zeugnis, er war weder unterfordert noch überfordert, weder unterbezahlt noch überbezahlt, sondern er hat seine vertraglichen Verpflichtungen vollständig erfüllt.
Formulierungen für anforderungsgerechte Leistungen

„Er hat die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt.“

„Sie hat ihre Aufgaben stets zu unserer Zufriedenheit erfüllt.“

„Seine Leistungen waren stets zufriedenstellend.“

„Sie hat unseren Erwartungen in jeder Hinsicht entsprochen.“

 

Formulierungen für anforderungsgerechtes Verhalten

„Sein Verhalten zu Mitarbeitern und Führungskräften war vorbildlich.“

„Ihr Verhalten zu Führungskräften und Mitarbeitern war korrekt.“

„Sein Verhalten zu Führungskräften und Kollegen war partnerschaftlich.“

„Sie verhielt sich jederzeit angemessen gegenüber Führungskräften, Kollegen und Kunden.“

  • Leistungen und Verhalten entsprachen mit Einschränkungen den Anforderungen. – Wenn sich ein Unternehmen von einem Mitarbeiter trennt, passten seine Leistungen oder sein Verhalten nicht zu den Anforderungen der Funktion. Eine solche Inkompatibilität muss sich in einem professionellen Zeugnis wiederfinden – trotz der gebotenen Wohlwollenspflicht.

Der Personaler, der das Zeugnis schreibt, hat die Aufgabe, bei der Wahrheit zu bleiben und mit positiven Formulierungen die Abweichungen von den Anforderungen zu vermitteln. Er vermeidet Schuldzuweisungen und wählt Formulierungen, die einem kundigen Personaler die Situation vermittelt, ohne zu detailliert zu werden.

Formulierungen für Leistungen, die eingeschränkt den Anforderungen entsprachen

„Er erledigte die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit.“

„Mit ihren Leistungen waren wir zufrieden.“

„Seine Leistungen entsprachen unseren Erwartungen.“

„Sie arbeitete zufriedenstellend.“

 

Formulierungen für Verhalten, das eingeschränkt den Anforderungen entsprach

„Sein Verhalten zu Führungskräften war vorbildlich.“

„Ihr Verhalten zu Mitarbeitern war einwandfrei.“

„Sein Verhalten zu Kollegen war kameradschaftlich.“

„Ihr Verhalten gegenüber Führungskräften gab zu Beanstandungen keinen Anlass.“

  • Leistungen und Verhalten entsprachen zum Teil den Anforderungen. – Wohl nur äußerst selten bescheinigt ein Arbeitszeugnis, ein Arbeitnehmer habe seine Aufgaben nur zum Teil erfüllt. Bei langer Zugehörigkeit zum Unternehmen sinkt die Wahrscheinlichkeit gegen Null, da sowohl Führungskraft wie Personalbereich schon früher auf Veränderungen gedrängt haben dürften.

Der Personaler hat die Aufgabe, auch außenstehenden Lesern des Zeugnisses zu vermitteln, welche Leistungen und welches Verhalten deutliche Abweichungen von den Erwartungen zeigten, und zu vermeiden, den Besetzungsfehler als eigene Inkompetenz darzustellen. Gleichfalls unterlässt er Aussagen, die der beruflichen Entwicklung des Zeugnisempfängers entgegenstehen könnten.

Formulierungen für Leistungen, die zum Teil den Anforderungen entsprachen

„Er erledigte die ihm übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit.“

„Sie führte die ihr übertragenen Aufgaben mit Interesse aus.“

„Er hatte Gelegenheit, die ihm übertragenen Aufgaben zu erledigen.“

„Sie erfasste das Wesentliche und bemühte sich um sinnvolle Lösungen.“

 

Formulierungen für Verhalten, das zum Teil den Anforderungen entsprach

„Sein Verhalten war insgesamt einwandfrei.“

„Sie zeigte für ihr Team Verständnis und Interesse.“

„Er setzte sich im Rahmen seiner Möglichkeiten für seine Kunden ein.“

„Sie war bestrebt, ihre Kollegen zu unterstützen.“

Ergänzend zu den Techniken, die der Personaler bereits bei der Beschreibung der Leistungen und Erfolge einsetzt, nutzt er weitere, manchmal subtilere.

  • Zeugnisempfänger empfinden oft positive Aussagen zu selbstverständlichen Verhaltensweisen, die Ihnen wichtig erscheinen, als Wertschätzung. Professionelle Zeugnisleser interpretieren Hinweise auf Selbstverständlichkeiten eher als das Fehlen relevanter Handlungen und Leistungen.

Der Zeugnisersteller kann mit dem Erwähnen von Selbstverständlichem signalisieren, der Mitarbeiter habe kaum Wesentliches geleistet, wobei er allerdings darauf verzichtet, anderen Lesern einen plastischen Eindruck von der Funktion zu geben, auf die sich das Zeugnis bezieht.

Beispiele für Selbstverständlichkeiten

„Er war immer ehrlich, fleißig und pünktlich.“

„Sie hat alle Arbeiten ordnungsgemäß erledigt.“

„Er hat sich im Rahmen seiner Fähigkeiten eingesetzt.“

„Sie zeigte für Ihre Arbeit Verständnis.“

  • Noch deutlicher als Selbstverständlichkeiten zu nennen, wird die Unzufriedenheit durch das offensichtliche Fehlen einzelner Zeugniskomponenten gezeigt – seien es Verhaltensweisen, Ergebnisse, Zeitfaktoren oder gar ganze Zeugnisteile.

Erfahrene Zeugnisleser erkennen, wenn übliche Elemente in Beschreibungen ausgelassen sind, doch offenbleibt dann, ob das Fehlende im ausstellenden Unternehmen nicht zur Funktion gehört oder ob der Zeugnisempfänger dieses Element nicht zufriedenstellend ausgeführt hat.

Funktionsbezogene notwendige Aussagen in Zeugnissen
Bei Verkäufern
  • Umgang mit Kunden
Bei Technikern
  • Ergebnisse
Bei Buchhaltern
  • Sorgfalt
Bei Führungskräften
  • Motivierung

Zu unterschiedlichem Verständnis bei ungeübten gegenüber erfahrenen Zeugnislesern führt die Verneinung von Negativem – die Litotes. Während in der Alltagssprache die Bewertung „nicht unerheblich“ meist positiv verstanden wird, verweist die Litotes im Zeugnis auf Negatives. Die Verneinung von Negativem signalisiert nicht vorhandenes Positives.

Beispiele für verneinte negative Aussagen und ihre Bedeutungen
„Es kam nie zu Klagen.“
  • Es kam nie zu Würdigungen.
„Sie erreichte nicht unbedeutende Verbesserungen.“
  • Sie erreichte keine bedeutenden Verbesserungen.
„Sein Verhalten war untadelig.“
  • Sein Verhalten verdiente keine Auszeichnung.
„Die Zusammenarbeit mit ihr funktionierte reibungslos.“
  • Die Zusammenarbeit mit ihr führte zu keinen positiven Ergebnissen.

Da das Weglassen von Inhalten in Zeugnissen oder auch das verdeckte Andeuten von Kritik der Wahrheitspflicht widersprechen, schreiben Personaler in affirmativem Stil: Sie erwähnen sämtliche Tätigkeiten und bewerten die Leistungen sowie das Verhalten wahrhaftig und wohlwollend – mit nuanciert abgestuften positiven Formulierungen.

Die Wirkung des Schlussabsatzes

In der Schlusssequenz steht, ob der Arbeitnehmer gekündigt hat. Ist ihm gekündigt worden, endete das Arbeitsverhältnis „einvernehmlich“. Endet das Arbeitsverhältnis zu einem unüblichen Termin, wurde wahrscheinlich fristlos gekündigt.

Eine plausible Begründung kann dem Zeugnisleser verdeutlichen, welche Gründe die Beendigung des Arbeitsvertrags hat. Andeutungen und Abwertungen verbieten sich.

Beispiele für unpassende Begründungen zum Beendigen des Arbeitsverhältnisses Beispiele für angemessene Begründungen zum Beendigen des Arbeitsverhältnisses
„Das Arbeitsverhältnis wurde aus organisatorischen Gründen beendet.“ „Wegen einer Reorganisation unseres Bereichs IT mussten wir uns von ihm trennen.“
„Sie verlässt uns, um sich finanziell zu verbessern.“ „Das Arbeitsverhältnis endet mit einem Vorruhestandsvertrag.“
„Er scheidet aus persönlichen Beweggründen aus.“ Er verlässt unser Unternehmen, um sein Studium aufzunehmen.“
„Sie hat das Arbeitsverhältnis gekündigt, um in einem anderen Unternehmen tätig zu werden.“ „Sie hat das Arbeitsverhältnis fristgerecht gekündigt.“

Auch wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Dank, Bedauern oder Zukunftswünsche seines Unternehmens hat, drücken diese Inhalte die positive Haltung des Personalbereichs zu seinen Mitarbeitern aus, auch wenn sie das Unternehmen verlassen.

Allerdings gilt auch hier, am Ende des Arbeitszeugnisses, aufrichtig und klar zu vermitteln, wie positiv die Inhalte gemeint sind.

Beispiele von missverständlichem
Dank und Wunsch
Beispiele von klarem
Dank und Wunsch
„Wir wünschen ihr bei ihrem neuen Arbeitgeber viel Erfolg.“ Wir wünschen ihr weiterhin viel Erfolg.“
„Für seinen Entschluss danken wir ihm.“ „Für seine Leistungen danken wir ihm.“
„Wir verlieren mit ihrem Ausscheiden eine vielseitige Praktikerin.“ „Wir bedauern ihren Entschluss außerordentlich.“
„Wir wünschen ihm auf seinem weiteren Berufsweg alles Gute.“ „Wir würden ihn sehr gerne wieder in unser Team aufnehmen.“

Einen Geheimcode gibt es nicht

Wenn Personaler professionelle Zeugnisse schreiben, verwenden sie zeugnisrelevante und stilistische Techniken und nutzen insoweit eine Fachsprache, um die Bewertungen, die Inhalte des Zeugnisses sind, zu vermitteln. Die Techniken sind hinlänglich bekannt und Interessierte können sich leicht dazu informieren.

Für uninformierte Leser sind zwar die Details der Zeugnissprache nicht immer sofort zu erkennen, doch lässt sich daraus nicht die Behauptung ableiten, es gäbe einen Geheimcode für Zeugnisse.

Im Gegenteil. Professionelle Personaler formulieren Zeugnisse verstehbar sowohl für die Zeugnisempfänger wie auch für Fachleute – auch wenn einige Textbausteine verwenden. Die Begriffe in Zeugnisse sind allgemein verständlich, damit sie ihren Zweck erfüllen, nämlich zu informieren.

Zeugnisse werden für die Leser geschrieben. Deshalb sind die klar formuliert, vermitteln das Gemeinte und sind Beispiele für die Qualität des ausstellenden Unternehmens.

Arbeitszeugnisse müssen wohlwollend formuliert sein und ihr Inhalt muss der Wahrheit entsprechen. Sie enthalten keine versteckten Boshaftigkeiten – wohl aber Formulierungen, die die Wohlwollenspflicht des Zeugnisgebers nuancieren. Erfahrene Personaler kennen die Stilelemente und ihre Wirkung.

Vorteile des Arbeitszeugnisses als Marketinginstrument

Arbeitszeugnisse sind geeignet, um sowohl dem Zeugnisempfänger wie auch anderen Lesern einen positiven und professionellen Eindruck des ausstellenden Unternehmens zu geben.

Zeugnisse bieten die Möglichkeit, das ausstellende Unternehmen kurz vorzustellen, damit die Leser eine – genauere – Vorstellung vom Geschäftsgebiet und dem Selbstverständnis bekommen.

Die Beschreibung im Abschnitt Porträt von Arbeitszeugnissen kann die Bekanntheit des Unternehmens erweitern, insbesondere weil Zeugnisse intensiv gelesen werden.

In Arbeitszeugnissen kann das Unternehmensimage für alle, denen es noch nicht vertraut ist, geklärt werden.

Sofern Arbeitszeugnisse professionell verfasst sind, unterstützen das positive Image das ausstellenden Unternehmens.

Negative Stilelemente, ihre Wirkung und Vermeidung
Stilelement Wirkung Vermeidung
„bestätigen“, „beschei- nigen“, „versichern“ distanziert einfache Aussagesätze
„gelten“, „verstehen“, „kennen lernen“ missverständlich einfache Verben und Aussagesätze
Passivsätze Passivität des Zeugnisempfängers Formulierungen im Aktiv
Konjunktivsätze irrealer Inhalt Indikativsätze
Schachtelsätze ermüdend, kompliziert mehrere kurze Sätze
Unternehmens-spezifische Ausdrücke und Abkürzungen unverständlich allgemein verständliche Bezeichnungen
Geknicktes oder neutrales Papier schlampig, distanziert, missachtend ungefalteter Bogen mit dem Unternehmenslogo
Rechtschreib-, Formu- lierungs-, Stilfehler inkompetent, unprofessionell fehlerfreies Schreiben
Ausrufezeichen aggressiv ohne Ausrufezeichen
Anführungszeichen distanziert nur bei internen Bezeichnungen
Grammatische erste Person wenig objektiv neutraler Stil – außer im Schlussabsatz
Nur einmal erwähnter Name ermüdend, desinteressiert Wiederholung des Namens mit „Herr“ beziehungsweise„Frau“
Zeitfehler verwirrend, inkompetent Zwischenzeugnis im Präsens, Abschlusszeugnis im Imperfekt
Keine Absätze, keine Leerzeilen unstrukturiert, abschreckend mit Absätzen und Leerzeilen
Litotes – wie „untadelig“, „ungetrübt“ negativ, altbacken affirmative Formulierungen
Mehrdeutigkeiten – wie „kritischer Mitarbeiter“, „heiterer Charakter“ versteckte Kritik eindeutige Formulierungen mit Techniken der Nuancierung
Das Unternehmen als bekannt voraussetzen unverständlich, überheblich kurze Vorstellung des Unternehmens
Inadäquater Umfang beliebig, unangebracht Umfang entsprechend Funktion und Unternehmenszugehörigkeit

Quellen

[1] Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 630 Pflicht zur Zeugniserteilung, Stand 2002
[2] Gewerbeordnung (GewO) § 109 Zeugnis, Stand 2003
[3] Berufsbildungsgesetz (BBiG) § 16 Zeugnis, Stand 2014
[4] www.123recht.net
[5] www.arbeitszeugnis.de
[6] www.g-wie-gastro.de
[7] Christian Pfautsch. Stellenanzeigen
[8] Mainova AG
[9] Stadtwerke Frankfurt am Main Holding GmbH
[10] VerkehrsGesellschaft Frankfurt am Main GmbH
[11] Kurita Europe GmbH

Kommas setzen

Standard

Nicht nach Gefühl, sondern nach Regeln

Bei der Kommasetzung stehen vielen die Haare zu Berge, obwohl die Aufgabe des Kommas klar und einfach ist: Kommas trennen in Sätzen Sinnabschnitte voneinander, sie sind Gliederungszeichen, die an grammatisch definierten Stellen Wörter, Wortgruppen oder Teilsätze vom übrigen Satz abgrenzen.

Wörter sind selbstständige sprachliche Bedeutungseinheiten, die orthografisch durch Leerstellen im Schriftbild abgegrenzt werden. Zum Beispiel:

  • „Haus“
  • „groß“
  • „stehen“

Die deutsche Sprache hat zehn Wortarten: Verb, Substantiv, Adjektiv, Artikel, Pronomen, Numerale und Adverb, Präposition, Konjunktion, Interjektion.[1]

 

Wortgruppen sind aus Wörtern zusammengesetzte begriffliche Einheiten, etwa:

  • „Michaels Buch“ – Substantiv und Substantiv
  • „an der alten Scheune“ – Präposition, Artikel, Adjektiv und Substantiv
  • „lustige Bilder“ – Adjektiv und Substantiv

 

Teilsätze sind Hauptsätze oder Nebensätze innerhalb eines Satzes. Hauptsätze bilden eine abgeschlossene Sinneinheit. Nebensätze bilden keine abgeschlossene Sinneinheit, sondern sind an einen übergeordneten Teilsatz – einen Hauptsatz oder einen anderen Nebensatz – angebunden und von ihm abhängig. Zum Beispiel:

  • „Der Erste geht, der Zweite kommt.“ – Hauptsatz und Hauptsatz
  • „Er sah die Frau, die ein rotes Kleid trug, über die Straße gehen.“ – Hauptsatz mit eingeschobenem Nebensatz
  • „Er ist sicher, dass er die Aufgabe lösen kann.“ – Hauptsatz und Nebensatz

Kommas gliedern in der geschriebenen Sprache einen Satz in Abschnitte, um ihn leichter lesbar oder erst verständlich zu machen. Kommas an den falschen Stellen erschweren das Lesen und das Verstehen eines Satzes.

Bei Aufzählungen

Wohl am bekanntesten ist die Regel, in Aufzählungen Kommas zwischen die Wörter zu setzen. Etwas präziser formuliert:

Das Komma steht bei Aufzählungen zwischen gleichrangigen Wörtern und Wortgruppen, sofern sie nicht durch beiordnende Konjunktionen verbunden sind.[2]

Gleichrangig sind Wörter gleicher Wortart, zum Beispiel:

  • Substantive, etwa: „Feld“, „Wald“, „Wiese“ – Zwischen Substantiven steht ein Komma: „Wir gingen durch Felder, Wälder, Wiesen.“
  • Adjektive, etwa: „bequem“, „angenehm“, „komfortabel“ – Zwischen Adjektiven steht ein Komma: „Das ist ein bequemer, angenehmer, komfortabler Sessel.“
  • Verben, etwa: „sägen“, „hobeln“, „hämmern“ – Zwischen Verben steht ein Komma: „Er sägte, hobelte, hämmerte die ganze Nacht.“

Gleichrangige Wortgruppen sind zum Beispiel gleiche Satzteile:

  • Etwa als Subjekte: „Herein kamen ein Mann, eine Frau, ein Kind.“ – Zwischen Subjekten steht ein Komma.
  • Etwa als Adverbiale: „Wir trafen uns dreimal: am Morgen, am Mittag, am Abend.“ – Zwischen Adverbialien gleicher Art steht ein Komma.
  • Etwa als Objekte: „Am Strand fand sie einen kleinen Krebs, eine hübsche Muschel, einen glänzenden Stein.“ – Zwischen Objekten gleicher Art steht ein Komma.

Beiordnende – vergleichende und reihende – Konjunktionen, die statt eines Kommas stehen, sind: „und“, „sowie“, „oder“, „beziehungsweise“, „respektive“, „wie“, „entweder … oder“, „nicht … noch“, „sowohl …als auch“, „sowohl … wie auch“, „weder … noch“[3]. Zum Beispiel in den Sätzen:

  • „Im Regal liegen Bücher und Bälle sowie Schuhe.“
  • „Gib mir einen Stock, einen Schirm oder etwas Ähnliches.“
  • „Die Suppe wird ein Kellner beziehungsweise eine Kellnerin bringen.“
  • „Das Geld habe ich genommen respektive geliehen.“
  • „Profis wie Laien kaufen im Baumarkt.“
  • „Dieses Buch gehört entweder dir oder mir.“
  • „Sie schaute nicht nach rechts noch nach links.“
  • „Ich suche sowohl mein schmales Notenheft als auch meine kleine Flöte.“
  • „Wie haben sowohl dein Notenheft wie auch deine Flöte gefunden.
  • „Weder ihr Vater noch ihre Mutter noch ihr Bruder unterstützte sie.“

Kein Komma steht zwischen nicht-gleichrangigen Adjektiven.[4]

Nicht gleichrangig sind Adjektive etwa, wenn das erste Adjektiv die folgende Wortgruppe, die mit einem Adjektiv beginnt, näher bestimmt. Das zweite Adjektiv bildet dann mit dem Substantiv eine feste Wortgruppe. Zum Beispiel:

  • „Ein Glas dunkles bayerisches Bier.“ – „dunkles“ spezifiziert das bayerische Bier, denn es gibt davon helle und dunkle.
  • „Ein großes elektrisches Gerät.“ – Die Größe ist das Besondere des elektrischen Geräts.
  • „Ein höflicher junger Mann.“ – Die Höflichkeit zeichnet den jungen Mann aus.

Mit zwei Fragen lässt sich prüfen, ob Adjektive gleichrangig sind oder nicht. Lassen sich die Adjektive sinnvoll mit „und“ verbinden, gehört zwischen sie ein Komma[5]:

  1. Hat der Satz den gewünschten Sinn, wenn zwischen den Adjektiven „und“ eingesetzt wird? Zum Beispiel:
  • „ein humorvoller, interessanter Artikel“ – Ein „und“ zwischen den beiden Adjektiven würde passen: „ein humorvoller und interessanter Artikel“.
  • „schönes, warmes Wetter“ – Das Wetter kann sicher „schön und warm“ sein.
  • „die allgemeine wirtschaftliche Lage“ – Ein „und“ zwischen den beiden Adjektiven wäre seltsam: „die allgemeine und wirtschaftliche Lage“
  1. Werden die beiden Adjektive mit gleich starker Betonung gesprochen? Zum Beispiel:
  • „neue, umweltfreundliche Verfahren“ – Die beiden Adjektive werden mit gleich starker Betonung gesprochen, was bedeutet: Neben den bisherigen Verfahren, die nicht umweltfreundlich sind, gibt es jetzt neue und umweltfreundliche Verfahren.
  • „neue umweltfreundliche Verfahren“ – Das erste Adjektiv wird stärker betont gesprochen als das zweite, was bedeutet: Zusätzlich zu den bisherigen umweltfreundlichen Verfahren gibt es jetzt weitere umweltfreundliche Verfahren.

Wenn also eine feste Wortgruppe durch ein weiteres Adjektiv näher bestimmt wird, entfällt das Komma zwischen den Adjektiven.

Etwa bei Adjektiven, die Farben bezeichnen; zum Beispiel:

  • „ein wolkenloser blauer Himmel“

Oder bei Adjektiven, die Materialien benennen; zum Beispiel:

  • „die alte steinerne Brücke“

Oder bei Adjektiven, die eine Herkunft bezeichnen; zum Beispiel:

  • „ein bekannter spanischer Autor“

Auch bei Adjektiven, die eine Zugehörigkeit nennen; zum Beispiel:

  • „eine wichtige amtliche Mitteilung“

Kein Komma steht zwischen Pronomen und Adjektiven.[6]

Ein Pronomen kann im Satz ein Substantiv oder eine Substantivgruppe ersetzen, zum Beispiel:

  • Ein Possessivpronomen, ein besitzanzeigendes Fürwort, etwa: „mein“ – kein Komma in der Wortgruppe: „meine kleine Schwester“
  • Ein Demonstrativpronomen, ein hinweisendes Fürwort, etwa: „dieser“ – kein Komma in der Wortgruppe: „dieser große Baum“
  • Ein Indefinitpronomen, ein unbestimmtes Fürwort, etwa: „viele“ – kein Komma in der Wortgruppe: „viele bunte Blumen“

Kein Komma steht zwischen Numeralien und Adjektiven.[7]

Numeralien sind Zahlwörter. Zum Beispiel:

  • „acht“ in der Wortgruppe „acht farbige Abbildungen“ – ohne Komma
  • „dritte“ in der Wortgruppe „das dritte hilfreiche Beispiel“ – ohne Komma
  • „zwölf“ in der Wortgruppe „zwölf rote Rosen“ – ohne Komma

Um Missinterpretationen beispielsweise bei Ordinalzahlwörtern vorzubeugen, kann ein Komma helfen, zum Beispiel[8]:

  • „Sie erhalten den fünften, verbesserten Nachdruck.“ – Also wurde nur der fünfte Nachdruck verbessert und nicht alle fünf Nachdrucke wurden verbessert.
    Im Gegensatz zu: „Sie erhalten den fünften verbesserten Nachdruck.“ – Hier wurden alle fünf Nachdrucke verbessert.

Um Missverständnisse zu vermeiden, kann ein Komma helfen, wenn es denn gesetzt wird, zum Beispiel[9]:

  • „Ich weiß das aus anderen, zuverlässigen Quellen.“ – Der Satz verdeutlicht: Die zuerst genannten Quellen waren eben nicht zuverlässig.
    Im Unterschied zu „Ich weiß das aus anderen zuverlässigen Quellen.“ – Die Satzvariante meint: Alle Quellen waren zuverlässig, auch die zuerst genannten.
  • „Der brave Mann denkt an sich selbst zuletzt.“
    Im Unterschied zu „Der brave Mann denkt an sich, selbst zuletzt.“
  • Bei „höher liegenden, unbewaldeten Hängen“ sind die tiefer liegenden Hänge bewaldet.
    Bei „höher liegenden unbewaldeten Hängen“ sind auch die tiefer liegenden Hänge unbewaldet.

Bei Einschüben

Wenn Aufzählungen und Einschübe wortgleich sind, kann ein Komma den Sinn der Sätze verändern.

Kommas trennen nachgestellte Einschübe vom übrigen Satz.[10]

Ist ein nachgestellter Einschub in einen Satz eingeschoben, wird er von Kommas eingeschlossen, zum Beispiel:

  • „Michaela, meine Schwester, wurde in Frankfurt geboren.“
  • „Das Auto, Massenverkehrsmittel und Statussymbol zugleich, prägt das Gesicht unserer Städte.“
  • „Die Überweisung von 2.000 €, in Worten: zweitausend Euro, habe ich erhalten.“

Ein Komma kann zeigen, ob ein Wort oder eine Wortgruppe als Aufzählung oder als Einschub zu verstehen ist. Zum Beispiel[11]:

  • „Sabine, meine Schwester, und ich wohnen in demselben Haus.“ – Sabine ist meine Schwester. Wir beide, also sie und ich, wohnen in dem Haus.
    Im Unterschied zu: „Sabine, meine Schwester und ich wohnen in demselben Haus.“ – Sabine und meine Schwester und ich, also wir drei, wohnen in dem Haus.
  • „Heute kommen Tante Roxana, die Schwester meiner Mutter, und Onkel Kay.“ – Heute kommen also zwei Personen.
    Im Unterschied zu: „Heute kommen Tante Roxana, die Schwester meiner Mutter und Onkel Kay.“ – Jetzt kommen drei Personen.
  • „Ginny, unsere Katze, und Nachbars Terrier spielen zusammen.“ – Zwei Tiere spielen.
    Im Unterscheid zu: „Ginny, unsere Katze und Nachbars Terrier spielen zusammen.“ – Hier tummeln sich drei Tiere in einer Aufzählung.

Mehr Spielraum als bei Einschüben gibt die Ortho­grafie bei nachgestellten Namenszusätzen, wie „geborene“, „geb.“, „verheiratete“, „verh.“, „verwit­wete“, „verw.“.

Nachgestellte Namenszusätze können mit oder ohne Komma stehen.[12]

Nachgestellte Namenszusätze können also als Einschub interpretiert werden oder als Namensbestandteil. Zum Beispiel:

  • „Martha Marens[,] verwitwete Porens“ – mit Komma als Einschub, ohne Komma als Namensbestandteil
  • „Frau Tanja Schurens-Lerens[,] geborene Lerens[,] und ihr Ehemann Peter[,] geborener Schurens[,] erwarben die Immobilie.“ – mit Komma jeweils als Einschub, ohne Komma als Namensbestandteil
  • „Die Angeklagte Wiebke Warens[,] verheiratete Klerens[,] war zur Tatzeit noch nicht volljährig.“ – mit Komma als Einschub, ohne Komma als Namensbestandteil

Wenn der Zusatz Teil des Namens ist, steht kein Komma.[13] Er wird dann als Namensbestandteil interpretiert, zum Beispiel:

  • „Heinrich der Löwe wurde im Dom zu Braunschweig begraben.“
  • „Das ist ein Gemälde von Hans Holbein dem Jüngeren.“
  • „Karl der Große war von 768 bis 814 König des Fränkischen Reichs.“

Kein Komma steht zwischen Titeln oder vorangestellten Namen.[14]

Zusätze vor dem Namen oder Titel werden als Namensbestandteil aufgefasst. Auch steht kein Komma zwischen mehreren Vornamen. Zum Beispiel:

  • „Hanna Petra Berens“
  • „Frau Direktorin Professor Dr. Gerlinde Gerens“
  • „Seine Heiligkeit Papst Franziskus“

Kommas trennen mit einem hinweisenden Wort oder einer Wortgruppe angekündigte oder wieder aufgenommene Satzteile vom übrigen Satz.[15]

Mit Komma wird der Hinweis zur Hervorhebung. Zum Beispiel:

  • „Nur er, der Autor selbst, weiß um die Hintergründe.“
  • „Mit viel Salami, genau so hat er die Pizza am liebsten.“
  • „Im engsten Familienkreis und ohne große Feierlichkeiten, so erlebte sie ihren Geburtstag.“

Das Wort „bitte“ steht als bloße Höflichkeitsformel ohne Komma.[16]

Durch das Abtrennen mit Kommas vom übrigen Satz kann „bitte“ jedoch betont werden.[17] Zum Beispiel:

  • „Darf ich[,] bitte[,] Ihr Telefon benutzen?“
  • „Bitte[,] darf ich Ihr Telefon benutzen?“
  • „Gib mir[,] bitte[,] das Protokoll.“
  • „Gib mir das Protokoll[,] bitte.“

Kommas trennen die Anrede vom übrigen Satz.[18]

Die Anrede hat die Funktion eines Einschubs, sie präzisiert das Gemeinte. Zum Beispiel:

  • „Danke für euer Verständnis, Freunde.“
  • „Sie, Frau Parens, waren am schnellsten.“
  • „Klaus, kommst du mit ins Kino?“

In Brief- und E-Mail-Anreden besteht die Neigung, das Komma vor dem Namen wegzulassen.[19] Für den Schreiber bietet sich an, der Gepflogenheit des Empfängers zu entsprechen. Zum Beispiel:

  • „Hallo[,] Frau Berens,“
  • „Guten Tag[,] Sabine,“
  • „Grüß Gott[,] Herr Klarens.“

Ausrufe und kommentierende Äußerungen als Bekräftigungen werden durch Kommas vom übrigen Satz getrennt.[20]

Ausrufe als rhetorisches Stilmittel betonen ein Wort oder eine Sequenz, um eine starke Empfindung nachdrücklich zu vermitteln, zum Beispiel:

  • „Ja, einen Wunsch habe ich noch.“
  • „Wie eklig, igitt!“
  • „Sie hatte, leider, keine Zeit für uns.“

Kein Komma steht bei Ausrufen und kommentierenden Äußerungen, für die keine Hervorhebung gewollt ist.[21] Zum Beispiel:

  • „Ach das ist aber schade.“
  • „O traurige Wahrheit!“
  • „Sie hatte leider keine Zeit für uns.“

Bei Einschüben kann die Kommasetzung bestimmen, ob Wörter oder Wortgruppen hervorgehoben werden oder nicht.[22] Zum Beispiel:

  • „Öffentliche Verkehrsmittel wie Busse und Bahnen sollen stärker gefördert werden.“ oder „Öffentliche Verkehrsmittel, wie Busse und Bahnen, sollen stärker gefördert werden.“
  • „Alle bis auf Robert wollen mitfahren.“ oder „Alle, bis auf Robert, wollen mitfahren.“
  • „Der Kranke hatte entgegen ärztlichem Rat das Bett verlassen.“ oder „Der Kranke hatte, entgegen ärztlichem Rat, das Bett verlassen.“

Das Komma bestimmt auch bei Namen, die sich auf eine vorangehende Bezeichnung beziehen, ob sie hervorgehoben werden oder nicht.[23] Zum Beispiel:

  • „Der Angeklagte[,] Max Morens[,] kam nicht zur Verhandlung.“
  • „Der Erfinder der Buchdruckerkunst[,] Johannes Gutenberg[,] wurde in Mainz geboren.“
  • „Der spanische König[,] Felipe VI.[,] kam zu Besuch.“

Das Komma trennt nachgestellte Erläuterungen vom übrigen Satz.[24]

Die deutsche Sprache erlaubt, Ergänzungen an die Satzaussage anzuhängen. Nachgestellte Erläuterungen erleichtern das Verständnis und heben den Inhalt hervor. Oft werden sie eingeleitet von charakteristischen Wörtern oder Wortgruppen wie „also“, „besonders“, „das heißt“, „das ist“, „insbesondere“, „nämlich“, „und zwar“, vor allem“, „zum Beispiel“. Zum Beispiel:

  • „Sie liest viel, vor allem Krimis.“
  • „Wir müssen etwas unternehmen, und das bald.“
  • „Es gibt vier Jahreszeiten, nämlich Frühling, Sommer, Herbst und Winter.“
  • „Das Frettchen, ganz unbekümmert und verspielt, tollt herum.“
  • „Das Schiff fährt wöchentlich, und zwar sonntags, nach Helgoland.“

Bei Erläuterungen, die zwischen Adjektiv und Substantiv stehen, entfällt das schließende Komma.[25] Stünde hier das Komma, wäre die Erläuterung kein Nachtrag, sondern ein Einschub. Zum Beispiel:

  • „In dem Korb liegen viele, und zwar farbige Eier.“
  • „Bei unserem nächsten, also unserem montäglichen Treffen werden wir darüber sprechen.“
  • „An den sonnigen, insbesondere an den sehr heißen Tagen fühle ich mich wohl.“

Das zweite Komma entfällt auch, wenn die nachgestellte prädikative Erläuterung zwischen Teilen des Prädikats steht.[26] Durch den Wegfall des Kommas treten Verb und Hilfsverb enger zusammen. Zum Beispiel:

  • „Er wurde erst ruhiger, als er sein Herz ausgeschüttet, das heißt alles erzählt hatte.“
  • „Sie nahm an, dass er die Unwahrheit gesagt, also gelogen habe.
  • „Er kam nicht, weil er seine Uhr nicht gefunden, das heißt verlegt hatte.“

Eine Präpositionalgruppe darf in Kommas eingeschlossen werden.[27]

Eine Präpositionalgruppe ist eine mit einer Präposition eingeleitete Wortgruppe. Zum Beispiel:

  • „Die Teilnahmegebühr[,] einschließlich Materialkosten[,] beträgt 140 Euro.“
  • „Er hat[,] trotz aller guten Vorsätze[,] wieder zu rauchen angefangen.“
  • „Sie kaufte sich[,] nach langer Recherche[,] ein neues Fahrrad.“

Steht eine Präpositionalgruppe am Satzanfang, folgt kein Komma.[28] Am Satzanfang ist die Präpositionalgruppe hinlänglich betont. Zum Beispiel:

  • „Einschließlich Materialkosten beträgt die Teilnahmegebühr 140 Euro.“
  • „Trotz aller guten Vorsätze hat er wieder zu rauchen angefangen.“
  • „Nach langer Recherche kaufte sie sich ein neues Fahrrad.“

Kein Komma steht, wenn Adverbialien den Satz ergänzen.[29]

Die zehn Adverbialien – auch Umstandsbestimmungen genannt – im Deutschen sind Satzteile, die nähere Informationen zu Ort, Zeit, Art und Weise, Grund, Mittel, Zweck, Bedingung, Folge, Gegengrund oder Gegensatz des Geschehens liefern.[30] Zum Beispiel:

  • „Im Unterschied zu seinem Freund Konrad hat Paul keinen Klavierunterricht genossen.“
  • „Bei dem Bewerbungsgespräch gestern mit dem Personalleiter in der Unternehmenszentrale antwortete sie sicher und souverän.“
  • „Außerhalb der Sommermonate ist das Café nur bis 16 Uhr geöffnet.“

Bei Konjunktionen

Wenn beiordnende Konjunktionen gleichrangige Wörter beziehungsweise Wortgruppen verbinden, steht kein Komma.[31]

Die Regel zu den vergleichenden oder reihenden Konjunktionen ist bereits bei den Aufzählungen erwähnt. Beispiele:

  • „Der Becher war innen wie außen vergoldet.“
  • „Das Geld habe ich geliehen beziehungsweise geschenkt bekommen.“
  • „Sie bekommen das Gerät entweder in Grün oder in Rot.“

Endet vor einer dieser Konjunktionen jedoch ein Nebensatz oder ein Einschub, wird das dazu gehörende schließende Komma gesetzt.[32] Zum Beispiel:

  • „Mein Onkel, ein großer Tierfreund, sowie seine Katzen leben in dem Haus.“
  • „Mein Kollege, der erst seit einem Monat bei uns arbeitet, und ich organisieren das Treffen.“
  • „Du musst dich entweder für uns entscheiden, weil wir ja deine Freunde sind, oder gegen uns.“

Werden Teilsätze mit „und“ beziehungsweise „oder“ verbunden, steht kein Komma. Zum Beispiel:

  • „Er ging schwimmen und sie blieb zu Hause.“
  • „Das Kind, das ein rotes Hemd trug und dem ein Schuh fehlte, bog um die Ecke.“
  • „Wollen wir heute ins Kino gehen oder willst du deine Schwester besuchen?“

Wenn die vergleichenden Konjunktionen „als“, „denn“ oder „wie“ nur Wörter oder Wortgruppen verbinden, steht kein Komma.[33]

Wenn vor diesen Konjunktionen kein Komma steht, leiten sie keinen Nebensatz ein. Zum Beispiel:

  • „Die Wunde heilt schneller als erwartet.“
  • „Wir spielten besser denn je.“
  • „Es regnete wie aus Eimern.“

Bei Vergleichen ist also nur darauf zu achten, ob die Konjunktionen „als“, „wie“ und „denn“ lediglich Satzteile verbinden oder aber einen Nebensatz einleiten.

Vor allen anderen nebenordnenden Konjunktionen steht ein Komma.[34]

Nebenordnende Konjunktionen können nicht bloß aneinanderreihen oder vergleichen, sondern auch entgegensetzen – zum Beispiel „aber“, „sondern“, „doch“ – oder einschränken – zum Beispiel „nur“, „bloß“ – oder begründen – zum Beispiel „denn“, „dennoch“. Zum Beispiel:

Reihend

  • „Die Investition ist einerseits mit hohen Gewinnchancen, andererseits mit hohem Risiko verbunden.“
  • „Obst ist nicht nur schmackhaft, sondern auch gesund.“
  • „Je froher sie arbeiten, desto schneller.“

Entgegensetzend

  • „Manche Menschen sind arm, aber glücklich.“
  • „Nicht die Venus, sondern der Mars ist der Rote Planet.“
  • „Sie hat viele Bekannte, doch nur wenige Freunde.“

Einschränkend

  • „Das ist viel Geld, nur nicht genug.“
  • „Das ist ein Auto, bloß kein Sportwagen.“
  • „Die Musik ist erbaulich, allein zu laut.“

Begründend

  • „Sie ist glücklich, denn erfolgreich.“
  • „Heute wird es warm, weil sonnig.“
  • „Die Schrift ist gut lesbar, zumal groß genug.“

Die entgegensetzende Konjunktion „aber“ kann einen nebenordnenden Satzteil einleiten oder einen nachgestellten Zusatz. Nur der nachgestellte Einschub schließt mit einem Komma, nicht aber der nebenordnende Satzteil. Zum Beispiel:

  • „Sie waren arm, aber nicht unglücklich[,] und hatten viele Freunde.“
  • „Die meisten Eltern, aber auch einige Schüler[,] waren gegen die Klassenfahrt.“
  • „Wir wollen schnell, aber sicher[,] nach Hause kommen.“

Vor „sondern“ steht immer ein Komma.

„sondern“ drückt einen Gegensatz aus, der voraussetzt, dass zuvor etwas verneint wurde, beispielsweise durch „nicht“ oder „kein“. Zum Beispiel:

  • „Uns fehlen nicht nur Teller, sondern auch Gläser.“
  • „Das ist kein Hamster, sondern ein Meerschweinchen.“
  • „Bitte drehen Sie nicht nach links, sondern nach rechts.“
Kommas bei der Konjunktion „wie“.[35]

Bei nachgestellten Zusätzen, die mit „wie“ eingeleitet werden, können Kommas stehen.[36] „Wie“ kann einen Einschub einleiten oder nur Satzteile verbinden. Nur der nachgestellte Einschub wird mit Kommas eingeschlossen, bei den Satzteilen steht kein Komma. Zum Beispiel

  • „Auch heute[,] wie schon bei den ersten Verhandlungen[,] einigten sie sich nicht.“
  • „Möbel[,] wie Stühle oder Tische[,] liefern wir donnerstags.“
  • „Ihre Auslagen[,] wie Eintrittsgelder, Fahrtkosten und dergleichen[,] werden wir Ihnen ersetzen.“

Kein Komma steht, wenn „wie“ als reihende Konjunktion im Sinne von „und“ Wörter, Wortgruppen oder Teilsätze verbindet. Zum Beispiel:

  • „Kartoffeln wie Tomaten wie Tabak gehören zu den Nachtschattengewächsen.“
  • „Auf dem Tisch sehen Sie ebenso saubere Tassen wie poliertes Besteck.“
  • „Das Ergebnis empfinden einige als gut wie andere es als schlecht empfinden.“

Kein Komma steht, wenn sich an die vergleichende Konjunktion „wie“ nur Satzteile anschließen. Zum Beispiel:

  • „Er ist ein Mensch wie du.“
  • „Wir haben immerhin genauso viele Tore geschossen wie kassiert.“
  • „Sein zweites Buch ist interessant wie sein erstes.“

Folgt auf die vergleichende Konjunktion „wie“ ein erweiterter Infinitiv mit „zu“, kann zur Verdeutlichung der Satzstruktur ein Komma gesetzt werden. Zum Beispiel:

  • „Das Strahlen seines Töchterchens war ihm mindestens genauso viel wert[,] wie von der Presse hochgejubelt zu werden.“
  • „Ein Spaziergang durch den Wald erfreut ihn in gleicher Weise[,] wie mit dem Fahrrad zu fahren.“
  • „Der Blick durch ein Teleskop ist ähnlich faszinierend[,] wie einen Wachtraum zu haben.“

Leitet „wie“ einen Nebensatz ein, steht davor ein Komma. Zum Beispiel:

  • „Nimm mich, wie ich bin.“
  • „Du weißt ja auch nicht, wie er das gemacht hat.“
  • „Mich hat fasziniert, wie schnell Sie das Schloss repariert haben.“

Auch wenn „wie“ einen verkürzten Vergleichssatz einleitet, steht davor ein Komma. Zum Beispiel:

  • „Wir haben so viel Mut, wie erwartet werden darf.“
  • „Sie erhalten heute das Protokoll, wie vereinbart war.“
  • „Rauchen ist schädlich, wie bekannt ist.“

Mit „wie“ eingeleitete, formelhaft verkürzte Nebensätze können mit Kommas eingeschlossen werden oder nicht. Zum Beispiel:

  • „Die Sponsoren haben[,] wie zu erwarten[,] auch dieses Mal keinen Rückzieher gemacht.“
  • „Wie telefonisch besprochen[,] erhalten Sie heute mein Angebot.“
  • „Er steht immer noch früh auf[,] wie gehabt.“

Nachgestellte Erläuterungen oder Beispiele mit „wie“, die für das Verständnis des Satzes nicht unbedingt notwendig sind, können in Kommas eingeschlossen werden. Zum Beispiel:

  • „Buntbarsche[,] wie die Tilapia- oder Tropheus-Arten[,] betreiben Brutpflege.“
  • „Für Pianisten[,] wie Ludger oder Viola[,] ist das ein Vergnügen.“ – also für Pianisten generell.
  • „Einige öffentliche Gebäude[,] wie Krankenhäuser und Bahnhöfe[,] haben eine Notstromversorgung.“

Sind mit „wie“ eingeleitete nachgestellte Erläuterungen nötig, um den Satz zu verstehen, stehen keine Kommas. Zum Beispiel:

  • „Metalle wie Gold und Silber sind Edelmetalle.“
  • „Für eine Pianistin wie Viola ist das ein Vergnügen.“ – also für Viola.
  • „Religiöse Bücher wie die Bibel sind vielen Menschen heilig.“

Bei Partizipgruppen

Partizipgruppen kommen im Deutschen recht häufig vor. Nicht immer müssen sie durch Kommas vom übrigen Satz getrennt werden.

Das Komma trennt einem Substantiv oder Pronomen nachgestellte Partizipien sowie Wortgruppen mit Partizip vom übrigen Satz.[37]

Die nachgestellten Verbformen können ein Partizip Präsens oder ein Partizip Perfekt sein. Zum Beispiel:

  • „Er, grinsend, ging zur Theke.“
  • „Ich esse heute Kabeljau, gedünstet.“
  • „Zeigst du mir alle deine Bücher, gekaufte und geschenkte?“

Partizipgruppen lassen sich durch Kommas vom übrigen Satz trennen, um seine Gliederung zu verdeutlichen oder um Missverständnisse zu vermeiden. [38]

Partizipgruppen sind Wortgruppen mit einem Partizip Präsens oder einem Partizip Perfekt. Um das Lesen zu erleichtern, können sie mit einem Komma abgetrennt oder zwischen Kommas eingeschlossen werden. Zum Beispiel:

  • „Er sah sich[,] laut nach dem Kind rufend[,] im Garten um.“
  • „Gestärkt mit einem Brötchen[,] liefen wir weiter.“
  • „Mit Wanderkarte und Kompass aufs Beste ausgerüstet[,] starteten sie in die Berge.“

Kommas trennen Partizipgruppen vom Satz, wenn sie mit einem hinweisenden Wort oder einer Wortgruppe angekündigt werden.[39]

Der Hinweis vor der Partizipgruppe macht sie zum Einschub. Zum Beispiel:

  • „Genau so, mit viel Salami belegt, hat er die Pizza am liebsten.“
  • „Auf diese Weise, jeden Stein einzeln umdrehend, fanden wir das Versteck.“
  • „Auf solche Art, einander nicht zuhörend, wird das Verständnis erschwert.“

Kommas trennen Partizipgruppen vom Satz, wenn Sie als einem Substantiv oder Pronomen nachgestellte Zusätze oder Erläuterungen anzusehen sind.[40]

Die Partizipgruppe wird zum Einschub. Zum Beispiel:

  • „Der Reiter, nach Luft ringend, fiel vom Pferd.“
  • „Sie, ihr Glas in der Hand haltend, stand an der Theke.“
  • „Er, von seinem Gewicht in den Sitz gedrückt, lachte weiter.“

Bei formelhaft gebrauchten verkürzten Partizipgruppen kann das Komma entfallen. Der floskelhafte Gebrauch wandelt die Partizipgruppe ohne Komma zu einem Satzteil. Zum Beispiel:

  • „Wie schon vermutet[,] hängt das damit zusammen, dass er mit seinen Gedanken ständig woanders ist.“
  • „Wie befürchtet[,] setzte sich die Serie der Beinaheunfälle auch in den nächsten Tagen fort.“
  • „Als Anlage beigefügt[,] erhalten Sie die Liste.“

Bei Adjektivgruppen

Adjektivgruppen müssen nicht immer durch Kommas vom übrigen Satz getrennt werden.

Das Komma trennt einem Substantiv oder Pronomen nachgestellte Adjektive sowie Wortgruppen mit Adjektiv vom übrigen Satz.[41]

Das Nachstellen betont das Adjektiv beziehungsweise die Wortgruppe mit Adjektiv. Zum Beispiel:

  • „Sie erzählte allerlei Geschichten, interessante und langweilige.“
  • „Er begrüßte seine Gäste, alte und junge.“
  • „Dein Mantel, der blaue, muss in die Reinigung.“

Das Komma entfällt, wenn in festen Wendungen oder in poetischen Texten ein allein­stehendes Adjektiv nachgestellt ist.[42] Das Bezugswort und sein Adjektiv signalisieren dann eine zusammengehörende Einheit, zum Beispiel:

  • „Im Angebot ist heute Aal blau.“
  • „Das ist Karl Kerens junior.“
  • „Ich arme Jungfer zart, ach, hätt ich genommen den König Drosselbart![43]

Adjektivgruppen lassen sich mit Kommas vom übrigen Satz trennen, um seine Gliederung zu verdeutlichen oder Missverständnisse zu vermeiden. [44]

Adjektivgruppen sind Wortgruppen mit einem Adjektiv. Um das Lesen zu erleichtern, können sie durch ein Komma abgetrennt oder zwischen Kommas eingeschlossen werden. Zum Beispiel:

  • „Seit mehreren Jahren kränklich[,] hatte er sich in ein Sanatorium zurückgezogen.“
  • „Sie stand[,] frisch und tagfertig[,] in der Werkstatt.“
  • „Der Meister reichte mir[,] freundlich und mit einem Lächeln[,] die Hand.“

Kommas trennen Adjektivgruppen vom übrigen Satz, wenn sie mit einem hinweisenden Wort oder einer Wortgruppe angekündigt werden.[45]

Der Hinweis vor der Adjektivgruppe macht sie zum Einschub. Zum Beispiel:

  • „Nur so, bleich und ganz in Schwarz, erinnere ich mich an ihn.“
  • „Auf diese Weise, schnell und effektiv, können Sie gerne weiterarbeiten.“
  • „Für solche Genüsse, kulinarische wie visuelle, gebe ich gern Geld aus.“

Wenn Adjektivgruppen als einem Substantiv oder Pronomen nachgestellte Zusätze oder Erläuterungen anzusehen sind, trennen Kommas sie vom übrigen Satz.[46]

Die Adjektivgruppe wird zum Einschub. Zum Beispiel:

  • „Das Kleid, bunt und neu, fiel auf den Boden.“
  • „Sie, aufmerksam beziehungsweise neugierig, hörte ihm zu.“
  • „Er, langsam und träge, quälte sich aus dem Sessel“.

Bei Infinitivgruppen

Infinitivgruppen sind Grundformen von Verben mit mindestens einem „zu“ bei sich. Zum Beispiel:

  • „zu laufen“
  • „getan zu haben“
  • „um nicht lügen zu müssen“

Kommas trennen Infinitivgruppen, die sich auf ein Substantiv beziehen, vom übrigen Satz.[47]

Die Kommas bei Infinitivgruppen geben Sätzen eine leichter verständliche Struktur. Zum Beispiel:

  • „Er hat die Fähigkeit, genau zuzuhören.“
  • „Seine Bemühungen, zu vermitteln und eine Lösung zu finden, waren erfolglos.“
  • „Der Gedanke, es ihm heimzuzahlen, ließ mich nicht mehr los.“

Kommas trennen Infinitivgruppen, die mit „als“, „anstatt“, „außer“, „ohne“, „statt“ oder „um“ eingeleitet werden, vom übrigen Satz.[48]

Die Konjunktionen erweitern die Infinitivgruppe. Zum Beispiel:

  • „Es blieb uns nichts anderes übrig, als tatenlos zuzusehen.“
  • „Anstatt zu helfen, sah sie gelangweilt aus dem Fenster.“
  • „Sie tat abends nichts, außer zu lernen.“
  • „Er kam, ohne eingeladen worden zu sein.“
  • „Wir wollen handeln, statt nur zu reden.“
  • „Um nicht noch mehr Unheil anzurichten, gab sie alles zu.“

Ein Komma steht zwischen gleichrangigen Infinitivgruppen. Zum Beispiel:

  • „Er stand da, ohne zu wanken, ohne zu schwanken.“
  • „Sie schrieb ihm, um ihn zu informieren, um ihn zu beeinflussen.“
  • „Sie fahren mit dem Auto, anstatt mit dem Zug zu reisen, anstatt mit dem Flugzeug zu fliegen.“

Auch bloße Infinitive mit „zu“ dürfen durch Kommas vom übrigen Satz getrennt werden.[49]

Kommas, die nicht erweiterte Infinitivgruppen vom übrigen Satz trennen, können helfen, die Struktur des Satzes leichter verständlich zu machen und Missverständ­nisse zu vermeiden. Zum Beispiel:

  • „Meine Lust[,] mitzumachen[,] hielt sich in Grenzen.“
  • „Ich dachte gar nicht daran[,] zu kommen.“
  • „Wir empfehlen[,] ihm zu folgen.“
  • „Wir empfehlen ihm[,] zu folgen.“

Infinitivgruppen werden durch Kommas vom übrigen Satz getrennt, wenn sie mit einem hinweisenden Wort angekündigt oder wieder aufgenommen werden.[50]

Durch die Kommas wird die Struktur solcher Sätze leichter verständlich. Zum Beispiel:

  • „Er dachte nicht daran, nach Hause zurückzukehren.“
  • „Sie war davon überzeugt, das Richtige getan zu haben.“
  • „Sein größter Wunsch ist es, sich selbstständig zu machen.“


Kein Komma steht bei Infinitivgruppen, die mit einem übergeordneten Verb ein mehrteiliges Prädikat bilden.
[51]

Ohne Komma bleibt die Einheit des mehrteiligen Prädikats erhalten. Zum Beispiel:

  • „Diesen Vorgang sollt ihr zu erklären versuchen.“ – Der übergeordneter Satz „ihr sollt versuchen“ ist mit der Infinitivgruppe „diesen Vorgang zu erklären“ verschränkt.
  • „Den Betrag bitten wir auf unser Konto zu überweisen.“ – Der übergeordnete Satz „wir bitten“ ist mit der Infinitivgruppe „ auf unser Konto zu überweisen“ verschränkt.
  • „Den Plan wollen wir zu erklären versuchen.“ – Der übergeordnete Satz „wir wollen versuchen“ ist mit der Infinitivgruppe „den Plan zu erklären“ verschränkt.

Kein Komma steht bei Infinitivgruppen, die von einem Hilfsverb abhängig sind oder von „brauchen“, „pflegen“ oder „scheinen“ sowie von „drohen“ oder „versprechen“ – wenn sie als Hilfsverb gebraucht sind.[52]

Der Infinitiv bildet mit dem übergeordneten Verb ein mehrteiliges Prädikat. Zum Beispiel:

  • „Die Spur war deutlich zu sehen.“
  • „Sie haben uns gar nichts zu befehlen!“
  • „Du brauchst dich deswegen nicht zu schämen.“
  • „Er pflegt abends ein Glas Wein zu trinken.“
  • „Sie scheint heute schlecht gelaunt zu sein.“
  • „So schief, wie der Turm steht, droht er umzufallen.“
  • „Der Tag verspricht interessant zu werden.“

Bei Teilsätzen

Wie bei den Aufzählungen beschrieben, können Sätze aneinandergereiht werden, was sie zu Teilsätzen in einem längeren Satz macht. Zum Beispiel:

  • „Der Erste geht, der Zweite kommt.“ – zwei Teilsätze
  • „Der Vorhang hebt sich, es wird leise, der Film beginnt.“ – 3 Teilsätze
  • „Ich wollte ihr helfen, doch sie ließ es nicht zu.“ – zwei Teilsätze

Ein Komma steht zwischen gleichrangigen selbst­ständigen Teilsätzen, die nicht durch „und“ oder „oder“ verbunden sind.[54]

Die gleichrangigen selbstständigen Teilsätze sind aneinandergereihte Hauptsätze. Zum Beispiel:

  • „Es war still, er drückte auf die Klingel.“
  • „Johanna spielt Klavier, Michael singt dazu.“
  • „Wir können zu Fuß gehen, wir können das Fahrrad nehmen.“

Kein Komma steht zwischen gleichrangigen selbstständigen Teilsätzen, die durch „und“ oder „oder“ verbunden sind.[55] Die Konjunktion ersetzt das Komma. Zum Beispiel:

  • „Es war still und er drückte auf die Klingel.“
  • „Johanna spielt Klavier und Michael singt dazu.“
  • „Wir können zu Fuß gehen oder wir können das Fahrrad nehmen.“

Das schließende Komma eines vorangehenden Einschubs oder Teilsatzes bleibt jedoch bei mit „und“ oder „oder“ verbundenen Hauptsätzen erhalten.[56] Zum Beispiel:

  • „Entweder ich sage es ihm, und zwar heute noch, oder du sagst es ihm morgen selbst.“ – mit dem Einschub: „und zwar heute noch“
  • „Ich rate dir, dass du zu ihr gehst, und mehr sage ich dazu nicht.“ – mit dem Nebensatz: „dass du zu ihr gehst“
  • „Ihn freute sehr, dass sich die Lage entspannt hatte, und sie schien sich auch wieder beruhigt zu haben.“ – mit dem Nebensatz „dass sich die Lage entspannt hatte“

Werden vollständige Hauptsätze durch Konjunktionen verknüpft, die einen Gegensatz ausdrücken, steht zwischen ihnen ein Komma.

Das Komma trennt die Teilsätze deutlich. Zum Beispiel:

  • „Er wollte ihr reinen Wein einschenken, doch sie weigerte sich, ihn anzuhören.“
  • „Wir hatten ihm von einem Besuch abgeraten, aber er kam trotzdem.“
  • „Ich komme morgen, aber es kann spät werden.“

Zwischen gleichrangigen selbstständigen Teilsätzen kann ein Komma kann vor „und“, „oder“ oder „beziehungsweise“ stehen, um die Gliederung des Satzes zu verdeutlichen. [57] Das Komma kann helfen, den Lesefluss zu erleichtern. Zum Beispiel:

  • „Entweder ich sage es ihm[,] oder du sagst es ihm selbst.“
  • „Sie las einen Roman[,] und er blätterte in der Zeitung.“
  • „Nach der Arbeit geht sie einkaufen[,] beziehungsweise ihr Freund holt sie ab.“

Kommas trennen eingeschobene selbstständige Teilsätze vom übrigen Satz.[58]

Statt der Kommas können Gedankenstriche einen eingeschobenen Hauptsatz einschließen. Zum Beispiel:

  • „Ein rotes Auto, ich habe es deutlich vor Augen, fuhr gegen die Laterne.“ – oder: „Ein rotes Auto – ich habe es deutlich vor Augen – fuhr gegen die Laterne.“
  • „Das Tier, es wird wohl ein Wiesel gewesen sein, war plötzlich verschwunden.“ – oder „Das Tier – es wird wohl ein Wiesel gewesen sein – war plötzlich verschwunden.“
  • „Sie hat, das weiß ich genau, ihr Examen mit Auszeichnung bestanden.“ – oder: „Sie hat – das weiß ich genau – ihr Examen mit Auszeichnung bestanden.“

Kommas trennen Nebensätze von Hauptsätzen.[59]

Ein Nebensatz ist oft an der einleitenden Konjunktion zu erkennen. Er kann den Satz einleiten, eingeschoben sein oder den Satz beenden. Zum Beispiel:

  • Einleitend: „Was ich gesagt habe, tut mir leid.“
  • Eingeschoben: „Die Frau, die ins Büro kam, war schwarzhaarig.“
  • Beendend: „Ich weiß nicht, womit ich anfangen soll.“

Kommas trennen Nebensätze von weiteren Nebensätzen, sofern sie nicht mit „und“ oder „oder“ verbunden sind. [60]

Die Nebensätze sind dann Teil einer Aufzählung. Zum Beispiel:

  • „Wenn das wahr ist, wenn du ihn wirklich nicht gesehen hast, brauchst du dich nicht zu sorgen.“
  • „Sie kannte niemanden, der ihr geholfen hätte, an den sie sich hätte wenden können.“
  • „Das erlaube ich nicht, wenn die Gefahr besteht, dass das Geld dann weg ist.“

Bei Aufzählungen wird ein Nebensatz in Kommas eingeschlossen, selbst wenn eine beiordnende Konjunktion folgt. Zum Beispiel:

  • „Ich mag Katzen, Hunde, die nicht haaren, und Mäuse.“
  • „Hütten, kleine Häuser, wenn sie leerstehen, oder Katen dienen mir als Schlafplätze.“
  • „Im Regal standen Flaschen, Dosen, von denen einige leer waren, und Schachteln.“

Kein Komma steht zwischen gleichrangigen Nebensätzen, die durch „und“ oder „oder“ verbunden sind.[61] Die Konjunktion ersetzt hier das Komma. Zum Beispiel:

  • „Sie wird wissen, wem sie vertraut und wem sie besser nichts erzählt.“
  • „Wir erwarten, dass er die Ware liefert oder dass er das Geld zurückzahlt.“
  • „Sie schrieben, Sie hätten die Beschreibung gelesen und der Vorgang sei Ihnen klar.“

Auslassungssätze – auch Ellipsen genannt – werden bei der Kommasetzung wie vollständige Sätze behandelt. Zum Beispiel:

  • „Und wie, wenn das Motorrad ihn erfasst hätte? Vollständig wäre der Hauptsatz so: „Und wie wäre es ihm ergangen“
  • „Kann sein, er hätte es nicht überlebt.“ Vollständig wäre der Hauptsatz so: „Es kann sein“
  • „Es schlug mein Herz, geschwind zu Pferde!“[62] – Vollständig lautete der Nebensatz: „als ich geschwind zu Pferde unterwegs war“

Wenn ein abhängiger Fragesatz zu einem einzigen Wort verkürzt ist, braucht bei ihm kein Komma stehen. Zum Beispiel:

  • „Er wusste nicht[,] warum.“
  • „Wenn er nur wüsste[,] weshalb.“
  • „Ich frage mich nur[,] wann.“

Bei formelhaft gebrauchten verkürzten Nebensätzen kann das Komma entfallen.[63] Zum Beispiel:

  • „Wir wollen die Aufgabe[,] wenn möglich[,] heute noch erledigen.“ – statt „Wir wollen die Aufgabe, wenn es möglich ist, heute noch erledigen.“
  • „Er ging[,] wie immer[,] nach dem Essen spazieren.“ – statt „Er ging, wie er es immer tat, nach dem Essen spazieren.“
  • „Wenn nötig[,] erhalten Sie Ersatz.“ – statt „Wenn es nötig ist, erhalten Sie Ersatz.“

Kein Komma steht zwischen den Teilen einer Wortgruppe, die einen Nebensatz einleitet. [64]

Mehrteilige Konjunktionen werden als Einheiten gesehen. Zum Beispiel:

  • „Die Frage ist zu gut, als dass ich darauf antworten wollte.“
  • „Er tut, wie wenn er davon nichts wüsste.“
  • „Anstatt dass der Lehrer kam, trat der Hausmeister ein.“

Soll bei einer mehrteiligen Konjunktion, die einen Nebensatz einleitet, eine deutliche Pause gesprochen werden, kann ein Komma zwischen den Teilen der Wortgruppe stehen.[65] Zum Beispiel:

  • „Angenommen[,] dass morgen die Sonne scheint, wohin wollen wir dann fahren?“
  • „Er ist sehr freundlich, ausgenommen[,] wenn er schlechte Laune hat.“
  • „Egal[,] welche Farbe sie sich aussucht, teurer darf es nicht werden.“

Manchmal kann das Komma verdeutlichen, welche Wörter als Einleitung des Nebensatzes zu verstehen sind.[66]

  • „Sie freut sich, auch wenn du ihr nur eine Karte schreibst.“ – im Unterschied zu „Sie freut sich auch, wenn du ihr nur eine Karte schreibst.“
  • „Ich vertraue ihr, nicht weil sie Politikerin ist.“ – im Unterschied zu „Ich vertraue ihr nicht, weil sie Politikerin ist.“
  • „Er jubelt, besonders wenn sein Verein gewinnt.“ – im Unterschied zu „Er jubelt besonders, wenn sein Verein gewinnt.“

Bei Datum, Wohnung, Literatur

Kommas gliedern mehrteilige Datums- und Zeitangaben. [67]

Solche Angaben können als Aufzählung oder als Einschub gemeint sein. Zum Beispiel:

  • „Wir treffen uns am Freitag, dem 12. September.“
  • „Sie kommt Montag, 20. Mai.“
  • „Ich buche die Reservierung für Samstag, 20 Uhr.“

Wenn Datums- und Zeitangaben nicht als Einschub, sondern als Aufzählung aufgefasst werden, entfällt das Komma vor der Weiterführung des Satzes.[68] Zum Beispiel:

  • „Die Konferenz findet Mittwoch, den 25. Juli, 14 Uhr[,] im großen Besprechungsraum statt.“
  • „Sie kommt Montag, den 5. April[,] wieder zurück.“
  • „Sie kommt am Montag, dem 5. April[,] wieder zurück.“
  • „Sie kommt am Montag, den 5. April wieder zurück.“ – Da der Monatstag hier eine selbstständige Zeitangabe im Akkusativ ist, und damit eine Aufzählung, darf kein abschließendes Komma stehen.

Im Absenderfeld von Briefen steht zwischen Ort- und Datumsangabe ein Komma.[69]

An welchem Platz die Angaben stehen, ist unerheblich. Zum Beispiel:

  • „Frankfurt am Main, 30. Oktober“
  • „Mannheim, den 24. Februar“
  • „Hamburg, im August“

Kommas gliedern mehrteilige Wohnungsangaben.[70]

Die Angaben können als Aufzählung oder als Einschub gemeint sein. Zum Beispiel:

  • „Sie wohnt in Darmstadt, Fliederstraße 9.“
  • „Das Haus steht in Pohlheim, Hannoverstraße 22.“
  • „Wir treffen uns in Frankfurt, Am Opernplatz 1“

Wenn Wohnungsangaben nicht als Einschub, sondern als Aufzählung aufgefasst werden, entfällt das Komma vor der Weiterführung des Satzes.[71] Wenn sie als Einschub gemeint sind, steht das schließende Komma. Zum Beispiel:

  • „Herr Merens aus Bonn, Niddastraße 4[,] hat zwei Freikarten gewonnen.“
  • „Frau Porens ist von Frankfurt, Königstraße 2[,] nach Mannheim, Eberbacher Platz 14[,] umgezogen.“
  • „Wir treffen uns in Gummersbach, Taubenstraße 9[,] und laufen zur Kirche.“

Wohnungsangaben in vollständigen Sätzen stehen ohne Komma.[72]

Die Angaben stehen dort mit einer Präposition als Lokaladverbiale. Zum Beispiel:

  • „Frau Anke Arens wohnt in Heidelberg in der Hauptstraße 15.“
  • „Leandra wohnt in Wiesbaden in der Äppelallee 26 mit ihrer Mutter.“
  • „Am Montag brannte in Karben in der Hauptstraße 5 eine Wohnung.“

Kommas gliedern mehrteilige Literaturangaben.[73]

Literaturangaben können als Aufzählung oder Einschub aufgefasst werden. Zum Beispiel:

  • „Ich zitiere aus dem Brockhaus, 21. Auflage, Band 12.“
  • „Es ist ein Zitat aus Goethes „Tasso“, 2. Akt, 1. Szene.“
  • „Nach Josefine Durens, Zeit Online, 25. Juli“

Wenn Literaturangaben als Aufzählung aufgefasst werden, entfällt das Komma vor der Weiterführung des Satzes.[74] Wenn sie als Einschub gemeint sind, steht das schließende Komma. Zum Beispiel:

  • „Der Artikel ist im „Spiegel“, Heft 48, 2008, Seite 25[,] erschienen.“
  • „Das können Sie in Sabine Sorens, Auf die richtigen Mitarbeiter kommt es an, Seite 162[,] nachlesen.“
  • „Das Beispiel habe ich am 7. Mai bei Peter Hilbert, Grammatischer Abriss, https://hilbert-schule.de/schriftliche-kommunikation/rechtschreibung/grammatischer-abriss/[,] abgerufen.“

Bei Hinweisen auf Gesetze und Verordnungen steht kein Komma.[75]

Solche Hinweise gelten als Einheit. Zum Beispiel:

  • „Wir beziehen uns auf § 6 Abs. 2 Satz 2 der Personalverordnung.“
  • „Wir beziehen uns auf Paragraf 6 Absatz 2 Satz 2 der Personalverordnung.“
  • „Rechtsverordnungen werden unter den Voraussetzungen des § 2 Abs. 1 in Verbindung mit § 5 des Gesetzes über die Verkündung von Rechtsverordnungen und Bekanntmachungen (VkBkmG) im Amtlichen Teil des Bundesanzeigers verkündet.“[76]

Kommas trennen die direkte Rede vom übrigen Satz.

Die direkte Rede wird behandelt wie ein Einschub. Zum Beispiel:

  • „Sie kommt“, sagte er.
  • „Wann gehst du?“, fragte sie.
  • „Was ist das?“, fragte sie, ohne hinzusehen.
  • „Fass doch mit an!“, rief er mir zu.

Quellen

Duden. Die deutsche Rechtschreibung
Duden. Newsletter
Franziska Reuter. Komma, Punkt und andere Satzzeichen
Gerhard Gladigau, Rainer Breitkreuz. Gutes Deutsch, Gute Briefe
Wolfgang Manekeller
Gudrun Jaeger. Fit in Rechtschreibung und Zeichensetzung
Bastian Sick. Der Dativ ist dem Genitiv sein Tod
[1] Die zehn Wortarten sind in „Grammatischer Abriss“ beschrieben.
[2] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 100
[3] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 111
[4] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 101
[5] Duden. Newsletter
[6] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 101
[7] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 101
[8] Duden. Newsletter
[9] Duden. Newsletter
[10] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 103
[11] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 103
[12] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 102
[13] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 104
[14] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 102
[15] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 129
[16] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 130
[17] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 130
[18] Duden, Die deutsche Rechtschreibung, K 132
[19] Duden, Die deutsche Rechtschreibung, K 132
[20] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 131
[21] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 131
[22] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 107
[23] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 107
[24] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 105
[25] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 105
[26] Duden. Newsletter
[27] Duden. Newsletter
[28] Duden. Newsletter
[29] Bastian Sick. Der Dativ ist dem Genitiv sein Tod, Folge 2
[30] Das Adverbiale ist in „Grammatischer Abriss“ beschrieben.
[31] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 111
[32] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 111
[33] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 112
[34] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 113
[35] Duden. Newsletter
[36] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 112
[37] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 106
[38] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 114
[39] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 115
[40] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 115
[41] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 106
[42] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 106
[43] Jacob Grimm
[44] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 114
[45] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 115
[46] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 115
[47] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 117
[48] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 117
[49] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 116
[50] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 117
[51] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 117
[52] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 117
[53] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 117
[54] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 118
[55] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 119
[56] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 119
[57] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 119
[58] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 120
[59] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 121
[60] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 122
[61] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 122
[62] Johann Wolfgang von Goethe. Willkommen und Abschied
[63] Duden, Die deutsche Rechtschreibung, K 125
[64] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 126
[65] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 127
[66] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 128
[67] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 108
[68] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 108
[69] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 108
[70] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 109
[71] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 109
[72] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 109
[73] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 110
[74] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 110
[75] Duden. Die deutsche Rechtschreibung, K 110
[76] Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz

E-Mails an Kunden

Standard

Das Wesentliche in wenigen Worten

Professionelle E-Mails sind knapp und präzise formuliert. Längere Texte gehören in eine mitgesendete Datei. Wenn der Empfänger nicht scrollen muss, ist die E-Mail kurz genug.

Professionelle E-Mails enthalten keine Rechtschreibfehler, deshalb ist die Rechtschreibprüfung des E-Mail-Programms aktiviert. Denn Orthografische und grammatische Fehler lassen Inkompetenz, mangelnde Professionalität oder Desinteresse am Empfänger vermuten. Texte in Großbuchstaben signalisieren Aggression.

Das Design professioneller E-Mails ist schlicht und die Schriftart gebräuchlich – damit der Text beim Empfänger so ankommt, wie vom Schreiber gewünscht.

Wenn der Empfänger kein deutschsprachiges E-Mail-Programm nutzt, werden in professionellen E-Mails „ä“ als „ae“, „ö“ als „oe“, „ü“ als „ue“ und „ß“ als „ss“ geschrieben.[1]

Professionelle E-Mails sind individuell geschrieben, ohne Textbausteine und Floskeln. Sie sind kein Posting auf einer Social-Media-Plattform, in einem Forum oder einem Blog und deshalb an nur einen Empfänger gerichtet. Soll die E-Mail dennoch an eine weitere Person gehen, steht deren Adresse im Kopie-Feld – Carbon Copy (Cc) – und nicht im Blindkopie-Feld – Blind Carbon Copy (Bcc). So weiß der Empfänger, wer außer ihm die E-Mail erhalten hat.

Professionelle E-Mails gleichen Geschäftsbriefen. Die freundliche, lockere Anrede ist so selbstverständlich wie der muntere Gruß in der Signatur. Absätze erleichtern dem Empfänger das Lesen. Emoticons und Grafiken sind mitunter mit Spyware infiziert, Datenanhänge von unbekannten Absendern mit Viren oder Trojanern.

Die Signatur enthält alle Informationen des Impressums. Eine Lesebestätigung ist lästig und funktioniert nicht mit jedem E-Mail-System. Die Abwesenheitsbenachrichtigung wird sofort nach der Rückkehr deaktiviert.

Der Betreff animiert den Empfänger mit nützlichen Informationen, die E-Mail zu lesen. Eine Garantie, dass die E-Mail gelesen wird, gibt es nicht.[2]

Wenn der Schreiber vor dem Senden seine E-Mail noch einmal liest, vermeidet er Missverständnisse und Formulierungen, die er vielleicht später bereuen würde.

Vorbereitung

Wenn der Schreiber einer E-Mail sich seine Absicht, die er beim Empfänger erreichen will, konkret vor Augen hält, wenn er sich die emotionale Situation des Empfängers seiner E-Mail möglichst plastisch vorstellt, wenn er sich bewusst macht, was sein Leser wahrscheinlich will, und wenn er die Inhalte, die er in seiner E-Mail vermitteln will, parat hat, umso eher findet er die richtigen Argumente und Formulierungen.

Bevor der Schreiber einer E-Mal beginnt zu schreiben, beantwortet er sich drei Fragen:

  • Was will er bewirken?
    Er hält sich seine konkreten Ziele vor Augen und definiert, was der Empfänger seiner
    E-Mail nach dem Lesen tun soll.
  • Was erwartet der Empfänger?
    Er versetzt sich in die Lage des Empfängers seiner E-Mail und berücksichtigt unbedingt auch dessen Emotionen, Eigenarten, Empfindlichkeiten, Wünsche …
  • Welche Argumente überzeugen den Empfänger?
    Er findet Gründe, die dem Empfänger seiner E-Mail einen spezifischen Nutzen bringen, und stellt sich vor, welche seiner Empfehlungen, Bitten oder Aufforderungen der Empfänger wohl bereit ist zu realisieren.

Bevor er das erste Wort schreibt, fragt sich der Schreiber, ob die E-Mail nicht überflüssig ist oder das Thema besser mit einem Telefonat zu erledigen wäre. Entscheidet er sich für die E-Mail, liest er sich noch einmal die Informationen durch, die ihn zum Schreiben veranlassen: die Telefonnotiz, den Brief, die E-Mail, das Telefax, den Bericht, das Protokoll, … – damit er sich darauf sachkundig beziehen kann und damit er auch dem Empfänger die Möglichkeit geben kann, gedanklich daran anzuknüpfen.

Gliederung

Professionelle E-Mails haben zwischen Anrede und Gruß drei Abschnitte: Einleitung, Hauptteil und Schluss. Die Einleitung nennt den Anlass, der Hauptteil gibt Informationen, der Schluss fordert auf zu handeln.[3] – Ausnahmen sind E-Mails in Kaskaden, die in einem kurzem Zeitraum oft hin- und hergehen. In ihnen fehlen gerne Anrede, Einleitung und Schluss, nur die Informationen bleiben.

Der Text einer professionellen E-Mail besteht aus mindestens drei Sätzen.

Damit die E-Mail prägnant wird, formuliert der Schreiber den Schluss zuerst. Er notiert zumindest seinen Schlussgedanken, zu dem er den Empfänger hinführen will. Danach erst folgen Einleitung und Hauptteil. Manchen mag die Reihenfolge überraschen, doch ist erst einmal das Ziel formuliert, dann fällt der Weg dorthin leichter.

Schluss

Der Schluss nennt die Absicht, das Ziel, das der Schreiber mit seiner E-Mail verbindet. Der Schluss ist kurz formuliert, meist reicht ein einfacher Satz. Der Inhalt des Schlusses ist als logische Schlussfolgerung aus den Informationen des Hauptteils hergeleitet, zweckgerichtet dargestellt mit einer finalen oder konsekutiven Konjunktion.

Finale und konsekutive Konjunktionen:

„deshalb“, „also“, „folglich“, „daher“, „ergo“, „daraus folgt“, „damit“, „um … zu …“

Der Schluss fordert den Empfänger zum Handeln auf, oft als Bitte ausgedrückt – zum Beispiel:

  • „Wenn Sie weitere Informationen benötigen, rufen Sie mich bitte an.“
  • „Den unterschriebenen Vertrag senden Sie deshalb bitte an Ihren Steuerberater.“
  • „Am besten wird sein, Sie warten auf die detaillierte Abrechnung.“

Gruß

Der Gruß am Ende des Textes ist Bestandteil der Signatur, kann jedoch vom Schreiber geändert werden. Das E-Mail-Programm erstellt automatisch den Gruß, den der Zuständige der Unternehmenskommunikation gewählt hat oder den der Schreiber für die meisten Gelegenheiten als angebracht ansieht. Verantwortlich für den Gruß ist der Schreiber der E-Mail.

Zwar etwas langweilig, doch als Standardgruß für Erstkontakte gut geeignet ist die aus der Briefkorrespondenz übernommene Formel „Mit freundlichen Grüßen“. Welche Variante möglicherweise geeigneter ist, entscheidet der Schreiber situativ:

  • Welche seiner Emotionen will er mit dem Gruß zeigen?
  • Wie schätzt seine Beziehung zum Empfänger ein?
  • Welche Emotionen will er beim Empfänger erzeugen?

Positive Emotionen des Schreibers zeigen Grüße wie:

  • „Herzlichen Dank“
  • „Freundliche Grüße aus Frankfurt“
  • „Beste Grüße“

Ein paritätisches Verhältnis des Schreibers zum Empfänger zeigen Grüße wie:

  • „Bis nächste Woche in Freiburg“
  • „Kollegiale Grüße“
  • „Bis bald“

An positive Emotionen beim Empfänger appellieren Grüße wie:

  • „Einen guten Start in die neue Woche“
  • „Freundliche Grüße an die Spree“
  • „Viel Erfolg“

Grußvarianten werden oft gespiegelt, der Empfänger variiert seinen Gruß in seiner Antwort.

Nicht in professionelle Mails gehören Abkürzungen aus dem Netzjargon wie „thx“ für „thanks“ oder „cu“ für „see you“ oder „cul“ für „see you later“ oder „bb“ für „Bis bald“ oder „br“ für „best regards“ oder „gl“ für „good luck“ oder „glg“ für „Ganz liebe Grüße“ oder „hand“ für „have a nice day“ oder „tia“ für „thanks in advance“.

Anrede

Ebenso selbstverständlich wie der Gruß ist die Anrede in E-Mails. Mit ihr signalisiert der Schreiber, in welcher Funktion er den Empfänger anspricht und wie er seine Beziehung zu ihm sieht.

Als Standard für die Anrede am Beginn einer Korrespondenz per E-Mail ist die Floskel „Sehr geehrter Herr …“ beziehungsweise „Sehr geehrte Frau …“ weiterhin durchaus geeignet. Sie hat sich über viele Jahrzehnte  in der Brief­korrespondenz bewährt.

Mittlerweile üblich sind auch etwas lockerere Anreden wie „Hallo, Herr Cerens,“ – wobei das Komma meist weggelassen wird – oder „Guten Tag, Frau Dorens,“. Die Anrede ohne Namen oder Funktion – „Hallo,“ oder „Guten Tag,“ – gilt als unhöflich.

Die Anrede mit der Funktion des Empfängers wirkt zwar etwas steif, signalisiert aber die Rollen, die der Schreiber sich und dem Empfänger zuweist. Zum Beispiel:

  • „Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin,“
  • „Lieber Kunde,“
  • „Hallo, liebe Kollegin,“

Munter wirken auch regionale Varianten wie:

  • „Grüß Gott, Herr Marens,“
  • „Servus, liebe Frau Dorens,“
  • „Ciao, Werner“
Im deutschen Sprachraum weniger üblich ist die Anrede nur mit Vornamen. Sie wird als abweisend und unhöflich empfunden.

Einleitung

Mit der Einleitung der E-Mail beginnt die Psychagogie des Schreibers, seine Seelenführung, sein Einwirken auf den Empfänger: Der Schreiber stimmt den Empfänger auf den Inhalt ein, der im Hauptteil kommt. Dazu wählt er einen geeigneten Aufhänger, der vor dem inneren Auge des Empfängers ein möglichst plastisches Bild erzeugt, eine Imagination, in der sich der Empfänger selbst sieht.

Ideen für Aufhänger in der Einleitung[4]:

  • Das Thema aus einem größeren Zusammenhang ableiten (Deduktion)
  • Das Thema aus einem Einzelfall ableiten (Induktion)
  • Das Thema begrifflich bestimmen (Definition)
  • Das Thema auf die aktuelle Situation beziehen (Aktualität)
  • Von einem Zitat ausgehen
  • Von einer Frage ausgehen
  • Von einer Behauptung ausgehen
  • Den Nutzen für die Leser voranstellen

Die Einleitung erwähnt das Thema der E-Mail oder deutet es zumindest an, damit die Gedanken des Empfängers in die gewünschte Richtung gelenkt werden. In der Einleitung spricht der Schreiber den Empfänger an und bringt auch sich selbst ein. Mit einem Personal- oder einem Possessivpronomen ist diese persönliche Verbindung leicht zu erreichen, also zum Beispiel durch „wir“ oder „Sie“, „ich“ oder „unser“, „Ihr“ oder „mein“.

Da die Einleitung den Empfänger auch emotional auf den Inhalt der E-Mail einstimmt, lässt der Schreiber in ihr etwas Positives anklingen. Er verwendet ein positives Adjektiv oder Adverb oder eine positive Interjektion.[5]

Die fünf Kriterien für eine gelungene Einleitung lassen sich mit wenigen Worten erfüllen, zum Beispiel:

  • „herzlichen Dank für Ihre detaillierten Informationen, sie haben mir sehr geholfen.“
    Das „herzlichen Dank“ sowie das „detaillierte“ sind das Positive; „Ihre Informationen“ sind einerseits der Aufhänger, weil sich der Empfänger vor seinem inneren Auge die Informationen geben sieht, andererseits weisen sie auch auf das Thema; das „Ihre“ spricht den Empfänger an und mit dem „mir“ bringt sich der Schreiber ein.
  • „nochmals vielen Dank für unser freundliches Telefonat am vergangenen Donnerstag.“
    Das „vielen Dank“ sowie das „freundliche“ sind das Positive; das „Telefonat“ ist einerseits der Aufhänger, weil sich der Empfänger an das Telefongespräch erinnert, andererseits ist es der Hinweis auf das Thema; „unser“ stellt die Verbindung her zwischen Sender und Empfänger.
  • „Ihren informativen Bericht habe ich gerne gelesen.“
    „informativen“ und „gerne“ vermitteln positive Emotionen; der „Bericht“ lässt den Empfänger einerseits an sein Erstellen denken, andererseits führt er zum Thema; „Ihren“ spricht den Empfänger an und „ich“ bringt den Schreiber ein.

Ist die Einleitung formuliert, steht sie in Spannung mit dem zuvor notierten Schluss. Diese Lücke füllt der Hauptteil, der mit seinen Argumenten die gewünschte Handlung begründet, zu dem der Schluss auffordert.

Hauptteil

In den Hauptteil gehören die wesentlichen Informationen: Fakten, Daten, Zahlen – doch nicht zu viele, sonst wird er zu lang. Der Schreiber zeigt hier einerseits seine Kompetenz durch seine Auswahl der argumentativ wirksamen Mitteilungen, andererseits durch seine Zurückhaltung. Der Empfänger erhält im Hauptteil die Auskünfte, die er braucht, in verständlichen, präzisen und prägnanten Worten.

  • Der Hauptteil ist verständlich, wenn seine Inhalte in einfachen Sätzen und in anschaulichen Worten leicht nachzuvollziehen sind.
  • Der Hauptteil ist präzise, wenn er nicht mehr als drei Gedankenschritte braucht, um das vom Schreiber Gemeinte dem Empfänger zu vermitteln.
  • Der Hauptteil ist prägnant, wenn er so kurz wie möglich und so ausführlich wie nötig zum Schluss hinführt.

Ergänzende Erläuterungen, Hintergründe, Erklärungen gehören in ein oder mehrere Dokumente, die der Empfänger mit der E-Mail erhält. Der Schreiber weist ihn in einem Satz darauf hin, zum Beispiel:

  • „Mit dieser Mail erhalten Sie die Datei „Protokoll vom 28. Oktober“.
Ein Negativ-Beispiel sind die Hinweise eines Kreditinstituts an einen Kunden, die den Empfänger nicht informieren, sondern mit Allgemeinplätzen und Fachbegriffen verwirren:

„Alle weiteren Bedingungen für das Bauspardarlehen entnehmen Sie bitte den ‚Allgemeinen Bedingungen für Bausparverträge‘ sowie der Kopie der ursprünglichen Darlehenszusage bzw. des Schuldanerkenntnisses. (Für die Bezeichnung ‚Schuldanerkenntnis‘ ist auch der Begriff ‚Kreditvereinbarung‘ gleichzusetzen.)“

 

Ein weiteres Negativ-Beispiel sind die Erläuterungen einer Behörde, die allzu bürokratisch wirken:

„Im Nachgang zu unserem Zwischenbescheid vom 28. März sowie auf Ihr Schreiben vom 15. März teilen wir mit, dass es sich bei dem oben bezeichneten Grundstück um eine öffentliche Verkehrsfläche handelt, die für eine fußläufige Verbindung zwischen der Zarensstraße und dem Porensweg vorgesehen ist.

Ein Verkauf des Grundstücks ist daher nicht möglich. Wir bitten um Verständnis.“

Einfacher wäre die Information:

„Das Grundstück ist eine öffentliche Verkehrsfläche, die für einen Fußweg zwischen der Zarensstraße und dem Porensweg vorgesehen ist, und deshalb nicht zu verkaufen.“

Auswahl und Formulierung des Hauptteils fällt dem Schreiber leichter, wenn er sich die Situation des Empfängers versetzt und sich die Frage beantwortet: Was würde mich an seiner Stelle bewegen, so zu handeln, wie ihn der Schluss auffordert?

Nach dem Verfassen des Hauptteils prüft der Schreiber, ob seine Formulierungen im Schluss weiterhin passen und ändert sie eventuell. Danach ist die E-Mai fast fertig, nur noch der Betreff fehlt.

Betreff

Frage: Warum formuliert der Schreiber den Betreff zuletzt? Antwort: Weil er erst dann Inhalt und Wortlaut seiner E-Mail kennt.

Der Betreff ist die herausragende Stelle, um das Interesse des Empfängers zu wecken, damit er die E-Mail nicht ungelesen löscht. Wenn der Betreff signalisiert, „Hallo, das ist keine 08/15-E-Mail, kein Spam!“, sondern „Hier kommt eine persön­liche E-Mail, nur für dich!“, dann stimmt er den Empfänger positiv auf die E-Mail ein und erleichtert ihm den Zugang zu ihr: Der Empfänger interessiert sich für den Inhalt.

Ansprechend und interessierend wirkt der Betreff, wenn er sich erkennbar auf den Empfänger bezieht – etwa mit einem Personal- oder Possessivpronomen. Wenn der Betreff ein Verb enthält, wirkt er dynamischer als nur mit einem Substantiv. Da er nicht zu lang sein soll, braucht er kein vollständiger Satz sein. Er endet auch nie mit einem Punkt.

Der Betreff bringt das Neue der E-Mail auf den Punkt. Er unterscheidet sich von den Betreffs anderer E-Mails. Er kann auch ein Wortspiel sein oder ein Motto oder ein Zitat oder eine Frage.

Der Betreff muss allerdings zum Inhalt der E-Mail passen, zum Beispiel:

  • „Sie erhalten Ihren Änderungsvertrag“
  • „Ihre Abrechnung ist jetzt korrigiert“
  • „So erhalten Sie Förderung für Ihre Mietwohnung“
  • „Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer neuen Aufgabe“
  • „Des Kaisers neue Kleider“

Antwortet der Schreiber jedoch auf eine E-Mail des Empfängers, behält er dessen Betreff bei, ob ihm die Formulierung gefällt oder nicht, damit der Empfänger sofort weiß, dass er eine Antwort erhält.

Ist der Betreff gefunden, liest der Schreiber seine E-Mail noch einmal und, wenn er sie als angemessen bewertet, sendet sie an den Empfänger.

Abwesenheit

Auf manche E-Mails erhält der Sender sofort eine Antwort, automatisch generiert als Abwesenheitsbenachrichtigung. Im Betreff steht dann „Automatische Antwort“ oder „Abwesenheit“ oder ein ähnlicher Hinweis, gefolgt von dem Originalbetreff des Senders.

Da die Anrede bei der Abwesenheitsnotiz entfallen kann, beginnt die Information meist mit einem kurzen Dank für die erhaltene Nachricht. Darauf folgt das Datum, wann der Empfänger die E-Mail erhalten wird, die nicht weitergeleitet wird. Anschließend kommt ein Hinweis, wer stattdessen den Inhalt der Nachricht entgegennehmen könnte: mit Funktion, Vornamen, Namen, Telefondurchwahl und E-Mail-Adresse. Die Signatur mit integriertem Gruß beendet die Benachrichtigung.

Eine prägnante automatische Antwort liest sich zum Beispiel so:

  • „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ihre E-Mail werde ich erst am 24. Dezember erhalten. Vorher können Sie sich gerne an meine Abteilungsleiterin Helga Horens wenden – Telefon: 069 4926-23, E-Mail: horens@hilbert-schule.de.
    Beste Grüße
    Michael Darens“

Peter Hilbert

Quellen

[1] Auch in der Signatur und im Haftungsausschluss (Disclaimer)
[2] Computerwoche
[3] Ausführlicher in „Für Leser schreiben“
[4] Bundesverwaltungsamt – Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik
[5] In „Grammatischer Abriss“ sind die Wortarten definiert.

Grammatischer Abriss

Standard

Das Nötigste in Beispielen

Wozu brauchen wir Grammatik? Damit wir Sprache besser zu begreifen und besser über sie reflektieren und kommunizieren können. Wer die Systematik einer Sprache versteht und die Elemente des Systems benennen kann, vermag Sprache besser zu nutzen, sie gezielter für das eigene Wollen einzusetzen und genauer ihre Wirkung zu entfalten. Wer das Nötigste von der Grammatik seiner Sprache kennt, kann variabler und prägnanter, verständlicher und effektiver sprechen und schreiben.

Die Wortarten

Die deutsche Sprache kennt zehn Wortarten, also zehn Gruppen von Wörtern mit den jeweils gleichen grammatischen Eigenschaften. Sie lassen sich unterteilen in sechs flektierbare, also beugbare, Wortarten, deren Form verändert werden kann, und vier nicht flektierbare, also nicht beugbare, Wortarten, deren Form nicht verändert werden kann.[1]

Eine Flexion ist entweder eine Konjugation oder eine Deklination oder eine Komparation.

Das heißt:

Eine grammatische Beugung ist entweder die Beugung eines Verbs oder die Beugung eines Nomens oder die Steigerung eines Adjektivs.

verbEine Möglichkeit, ein Wort zu flektieren, ist die Konjugation und die einzige Wortart, die konjugiert werden kann, sind die Verben, auch Tätigkeits- oder Zeitwörter genannt, zum Beispiel:

  • „Ich lerne eine Fremdsprache.“
  • „Du lernst einen Beruf.“
  • „Sie lernt Schach.“

Die drei unkonjugierten Verbformen sind der Infinitiv, das Partizip Präsens und das Partizip Perfekt; sie heißen infinite, also unbestimmte, Verbformen.

Der Infinitiv ist die Grundform, zum Beispiel:

  • „Ich bin bereit zu lernen.“
  • „Wir sehen ihn dort stehen.“
  • Lesen kann fast jeder Mensch.“

Das Partizip Präsens ist das Mittelwort der Gegenwart, zum Beispiel:

  • Lernend liegt sie auf dem Sofa.“
  • „Das Publikum klatschte stehend.“
  • „Er ging, ein Buch lesend, durch den Park.“

Das Partizip Perfekt ist das Mittelwort der Vergangenheit, zum Beispiel:

  • „Nachdem sie Spanisch gelernt hatte, fuhr sie nach Madrid.“
  • „Er hat vor dem Haus gestanden und gewartet.“
  • „Ich habe den Bericht gelesen.“
Nur Verben können konjugiert werden; sie geben die Zeit an: Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft.

Die zweite Möglichkeit, ein Wort zu flektieren, ist die Deklination. Die deklinierbaren Wörter können entweder ihr Genus, also ihr grammatisches Geschlecht, anpassen, wie etwa Adjektive, oder sie haben ein festes Genus.

Nur Nomen können dekliniert werden.

substantiv-1Substantive, auch Hauptwörter, Dingwörter oder Namenwörter genannt, werden dekliniert, zum Beispiel:

  • „Der Baum steht auf der Wiese.“
  • „Die Blume wächst im Garten.“
  • „Das Buch liegt unter dem Stuhl.“
Nur Substantive haben ein festes Genus.

adjektiv-1Die dritte Möglichkeit, ein Wort zu flektieren, ist die Komparation, also die Steigerung. Die einzige Wortart, die sich steigern lässt, sind die Adjektive, die Eigenschaftswörter, zum Beispiel:

  • Im Positiv: „Du liest ein gutes Buch.“
  • Im Komparativ: „Er liest ein besseres Buch.“
  • Im Superlativ: „Das beste Buch liest sie.“

Adjektive werden auf drei verschiedene Weisen im Satz eingesetzt:

  1. Attributiv als Beifügung zu einem Substantiv, Adjektiv oder Adverb, zum Beispiel:
    • „Das ist ein richtig alter Baum.“
    • „Die schöne Blume wächst auf der großen Wiese.“
    • „Das dicke Buch gefällt mir einfach gut.“
  2. Prädikativ als Teil des Verbs, zum Beispiel:
    • „Der Baum ist alt.“
    • „Die Blume wirkt auch in der Vase prächtig.“
    • „Das Buch liest sich gut.“
  3. Adverbial als Umstandsbestimmung des Verbs, zum Beispiel:
    • „Der Baum wächst schnell.“
    • „Die Blume entwickelt sich prächtig.“
    • „Das Buch wird hübsch verpackt.“
Nur Adjektive können gesteigert werden.

artikel-1Das grammatische Geschlecht, das Genus, eines Substantivs lässt sich am Artikel, auch Begleiter oder Geschlechtswort genannt, erkennen. Artikel sind entweder bestimmt, also definit, oder unbestimmt, also indefinit:

  1. Definit im Singular, also in der Einzahl, zum Beispiel:
    • „Im Hof steht der Baum.“
    • „Im Garten wächst die Blume.“
    • „Unterm Stuhl liegt das Buch.“
  2. Definit im Plural, also in der Mehrzahl, zum Beispiel:
    • „Im Hof stehen die Bäume.“
    • „Im Garten wachsen die Blumen.“
    • „Unterm Stuhl liegen die Bücher.“
  3. Indefinit im Singular, zum Beispiel:
    • „Im Hof steht ein Baum.“
    • „Im Garten wächst nicht nur eine Blume.“
    • „Unterm Stuhl liegt ein Buch.“
  4. Indefinit im Plural, dann jedoch als Leerstelle, zum Beispiel:
    • „Im Hof stehen (—) Bäume.“
    • „Im Garten wachsen (—) Blumen.“
    • „Unterm Stuhl liegen (—) Bücher.“
Am Artikel lässt sich das Genus des Substantivs erkennen.

pronomen-1Substantive und Substantivgruppen können im Satz durch ein Pronomen, also ein Fürwort, ersetzt werden. Die deutsche Sprache hat sieben Arten von Fürwörtern:

  1. Das besitzanzeigende Fürwort, das Possessivpronomen, zum Beispiel:
    • „Im Hof steht mein Baum.“
    • „Im Garten wächst deine Blume.“
    • „Unterm Stuhl liegt sein Buch.“
  2. Das bezügliche Fürwort, das Relativpronomen, zum Beispiel:
    • „Der Baum, welcher im Hof steht, spendet Schatten.“
    • „Die Blume, welche im Garten wächst, blüht jetzt.“
    • „Das Buch, welches unterm Stuhl liegt, gehört ihr.“
  3. Das fragende Fürwort, das Interrogativpronomen, zum Beispiel:
    • Wer ruht sich aus?“
    • Wessen Blume blüht?“
    • Was liegt unterm Stuhl?“
  4. Das hinweisende Fürwort, das Personalpronomen, zum Beispiel:
    • Dieser Baum spendet genügend Schatten.“
    • Solche Blumen wachsen auch in meinem Garten.“
    • Jenes Buch habe ich noch nicht gelesen.“
  5. Das persönliche Fürwort, das Personalpronomen, zum Beispiel:
    • Ich klettere auf den Baum.“
    • „Siehst du die Blume?“
    • „Dort steht sie.“
  6. Das rückbezügliche Fürwort, das Reflexivpronomen, zum Beispiel:
    • „Der Baum gehört mir nicht.“
    • Mich erfreut die Blume.“
    • „Sie setzt sich auf den Stuhl.“
  7. Das unbestimmte Fürwort, das Indefinitpronomen, zum Beispiel:
    • „Auf den Baum klettert jemand.“
    • Etwas fehlt hier.“
    • „Ich sehe nichts.“
Nur Pronomen können Substantive oder Substantivgruppen ersetzen.

numerale-1Zahlen lassen sich in Ziffern schreiben oder in Buchstaben. Die deutsche Sprache kennt drei Gruppen von Zahlwörtern, die Numeralien:

  1. Das bestimmte Zahlwort, das Kardinalnumerale, zum Beispiel:
    • „Der erste Baum trägt die Nummer eins.“
    • „In dem Beet wachsen zwei Sorten Blumen.“
    • „Unterm Stuhl liegen drei Bücher.“
  2. Das ordnendes Zahlwort, das Ordinalnumerale, zum Beispiel:
    • „Der erste Baum ist eine Pappel.“
    • „Auf drittens folgt viertens.“
    • „Ein Fünftel des Buches hat er bereits gelesen.“
  3. Das unbestimmtes Zahlwort, das Indefinitnumerale, zum Beispiel:
    • „Hinterm Haus stehen verschiedene Bäume.“
    • Alle Blumen in dem Beet sind blau.“
    • „Er hat sich mehrere Bücher geliehen.“
Nur Numeralien benennen Anzahl, Menge oder Rang eines Substantivs.

Nach den sechs flektierbaren Wortarten bleiben noch die vier nicht flektierbaren Wortarten, die ihre Form nicht verändern können.

adverb-1Das Adverb, auch Umstandswort genannt, beschreibt spezifische Besonderheiten und bezieht sich meist auf das Verb im Satz, und zwar auf vier mögliche Weisen:

  1. Als Umstandswort des Ortes, als Lokaladverb, zum Beispiel:
    • „Bäume stehen überall.“
    • „Die Blumen stehen nebenan.“
    • „Das Buch liegt draußen.“
  2. Als Umstandswort der Zeit, als Temporaladverb, zum Beispiel:
    • Freitags fälle ich keine Bäume.“
    • „Auf Wiesen wachsen oft Blumen.“
    • „Das Buch hat sie einmal gelesen.“
  3. Als Umstandswort der Art und Weise, als Modaladverb, zum Beispiel:
    • „Ich klettere gerne auf Bäume.“
    • „Blumen gefallen ihr sehr.“
    • „Das Buch lese ich vielleicht.“
  4. Als Umstandswort des Grundes, als Kausaladverb, zum Beispiel:
    • „Der Baum steht dennoch im Weg.“
    • „Die Blumen nehme ich sonst wieder mit.“
    • „Das Buch kostet außerdem viel Geld.“
Adverbien können allein, ohne ein anderes Wort, ein Satzteil sein.

praeposition-1Präpositionen, auch Verhältniswörter genannt, beschreiben die Beziehung zwischen Wörtern oder Wortgruppen, zum Beispiel:

  • „Der Vogel fliegt über den Baum“
  • „Keine Blume wächst ohne
  • „Das ist ein Buch mit 200 Seiten.“
Präpositionen bilden Fügungen mit Substantiven.

konjunktion-1Konjunktionen, auch Bindewörter genannt, verbinden Wörter, Wortgruppen oder Sätze miteinander. Die deutsche Sprache hat vier Gruppen von Bindewörtern:

  1. Nebenordnende Konjunktionen, zum Beispiel:
    • „Im Hof stehen ein Ahorn und eine Kastanie.“
    • „Treffen wir uns am Sonntag oder am Montag?“
    • „Sie spielt kein Klavier, sondern liest ein Buch.“
  2. Unterordnende Konjunktionen, zum Beispiel:
    • „Der Baum spendet Schatten, weil er viele Blätter trägt.“
    • „Die Blume blüht, obwohl sie im Schatten wächst.“
    • Sobald ich fertig gelesen habe, komme ich.“
  3. Infinitivkonjunktionen, zum Beispiel:
    • „Er versuchte, auf den Baum zu klettern.“
    • „Ich ging in den Garten, um die Blumen zu gießen.“
    • Anstatt zu lesen, ging sie spazieren.“
  4. Satzteilkonjunktionen, zum Beispiel:
    • „Der Baum sieht aus, als bekäme er Knospen.“
    • „Die Blume sieht aus wie eine Aster.“
    • „Je mehr du sprichst, desto weniger wird dir zugehört.“
Konjunktionen zeigen logische oder grammatische Beziehungen zwischen Wörtern, Wortgruppen oder Sätzen.

interjektion-1Interjektionen sind kleine Ausrufewörter für Empfindungen und Geräusche, zum Beispiel:

  • Oh, wie schön der Baum geschmückt ist!“
  • Aha, das also ist eine Aster.“
  • Puh! Das war anstrengend.“
Interjektionen vermitteln Emotionen und Einstellungen.

Die Satzteile

Die deutsche Sprache kennt vier Satzteile, auch Satzkonstituenten oder Satzglieder genannt, die aus jeweils einem einzelnen Wort oder einer Wortgruppe bestehen. Sie können innerhalb eines Satzes als ganze Teile verschoben und durch gleichwertige Ausdrücke ersetzt werden.

subjekt-1Das Subjekt, auch Satzgegenstand genannt, nennt, wer etwas tut, mit wem etwas getan wird oder über wen etwas ausgesagt wird, zum Beispiel:

  • Du siehst das Auto.“
  • Die Sonne schien.“
  • Der Satz ist korrekt.“

praedikat-1Das Prädikat, auch Satzaussage genannt, gibt an, was geschieht oder was ist. Das Prädikat ist immer ein Verb, zum Beispiel:

  • „Du siehst das Auto.“
  • „Die Sonne schien.“
  • „Der Satz ist korrekt.“

objekt-1Das Objekt, auch Satzergänzung genannt, vervollständigt das durch das Verb ausgedrückte Geschehen. Die deutsche Sprache kennt vier Satzergänzungen.

  1. Das Dativobjekt, die Satzergänzung im dritten Fall, zum Beispiel:
    • „Sie gibt das Buch des Vaters dem Onkel.“
    • „Der Bruder seines Freundes verkauft ihr sein Auto.“
    • „Das Unternehmens bezahlt dem Team meiner Chefin einen Bonus.“
  2. Das Genitivobjekt, die Satzergänzung im zweiten Fall, zum Beispiel:
    • „Sie gibt das Buch des Vaters dem Onkel.“
    • „Der Bruder seines Freundes verkauft ihr sein Auto.“
    • „Das Unternehmens bezahlt dem Team meiner Chefin einen Bonus.“
  3. Das Akkusativobjekt, die Satzergänzung im vierten Fall, zum Beispiel:
    • „Sie gibt das Buch des Vaters dem Onkel.“
    • „Der Bruder seines Freundes verkauft ihr sein Auto.“
    • „Das Unternehmens bezahlt dem Team meiner Chefin einen Bonus.“
  4. Das Präpositionalobjekt, die Satzergänzung mit Verhältniswort, zum Beispiel:
    • „Er ist mit ihr befreundet.“
    • „Sie wartet auf Post.“
    • „Sie staunt über seine Leistung.“

adverbiale-1Das Adverbiale, auch Umstandsbestimmung oder Umstands­angabe genannt, bestimmt die Umstände eines Geschehens und charakterisiert die Art und Weise einer Tätigkeit oder eines Vorgangs genauer. Die deutsche Sprache kennt zehn Adverbialien.

  1. Das Lokaladverbiale, die Umstandsbestimmung des Ortes, zum Beispiel:
    • „Ich arbeite in der Stadt.“
    • „Du sitzt auf einem Stuhl.“
    • „Sie geht im Park spazieren.“
  2. Das Temporaladverbiale, die Umstandsbestimmung der Zeit, zum Beispiel:
    • „Du arbeitest jeden Tag.“
    • „Lass uns am Montag ins Kino gehen.“
    • In der vergangenen Woche gingen wir im Park spazieren.“
  3. Das Kausaladverbiale, die Umstandsbestimmung des Grundes, zum Beispiel:
    • „Er arbeitet wegen des Geldes.“
    • Aus diesem Grund bleibe ich im Büro.“
    • Unter diesen widrigen Umständen fliege ich nicht.“
  4. Das Modaladverbiale, die Umstandsbestimmung der Art und Weise, zum Beispiel:
    • „Sie arbeitet mit großer Anstrengung.“
    • „Die Erklärung kam mir sehr umständlich vor.“
    • „Er kam unverrichteter Dinge zurück.“
  5. Das Instrumentaladverbiale, die Umstandsbestimmung des Mittels, zum Beispiel:
    • „Es arbeitet mit neuer Software.“
    • Mithilfe einer Zange löste er die Schraube.“
    • Durch Übung steigerst du deine Leistung.“
  6. Das Finaladverbiale, die Umstandsbestimmung des Zwecks, zum Beispiel:
    • „Er arbeitet zum Spaß.“
    • „Wir fahren zur Erholung ans Meer.“
    • Für einen guten Zweck sammeln sie Geld.“
  7. Das Konditionaladverbiale, die Umstandsbestimmung der Bedingung, zum Beispiel:
    • „Ihr arbeitet nur bei schönem Wetter.“
    • Ihr Einverständnis vorausgesetzt komme ich etwas später.
    • Unter günstigen Bedingungen kann ein Rekord aufgestellt werden.“
  8. Das Konsekutivadverbiale, die Umstandsbestimmung der Folge, zum Beispiel:
    • „Eure Arbeit bringt euch zum Schwitzen.“
    • Infolge der Hitze vertrockneten die Blumen.“
    • Vor Freude kamen ihr die Tränen.“
  9. Das Konzessivadverbiale, die Umstandsbestimmung des Gegengrundes, zum Beispiel:
    • „Sie arbeiten trotz der Hitze.“
    • Entgegen seinem Rat fuhr sie nach Rom.“
    • Selbst bei Sonnenschein verlassen wir die Wohnung nicht.“
  10. Das Adversativadverbiale, die Umstandsbestimmung des Gegensatzes, zum Beispiel:
    • Anstatt im Büro arbeiten wir im Freien.“
    • „Die Abteilungsleiterin unterschreibt anstelle des Projektleiters.“
    • Im Gegensatz zu seiner Schwester ist er ein Optimist.“

Die Fälle

Die Deutsche Grammatik kennt vier Fälle, auch Kasus genannt. Sie zeigen, welche Funktion das Substantiv im Satz hat und in welcher Beziehung es zu den anderen Wörtern steht.

nominativ-1Der erste Fall, der Nominativ beantwortet die Fragen Wer? und Was?, zum Beispiel:

  • Der Mann bringt der Frau das Buch des Freundes.“
  • Die Frau schenkt dem Freund des Mannes ein Buch.“
  • Das Kind der Frau gibt dem Freund das Buch.“

genitiv-1Der zweite Fall, der Genitiv, beantwortet die Frage Wessen?, zum Beispiel:

  • „Der Mann bringt der Frau das Buch des Freundes.“
  • „Die Frau schenkt dem Freund des Mannes ein Buch.“
  • „Das Kind der Frau gibt dem Freund das Buch.“

dativ-1Der dritte Fall, der Dativ, beantwortet die Wem?, Wo? und Woher?, zum Beispiel:

  • „Der Mann bringt der Frau das Buch des Freundes.“
  • „Die Frau schenkt dem Freund des Mannes ein Buch.“
  • „Das Kind der Frau gibt dem Freund das Buch.“

akkusativ-1Der vierte Fall, der Akkusativ, beantwortet die Fragen Wen?, Was? und Wohin?, zum Beispiel:

  • „Der Mann bringt der Frau das Buch des Freundes.“
  • „Die Frau schenkt dem Freund des Mannes ein Buch.“
  • „Das Kind der Frau gibt dem Freund das Buch.“

Die Zeiten

Im Deutschen werden die Verben nach der Person und der Anzahl – im Numerus Singular oder Plural –, der Aussageweise – im Modus Indikativ, Konjunktiv oder Imperativ – und der Handlungsrichtung – im Aktiv oder Passiv – konjugiert sowie nach der Zeit. Die deutsche Grammatik kennt sechs Zeitformen, auch Tempora – dem Plural für Tempus – genannt.

praesens-1Die einfache Gegenwart, das Präsens, zeigt: Etwas geschieht gegenwärtig. Das Geschehen ist nicht begrenzt, sondern all­gemeingültig oder beständig, zum Beispiel:

  • „Ich lerne.“
  • „Die Blume blüht.“
  • „Das Buch wird gelesen.“

perfekt-1Die vollendete Gegenwart, das Perfekt, zeigt: Etwas ist geschehen. Das Geschehen wirkt in die Gegenwart hinein und
ist beendet oder seine Folgen sind noch aktuell, zum Beispiel:

  • „Ich habe gelernt.“
  • „Die Blume hat geblüht.“
  • „Das Buch ist gelesen worden.“

imperfekt-1Die einfache Vergangenheit, das Präteritum oder Imperfekt, zeigt: Etwas geschah in der Vergangenheit. Das Geschehen war nicht begrenzt und wird mit subjektivem Abstand geschildert, zum Beispiel:

  • „Ich lernte.“
  • „Die Blume blühte.“
  • „Das Buch wurde gelesen.“

plusquamperfekt-1Die vollendete Vergangenheit, das Plusquamperfekt, zeigt: Etwas war in der Vergangenheit bereits geschehen. Das Geschehen hatte vor einem anderen Geschehen stattgefunden und ist beendet, zum Beispiel:

  • „Ich hatte gelernt.“
  • „Die Blume hatte geblüht.“
  • „Das Buch war gelesen worden.“

futur-i-1Die einfache Zukunft, das Futur I, zeigt: Etwas wird in Zukunft geschehen. Das Geschehen hat noch nicht begonnen und sein Abschluss ist noch nicht abzusehen, zum Beispiel:

  • „Ich werde lernen.“
  • „Die Blume wird blühen.“
  • „Das Buch wird gelesen werden.“

futur-ii-1Die vollendete Zukunft, das Futur II, zeigt: Etwas wird in Zukunft geschehen sein. Das Geschehen hat noch nicht begonnen, dennoch wird sein Abschluss ausgedrückt, zum Beispiel:

  • „Ich werde gelernt haben.“
  • „Die Blume wird geblüht haben.“
  • „Das Buch wird gelesen worden sein.“

Die Handlungsrichtungen

Die beiden grammatischen Handlungsrichtungen im Deutschen, auch Diathesen oder Genera Verbi genannt, sind das Aktiv, die Tätigkeitsform, und das Passiv, die Leideform.[2]

aktiv-1Im Aktiv handelt das Subjekt. Das Aktiv wirkt lebendiger und ist leichter zu verstehen.

Im Präsens zum Beispiel:

  • „Sie ruft mich.“
  • „Du siehst mich.“
  • „Wir überzeugen euch.“
Im Perfekt zum Beispiel:

  • „Sie hat mich gerufen.“
  • „Du hast mich gesehen.“
  • „Wir haben euch überzeugt.“
Im Imperfekt zum Beispiel:

  • „Sie rief mich.“
  • „Du sahst mich.“
  • „Wir überzeugten euch.“
Im Plusquamperfekt zum Beispiel:

  • „Sie hatte mich gerufen.“
  • „Du hattest mich gesehen.“
  • „Wir hatten euch überzeugt.“
Im Futur I zum Beispiel:

  • „Sie wird mich rufen.“
  • „Du wirst mich sehen.“
  • „Wir werden euch überzeugen.“
Im Futur II zum Beispiel:

  • „Sie wird mich gerufen haben.“
  • „Du wirst mich gesehen haben.“
  • „Wir werden euch überzeugt haben.“

passiv-1Im Passiv geschieht etwas mit dem Subjekt. Das Passiv wirkt umständlicher und scheinbar neutraler.

Im Präsens zum Beispiel:

  • „Ich werde von ihr gerufen.“
  • „Ich werde von dir gesehen.“
  • „Ihr werdet von uns überzeugt.“
Im Perfekt zum Beispiel:

  • „Ich bin von ihr gerufen worden.“
  • „Ich bin von dir gesehen worden.“
  • „Ihr seid von uns überzeugt worden.“
Im Imperfekt zum Beispiel:

  • „Ich wurde von ihr gerufen.“
  • „Ich wurde von dir gesehen.“
  • „Ihr wurdet von uns überzeugt.“
Im Plusquamperfekt zum Beispiel:

  • „Ich war von ihr gerufen worden.“
  • „Ich war von dir gesehen worden.“
  • „Ihr wart von uns überzeugt worden.“
Im Futur I zum Beispiel:

  • „Ich werde von ihr gerufen werden.“
  • „Ich werde von dir gesehen werden.“
  • „Ihr werdet von uns überzeugt werden.“
Im Futur II zum Beispiel:

  • „Ich werde von ihr gerufen worden sein.“
  • „Ich werde von dir gesehen worden sein.“
  • „Ihr werdet von uns überzeugt worden sein.“

Die Aussageweisen

Mit Verben lassen sich im Deutschen auf dreierlei Weise Aussagen treffen: im Indikativ, im Konjunktiv und im Imperativ. Die Aussageweise, der Modus, markiert, ob es sich um eine reale Tatsache, eine Möglichkeit oder eine Aufforderung handelt.[3]

indikativ-1Der Indikativ, auch Normalform oder Wirklichkeitsform genannt, stellt einen Sachverhalt als Tatsache dar, zum Beispiel:

  • „Ein Tag hat 24 Stunden.“
  • „In der vergangenen Woche bin ich umgezogen.“
  • „Sie läuft auf der Straße.“

konjunktiv-1Der Konjunktiv, auch Möglichkeitsform genannt, macht deutlich, dass ein Sachverhalt nicht als Tatsache gesehen wird, sondern als möglich, irreal oder nicht entscheidbar. Im Deutschen hat er zwei Formen: den Konjunktiv I und den Konjunktiv II.

Der Konjunktiv I steht in der indirekten Rede, zum Beispiel:

  • „Sie behauptete, sie habe ihn bisher noch nicht vermisst.“
  • „Er versicherte, es gehe ihm gut.“
  • „Ich dachte, sie liefe auf der Straße.“

Der Konjunktiv I kann einen Wunsch oder eine Aufforderung ausdrücken, zum Beispiel:

  • „Er ruhe in Frieden.“
  • „Man nehme drei Eier.“
  • „Das sei für heute genug.“

Der Konjunktiv II ersetzt nicht eindeutige oder missverständliche Formen des Konjunktivs I in der indirekten Rede, zum Beispiel:

  • „Sie sagen, sie kämen“ statt „Sie sagen, sie kommen heute.“
  • „Er berichtete, sie hätten ein Fahrrad gekauft.“ statt „Er berichtete, sie haben ein Fahrrad gekauft.“
  • „Sie beteuert, ich redete keinen Unsinn.“ statt „Sie beteuert, ich rede keinen Unsinn.“

Der Konjunktiv II schildert irreale Zusammenhänge, nur Vorgestelltes, nicht Gegebenes, nur Gedachtes, zum Beispiel:

  • „Wenn er Zeit hätte, käme er.“
  • „Wenn sie krank gewesen wäre, wäre sie nicht zur Arbeit gekommen.“
  • Hätten wir doch nur ein bisschen mehr Zeit!“

Der Konjunktiv II drückt Höflichkeit aus, zum Beispiel:

  • Hätten Sie einen Moment Zeit für mich?“
  • Wären Sie so freundlich, mir den Zucker zu reichen?“
  • Möchten Sie Kaffee oder Tee?“
Grade des Zweifels

Der Konjunktiv I drückt leichten Zweifel aus, zum Beispiel:

  • „Susi sagt, sie habe gelernt.“

Der Konjunktiv II drückt erheblichen Zweifel aus

  • „Susi sagt, sie hätte gelernt.“

imperativ-1Der Imperativ drückt Befehle und Aufforderungen aus, zum Beispiel:

  • Komm herein!“
  • Seid vernünftig!“
  • Achte auf die Fußgänger!“
Die Aussageweisen in einem Beispiel:

Im Indikativ, wenn die Handlung so stattfindet:

  • „Er läuft auf der Straße.“

Im Konjunktiv I, wenn die Handlung so möglich gewesen wäre, aber wohl doch nicht so stattgefunden hat:

  • „Ich dachte, er laufe auf der Straße.“

Im Konjunktiv II, wenn die Handlung so nicht möglich war, weil etwa die handelnde Person an einem anderen Ort war.

  • „Ich dachte, er liefe auf der Straße.“

Im Imperativ, wenn jemand eine andere Person auffordert:

  • „Laufe auf der Straße!“

Glossar

Fachbegriff
Adjektiv
Adverb
adverbial
Adverbiale
Adversativadverbiale
Akkusativ
Aktiv
Artikel
attributiv
Dativ
definit
Deklination
Demonstrativpronomen
Diathese
Finaladverbiale
Flexion
Futur I
Futur II
Genitiv
Genus
Genus Verbi
Grammatik
Imperativ
Imperfekt
indefinit
Indefinitnumerale
Indefinitpronomen
Indikativ
infinit
Infinitiv
Instrumentaladverbiale
Interjektion
Interrogativpronomen
Kardinalnumerale
Kasus
Kausaladverb
Kausaladverbiale
Komparation
Komparativ
Konditionaladverbiale
Konjugation
konjugieren
Konjunktion
Konjunktiv
Konjunktiv I
Konjunktiv II
Konsekutivadverbiale
Konzessivadverbiale
Lokaladverb
Lokaladverbiale
Modaladverb
Modaladverbiale
Modus
Nomen
Nominativ
Numerale
Numerus
Objekt
Ordinalnumerale
Passiv
Perfekt
Personalpronomen
Plural
Plusquamperfekt
Positiv
Possessivpronomen
Prädikat
prädikativ
Präposition
Präsens
Präteritum
Pronomen
Reflexivpronomen
Relativpronomen
Singular
Subjekt
Superlativ
Substantiv
Temporaladverb
Temporaladverbiale
Tempus
Verb
Deutscher Begriff
Eigenschaftswort
Umstandswort
als Umstandsbestimmung
Umstandsbestimmung
Umstandsbestimmung des Gegensatzes
Wenfall, vierter Fall
Tätigkeitsform, Handlungsform
Geschlechtswort, Begleiter
als nähere Bestimmung zu einem Substantiv
Wemfall, dritter Fall
bestimmt
Beugung eines Nomens
hinweisendes Fürwort
Handlungsrichtung
Umstandsbestimmung des Zwecks
Beugung
einfache Zukunft
vollendete Zukunft
Wessenfall, zweiter Fall
grammatisches Geschlecht
Handlungsrichtung
Sprachlehre
Befehlsform
einfache Vergangenheit
unbestimmt
unbestimmtes Zahlwort
unbestimmtes Fürwort
Wirklichkeitsform des Verbs
nicht konjugiert
Grundform des Verbs
Umstandsbestimmung des Mittels
Ausrufwort
fragendes Fürwort
bestimmtes Zahlwort
grammatischer Fall
Umstandswort des Grundes
Umstandsbestimmung des Grundes
Steigerung des Adjektivs
erste Steigerungsform des Adjektivs
Umstandsbestimmung der Bedingung
Beugung des Verbs
beugen des Verbs
Bindewort
Möglichkeits-, Wunschform des Verbs
Konjunktiv des Präsens
Konjunktiv des Imperfekts
Umstandsbestimmung der Folge
Umstandsbestimmung des Gegengrundes
Umstandswort des Ortes
Umstandsbestimmung des Ortes
Umstandswort der Art und Weise
Umstandsbestimmung der Art und Weise
Aussageweise
deklinierbares Wort
Werfall, erster Fall
Zahlwort
grammatische Anzahl
Satzergänzung
ordnendes Zahlwort
Leideform
vollendete Gegenwart
persönliches Fürwort
Mehrzahl
vollendete Vergangenheit
Grundform des Adjektivs
besitzanzeigendes Fürwort
Satzaussage
als Teil der Satzaussage
Verhältniswort
einfache Gegenwart
einfache Vergangenheit
Fürwort
rückbezügliches Fürwort
bezügliches Fürwort
Einzahl
Satzgegenstand
höchste Steigerungsform des Adjektivs
Hauptwort
Umstandswort der Zeit
Umstandsbestimmung der Zeit
grammatische Zeit
Zeit-, Tätigkeitswort

 

Deutscher Begriff
grammatische Anzahl
Ausrufwort
Aussageweise
Befehlsform
Begleiter
bestimmt
Beugung
Beugung eines Nomens
Bindewort
beugen des Verbs
Beugung des Verbs
deklinierbares Wort
Eigenschaftswort
Einzahl
dritter Fall
erster Fall
vierter Fall
grammatischer Fall
zweiter Fall
Fürwort
besitzanzeigendes Fürwort
bezügliches Fürwort
fragendes Fürwort
hinweisendes Fürwort
persönliches Fürwort
rückbezügliches Fürwort
unbestimmtes Fürwort
einfache Gegenwart
vollendete Gegenwart
grammatisches Geschlecht
Geschlechtswort
Grundform des Adjektivs
Grundform des Verbs
Handlungsform
Handlungsrichtung
Hauptwort
Konjunktiv des Imperfekts
Konjunktiv des Präsens
Leideform
Mehrzahl
Möglichkeitsform des Verbs
nähere Bestimmung eines Substantivs
als nähere Bestimmung zu einem Substantiv
nicht konjugiert
Satzaussage
als Teil der Satzaussage
Satzergänzung
Satzgegenstand
Sprachlehre
Steigerung des Adjektivs
erste Steigerungsform des Adjektivs
höchste Steigerungsform des Adjektivs
Tätigkeitsform
Tätigkeitswort
Umstandsbestimmung
als Umstandsbestimmung
Umstandsbestimmung der Art und Weise
Umstandsbestimmung der Bedingung
Umstandsbestimmung der Folge
Umstandsbestimmung der Zeit
Umstandsbestimmung des Gegengrundes
Umstandsbestimmung des Gegensatzes
Umstandsbestimmung des Grundes
Umstandsbestimmung des Mittels
Umstandsbestimmung des Ortes
Umstandsbestimmung des Zwecks
Umstandswort
Umstandswort der Art und Weise
Umstandswort der Zeit
Umstandswort des Grundes
Umstandswort des Ortes
unbestimmt
einfache Vergangenheit
vollendete Vergangenheit
Verhältniswort
Wemfall
Wenfall
Werfall
Wessenfall
Wirklichkeitsform des Verbs
Wunschform des Verbs
Zahlwort
bestimmtes Zahlwort
ordnendes Zahlwort
unbestimmtes Zahlwort
grammatische Zeit
Zeitwort
einfache Zukunft
vollendete Zukunft
Fachbegriff
Numerus
Interjektion
Modus
Imperativ
Artikel
definit
Flexion
Deklination
Konjunktion
konjugieren
Konjugation
Nomen
Adjektiv
Singular
Dativ
Nominativ
Akkusativ
Kasus
Genitiv
Pronomen
Possessivpronomen
Relativpronomen
Interrogativpronomen
Demonstrativpronomen
Personalpronomen
Reflexivpronomen
Indefinitpronomen
Präsens
Perfekt
Genus
Artikel
Positiv
Infinitiv
Aktiv
Genus Verbi, Diathese
Substantiv
Konjunktiv II
Konjunktiv I
Passiv
Plural
Konjunktiv
Attribut
attributiv
infinit
Prädikat
prädikativ
Objekt
Subjekt
Grammatik
Komparation
Komparativ
Superlativ
Aktiv
Verb
Adverbiale
adverbial
Modaladverbiale
Konditionaladverbiale
Konsekutivadverbiale
Temporaladverbiale
Konzessivadverbiale
Adversativadverbiale
Kausaladverbiale
Instrumentaladverbiale
Lokaladverbiale
Finaladverbiale
Adverb
Modaladverb
Temporaladverb
Kausaladverb
Lokaladverb
indefinit
Präteritum, Imperfekt
Plusquamperfekt
Präposition
Dativ
Akkusativ
Nominativ
Genitiv
Indikativ
Konjunktiv
Numerale
Kardinalnumerale
Ordinalnumerale
Indefinitnumerale
Tempus
Verb
Futur I
Futur II

Peter Hilbert

Quellen

[1] Duden. Newsletter
[2] Wikipedia
[3] Wikipedia

Beim Schreiben treffend formulieren

Standard

Im passenden Stil, in prägnanten Sätzen, mit freundlichen Wörtern

Treffend schreiben ist leichter gesagt als getan. Was für den einen der passende Stil ist, scheint für einen anderen zu blumig und für einen Dritten zu trocken formuliert. Für alle Menschen adäquat zu schreiben, wird wohl niemandem gelingen. Welche Chance hat der Schreiber also? Auch ohne in die Tiefen der literarischen Rhetorik zu versinken, können ein paar erprobte Prinzipien helfen, sich selbst das Schreiben zu erleichtern – und den Lesern das Lesen.

Zunächst nützt, die eigenen Gedanken zu sortieren, denn „man kann nur klar ausdrücken, was man vorher klar durchdacht hat“[1]. Und was für das Denken gilt, bedeutet für das Schreiben: Die Sprache sei kurz und knapp, kompakt und klar.

Diese alliterative Forderung dient auch, etwas konkreter, als Rezept für das Schreiben: Man nehme so viele Worte wie nötig und so wenige Worte wie möglich.

So einfach ist das also mit dem treffenden Schreiben: Alles weglassen, was nicht wichtig ist, und nur die notwendigsten Worte verwenden. – Sprachwissenschaftler mögen diskutieren, ob solcher Anspruch auch für das Produzieren literarischer Kunstwerke Buddenbrookscher Prägung gilt, jedenfalls erfordert er einen geschärften Blick für Inhalt und Sprache.

Welche Inhalte für die schriftliche Kommunikation wesentlich sind, bestimmt zum einen die Absicht des Schreibers sowie zum anderen die Absicht des Lesers. Die Aufgabe für den Schreiber lautet also, die Inhalte zu wählen, die er selbst als wichtig ansieht und die der Leser, an den sich sein Text richtet, als wichtig und angemessen wertet. Schließlich heißt schreiben nicht nur, die eigenen Gedanken zu formulieren, sondern auch die Worte an jemanden zu richten, der mit ihnen etwas anfangen können soll.[2]

Mit dem Austarieren der Inhalte auf die Wünsche und Vorstellungen von Schreiber und Leser gelingt bereits ein wesentlicher Schritt zum treffenden Schreiben, weil die Inhalte auf die an der Kommunikation Beteiligten ausgerichtet sind. Die Inhalte brauchen bloß noch in angemessenen Stil, verständliche Sätze und präzise Worte gebracht zu werden.

Passender Stil

Wenn Sie Texte schreiben, die gelesen werden sollen, wählen Sie einen Schreibstil, der den Gewohnheiten und den Ansprüchen Ihrer Leser entspricht.

sie-stil-1Hilfreich ist oft, sich den oder die Leser vorzustellen, wie sie gerade Ihren Text lesen. Je nach Textsorte wählen Sie dann den passenden Stil. Etwa Anleitungen, Mails oder Briefe schreiben nicht aus Ihrer Sicht, sondern aus der Sicht des Lesers. Sie formulieren solche Texte im Sie-Stil und stellen den Leser als Subjekt in das Zentrum Ihrer Informationen, zum Beispiel:

  • Statt „Ich sende Ihnen die Broschüre.“ leserorientierter „Sie erhalten die Broschüre.“
  • Statt „Ich erwarte Ihr Dokument.“ leserorientierter „Bitte senden Sie das Dokument.“
  • Statt „Ich mache Sie auf die Änderungen aufmerksam.“ leserorientierter „Beachten Sie bitte die Änderungen.“
Um Erfolg zu haben, muss man den Standpunkt des anderen einnehmen und die Dinge mit seinen Augen betrachten.[3]

ich-stil-1Sicher ist der Sie-Stil nicht für alle Gelegenheiten angemessen, auch in der Korrespondenz nicht. Wenn Sie etwa Sachverhalte bewerten oder Gefühle ausdrücken, vermitteln Sie Ihre Würdigung im Ich-Stil, zum Beispiel:

  • „Auf unser Gespräch freue ich mich.“
  • „Zu Ihrem Examen gratuliere ich Ihnen.“
  • „Ihren Brief habe ich gerne gelesen.“

Auch wenn Sie Ihrem Leser vermitteln, was Sie getan haben, tun oder tun werden, ist der Ich-Stil angemessen, zum Beispiel:

  • „Gestern habe ich Frau Porens gesprochen.“
  • „Zum Mittagessen lade ich Sie ein.“
  • „Ich komme gerne zu Ihnen.“

wir-stil-1In einer nächsten Situation oder in einem anderen Text wollen Sie vielleicht Gemeinsamkeiten mit Ihrem Leser hervorheben, etwa um seine Sympathie zu gewinnen. Dafür eignet sich der Wir-Stil, zum Beispiel:

  • „In unserem Gespräch werden wir sicher viel Neues voneinander erfahren.“
  • „Bei unserem nächsten Telefonat werden wir das Thema sicher schnell klären können.“
  • „Wir treffen uns am nächsten Dienstag um 9 Uhr bei Ihnen.“

Im Wir-Stil steckt jedoch eine Gefahr: Das Wir bedarf der Interpretation, wen es meint. Es könnte sich etwa auf eine Organisation oder ein Unternehmen beziehen, zum Beispiel:

  • „Wir haben ein neues Produkt entwickelt.“
  • „Die Rücknahme garantieren wir zwei Jahre lang.“
  • „Wir haben unsere Geschäftsbedingungen geändert.“

Das Wir könnte auch heißen: meine Kollegen und ich, zum Beispiel:

  • „Wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden.“
  • „Ihren Vorschlag haben wir geprüft.“
  • „Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme.“

In der gesprochenen Kommunikation könnte das Wir auch „Sie“ heißen und würde dann Distanz oder gar Überheblichkeit ausdrücken, zum Beispiel:

  • „Wie geht es uns heute?“ statt „Wie geht es Ihnen heute?“
  • „Wir wollen uns doch an die Vereinbarung halten.“ statt „Sie sollen sich an die Vereinbarung halten.“
  • „Wir brauchen nur den Einschaltknopf zu drücken.“ statt „Sie brauchen nur den Einschaltknopf zu drücken.“

Der Wir-Stil vermittelt, was Sie ausdrücken wollen, wenn aus dem Kontext, aus dem Zusammenhang Ihres Textes, hervorgeht, wer mit dem Wir gemeint ist.

Wenn Sie Sachverhalte ohne Bezug auf Menschen darstellen wollen, etwa um Allgemeingültigkeit zu zeigen oder Diskussionen um Verantwortung zu vermeiden, nehmen Sie den neutralen Stil, der einen Gegenstand oder Vorgang zum Subjekt macht. Von Ihnen als Autor des Textes oder von anderen Personen ist beim neutralen Stil nicht die Rede, zum Beispiel:

  • „Die Sendung hat das Lager verlassen.“
  • „Das Buch kostet 39 Euro.“
  • „Das Tor schließt automatisch.“

passiver-stil-1Eine weitere Möglichkeit, handelnde Personen nicht zu nennen, bietet der passive Stil, der allerdings sehr distanziert, bürokratisch oder gar hoheitlich wirken kann, zum Beispiel:

  • „Ein Konzept soll erarbeitet werden.“
  • „Die Beseitigung des Abfalls wurde veranlasst.“
  • „Das Unternehmen wird mit der Instandsetzung des Gebäudes beauftragt.“

aktiver-stil-1Sehr viel ansprechender und informativer als der passive wirkt der aktive Stil, der deutlich nennt, wer wie handelt, gehandelt hat oder handeln soll, zum Beispiel:

  • „Bitte erarbeiten Sie ein Konzept.“
  • „Wir haben den Abfall beseitigen lassen.“
  • „Das Unternehmen erhält den Auftrag, das Gebäude instand zu setzen.“

indirekter-stil-1Bei indirekter Rede, Wünschen oder Aufforderungen, bei irrealen Vergleichen, Bedingungen und Zweifeln ist der indirekte Stil im grammatischen Konjunktiv angebracht, zum Beispiel:

  • „Er behauptete, er arbeite zwölf Stunden am Tag.“
  • „Er erklärte, er hätte gearbeitet.“
  • „Möge die Macht mit dir sein.“
„Wenn die Haifische Menschen wären“, fragte Herrn K. die kleine Tochter seiner Wirtin, „wären sie dann netter zu den kleinen Fischen?“[4]

Im indirekten Stil nehmen Sie den Konjunktiv mit „würde“, um Zukünftiges zu kennzeichnen oder um Verwechslungen mit dem Imperfekt, der einfachen Vergangenheit,  zu vermeiden oder um veraltete Konjunktivformen zu umgehen, zum Beispiel:

  • Statt „Es sah aus, als ob Regen kommen werde.“ gefälliger „Es sah aus, als ob Regen kommen würde.“
  • Statt „Er sagte, er arbeitete.“ gefälliger „Er sagte, er würde arbeiten.“
  • Statt „Sie versprach, sie hülfe.“ gefälliger „Sie versprach, sie würde helfen.“

direkter-stil-1Mündlich werden höfliche Floskeln zwar oft in den Konjunktiv gekleidet, doch im Schriftlichen wirkt der direkte Stil im grammatischen Indikativ weitaus klarer, meist auch professioneller und aussagekräftiger, zum Beispiel:

  • Statt „Würden Sie mich anrufen?“ direkter „Bitte rufen Sie mich an.“
  • Statt „Wäre es Ihnen möglich, etwas früher zu kommen?“ direkter „Können Sie bitte etwas früher kommen?“
  • Statt „Über Ihren Besuch würde ich mich freuen.“ direkter „Wenn Sie kommen, freue ich mich.“ oder „Auf Ihren Besuch freue ich mich.“

appellativer-stilWenn Sie Anleitungen, Rezepte, Vorgaben oder damit vergleichbare Texte schreiben, vermitteln Sie Ihren Lesern eindeutig, wie sie sich verhalten sollen oder gar müssen, und Sie nutzen den appellativen Stil im Imperativ, in der Befehlsform. Bitte vergessen Sie dabei nicht das Wörtchen „bitte“, zum Beispiel:

  • Statt „Die Mehrwertsteuer ist hinzuzurechnen.“ freundlicher „Bitte addieren Sie die Mehrwertsteuer.“
  • Statt „Den Anordnungen ist Folge zu leisten.“ freundlicher „Beachten Sie bitte die Vorschriften.“
  • Statt „Stets die Nummer angeben.“ freundlicher „Bitte nennen Sie Ihre Nummer.“

affirmativer-stil-1Mit dem affirmativen Stil erläutern Sie Ihren Lesern, wie eine Lösung aussehen kann. Das ist konstruktiver als Ihrem Leser zu vermitteln, was er nicht tun soll oder was nicht funktioniert oder wie etwas nicht erledigt werden kann, zum Beispiel:

  • Statt „Piste verlassen verboten“ konstruktiver „Bitte bleiben Sie auf der Piste.“
  • Statt „Ihre Unterlagen waren leider unvollständig.“ konstruktiver „Bitte mailen Sie noch Ihr Abschlusszeugnis.“
  • Statt „Wenn Sie nicht bezahlen, werden wir das Inkasso professionell eintreiben lassen.“ konstruktiver „Wenn Sie bis 15. Mai bezahlen, vermeiden Sie zusätzliche Ausgaben für das Inkasso.“

Zum affirmativen Stil gehört auch das Vermeiden doppelter Verneinungen, die Sie auch positiv ausdrücken können, zum Beispiel:

  • Statt „Wenn Sie nicht kommen, werden wir keine Lösung finden.“ positiver „Wenn Sie kommen, können wir eine Lösung finden.“
  • Statt „Da noch Informationen fehlen, können wir nicht weiterarbeiten.“ positiver „Sobald wir die Informationen haben, arbeiten wir weiter.“
  • Statt „Wenn Sie zu Hause bleiben, verpassen Sie die Chance.“ positiver „Kommen Sie und nutzen Sie Ihre Chance.“

Für welchen Stil auch immer Sie sich beim Schreiben entscheiden, Ihr Text wird mit der Wortwahl stets auch eine Stilebene vermitteln, die zum Inhalt, zu Ihnen und zu Ihren Lesern passen soll.

Stilebenen[5]

Dichterischer Stil
Feierliche, oft altertümliche Ausdrucksweise, zum Beispiel:

  • „Gefilde“, „Lenz“, „Blütenkunst“

Gehobener Stil
Gepflegte, nicht alltägliche Ausdrucksweise, die in der gesprochenen Sprache gespreizt wirkt, zum Beispiel:

  • „Anbeginn“, „Bürde“, „sich befleißigen“

Bildungssprachlicher Stil
Gewisse Kenntnis voraussetzende Ausdrucksweise mit Fremdwörtern, die weder einer besonderen Fachsprache noch der Umgangssprache angehören – zum Beispiel:

  • „analog“, „kollidieren“, „Kompetenz“

Amtsdeutsch
Behördliche, steife und offizielle Ausdrucksweise, zum Beispiel:

  • „abschlägig“, „anbei“, „gemäß“

Papierdeutsch
Gewöhnlich aufgeblähte oder umständliche Ausdrucksweise, zum Beispiel:

  • „unter Bezugnahme auf“, „in Verlust geraten“, „in Wegfall kommen“, „verantwortlicher Inverkehrbringer“

Familiärer Stil
Vertrauliche Ausdrucksweise, zum Beispiel:

  • „ein Schläfchen machen“, „wie ein Spatz essen“, „ein Knöllchen bekommen“

Umgangssprachlicher Stil
Ungezwungene, anschauliche und gefühlsbetonte Ausdrucksweise – zum Beispiel:

  • „kriegen“, „eine Meise haben“, „cool“

Derber Stil
Ungepflegte, grobe und gewöhnliche Ausdrucksweise – zum Beispiel:

  • „sich besaufen“, „kotzen“, „die Schnauze halten“, „verarschen“

Ihre Entscheidung für eine Stilebene, einen Schreibstil oder für eine Kombination aus verschiedenen Schreibstilen und -ebenen bedeutet nicht, sich beim Formulieren sklavisch daran halten zu müssen. Vornehmlich bei längeren Texten mit unterschiedlichen Aspekten bringt das stilistische Variieren für den Leser Abwechslung, was ihm erleichtern kann, mit Interesse weiterzulesen oder gar ihm ermöglicht, mehr Informationen des Textes im Gedächtnis zu behalten.

Wenn Sie wissen, was und wie Sie schreiben wollen, gliedern[6] Sie Ihre Informationen, falls das noch nicht geschehen ist. Die Reihenfolge, in der Sie Ihre Inhalte dann Ihren Lesern vermitteln, ist nicht beliebig, sondern richtet sich nach der Chronologie der Ereignisse oder nach der Wichtigkeit, die Sie für sie sehen: Sie teilen sie ein in A-, B- und C-Prioritäten. Entsprechend Ihrer Rangfolge behandeln Sie im Hauptteil Ihres Textes die Sachverhalte in der Reihenfolge B–C–A, damit Ihr Leser sich behält, was Ihnen wichtig ist.

position-1Die Position einer Information im Text beeinflusst das Behalten: Kann der Leser Informationen am Textbeginn noch gut behalten, sinkt seine Behaltensleistung anschließend dramatisch ab, steigt jedoch zum Ende des Textes wieder deutlich an, sogar über die Behaltensleistung der Anfangsinformationen.

Nach Ihrer Wahl der Inhalte, des Stils und der Stilebene sowie der Reihenfolge der Informationen beginnen Sie mit dem Schreiben.

Prägnante Sätze

kurze-saetze-1Sie erleichtern sich das Schreiben und Ihren Lesern das Lesen, wenn Sie kurze Sätze formulieren, zum Beispiel:

  • Statt „Sie dürfen versichert sein, dass uns sehr daran gelegen ist, dafür Sorge zu tragen dass ein Wiederholungsfall nicht eintritt.“ besser „Das soll sich nicht wiederholen.“
  • Statt „Die uns leihweise überlassenen Unterlagen geben wir Ihnen beiliegend zurück.“ besser „Ihre Dokumente erhalten Sie heute zurück.“
  • Statt: „Es ist meine Absicht, Ihnen die von unserem Verein betriebene Stadtinformation vor dem Einkaufszentrum vorzustellen und auch Informationen über die anstehende grundlegende Umbaumaßnahme des mit der Inbetriebnahme der neuen Stadtinformation nunmehr schwerpunktmäßig als kulturelle Servicestelle und Ticket-Center fungierenden Infostandes vor dem Einkaufszentrum zu geben.“ besser „Der neue Infostand vor dem Einkaufszentrum wird Ihre kulturelle Service-Stelle und Ihr Ticket-Center. Von unserem Verein erfahren Sie alles über den Umbau.“

einfache-saetze-1Mit der Kürze steigt die Chance auf klare Sätze ohne unnötige Verschachtelungen, vor allem wenn Subjekt und Prädikat nahe beieinander stehen, zum Beispiel:

  • Statt „Einkaufsmöglichkeiten sind in einem nahe gelegenen Einkaufszentrum, das mit einem angemessenen Branchenmix ausgestattet ist, gegeben.“ besser: „Einkaufen können die Mieter im nahe gelegenen Einkaufszentrum. Dort finden sie viele verschiedene Läden des Einzelhandels.“
  • Statt „Es kommt auf den einzelnen Fall, der genau geprüft werden muss, damit man ihn beurteilen kann, an.“ besser „Jeden Fall prüfen wir individuell.“
  • Statt „Es hat sich ergeben, dass die genannten Berichte nur einen kurzen, informatorischen Charakter besitzen sollen und, bedingt durch die Kürze der notwendigen Abhandlungen, ausführliche detaillierte Angaben über gemachte Erfahrungen usw. nicht erfolgen können.“ besser „Bitte schreiben Sie Ihre Berichte so kurz wie möglich.“

wichtiges-1In Ihren Satzkonstruktionen findet sich wieder, was Sie als wichtig ansehen,. Denn wichtige Inhalte verlegen Sie nicht in Nebensätze, sondern behandeln Sie in Hauptsätzen. So vermitteln Sie die Wichtigkeit und erleichtern das Behalten beim Lesen, zum Beispiel:

  • Statt „Erfreulicherweise war es machbar, dass der Schaden behoben wurde.“ besser „Der Schaden ist jetzt behoben. Das freut mich sehr.“
  • Statt „Wir erlauben uns, Sie auf unsere günstigen Konditionen hinzuweisen.“ besser „Unsere Konditionen sind sehr günstig.“
  • Statt „Wir hoffen, unser Angebot überzeugt Sie.“ besser „Unser Angebot wird Sie überzeugen.“

Um Ihre Sätze nicht zu überladen, vermeiden Sie überhaupt überflüssige Satzeinleitungen wie:

  • „Wir möchten Sie darauf hinweisen, ….“
  • „Unsere Erfahrung ist, ….“
  • „Gern nehmen wir zur Kenntnis, ….“

Ein Signal für eine möglicherweise zu umständliche Satzkonstruktion, in dem die Hauptinformation wahrscheinlich im Nebensatz steht, ist die Konjunktion „dass“. Sie legt nahe, den Satz zu variieren, zum Beispiel:

  • Statt „Zu unserem Bedauern müssen wir Ihnen mitteilen, dass der Betrag noch nicht bei uns eingegangen ist.“ verständlicher „Den Betrag haben wir noch nicht erhalten.“
  • Statt „Es trifft zu, dass in meinem Schreiben keine Aussagen gegenüber dem Inhaber in Bezug auf Auflagen enthalten sind.“ verständlicher „Für den Inhaber nennt mein Brief keine Auflagen.“
  • Statt „Es kann damit gerechnet werden, dass die Sache nach erfolgter Vorlage der Nachweise Fortgang erhält.“ verständlicher: „Sobald Sie den Sachverhalt nachgewiesen haben, setzen wir das Verfahren fort.“

das-wichtigste-1Ob mit Sie oder ohne Nebensatz Ihre wesentlichen Informationen in Hauptsätze packen, zusätzlich können Sie mit der Reihenfolge der Inhalte die Behaltensleistung Ihrer Leser steuern, die sich bei positiven Inhalten immer besonders freuen, wenn von ihnen die Rede ist. Das Wesentliche stellen Sie an den Satzanfang und signalisieren so Ihre Prioritäten, zum Beispiel:

  • Statt „Wir prüfen Ihr Angebot.“ angenehmer „Ihr Angebot prüfen wir.“
  • Statt „Ich zeige Ihnen die Vorteile.“ angenehmer „Sie sehen die Vorteile.“
  • Statt „In diesem Zusammenhang weisen wir auf die nächste Tilgungsfälligkeit hin.“ angenehmer „Ihre nächste Tilgungsrate überweisen Sie bitte zum 15. Oktober.“

1-satz-1Wenn Sie kurz und knapp, kompakt und klar schreiben wollen, nehmen Sie für jede Information mindestens einen Satz, nicht umgekehrt, zum Beispiel:

  • Statt „Denken Sie, wie schön der Krieger, der die Botschaft, die den Sieg, den die Athener bei Marathon, obwohl sie in der Minderheit waren, erfochten hatten, verkündete, nach Athen brachte, starb.“ besser „Denken Sie, wie schön der Krieger starb, als er die Botschaft vom Sieg nach Athen brachte. Die Athener hatten ihn bei Marathon erfochten, obwohl sie in der Minderheit gewesen waren.“
  • Statt „Gestern Abend gegen 19 Uhr habe ich Herrn Morens, den Prokuristen der Firma Parens & Co. in Dortmund, im Speisewagen des ICE Rheingold, zwischen Bonn und Köln, getroffen.“ besser „Gestern, gegen 19 Uhr, führ ich im ICE Rheingold von Bonn nach Köln. Im Speisewagen traf ich Herrn Morens, den Prokuristen der Firma Parens & Co. in Dortmund.“
  • Statt „Wir Deutschen können, auch im Interesse unserer Verhandlungsposition, von unseren Verbündeten nicht verlangen, dass sie in einer Frage, in der unser Schicksal so auf dem Spiel steht wie das ihre, für uns Mehrleistungen auf dem Gebiet der Verteidigung erbringen, während wir uns daran nicht beteiligen.“ besser „Wir Deutschen können von unseren Verbündeten nicht verlangen, mehr für de Verteidigung aufzubringen, während wir uns nicht daran beteiligen. Das gilt auch im Interesse unserer Verhandlungsposition in einer Frage, in der unser Schicksal so auf dem Spiel steht.“
Jeder Satz sei Träger eines einzelnen Gedankens. Wenn wir also zwei oder mehrere Sätze ineinander schachteln, liefern wir eine sprachliche Unverschämtheit ab. Kein Mensch kann zwei Gedanken auf einmal denken, warum zwingt man ihn, zwei Gedanken auf einmal wahrzunehmen?[7]

satzzeichen-1Nach einem Satz kommt ein Punkt. Muss das immer so sein? Wenn Sie an geeigneten Stellen auch mal andere Satzzeichen setzen als Punkt und Komma – etwa Doppelpunkte, Gedankenstriche, Semikolons – lockern Sie Ihre Texte auf, zum Beispiel:

  • Statt „Er sagte, das Auto sei um die Ecke gefahren.“ variationsreicher „Er sagte: ‚Das Auto fuhr um die Ecke.‘“
  • Statt „Sie fragten nach einer Möglichkeit.“ variationsreicher „Welche Möglichkeit haben Sie?“
  • Statt „Ich bedanke mich für Ihre Erläuterungen.“ variationsreicher „Ihre Informationen haben mir weitergeholfen. Vielen Dank!“

Freundliche Wörter

Prägnante Sätze erzielen die gewünschte Wirkung erst mit freundlichen Wörtern, die das Gemeinte transportieren und dadurch zu wirksamen Worten werden.

Freundliche Wörter werden zu wirkungsvollen Worten.

verben-1Substantive vermitteln Fakten, Daten und statische Informationen. Allerdings wirken sie auch statisch, vor allem wenn zu viele von ihnen im Satz auftauchen. Wenn Sie merken, beim Schreiben haben sich mehrere Substantive wie von selbst aneinandergereiht, halten Sie kurz inne und prüfen, ob Sie nicht aus dem einen oder anderen Substantiv ein Verb formulieren können, zum Beispiel:

  • Statt „Inanspruchnahme“ lebhafter „beanspruchen“
  • Statt „Außerachtlassung“ lebhafter „vernachlässigen“
  • Statt „Abbausituation“ lebhafter „abbauen“
Nach Aushebung einer Vertiefung liegt auch für den Urheber ein Sturz im Bereich des Möglichen. Wer anderen eine Grube gräbt, fällt selbst hinein.

Während Substantive einen Text schwerfälliger und schwerer verständlich machen, geben Verben den Sätzen Dynamik und machen sie leichter verständlich, zum Beispiel:

  • Statt „Der Ausgleich der Forderung ist noch vorzunehmen.“ dynamischer „Bitte bezahlen Sie.“ oder „Ich überweise noch heute.“
  • „Statt „Wir bringen unseren Dank für die Zusendung zum Ausdruck.“ dynamischer „Für das Paket danke ich Ihnen.“ oder nur „Vielen Dank für das Paket.“
  • Statt „Dort kann die Ausfüllung des Antrags erfolgen.“ dynamischer „Bitte füllen Sie dort den Antrag aus.“
Nach erfolgter Ankunft und Besichtigung der Verhältnisse war mir nur die Erringung des Sieges möglich. Ich kam, sah und siegte.

Manche deutsche Verben zerfallen beim Konjugieren in zwei Teile, zwischen die sich leicht andere Satzteile hineinschieben. Damit der Satz übersichtlich bleibt, stellen Sie die beiden Verbteile möglichst nahe beieinander, womit Sie den Satz entklammern, zum Beispiel:

  • Statt „Wir laden Sie zu unserem Treffen am 22. Dezember in den Kronberger Zoo ein.“ besser „Wir laden Sie ein zu unserem Treffen am 22. Dezember im Kronberger Zoo.“ oder „Wir laden Sie zu unserem Treffen ein: am 22. Dezember im Kronberger Zoo.“
  • Statt „Der Chef rügte seinen Mitarbeiter, der einen gravierenden Fehler gemacht hatte, der schwer auszubügeln war, aus.“ besser „Die Führungskraft kritisierte den Mitarbeiter, denn dessen Fehler war nur schwer zu korrigieren.“
  • Statt „Das Gericht sieht diesmal noch von der Verhängung einer Geldstrafe, die vom Staatsanwalt gefordert war, ab.“ besser „Das Gericht verhängt keine Geldstrafe, obwohl der Staatsanwalt sie gefordert hatte.“

modalverben-1Modalverben brauchen Sie, um im Satz ein besonderes Verhältnis zwischen Subjekt und Prädikat auszudrücken, etwa für einen Wunsch oder einen Zwang. Doch Modalverben können auch den Inhalt verwässern und die Satzlänge unnötig erweitern. Sie brauchen kein Modalverb, wenn Sie nur eine einfache Aussage vermitteln wollen, zum Beispiel:

  • Statt „Wir dürfen Ihnen mitteilen, dass Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist.“ einfacher „Ihre Bewerbung haben wir erhalten.“
  • Statt: „Zunächst möchten wir uns für die Aufforderung zur obigen Angebotsabgabe bedanken.“ einfacher „Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Angebot.“
  • Statt „Wir möchten Sie erneut fragen, ob Sie noch Interesse haben.“ einfacher „Deshalb noch einmal unsere Frage: Haben Sie noch Interesse?“

papierwoerter-1Wenn Sie nicht gerade im Amts- oder Papierdeutsch schreiben wollen, vermeiden Sie Begriffe, die veraltet sind, und ersetzen sie durch gebräuchlichere Wendungen. Verstaubte Wörter erkennen Sie, weil Sie sie gesprochen wohl kaum hören, zum Beispiel:

  • Statt „Beiliegend sende ich ihnen die Unterlagen.“ flotter „Mit diesem Brief erhalten Sie Ihre Dokumente.“
  • Statt „Ihrem Auftrag entgegensehend verbleibt der Unterzeichner mit freundlichen Grüßen.“ flotter „Ich freue mich auf Ihren Auftrag. Freundliche Grüße“
  • Statt „Die Inaugenscheinnahme des Schadens erfolgte in unserem Hause.“ flotter „Den Schaden haben wir uns angesehen.“

wortmonstren-1Auch wenn die deutsche Sprache erlaubt, beliebig viele Nomen aneinanderzureihen und daraus ein neues Wort zu kreieren, sind die Ergebnisse manchmal alles andere als leicht zu lesen. Meist können Sie solche monströsen Komposita auseinandernehmen, zum Beispiel:

  • Statt „Wasserversorgungsunternehmen“ (28 Buchstaben) besser „Unternehmen für die Wasserversorgung“
  • Statt „Kraftfahrzeughaftpflichtversicherung“ (36 Buchstaben) besser „Haftpflicht­versicherung für Kraftfahrzeuge“ oder „Versicherung zur Haftpflicht für Kraft­fahrzeuge“
  • Statt „Finanzdienstleistungskonzernabhängigkeit“ (40 Buchstaben) besser „Abhängigkeit von Konzernen der Finanzdienstleistung“ oder „Abhängigkeit von Finanzdienstleistern“

fachbegriffe-1In einigen Texten helfen Fachbegriffe, Sachverhalte zu präzisieren, allerdings nur wenn auch die Leser die Begriffe kennen. Wenn Sie Fachtermini in Texten für Laien gebrauchen, erläutern Sie die Begriffe kurz, zum Beispiel:

  • „Abtretungserklärung, also die Zustimmung zur Auszahlung an Dritte“
  • „Controlling, also das interne Rechnungswesen“
  • „Bürgschaft, also eine Sicherheit eines Dritten“

fremdwoerter-1Auch Fremdwörter können die schriftliche Verständigung präzisieren, sofern ihre Bedeutung allgemein bekannt ist. Sind Fremdwort und deutsches Wort gleichbedeutend, ist das deutsche Wort oft die bessere Wahl, zum Beispiel:

  • Statt „Level“ eher „Ebene“ oder „Grad“
  • Statt „interimistische Lösung“ eher „Zwischenlösung“
  • Statt „nur nominell“ eher „nur dem Namen nach“ oder „angeblich“

treffende-1Manchmal suchen Schreibende das treffende Wort, doch finden es nicht und behelfen sich mit einem ähnlichen Begriff, den sie dann in Anführungsstriche setzen. Kompetenter wirkt, das treffende Wort zu nehmen, auch wenn die Suche Zeit beansprucht, zum Beispiel:

  • Statt „‚mundgerecht‘“ versierter „passend“ oder „angemessen“
  • Statt „‚Ersatzperson‘“ versierter „anderer Kollege“ oder „Kollegin“
  • Statt „‚verunfalltes‘ Opfer“ versierter „Opfer des Unfalls“

floskeln-1Wenn Sie schreiben, sprechen Sie Leser an. Von unpersönlichen Floskeln fühlen sich Leser nicht angesprochen. Deshalb nehmen Sie besser freundliche Worte, zum Beispiel:

  • Statt: „Ihr Schreiben haben wir erhalten.“ gefälliger: „Vielen Dank für Ihre freundliche E-Mail.“
  • Statt: „Das Dokument ist beigefügt.“ gefälliger: „Das Dokument erhalten Sie mit dieser Mail.“
  • Statt: „im Rahmen der Feierlichkeit“ gefälliger „bei der Feier“

wortvarianten-1In kurzen Texten kein Problem, in längeren schon eher: sich wiederholende Begriffe mit verschiedenen Wörtern beschreiben, mit Synonymen. Die moderne Textverarbeitung bietet dafür einen Thesaurus, bei Microsoft Word [] + [f7]. Nutzen Sie die Vielfalt der Sprache, zum Beispiel:

  • Statt „machen“ abwechslungsreicher „gestalten“ oder „schaffen“ oder „bauen“
  • Statt „Anliegen“ abwechslungsreicher „Frage“ oder „Thema“, oder „Wunsch“
  • Statt „interessant“ abwechslungsreicher „faszinierend“ oder „detailliert“ oder „informativ“

partizipien-1Partizipien wirken gern etwas behäbig, wenig dynamisch. Prüfen Sie deshalb, ob Sie nicht eine andere Form für die Mittelwörter finden, zum Beispiel:

  • Statt „umgehend“ lebhafter „rasch“, „schnell“, „sofort“ oder „bis …“
  • Statt „lautend“ lebhafter „der Begriff heißt“
  • Statt „Ihre gemachten Angaben“ lebhafter „Ihre detailreichen Informationen“

adjektive-1Adjektive bereichern Texte. Sie können sie attributiv oder adverbial verwenden. Damit sie den Substantiven oder Verben, auf die sie sich beziehen, keinen Akzent geben, den Sie nicht wünschen, wählen Sie Adjektive überlegt aus, zum Beispiel:

  • Statt „Die Frage wirft ein echtes Problem auf.“ behutsamer „Ihre Frage weist auf ein wichtiges Thema.“
  • Statt „Die Angaben sind absolut richtig.“ behutsamer „Ihre Informationen sind korrekt.“
  • Statt „Zu Ihrer geflissentlichen Kenntnisnahme:“ behutsamer „Bitte beachten Sie:“

Adjektive auf „mäßig“ sind leicht zu formulieren, doch ihre Aussagekraft ist nur gering. Immerhin können Sie sie problemlos vermeiden, wenn Sie den Satz umformulieren, zum Beispiel:

  • Statt „Wir haben den Betrag kassenmäßig in Anspruch genommen.“ klarer „Den Betrag haben wir gebucht.“
  • Statt „Personalmäßig ist der Betrieb unterversorgt.“ klarer „Der Betrieb hat zu wenig Personal.“
  • Statt „Intelligenzmäßig ist sie ihm überlegen.“ klarer „Sie ist intelligenter als er.“

personalpronomen-1Gerade bei komplizierten Sachverhalten brauchen Texte manchmal Querverweise zu bereits Erwähntem oder zu noch Erwähnendem. Dafür sind Demonstrativpronomen wie „diese“, jener“ „folgendes“ geeignet, doch sie schicken die Gedanken des Lesers oft quer durch den Text und hindern den Lesefluss. Für Sie als Schreiber lohnt sich daher zu überlegen, ob nicht ein Artikel oder gar ein Personalpronomen die bessere Variante ist, zum Beispiel:

  • Statt „diese Auskunft“ eher „die Auskunft“ oder gar „Ihre Auskunft“
  • Statt „folgende Themen“ eher „die Themen“
  • Statt „jene Argumente“ eher „seine Argumente“

praepositionen-1Präpositionen klären das Verhältnis von Zusammenhängen, doch einige von Ihnen wirken etwas unbeholfen. Einfache Präpositionen wirken grundsätzlich gewandter als umständliche, zum Beispiel:

  • Statt „im Rahmen des Seminars“ einfacher „während des Seminars“
  • Statt „im Zuge des Umbaus“ einfacher „beim Umbau“
  • Statt „hinsichtlich der Kosten“ einfacher „wegen der Kosten“

abkuerzungen-1Außer bei Akronymen, also Kurzwörtern, bedeuten Abkürzungen für den Schreiber womöglich eine Erleichterung, für den Leser jedoch eine Erschwernis, selbst bei geläufigen Abkürzungen, zum Beispiel:

  • Statt „FRW“ besser „Förderrichtlinie Wasserwirtschaft“
  • Statt „KA“ besser „Karlsruhe“
  • Statt „bzw.“ besser „beziehungsweise“

Ausnahmen sind fachliche Abkürzungen in Texten für Fachleute und Abkürzungen, die Sie bei der ersten Erwähnung erläutert haben, zum Beispiel:

  • „Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)“
  • „Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)“
  • „Miteigentumsanteil (MEA)“

zeichen-1Ebenso wie Abkürzungen den Lesefluss stören, wirken auch Zeichen als Stolpersteine im Fließtext. Deshalb verzichten Sie in Fließtexten auf die mehr oder weniger hübschen Zeichen und schreiben dafür das Wort, zum Beispiel:

  • Statt „§“ nehmen Sie „Paragraf“.
  • Statt „€“ oder „EUR“ schreiben Sie „Euro“.
  • Statt „%“ ziehen Sie „Prozent“ vor.

ueberarbeiten-1Nachdem Sie Ihren Text im passenden Stil, in prägnanten Sätzen und mit freundlichen Wörtern geschrieben haben, lesen Sie ihn und prüfen, was Ihnen gefällt und was nicht. Dabei entrümpeln Sie Ihren Text, indem Sie alles entfernen, was Ihnen überflüssig erscheint und was Ihre Absicht beeinträchtigt. Und wenn er positiv wirken soll, bereichern Sie Ihren Text mit positiven Elementen.[8]

Welchen Stil auch immer Sie wählen, mit welchen Sätzen Sie formulieren, welche Wörter Sie auch wählen, das Ergebnis Ihres Schreibens ist stets Ihre individuelle Ausdrucksweise, Ihr persönlicher Schreibstil.

Peter Hilbert

Quellen

[1] Reiner Kreuzmann
[2] Ausführlicher in: Für Leser schreiben
[3] Henry Ford
[4] Bertold Brecht. Geschichten vom Herrn Keuner
[5] Duden. Das Stilwörterbuch
[6] Ausführlicher in: Für Leser schreiben
[7] Gottlob Frege
[8] Wolfgang Manekeller

Getrennt oder zusammen?

Standard

Wer zusammen arbeitet und wer zusammenarbeitet

Die deutsche Sprache bietet viele Möglichkeiten, einzelne Wörter zu neuen Wörtern zusammenzufügen. Das Ergebnis sind dann Fügungen, die im Schriftbild in drei Varianten erscheinen:

  • Getrenntgeschriebene[1] Fügungen, also Wortgruppen, zum Beispiel:
    „spazieren gehen“, „Klavier spielen“, „geschenkt bekommen“
  • Zusammengeschriebene Fügungen, also Zusammensetzungen, zum Beispiel:
    „Fußball“, „hineingehen“, „machtbesessen“
  • Mit Bindestrich geschriebene Fügungen, zum Beispiel:
    „Mitte-links-Bündnis“, „Kfz-Kennzeichen“, „40-prozentig“

Bei manchen Fügungen aus denselben Wörtern lässt die Rechtschreibung mehrere Schreibvarianten zu[2], zum Beispiel:

  • „kennenlernen“ oder „kennen lernen“
  • das „Obenerwähnte“ oder das „oben Erwähnte“
  • „soviel“ oder „so viel“
  • „Dämmmaterial“ oder „Dämm-Material“

Den Bindestrich vernachlässigend bleiben drei Fragen für das Schreiben von Fügungen:

  • Welche Fügungen sind Zusammensetzungen und werden zusammen­geschrieben?
  • Welche Fügungen sind Wortgruppen und werden getrenntgeschrieben?
  • Bei welchen Fügungen sind beide Varianten möglich?

Um die drei Fragen zu beantworten, hilft der Blick auf die Wortarten, aus denen die Fügungen bestehen:

  • substantiv-1Das Substantiv, es heißt auch Nomen, Hauptwort, Nenn-, Ding- oder Namenwort: Es gibt Dingen einen Namen.
  • verb-1Das Verb, es heißt auch Tätigkeitswort, Tuwort oder Zeitwort: Es beschreibt eine Tätigkeit und an ihm lässt sich die grammatische Zeit erkennen, also Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft.
  • partizip-1Das Partizip, es heißt auch Mittelwort: Es ist eine Form des Verbs und hat zwei Varianten, das Partizip Präsens – Mittelwort der Gegenwart – und das Partizip Perfekt – Mittelwort der Vergangenheit. Es nimmt eine Mittelstellung zwischen Verb und Adjektiv ein, es partizipiert an beiden, weil es sowohl verschiedene Zeitstufen hat als auch deklinierbar ist.
  • adjektiv-1Das Adjektiv, es heißt auch Eigenschaftswort: Es beschreibt die Eigenschaft eines anderen Wortes und kann auf drei verschiedene Weisen im Satz eingesetzt werden: als Beifügung – also attributiv –, als Teil eines Prädikats – also prädikativ –, als Umstandsbestimmung – also adverbial.
  • adverb-1Das Adverb, es heißt auch Umstandswort: Es beschreibt im Satz die Besonderheit, den Umstand, und bezieht sich meist auf das Verb.
  • pronomen-1Das Pronomen, es heißt auch Fürwort: Es steht anstelle eines Substantivs im Satz.
  • praeposition-1Die Präposition, sie heißt auch Verhältniswort: Sie beschreibt die Beziehung, das Verhältnis, zwischen zwei Wörtern.
  • numerale-1Das Numerale, es heißt auch Zahlwort.

Wenn das Substantiv den ersten Platz belegt

substantiv-substantivIm Deutschen werden permanent Substantive an Substantive gefügt, an der Binnengrenze manchmal ergänzt durch ein Fugen-S für die geschmeidigere Aussprache. So entstehen neue Substantive, die den Wortschatz bereichern und die Ausdrucksfähigkeit erweitern, zum Beispiel:

  • „Telefonhörer“
  • „Schuhsohle“
  • „Publikumsliebling“

An solche Zusammensetzungen lassen sich noch weitere Substantive anfügen und an diese dann noch welche – besonders zur Freude der Bürokratie.

Fügungen aus Substantiven werden zusammengeschrieben.[3]

substantiv-verbGern genommen werden auch Fügungen aus einem Substantiv und einem Verb. Doch beim Schreiben bereiten sie oft Schwierigkeiten, weil die Eigenständigkeit beziehungsweise die „Blässe“des Substantivs bestimmt, ob die Fügung getrennt- oder zusammengeschrieben wird.

Eigenständig ist das Substantiv beispielsweise in Fügungen, in denen mit einem Gegenstand etwas geschieht, zum Beispiel:

  • „Schlittschuh laufen“
  • „Auto fahren“
  • „Klavier spielen“

In ihnen ist das Substantiv nicht „blass“, sondern es hat eine klare Bedeutung, auf die sich das Verb bezieht. Die Eigenständigkeit des Substantivs zeigt sich, wenn die Fügung als Wortgruppe geschrieben wird.

Folgt in einer Fügung ein Verb auf ein Substantiv, dessen Bedeutung in der Fügung als eigenständig interpretiert wird, wird die Fügung getrenntgeschrieben.[4]

Wenn allerdings die Fügung aus Substantiv und Verb insgesamt als ein Substantiv verwendet wird, verschmilzt auch das eigenständige Substantiv mit dem Verb zu einem Wort, zum Beispiel:

  • das „Schlittschuhlaufen“
  • das „Autofahren“
  • das „Klavierspielen“

Die Fügung aus Substantiv und Verb bildet dann zusammen einen neuen Begriff, der sich auch im Schriftbild als eine Einheit zeigt.

Substantivierte Wortgruppen aus Substantiv und Verb werden zusammengeschrieben.[5]

Wenn in einer Fügung aus Substantiv und Verb die Bedeutung des Substantivs nicht mehr als eigenständig interpretiert wird, gilt das Substantiv als „verblasst“. Durch seinen ständigen Gebrauch in der Fügung hat das verblasste Substantiv seinen ursprünglichen Charakter als eigenständiges Wort innerhalb der Fügung eingebüßt. Seine originäre Bedeutung ist zurückgetreten hinter die Bedeutung der Fügung als Ganzes.

Verblasste Substantive gehören in einer Fügung mit einem Verb zu einer neuen Wortbedeutung, zum Beispiel:

  • „eislaufen“ – Das „Eis“ steht nicht im Vordergrund, es ist nur Mittel zum Zweck des Laufens.
  • „handhaben“ – Die „Hand“ ist verblasst, denn auch ohne sie lässt sich einiges handhaben.
  • „teilnehmen“ – Das Substantiv hat in der Zusammensetzung weder die Bedeutung „der Teil“ noch „das Teil“.

Die Schreibung als Zusammensetzung zeigt, dass die Fügung aus Substantiv und Verb eine neue, vom ursprünglichen Begriff des Substantivs abgekoppelte Bedeutung bekommen hat.

Folgt in einer Fügung ein Verb auf ein Substantiv, dessen Bedeutung in der Fügung nicht als eigenständig interpretiert wird, wird die Fügung zusammengeschrieben.[6]

Ein weiteres Merkmal für das Zusammenschreiben einer Fügung aus Substantiv und Verb ist die Untrennbarkeit bei der Beugung, der Konjugation, des Verbs, zum Beispiel:

  • „schlussfolgern“ – Beispielsweise „schlussfolgert“ jemand und „folgert“ nicht „schluss“.
  • „schlafwandeln“ – Beispielsweise „schlafwandelt“ jemand und „wandelt“ nicht „schlaf“.
  • „brandmarken“ – Beispielsweise „brandmarkt“ jemand und „markt“ nicht „brand“.

Bei der Konjugation des Verbs wird die untrennbare Zusammensetzung aus Substantiv und Verb erkennbar.

Verben, die als Teil einer Fügung mit einem Substantiv beim Konjugieren nicht getrennt werden, werden zusammengeschrieben.[7]

substantiv-partizipIn manchen Fügungen von Substantiv und Verb steht das Verb in der Form eines Partizips, zum Beispiel:

  • schnelle „Hilfe bringende“ Sanitäter – Hier sind die Sanitäter schnell.
  • große „Achtung gebietender“ Herr – Hier gebietet der Herr große Achtung, unabhängig von seiner Größe.
  • grünes „Laub tragende“ Bäume – Hier tragen die Bäume nicht verwelktes, sondern grünes Laub.

In einer Fügung aus Substantiv und Partizip kann ein Attribut die Eigenständigkeit des Substantivs zeigen.

Fügungen aus Substantiv und Partizip, in denen ein Attribut das Substantiv ergänzt, werden getrenntgeschrieben.

Steht vor dem Substantiv in einer Fügung mit einem Partizip kein Attribut, bleibt unklar, ob das Substantiv als eigenständig zu interpretieren ist oder nicht, zum Beispiel:

  • „Hilfe bringende“ oder „hilfebringende“ Sanitäter
  • „Achtung gebietender“ oder „achtunggebietender“Herr
  • „Laub tragende“ oder „laubtragende“ Bäume

Wird in der Fügung von Substantiv und Partizip das Substantiv als eigenständig interpretiert, wird die Fügung als Wortgruppe geschrieben. Wird in der Fügung das Substantiv als „verblasst“ interpretiert, wird sie als Zusammensetzung geschrieben.

Fügungen aus einem als eigenständig interpretiertem Substantiv und einem Partizip werden getrenntgeschrieben.[8]
Fügungen aus einem als „verblasst“ interpretiertem Substantiv und einem Partizip werden zusammengeschrieben.

Einige Fügungen aus Substantiv und Partizip sind verkürzte Wortgruppen, in denen ein Artikel oder eine Präposition wegfällt, zum Beispiel:

  • „mondbeschienen“ – für: „vom Mond beschienen“
  • „sagenumwoben“ – für: „von Sagen umwoben“
  • „freudestrahlend“ – für: „vor Freude strahlend“

Steht eine Fügung aus Substantiv und Partizip für eine verkürzte Wortgruppe, werden Substantiv und Partizip zu einem Wort zusammengezogen.

Verkürzte Fügungen aus Substantiv und Partizip, bei denen ein Artikel oder eine Präposition entfällt, werden zusammengeschrieben.[9]

Wenn das Verb vorangeht

verbManche Verben sehen aus wie Fügungen, sind aber keine, weil ihr erster Bestandteil ohne den zweiten im Deutschen nicht gebräuchlich ist, zum Beispiel:

  • „abhandenkommen“
  • „übereinstimmen“
  • „zunichtemachen“
Verben, deren erster Bestandteil nicht alleine vorkommt, werden zusammen­geschrieben.[10]

verb-verbFalls nur ein Verb nicht ausreicht, um einen Gedanken auszudrücken, kann eine Fügung mit einem zweiten Verb helfen, die gewollte Präzision zu erreichen, zum Beispiel:

  • „spazieren fahren“
  • „laufen lernen“
  • „schwimmen gehen“

Sofern in einer Fügung beide Verben als eigenständige, einander ergänzende Bedeutungen interpretiert werden, bilden sie eine Wortgruppe.

Fügungen aus zwei als eigenständig interpretierte Verben werden getrennt­geschrieben.[11]

Wenn jedoch die Fügung aus zwei Verben insgesamt als ein Substantiv verwendet wird, verschmelzen ihre Teile zu nur einem Wort, zum Beispiel:

  • das „Spazierenfahren“
  • das „Laufenlernen“
  • das „Schwimmengehen“

Die Substantivierung einer Fügung aus zwei Verben bildet einen zusammen­gesetzten neuen Begriff.

Substantivierte Fügungen aus zwei Verben werden zusammengeschrieben.[12]

Manche Fügungen aus Verben ergeben Bedeutungsunterschiede, je nachdem ob sie getrennt- oder zusammengeschrieben werden, oft wenn das zweite Verb „lassen“ oder „bleiben“ ist, zum Beispiel:

  • „sitzen bleiben“ auf einem Stuhl ist etwas anderes als „sitzenbleiben“, wenn jemand eine Klassenstufe wiederholt.
  • „stehen lassen“, etwa einen Gegenstand, ist etwas anderes als „stehenlassen“ einer Person, mit der jemand verabredet war.
  • „stecken bleiben“ im Morast ist etwas anderes als „steckenbleiben“ während einer Rede.

In einer Fügung aus zwei Verben zeigt die Getrenntschreibung, dass das erste Verb in ursprünglicher Bedeutung gemeint ist, und die Zusammenschreibung signalisiert, dass es als übertragene Bedeutung interpretiert wird.

Fügungen aus Verben, deren Bedeutung in der Fügung als übertragen interpretiert wird, können zusammengeschrieben werden.[13]

verb-partizipIn Fügungen aus zwei Verben kann das hintere Verb auch als Partizip verwendet werden, zum Beispiel:

  • „spazieren fahrend“
  • „essen gehend“
  • „stecken geblieben“

Das vorangehende Verb präzisiert in Fügungen das folgende Partizip.

Fügungen aus Verb und Partizip werden getrenntgeschrieben.

Um Bedeutungsunterschiede zu vermitteln, können Fügungen aus Verb und Partizip auch zusammengeschrieben werden, zum Beispiel:

  • „Petra ist auf ihrem Platz sitzen geblieben.“
  • „Petra ist in der sechsten Klasse sitzengeblieben.“

Wenn Fügungen aus Verb und Partizip zusammengeschrieben werden, zeigen sie die übertragene Bedeutung des Verbs.

Wenn das einem Partizip vorangehende Verb als übertragende Bedeutung interpretiert wird, kann die Fügung zusammengeschrieben werden.

partizip-substantivIn Fügungen, gebildet aus der Verbform Partizip gefolgt von einem Substantiv, erläutert das Partizip das Substantiv genauer, weil das Partizip attributiv verwendet wird, zum Beispiel:

  • „wartende Patienten“
  • „sprintende Sportler“
  • „interessierte Schüler“

In Fügungen aus Partizip und Substantiv übernimmt das Partizip die Funktion eines Attributs in der Wortgruppe.

Fügungen aus Partizip und Substantiv werden getrenntgeschrieben.[14]

partizip-verbIn Fügungen aus Partizip und Verb präzisiert das Partizip das Verb, zum Beispiel:

  • „gebannt schauen“
  • „gefangen nehmen“
  • „schleichend entkommen“

In Fügungen aus Partizip und Verb übernimmt das Partizip die Funktion eines Adverbs in der Wortgruppe.

Fügungen aus Partizip und Verb werden getrenntgeschrieben.[15]

Wenn allerdings die Fügung aus Partizip und Verb insgesamt als ein Substantiv verwendet wird, verschmelzen Partizip und Verb zu einem Wort, zum Beispiel:

  • das „Gefangennehmen“
  • das „Getrenntschreiben“
  • das „Gebanntschauen“

Die Fügung aus Partizip und Verb bildet dann zusammen einen neuen Begriff, der sich auch im Schriftbild als eine Einheit zeigt.

Substantivierte Fügungen aus Partizip und Verb werden zusammen­geschrieben.[16]

partizip-adjektivIn Fügungen aus Partizip und Adjektiv präzisiert das Partizip das Adjektiv, zum Beispiel:

  • „drückend heiß“
  • „leuchtend blau“
  • „rasend schnell“

In Fügungen aus Partizip und Adjektiv bleiben beide Teile der Fügung in der Wortgruppe eigenständig.

Fügungen aus Partizip und Adjektiv werden getrenntgeschrieben. [17]

Wenn das Adjektiv der Beginner ist

adjektiv-substantivIn Fügungen aus Adjektiv und Substantiv übernimmt das Adjektiv die Funktion eines Attributs, zum Beispiel:

  • „schöner Geist“
  • „alter Bauer“
  • „guter Mensch“

Die attributive Funktion des Adjektivs ist in der Wortgruppe an seiner Beugung, seiner Flexion, gut zu erkennen.

Fügungen aus – flektiertem – Adjektiv und Substantiv werden getrenntgeschrieben.

Wenn jedoch in Fügungen aus Adjektiv und Substantiv das Adjektiv nicht flektiert, sondern mit dem Substantiv gemeinsam als neues Wort mit neuer Bedeutung verwendet wird, verschmelzen beide Teile der Fügung zu einer Zusammensetzung, zum Beispiel:

  • „Schöngeist“
  • „Altbau“
  • „Gutmensch“

Die Substantivierung aus Adjektiv und Substantiv bildet einen zusammengesetzten neuen Begriff.

Substantivierte Fügungen aus – unflektiertem – Adjektiv und Substantiv werden zusammengeschrieben.

adjektiv-verbFügungen aus Adjektiv und Verb geben dem Verb eine neue, meist präzisere Bedeutung, zum Beispiel:

  • „satthaben“
  • „seligpreisen“
  • „wahrsagen“

Wenn Fügungen aus Adjektiv und Verb ein eigenständiges neues Wort bilden, entsteht eine Zusammensetzung.

Fügungen aus Adjektiv und Verb, die eine neue Gesamtbedeutung ergeben, werden zusammengeschrieben.[18]

Doch manche Fügungen aus Adjektiv und Verb ergeben verschiedene neue Bedeutungen, schriftlich nur zu unterscheiden, ob sie zusammen- oder getrennt­geschrieben werden, zum Beispiel:

  • „weiter leiten“, beispielsweise einer Abteilung, ist etwas anderes als „weiterleiten“ beispielsweise eines Telefonats.
  • „gut schreiben“, beispielsweise einen Bericht, ist etwas anderes als „gutschreiben“, beispielsweise eines Betrags auf ein Konto.
  • „frei sprechen“, beispielsweise ohne Notizen, ist etwas anderes als „freisprechen“, beispielsweise von Schuld.

In Fügungen aus Adjektiv und Verb zeigt die Getrenntschreibung, dass das Adjektiv in eigenständiger Bedeutung gemeint ist, und die Zusammenschreibung signalisiert, dass es als übertragene Bedeutung interpretiert wird.

Je nach Bedeutung, ob originär oder übertragen, können Fügungen aus Adjektiv und Verb zusammen- oder getrenntgeschrieben werden.[19]

In einigen Fügungen aus Adjektiv und Verb präzisiert das Adjektiv das Verb, ohne ihm eine neue Bedeutung zu geben, zum Beispiel:

  • „grün anstreichen“
  • „genau analysieren“
  • „kleiner schneiden“

Wenn durch die Fügung aus Adjektiv und Verb keine neue Bedeutung entsteht, übernimmt das Adjektiv in der Wortgruppe die Funktion eines Adverbs.

Sofern eine Fügung aus Adjektiv und Verb keine neue eigenständige Gesamtbedeutung ergibt, wird sie getrenntgeschrieben.[20]
Zusammen- und Getrenntschreibung am Beispiel von Fügungen mit dem Adjektiv „krank“ und Verb[21]

In der konkreten Bedeutung „nicht gesund” wird im Allgemeinen getrennt geschrieben, zum Beispiel:

  • „Er hatte sich schon Wochen vor seinem Tod krank gefühlt.“
  • „Sie lebt in der ständigen Angst, krank zu werden.“

Wenn „krank“ das Ergebnis einer Handlung oder eines veränderten Zustands betont, ist sowohl Getrennt- als auch Zusammenschreibung möglich, zum Beispiel:

  • „Ich befürchte, dass die vielen Schadstoffe uns allmählich krank machen.“
  • „Ich befürchte, dass die vielen Schadstoffe uns allmählich krankmachen.“

Ausschließlich Getrenntschreibung ist richtig, wenn „krank“ mit dem Verb „sein“ verbunden wird oder wenn es in irgendeiner Form erweitert ist, zum Beispiel:

  • „Ich bin während meiner Kindheit permanent krank gewesen.“
  • „Die Früchte dieser Pflanze können Kinder sehr krank machen.“

Bei übertragener Bedeutung wird grundsätzlich zusammengeschrieben, zum Beispiel:

  • „Er hat schon wieder mal krankgefeiert.“
  • „Wenn du dich nicht krankmeldest, wirst du Ärger bekommen.“
  • „Beim Anblick ihrer neuen Frisur hat sich die Klasse krankgelacht.“

adjektiv-partizipEin Adjektiv vor einem Verb im Partizip gibt dem Partizip eine genauere Bedeutung, zum Beispiel:

  • „schnell fahrend“
  • „breit gefächert“
  • „weit gereist“

Wenn das auf ein Adjektiv folgende Verb als Partizip verwendet wird, übernimmt es in der Wortgruppe die Funktion eines Adverbs.

Fügungen aus Adjektiv und Partizip werden getrenntgeschrieben.[22]

In einer Fügung aus Adjektiv und Partizip kann das Adjektiv auch gesteigert oder erweitert sein, zum Beispiel:

  • „schwerer wiegend“
  • „stärker riechend“
  • „sehr verständlich geschrieben“

Fügungen, in denen auf ein gesteigertes oder erweitertes Adjektiv ein Partizip folgt, bilden eine Wortgruppe.

Folgt auf ein gesteigertes oder erweitertes Adjektiv ein Partizip, wird die Fügung getrenntgeschrieben.[23]
Zusammen- und Getrenntschreibung am Beispiel von Fügungen mit dem Adjektiv „hoch“ und Partizipien[24]

Wird „hoch“ relativ verwendet, ist es also steigerbar – „höher“ – oder erweiterbar – „ziemlich“ oder „sehr hoch“ –, schreibt man getrennt, zum Beispiel:

  • „hoch qualifizierte“ Mitarbeiter
  • „hoch gesteckte“ Erwartungen
  • „hoch gestellte“ Persönlichkeiten
  • „hoch fliegende“ (= oben in der Luft fliegende) Vögel

Hierher gehören auch das „hoch gespannte“ Seil und die „hoch fliegenden“ Trapezkünstler.

Wird „hoch“ jedoch absolut verwendet, ist also weder steiger- noch erweiterbar, dann schreibt man zusammen, zum Beispiel:

  • „Ab 18:15 Uhr kann das Wahlergebnis hochgerechnet werden.“ – Nicht möglich sind hier „höher gerechnet“ oder „ziemlich hoch gerechnet“.
  • „ein hochmütiger Patron“
  • „hochtrabende Versprechungen“
  • „hochfliegende Karrierepläne“

Gibt „hoch“ eine Richtung an, schreibt man ebenfalls zusammen, zum Beispiel:

  • „hochfliegende (= nach oben fliegende) Vögel“
  • „hochgesteckte Haare“
  • „hochgehende Bombe“

Zudem wird zusammengeschrieben, wenn „hoch“ rein intensivierend verwendet wird, zum Beispiel:

  • „hochgebildetes Publikum“
  • „hocherfreute Gäste“
  • „hochbetagte Fregatte“

Zweifelsfälle sind nicht ausgeschlossen, hier sind sowohl Getrennt- als auch Zusammenschreibung vertretbar, zum Beispiel:

  • „hoch begabte“oder „hochbegabte Stipendiatin“
  • „hoch bezahlter“ oder „hochbezahlter Experte“
  • „hoch dosierte“ oder „hochdosierte“ Medikamente

adjektiv-seinFolgt auf ein Adjektiv die Grundform oder eine konjugierte Form des Verbs „sein“, gibt das Adjektiv dem Verb erst seine Bedeutung, zum Beispiel:

  • „gut sein“
  • „schön sein“
  • „lustig sein“

In Fügungen aus Adjektiv und dem Verb „sein“ übernimmt das Adjektiv in der Wortgruppe die Funktion eines Adverbs.

Fügungen aus Adjektiv und dem Verb „sein“ werden getrenntgeschrieben.[25]

adjektiv-adjektivDie Bedeutung von Adjektiven lässt sich verstärken, abschwächen oder präzisieren, indem ein weiteres Adjektiv vorangestellt wird, zum Beispiel:

  • „dunkelrot“
  • „nasskalt“
  • „bitterböse“

Die Verstärkung, Abschwächung oder Präzisierung eines Adjektivs durch ein weiteres, nicht gesteigertes Adjektiv lässt ein neues, ein zusammengesetztes Adjektiv entstehen.

Fügungen aus zwei Adjektiven im Positiv werden zusammengeschrieben.[26]

Gleichwohl sind Ausnahmen möglich:

  • Wer „leichtfertig“ in eine Kneipe geht, kann „leicht fertig“ wieder herauskommen.

In einer Fügung aus zwei Adjektiven kann das erste Adjektiv auch gesteigert oder erweitert sein, zum Beispiel:

  • „schwerer verdaulich“
  • „leichter löslich“
  • „tiefer traurig“

Fügungen, in denen auf ein gesteigertes oder erweitertes Adjektiv ein weiteres Adjektiv folgt, bilden eine Wortgruppe.

Folgt auf ein gesteigertes oder erweitertes Adjektiv ein zweites Adjektiv, wird die Fügung getrenntgeschrieben.[27]

Wenn das Adverb voranschreitet

adverb-substantivFolgt in einer Fügung auf ein Adverb ein Substantiv, präzisiert das Adverb das Substantiv, zum Beispiel:

  • „Jetztzeit“
  • „Innenraum“
  • „Soforthilfe“

Zusammensetzungen aus Adverb und Substantiv bilden ein neues, ein zusammengesetztes Substantiv.

Fügungen aus Adverb und Substantiv werden zusammengeschrieben.

adverb-verbAus Adverb und Verb lassen sich Fügungen bilden, die dem Verb eine zuvor nicht anzusehende Präzision verleihen, zum Beispiel:

  • „zurückstufen“
  • „zusammenfassen“
  • „weggehen“

Aus dem Zusammenfügen von Adverb und Verb kann ein neues Verb mit neuer Bedeutung entstehen, dessen Betonung bei der Aussprache auf dem adverbialen Teil liegt.

Fügungen mit eindeutiger Gesamtbedeutung aus betontem Adverb und Verb werden zusammengeschrieben.[28]

In einigen Fügungen mit einem Verb kann das vorangehende Adverb sowohl zusammen- wie auch getrenntgeschrieben werden, zum Beispiel:

  • „zugrunde liegen“ oder „zu Grunde liegen“
  • „infrage kommen“ oder „in Frage kommen“
  • „zustande bringen“ oder „zu Stande bringen“

In Fügungen aus Adverb und Verb zeigt das Getrenntschreiben die Möglichkeit, das Adverb zusammen- oder getrenntzuschreiben. Auch wenn der „Rat für deutsche Rechtschreibung“ hier sowohl die Zusammen- wie auch die Getrenntschreibung toleriert, bietet sich an, solche Fügungen in einem Text in gleicher Weise zu schreiben.

Fügungen aus Adverb und Verb, in denen mehrere Schreibweisen des Adverbs möglich sind, werden getrenntgeschrieben.[29]

Manche Fügungen aus Adverb und Verb ergeben unterschiedliche neue Bedeutungen, je nachdem ob sie zusammen- oder getrenntgeschrieben werden. Werden solche Fügungen gesprochen, signalisiert die Betonung die Bedeutung, zum Beispiel:

  • „zusammen árbeiten“, beispielsweise in einem Unternehmen an unterschiedlichen Projekten, ist etwas andere als „zusámmenarbeiten“, beispielsweise gemeinsam an einem Projekt.
  • „davon kómmen“, beispielsweise ein Fleck nach dem Verschütten von Rotwein, ist etwas anders als „davónkommen“, beispielsweise aus einer Bedrängnis.
  • „dáhin gehen“, beispielsweise an einen Ort, ist etwas anderes als „dahíngehen“, beispielsweise von Augenblicken, die vergehen.

Im Schriftbild werden unterschiedliche Bedeutungen von Fügungen aus Adverb und Verb durch die Zusammen- beziehungsweise Getrenntschreibung erkennbar.

In Fügungen aus Adverb und Verb können Bedeutungsunterschiede durch Zusammen- beziehungsweise Getrenntschreibung signalisiert werden.[30]
Zusammen- und Getrenntschreibung am Beispiel von Fügungen mit dem Adverb„klar“ und Verben[31]

Klar ist, dass „klar sein“ getrennt geschrieben wird, weil Verbindungen mit „sein“ stets getrennt sind.

Ansonsten schreiben Sie getrennt, wenn „klar“ wörtlich zu verstehen ist, im Sinne von „deutlich, durchsichtig“, zum Beispiel:

  • „klar sehen“ – im Sinne von „deutlich erkennen können“
  • „klar denken“

Wenn die Verbindung mit „klar“ übertragen gebraucht wird oder zusammen mit dem Verb eine neue Bedeutung erhält, schreiben Sie zusammen, zum Beispiel:

  • ein Schiff „klarmachen“
  • jemandem etwas „klarmachen“
  • einen Sachverhalt „klarstellen“
  • miteinander „klarkommen“,
  • „klargehen“ – im Sinne von „klappen, funktionieren“.

Ein kleiner Tipp, wie Sie das überprüfen können: Versuchen Sie, ob Sie das Verb auch allein verwenden könnten, zum Beispiel:

  • Wenn „ich sehe dich, und zwar klar“ funktioniert, wird getrenntgeschrieben.
  • Dagegen wäre „Ich möchte das stellen, und zwar klar“ eindeutig nicht korrekt. Die Verbindung von Verb und „klar“ ergibt ein neues Wort, das zusammen­geschrieben werden muss.

adverb-partizipSofern nicht das Adverb ostentativ hervorgehoben wird, liegt in Fügungen aus Adverb und Partizip bei der Aussprache die Betonung auf dem Partizip, zum Beispiel:

  • „gern genómmen“
  • „sehr betróffen“
  • „lauthals láchend“

In Fügungen aus Adverb und Partizip signalisiert die Betonung des Partizips eine Wortgruppe.

Fügungen aus Adverb und Partizip, deren Hauptbetonung auf dem Partizip liegt, werden getrenntgeschrieben.[32]

Manche Fügungen aus Adverb und Partizip, haben beim Sprechen den Wortakzent nicht auf dem partizipialen Teil, sondern auf dem adverbialen, zum Beispiel:

  • „wóhlverdient“
  • „vórwärtskommend“
  • „auseinánderentwickelt“

In Fügungen aus Adverb und Partizip signalisiert die Betonung des Adverbs die Zusammenschreibung.

Fügungen aus Adverb und Partizip, deren Hauptbetonung auf dem Adverb liegt, werden zusammengeschrieben.[33]

adjektiv-seinFast alle Fügungen mit dem Verb „sein“ werden getrenntgeschrieben, so auch die Fügungen von Adverbien mit „sein“, zum Beispiel:

  • „dabei sein“
  • „fort sein“
  • „beisammen sein“

Fügungen aus Adverb und „sein“ bilden eine Wortgruppe.

Fügungen aus Adverb und dem Verb „sein“ werden getrenntgeschrieben.[34]

Einige wenige Fügungen aus Adverb und dem Verb „sein“ bilden neue Substantive, zum Beispiel:

  • das „Beisammensein“
  • das „Dasein“
  • das „Dabeisein“

Die Substantivierungen aus Adverb und „sein“ bilden einen zusammengesetzten neuen Begriff.

Substantivierte Fügungen aus einem Adverb und „sein“ werden zusammengeschrieben.

adverb-adjektivIn Fügungen kann ein Adverb das folgende Adjektiv präzisieren, zum Beispiel:

  • „wahrscheinlich leicht“
  • „sehr groß“
  • „teilweise verständlich“

Fügungen aus Adverb und Adjektiv bilden eine Wortgruppe.

Folgt in einer Fügung ein Adjektiv einem Adverb, wird die Fügung grundsätzlich getrenntgeschrieben.[35]

Fügungen mit dem Adverb „nicht“ als erstem Bestandteil und einem Adjektiv als zweitem lassen Spielraum, zum Beispiel:

  • „nichtöffentlich“ oder „nicht öffentlich“
  • „nichtberufstätig“ oder „nicht berufstätig“
  • „nichtehelich“ oder „nicht ehelich“

Negiert das Adverb „nicht“ ein Adjektiv, kann die Fügung zusammen- oder getrenntgeschrieben werden. Auch wenn der „Rat für deutsche Rechtschreibung“ hier sowohl die Zusammen- wie auch die Getrenntschreibung toleriert, bietet sich an, solche Fügungen in einem Text in gleicher Weise zu schreiben.

Fügungen aus vorangehendem Adverb „nicht“ und einem Adjektiv können zusammen- oder getrenntgeschrieben werden.[36]

adverb-adverbFügungen aus zwei Adverbien können relativieren oder präzisieren, zum Beispiel:

  • „vielleicht dort“
  • „ebenso gern“
  • „eventuell darum“

In Fügungen aus zwei Adverbien behalten beide ihre Eigenständigkeit.

Fügungen aus zwei Adverbien werden getrenntgeschrieben.

adverb-pronomenNur wenige Adverbien stehen in einer Fügung mit einem nachfolgenden Pronomen, zum Beispiel:

  • „irgendjemand“
  • „irgendetwas“
  • „irgendwo“

Das nachfolgende Pronomen macht die Fügung mit einem Adverb insgesamt zum Pronomen.

Fügungen aus Adverb und nachfolgendem Pronomen werden zusammen­geschrieben.

Wenn das Pronomen am Anfang steht

pronomen-substantivFügungen aus Pronomen und Substantiv bilden gemeinsam eine neue Bedeutungseinheit, zum Beispiel:

  • „Ichsucht“
  • „Wirgefühl“
  • „jedermann“

Fügungen aus Pronomen und Substantiv bilden einen zusammengesetzten neuen Begriff.

Fügungen aus Pronomen und Substantiv werden zusammengeschrieben.

pronomen-verbReflexive Verben bilden mit Reflexivpronomen eine Fügung,
zum Beispiel:

  • „sich setzen“
  • „sich kämmen“
  • „sich freuen“

Im Schriftbild zeigen sich Reflexivpronomen und Verb als Wortgruppe.

Fügungen aus Pronomen und Verb werden getrenntgeschrieben.[37]

Wenn die Präposition beginnt

praeposition-substantivObwohl die Präposition eine eigenständige Wortart ist, wird sie in Fügungen mit einem Substantiv zum Präfix, zur Vorsilbe, degradiert, zum Beispiel:

  • „Vorfahrt“
  • „Abstand“
  • „Aufgang“

Zusammensetzungen aus Präposition und Substantiv bilden ein neues Substantiv.

Fügungen aus Präposition und Substantiv werden zusammengeschrieben.

Wenn aus der Zusammenfügung von Präposition und Substantiv eine neue Präposition oder ein Adverb entsteht, „verblasst“ die eigenständige Bedeutung des Substantivs, zum Beispiel:

  • „anstatt“
  • „inmitten“
  • „zuliebe“

Wenn Fügungen aus Präposition und Substantiv eine neue Bedeutungseinheit bilden, entsteht eine Zusammensetzung.

Fügungen aus Präposition und „verblasstem“ Substantiv werden zusammen­geschrieben.[38]

In manchen Fügungen aus Präposition und Substantiv ist die Bedeutung des Substantivs noch klar zu erkennen, zum Beispiel:

  • „zu Fuß“
  • „zu Ende“
  • „von Sinnen“

Eine Fügung aus einer Präposition und einem erkennbar eigenständigen Substantiv bildet eine Wortgruppe.

Fügungen aus Präposition und als eigenständig interpretiertem Substantiv werden getrenntgeschrieben.

Bei manchen Fügungen aus Präposition und Substantiv bleibt unklar, ob die Fügung noch eine Wortgruppe ist oder schon eine eigenständige Zusammensetzung, zum Beispiel:

  • „aufseiten“ oder „auf Seiten“
  • „infrage“ oder „in Frage“
  • „zugrunde“ oder „zu Grunde“

Wie eine Fügung aus Präposition und Substantiv zu schreiben ist, bleibt manchmal dem Schreiber überlassen. Auch wenn der „Rat für deutsche Rechtschreibung“ hier sowohl die Zusammen- wie auch die Getrenntschreibung toleriert, bietet sich an, solche Fügungen in einem Text in gleicher Weise zu schreiben.

Fügungen aus Präposition und Substantiv, dessen Eigenständigkeit unklar ist, können zusammen- oder getrenntgeschrieben werden.[39]

praeposition-verbIn Fügungen aus Präposition und Verb präzisiert die Präposition das Verb, zum Beispiel:

  • „vorbringen“
  • „unterschreiben“
  • „nachschauen“

In Zusammensetzungen aus Präposition und Verb übernimmt die Präposition die Rolle einer Vorsilbe, eines Präfixes.

Wenn eine Fügung aus Präposition und Verb eindeutig ein neues Wort ergibt, wird sie zusammengeschrieben.

Doch einige Fügungen aus Präposition und Verb haben mehrere Bedeutungen, die an der Betonung zu erkennen sind, zum Beispiel:

  • „dúrchlaufen“ beispielsweise in „Sie läuft durch das Gras.“ ist etwas anderes als „durchláufen“ beispielsweise in „Sie durchläuft eine Phase.“
  • „űbersetzen“ beispielsweise in „Er setzt mit dem Boot über den Fluss.“ ist etwas anderes als „übersétzen“ beispielsweise in „Er übersetzt einen Aufsatz.“
  • „umfáhren“ beispielsweise in „Das Auto umfährt den Zaun.“ ist etwas anderes als „úmfahren“ beispielsweise in „Das Auto fährt den Zaun um.“

Bei manchen Fügungen aus Präposition und Verb entscheidet die Bedeutung, ob sie im Satz zusammen- oder getrenntgeschrieben werden.

Zur Bedeutungsunterscheidung können Fügungen aus Präposition und Verb zusammen- oder getrenntgeschrieben werden.

praeposition-partizipIn Fügungen aus Präposition und der Verbform Partizip wird die Präposition zur Vorsilbe, zum Präfix, zum Beispiel:

  • „aufgeladen“
  • „zwischengelagert“
  • „entlanglaufend“

Zusammensetzungen aus Präposition und Partizip ergeben ein neues Partizip.

Fügungen aus Präposition und Partizip werden zusammengeschrieben.[40]

praeposition-seinFügungen aus Präposition und dem Verb „sein“ bilden jeweils eine Wortgruppe wie fast alle Fügungen mit „sein“, zum Beispiel:

  • „an sein“
  • „zu sein“
  • „auf sein“

Fügungen aus einer Präposition und dem Verb „sein“ sind als Wortgruppe leicht zu erkennen.

Wortgruppen aus einer Präposition und dem Verb „sein“ werden getrenntgeschrieben.[41]

Wenn das Numerale vorne steht

numerale-numeraleWenn Zahlen in Buchstaben geschrieben werden, entstehen nach der Zahl Zwölf Fügungen, zum Beispiel:

  • „dreizehn“
  • „zweihundertzehn“
  • „fünftausend“

Numerale, die weniger als eine Million repräsentieren, sind einzelne Wörter oder bilden Zusammensetzungen.

Fügungen aus in Buchstaben geschriebenen Zahlen werden bis neunhundertneunundneunzigtausendneunhundertneunundneunzig zusammengeschrieben.[42]

Auch in Buchstaben geschriebene Zahlen, die größer sind als eine Million, bilden Fügungen, zum Beispiel:

  • „zwei Milliarden“
  • „fünfzehn Millionen“
  • „vierundzwanzig Trillionen“

Eine Million und mehr bilden als Wörter Wortgruppen.

Fügungen aus in Buchstaben geschriebenen Zahlen werden ab einer Million getrenntgeschrieben.[43]

Wenn Ordinalzahlen als Zahlen aus Ziffern geschrieben werden, sind sie am angehängten Punkt beziehungsweise an der Endung, am Suffix, zu erkennen, zum Beispiel:

  • „vierzehnter“ – 14.
  • „fünfmillionstes“ – 5 000 000.
  • „dreiundzwanzigmilliardste“ – 23 000 000 000.

Wenn Ordinalzahlen eine Fügung bilden, dann als Zusammensetzung.

Fügungen aus in Buchstaben geschriebenen Ordinalzahlen werden zusammen­geschrieben.[44]

Dezimalzahlen lassen sich am Komma erkennen, auch wenn sie als Fügungen auftreten, zum Beispiel:

  • „sechzehn Komma sieben“ – 16,7
  • „fünfundreißig Komma null vier“ – 35,04
  • „zweitausendvier Komma null“ – 2004,0

In Buchstaben geschriebene Dezimalzahlen bilden jeweils eine Wortgruppe.

Fügungen aus in Buchstaben geschriebenen Dezimalzahlen werden getrenntgeschrieben.[45]

numerale-substantivFügungen aus einer in Buchstaben geschriebenen Zahl – auch Ableitungen daraus – und einem Substantiv bilden ein neues Wort, zum Beispiel:

  • „Achteinhalbpfünder“
  • „Zweierbeziehung“
  • „Viererbob“

Die Numerale quantifiziert das nachfolgende Substantiv, zusammen bilden sie ein neues Substantiv.

Fügungen aus einer in Buchstaben geschriebenen Zahl und einem Substantiv werden zusammengeschrieben.[46]

Peter Hilbert

[1] Abweichend vom Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, wird hier das Verb „getrenntschreiben“ zusammengeschrieben.
[2] Der Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, empfiehlt jeweils eine Schreib­variante.
[3] Mit Bindestrichen können Fügungen aus Substantiven leichter lesbar gemacht werden.
[4] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 54: Ist der erste Bestandteil ein [nicht verblasstes] Substantiv, schreibt man in den meisten Fällen getrennt.
[5] Substantivierungen werden im Deutschen stets zusammengeschrieben.
[6] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K54: Ist das Substantiv verblasst oder hat es in Verbindung mit dem Verb seine Eigenständigkeit verloren, schreibt man zusammen.
[7] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K47: Verben können (…) trennbare oder unfeste Zusammensetzungen bilden, die nur im Infinitiv, in den beiden Partizipien sowie bei Endstellung im Nebensatz zusammengeschrieben werden.
[8] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 58: Partizipien richten sich nach den zugrunde liegenden Verbindungen mit Verben. Hier ist jedoch neben der Getrenntschreibung auch die Zusammenschreibung zulässig.
[9] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 59: Zusammensetzungen mit einem Substantiv als erstem Bestandteil sind oft Verkürzungen von Wortgruppen. Es wird dabei ein Artikel oder eine Präposition (ein Verhältniswort) eingespart.
[10] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 51: Zusammenschreibung gilt in der Regel, wenn der erste Bestandteil als frei vorkommendes Wort ungebräuchlich ist.
[11] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 55: Ist der erste Bestandteil ein Verb, wird in der Regel getrennt geschrieben. Verbindungen mit bleiben und lassen als zweitem Bestandteil dürfen jedoch bei übertragener Bedeutung auch zusammengeschrieben werden. Bei der Verbindung aus kennen und lernen ist sowohl die Getrennt- als auch die Zusammenschreibung möglich.
[12] Substantivierungen werden im Deutschen stets zusammengeschrieben.
[13] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 55: Verbindungen mit bleiben und lassen als zweitem Bestandteil dürfen jedoch bei übertragener Bedeutung auch zusammengeschrieben werden. Bei der Verbindung aus kennen und lernen ist sowohl die Getrennt- als auch die Zusammenschreibung möglich.
[14] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 60: Für Fälle, die in K 57 bis 59 nicht beschrieben sind, gilt in der Regel Getrenntschreibung.
[15] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 53: Ist der erste Bestandteil ein Partizip, wird in der Regel getrennt geschrieben.
[16] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 53: Ist der erste Bestandteil ein Partizip, wird in der Regel getrennt geschrieben. Aber als Substantive: das Getrenntschreiben, das Gefangennehmen usw.
[17] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 60: Für Fälle, die in K 57 bis 59 nicht beschrieben sind, gilt in der Regel Getrenntschreibung.
[18] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K56: Ergibt die Verbindung von Adjektiv und (meist einfachem) Verb eine neue, als solche verfestigte Gesamtbedeutung, schreibt man zusammen.
[19] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 56: Ist der erste Bestandteil ein einfaches Adjektiv, mit dem das Ergebnis einer mit dem Verb genannten Tätigkeit bezeichnet wird, kann getrennt oder zusammengeschrieben werden.
[20] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K56: Nur getrennt schreibt man bei abgeleiteten oder erweiterten oder zusammengesetzten Adjektiven.
[21] Duden. Newsletter
[22] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 60: Für Fälle, die in K 57 bis 59 nicht beschrieben sind, gilt in der Regel Getrenntschreibung.
[23] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 62: Ist der erste Bestandteil gesteigert oder erweitert, gilt Getrenntschreibung.
[24] Duden. Newsletter
[25] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 49: Verbindungen mit dem Verb sein werden generell getrennt geschrieben.
[26] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 57: 1. Zusammensetzungen können einfache, unflektierte Adjektive als bedeutungsverstärkende oder bedeutungsmindernde erste Bestandteile haben, mit denen sich oft längere Reihen bilden lassen. 2. Zusammensetzungen können aus gleichrangigen Adjektiven gebildet werden.
[27] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 62: Ist der erste Bestandteil gesteigert oder erweitert, gilt Getrenntschreibung.
[28] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 48:Bei den Zusammen­setzungen aus Adverb und Verb ist das Adverb meist deutlich stärker betont als das Verb.
[29] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 51:Man schreibt jedoch getrennt, wenn der erste Bestandteil auch in zwei Wörtern geschrieben werden kann.
[30] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 48: Bei den Wortgruppen aus Adverb und Verb sind die Bestandteile in der Regel etwa gleich betont.
[31] Duden. Newsletter
[32] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 60: Für Fälle, die in K 57 bis 59 nicht beschrieben sind, gilt in der Regel Getrenntschreibung.
[33] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 48:Bei den Zusammen­setzungen aus Adverb und Verb ist das Adverb meist deutlich stärker betont als das Verb.
[34] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 49: Verbindungen mit dem Verb sein werden generell getrennt geschrieben.
[35] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 60: Für Fälle, die in K 57 bis 59 nicht beschrieben sind, gilt in der Regel Getrenntschreibung.
[36] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 60: Verbindungen mit nicht als erstem Bestandteil können getrennt oder zusammengeschrieben werden.
[37] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 56: Ebenso gilt Getrenntschreibung bei reflexiven Verben.
[38] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage Berlin 2013, K 63: Man schreibt ein [verblasstes] Substantiv mit einer Präposition zusammen, wenn die Fügung zu einer neuen Präposition oder einem Adverb geworden ist.
[39] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage Berlin 2013, K 63: Man schreibt ein [verblasstes] Substantiv mit einer Präposition zusammen, wenn die Fügung zu einer neuen Präposition oder einem Adverb geworden ist. In vielen Fällen kann die Fügung auch als Wortgruppe angesehen und getrennt geschrieben werden.
[40] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 47: Verben können mit Präpositionen sogenannte trennbare oder unfeste Zusammensetzungen bilden, die nur im Infinitiv, in den beiden Partizipien sowie bei Endstellung im Nebensatz zusammengeschrieben werden.
[41] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 49: Verbindungen mit dem Verb sein werden generell getrennt geschrieben.
[42] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 65: In Buchstaben geschriebene Zahlen schreibt man zusammen, wenn sie kleiner als eine Million sind.
[43] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 65: In Buchstaben geschriebene Zahlen schreibt man getrennt, wenn sie größer als eine Million sind.
[44] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 65: In Buchstaben geschriebene Ordinalzahlen werden generell zusammengeschrieben.
[45] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 65: Dezimalzahlen schreibt man als Wortgruppe.
[46] Duden – Die deutsche Rechtschreibung, 26. Auflage, Berlin 2013, K 66: Ableitungen von in Buchstaben geschriebenen Zahlen und entsprechende Zusammensetzungen schreibt man zusammen.

Für Leser schreiben

Standard

Wie Texte bewirken, was sie sollen

Schriftliche Informationen erfüllen ihren Zweck, wenn sie für den Leser verständlich, freundlich und aussagekräftig sind. Das Formulieren darf dem Schreiber nicht viel Zeit kosten und der Inhalt soll den Leser interessieren. Eine klare Struktur der Mitteilung soll das Lesen erleichtern.

Lücke 1Wer schreibt, vermittelt über den Text dem Leser sowohl Sachliches wie auch Emotionales. Dabei schließt er eine Informationslücke zwischen seinem und dem Informationsstand des Lesers.

Wer schreibt, nutzt eine Chance, den Leser zufriedenzustellen, indem er den Text mit nützlichen Inhalten bestückt, die er prägnant und ansprechend formuliert.

Zufriedene Leser werden nicht geboren, sondern gemacht.

Wer schreibt, hat eine Absicht: Der Text soll zum Beispiel den Leser erfreuen, oder ihn bewegen, ihm ermöglichen oder erleichtern, etwas zu tun oder zu lassen. – Das Schreiben soll etwas nutzen.

Schreiben 1Wer schreibt, braucht Inhalt, den er dem Leser vermitteln will, zum Beispiel Termine, Daten, Fakten, Entscheidungen, Ideen, Schlussfolgerungen, Wünsche. – Das Schreiben soll informieren.

Wer schreibt, hat sich verwendet ein Medium und hat sich gegen andere Möglichkeiten entschieden – etwa gegen ein Gespräch, weder persönlich noch am Telefon noch in einer Videokonferenz. – Das Schreiben soll die vom Schreiber gewollte Wirkung erzielen.

Auch wer liest, hat eine Absicht: Er will sich durch das Lesen zum Beispiel entspannen oder informieren oder die Absicht des Schreibers verstehen. Je mehr der Text den Lesegewohnheiten des Lesers entspricht, umso weniger muss sich der Leser anstrengen und das Lesen ist ihm angenehmer.

Wer liest, nimmt die Inhalte auf und gleicht sie ab mit seinem Informationsstand sowie mit seinen Wertvorstellungen und seinen Absichten und er versucht, die Intentionen des Schreibers zu erkennen. Aufgrund der beim Lesen aufgenommenen Fakten und seiner damit verbundenen Emotionen kann der Leser dann entscheiden, ob und wie er sein Handeln darauf ausrichtet.

Wer schreibt, will informieren.

Der Schreiber

informiert mit Fakten
und Gefühlen

will den Leser zu
etwas bewegen

vermittelt seine Perspektive, seine Einstellungen, Haltungen und Werte

nutzt ein Medium: mit Text, Typografie, Layout, …

für den Leser        ⇒

Wer liest, will verstehen.

des Schreibers

entscheidet aufgrund der eigenen und der Fakten und Gefühle

will die Absicht des Schreibers erkennen

nimmt auf mit seiner Perspektive, seinen Einstellungen, Haltungen und Werten

nimmt sinnlich und intuitiv wahr: über das Medium

Der Leser

Kümmert sich der Schreiber nicht um seinen Leser und produziert einen Text mit ausschließlich seiner eigenen Perspektive, seinem eigenen Schreibstil in Wortwahl und Satzbau, der die Emotionen des Lesers nicht berücksichtigt, mag er zwar zufällig auf die Bereitschaft des Lesers treffen, den Text zu verstehen, doch nur mit vernachlässigbarer Wahrscheinlichkeit; noch weniger wahrscheinlich wird er den Leser zufriedenstellen. – Gepostete Texte leiden gerne darunter.

Konzentriert sich der Schreiber jedoch auf den Leser, produziert er mit höherer Wahrscheinlichkeit einen Text, der den Intentionen des Lesers nahekommt und den Leser zufriedenstellt und der auch die eigene Absicht transportiert.

Vorbereitung

Meist ohne länger darüber nachzudenken, trifft der Schreiber vorbereitend einige Entscheidungen, die zum Verständnis und zur Zufriedenheit des Lesers beitragen sollen:

  • Welche Textsorte ist angemessen?

Soll der Leser eine SMS erhalten, die ihn knapp informiert und die er sofort beantworten kann, oder besser eine E-Mail, die Anlagen zum Bearbeiten enthalten kann und weniger persönlich wirkt, oder lieber einen Brief, der formaler wirkt und mehr Zeit braucht, bis er beim Leser ist?

Soll der Leser eine Gesprächsnotiz erhalten, die ihn zum Beispiel zu wesentlichen Ergebnissen eines Treffens informiert, oder eine Telefonnotiz, die vielleicht nur handschriftlich die Mitteilung einer dritten Person enthält, oder womöglich eine Aktennotiz, die die Meinung des Schreibers enthält und auf die der Leser nicht unbedingt reagieren muss?

Soll der Leser ein Protokoll erhalten, das die Ergebnisse einer Besprechung zusammenfasst, oder eher einen Bericht, der ihm fundierte Informationen vermittelt, oder einen Aufsatz, der umfassend ein Thema behandelt?

Soll der Leser eine Vorlage erhalten, die ihm in bekannter Struktur eine umfassend recherchierte Entscheidungsgrundlage bietet, oder vielleicht einen Vertrag, der juristisch zuverlässig Modalitäten einer Kooperation beschreibt, oder ein Zeugnis, das die Funktion des Lesers im Unternehmen beschreibt und seine Leistungen bewertet?

Soll der Leser eine schriftliche Anweisung erhalten, die ihn zu einer konkreten Verhaltensänderung ultimativ auffordert, oder eine Anleitung, die ihm seine Tätigkeit erleichtern kann, oder eine Einladung, die ihn bittet, zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort zu sein?

Soll der Leser eine allgemeine Hausmitteilung erhalten, die auch Themen behandeln kann, die ihn gar nicht betreffen, oder ein Rundschreiben, das vielleicht zwar seine Funktion, doch nicht ihn als Individuum betrifft, oder eine Werbung, die ihm etwas anbietet, womit er sich wahrscheinlich im Augenblick nicht beschäftigen möchte?

  • Wer ist der Leser?

Ist der Leser eine Frau oder ein Mann, auf die oder den der Schreiber seine genderspezifischen Vorurteile projiziert, oder woraus sich Besonderheiten im Verhältnis zum Schreiber ableiten lassen?

In welchem Alter ist der Leser und lassen sich daraus Gepflogenheiten, Erwartungen oder Verhaltensweisen schlussfolgern, die der Schreiber berücksichtigen kann?

Welche Position beziehungsweise Funktion hat der Leser in seinem Unternehmen, woraus sich womöglich Schlüsse auf seine Lesegewohnheiten ziehen ließen, und welche Arbeitsroutinen des Lesers könnten das Lesen beeinflussen?

Kennt der Schreiber den Leser und kann er ihn aufgrund beobachteter Verhaltensgewohnheiten einschätzen, etwa als freundlich und verbindlich oder als spontan und expressiv oder als zielstrebig und dominant oder als detailorientiert und analytisch?

Hat der Leser besondere Eigenarten, die der Schreiber berücksichtigen kann, legt er zum Beispiel besonderen Wert auf freundliche Worte oder auf übersichtliche Strukturen oder auf detaillierte Fakten?

Werden mehrere Personen den Text lesen, etwa weil er an einen größeren Leserkreis adressiert ist oder weil er mit einiger Sicherheit weitergeleitet wird?

  • In welcher Situation ist der Leser?

Weiß der Schreiber um die aktuelle Stimmungslage des Lesers und kann darauf Rücksicht nehmen beziehungsweise sie befeuern?

Hat der Leser womöglich Erwartungen an den Schreiber, gibt es eine Vorgeschichte zwischen ihnen, die zu Wünschen oder Befürchtungen des Lesers an den Schreiber geführt haben?

Welche Einstellung hat der Leser zum Schreiber, findet er ihn sympathisch, vertraut er ihm, unterstellt er ihm Expertise für die Inhalte des Textes?

Welche Einstellung hat der Leser zum Text, mag er die Textsorte und liest er sie oft oder wird er von den Inhalten überrascht sein oder ist er auf den Inhalt gespannt oder wird ihn der Inhalt langweilen?

  • Welches Ziel will der Schreiber erreichen?

Hat er eine konkrete Intention, zum Beispiel den Leser zu einer Handlung zu bewegen, oder will er ein positives Gefühl beim Leser erzeugen oder soll der Leser einen Gedanken sich zu eigen machen oder möchte er den Leser beruhigen, ermutigen oder gar ärgern?

Soll der Text den Leser verwirren oder zum Schmunzeln bringen, ihn unter- oder überfordern, soll er Inhalte verschleiern oder klären, soll er den Leser an die Vergangenheit denken lassen, an die Zukunft oder an die Gegenwart, soll er ihn Hochachtung vor dem Schreiber entwickeln lassen oder Missfallen?

Mit welchen Argumenten will der Schreiber sein Ziel erreichen, welche Vorschläge zum Beispiel soll der Leser erhalten, welche logischen Schlussfolgerungen sollen das Ziel plausibel erscheinen lassen, oder will der Schreiber seine Absichten eher verschleiern?

  • Welche Informationen will der Schreiber geben?

Welche Informationen hat der Leser bereits erhalten und welche hat er bereits gegeben, an welche Informationen will der Schreiber erinnern, was ist der bisherige Stand des Informationsaustauschs?

Welche Änderungen hat es seit dem letzten Informationsaustausch gegeben, die der Schreiber mitteilen will oder die der Leser braucht, um zu handeln, oder welche Schlussfolgerungen will der Schreiber vorgeben?

Welche Auskünfte braucht der Leser, damit er seine Absichten realisieren kann und der Schreiber die seinen, oder will der Schreiber Vorteile und Nachteile des Sachverhalts gegeneinander abwägen oder will er sich auf die Nützlichkeit für den Leser konzentrieren?

  • An welche Informationen knüpft der Schreiber an?

Hat der Schreiber einen Text – zum Beispiel eine E-Mail, einen Bericht, ein Protokoll – vorliegen, den er als Erinnerung für den Leser nutzen kann?

Kann sich der Schreiber auf ein Gespräch mit dem Leser beziehen oder hat er Neuigkeiten von anderen erfahren, die er dem Leser mitteilen will?

  • Wozu will der Schreiber den Leser auffordern?

Was soll der Leser anschließend tun – soll er zum Beispiel warten oder kommen, schreiben oder anrufen, etwas entscheiden oder nur einfach zufrieden sein?

Soll der Leser Kontakt zu Dritten aufnehmen oder etwas reservieren oder mitbringen?

Soll sich der Leser informiert fühlen oder andere informieren?

Soll er vielleicht einen Betrag überweisen oder einen Vorgang prüfen?

Entscheidungen Beispiel 1 Beispiel 2
Welche Textsorte? Vorlage Bericht
Welcher Leser? dominanter Vorstand expressiver Ressortleiter
Situation des Lesers? interessiert genervt
Welches Ziel?

 

Entscheidungen ermöglichen Gefühl geben, vollständig informiert zu sein
Zu gebende Informationen? Entwicklung, Zielerreichungsgrad Dateiinhalte, Auftrag
Bezug? Jahresbericht Monatsbericht
Aufforderung? entscheiden Feedback geben

Mit den vorbereitenden Entscheidungen konkretisiert der Schreiber seine aktuellen Absichten, die ihn zum Schreiben bewogen haben, er aktualisiert seine Vorstellung von seinem Leser und präzisiert die Inhalte. Je klarer sich der Schreiber vor Augen führt, was er will und was sein Leser wahrscheinlich will, umso eher findet der die richtigen Worte, Argumente und Formulierungen. Bevor er beginnt zu schreiben, beantwortet er sich zusammenfassend drei Fragen:

  • Was will er bewirken?
    Er hält sich seine konkreten Ziele vor Augen und definiert, was der Leser nach dem Lesen tun soll.
  • Antworten 0Was will der Leser?
    Er versetzt sich in die Lage des Lesers und berücksichtigt unbedingt dessen Empfindungen.
  • Welche Argumente überzeugen den Leser?
    Er findet Gründe, die dem Leser einen spezifischen Nutzen bringen, und stellt sich vor, welche seiner Empfehlungen der Leser wohl bereit ist zu realisieren.

Mit seinen Entscheidungen und Antworten ist der Schreiber hinlänglich vorbereitet, seinen Text leserfreundlich zu formulieren. Doch bevor er mit dem Schreiben beginnt, liest er sich noch einmal die Informationen durch, die ihn zum Schreiben veranlasst haben: die letzte Telefonnotiz, den Brief, die E-Mail, das Telefax, den Report, … – damit er sich darauf beziehen kann, womit er auch dem Leser die Möglichkeit gibt, gedanklich daran anzuknüpfen.

Schreibt er nur einen kurzen Text, nutzt er das Textverarbeitungsprogramm und beginnt mit dem Schlussteil, mit seinem Appell an den Leser, mit seiner Aufforderung, etwas zu tun oder zu unterlassen. Denn nachdem der Schreiber im Schluss des Textes sein Ziel formuliert hat, fällt ihm leichter, sich im Hauptteil auf die stärksten Argumente zu konzentrieren, aus denen das beabsichtigte Handeln des Lesers plausibel resultiert.

Danach erst schreibt er die Einleitung und dann den Hauptteil.

Gliederung

Wird der Text länger – also mehr als eine DIN-A-4-Seite – gliedert der Schreiber die zuvor gesammelten, möglichst umfassenden Inhalte, bevor er zu schreiben beginnt. Die Gliederung entspricht, mit Einleitung, Hauptteil und Schluss, der Struktur seiner Argumentation.

Das ist wie beim Essen. Wir werfen die Speisen nicht in eine Schüssel und nehmen dann das Gemisch zu uns, sondern wir erfreuen uns an der Speisenfolge.[1]

In der Einleitung des Textes nennt der Schreiber den Grund oder der Anlass für seinen schriftlichen Kontakt zum Leser – vielleicht verbunden mit einem Dank für etwas, das der Leser getan hat, oder mit dem Hergang oder Vorgang, auf den sich der Text bezieht, oder einer Mitteilung an den Leser, die ihn veranlasst weiterzulesen. Die Einleitung erzeugt beim Leser eine emotionale Haltung zum gesamten Text, die er während seiner Aufnahme der restlichen Inhalte beibehält.

Gliederung 1Im Hauptteil steht der genaue Inhalt – mit womöglich detaillierten Beschreibungen, mit Folgerungen und Fristen, mit Fakten und Gründen, mit mehr oder minder umfangreichen Informationen. Der Hauptteil liefert dem Leser Argumente und zeigt ihm Optionen zu handeln.

Im Schluss steht der Zweck, das Ziel des Textes – vielleicht als Aufforderung oder als Bitte, als Hinweis oder Wunsch, als Vorschlag oder als Frage. Der Schluss nennt die logischen Konsequenzen, die sich aus dem Hauptteil ergeben, oder gibt präzise und klare Handlungsappelle.

Insgesamt ist die Gliederung bestenfalls in fünf, maximal aber in neun Abschnitte unterteilt. Warum? Weil laut Untersuchungen der empirischen Gedächtnispsychologie der Mensch sich nur 7 ± 2 Informationen auf einmal behalten kann[2].

Abschnitte 1

Soll der Leser die Struktur des Textes leicht nachvollziehen können, orientiert sich der Schreiber an der unteren Schwelle der menschlichen Behaltensfähigkeit und begrenzt die Gliederung auf fünf Abschnitte. Gleichwohl kann jeder Abschnitt in weitere fünf Einheiten gegliedert sein.

Bei sehr langen Texten bekommt der Leser die beste Übersicht, wenn die Gliederung vorangestellt wird, zum Beispiel so:

„Sie haben in Ihrer Mail vier Themen genannt, die Sie geklärt haben möchten:

  • Wie wird die doppelte Buchung korrigiert?
  • Wie wird der Kontowechsel realisiert?
  • Wie wird Ihr Schaden ausgeglichen?
  • Wann können Sie mit der Schadensregulierung rechnen?“

Anschließend behandelt der Schreiber die Themen der Reihe nach.

Damit der Leser leichter erkennt, zu welchem Thema er wo Informationen bekommt, tragen die Absätze Zwischenüberschriften in denselben Formulierungen wie die Gliederungsübersicht. Wenn die Zwischenüberschriften grafisch hervorgehoben sind und die Absätze nicht mehr als zehn Zeilen umfassen, kann der Leser die Struktur des Textes schnell erkennen.

Soll der Text formaler wirken, wählt der Schreiber ein Gliederungssystem. Bei der DIN-Gliederung erhalten die Abschnitte arabische Nummern. Die Nummern verschiedener Stufen werden durch Punkte getrennt; am Ende der Abschnittsnummer folgt kein Punkt, sondern ein Abstand von zwei Leerschritten oder ein Tabulator.

Textebene

 

Gesamtstruktur
für längere Teiltexte oder Inhaltsübersichten

 

 

 

Detailstruktur für den laufenden Text

DIN-System

 

1          Abschnitt (1. Stufe)

1.1       Abschnitt (2. Stufe)

1.1.1    Abschnitt (3. Stufe)

 

 

 

1          Absatz

1.         Aufzählung (1. Stufe)

a)         Aufzählung (2. Stufe)

–          Aufzählung[3]

Paragrafen-System

 

Erster Teil

Erstes Kapitel

I.      Abschnitt

1.     Unterabschnitt

§ 1  Paragraf

 

(1)   Absatz

1.     Nummer

a)    Buchstabe

 

Resümee

Soll ein Text bewirken, was der Schreiber beabsichtigt, stellt sich der Schreiber auf den Leser ein – sachlich und emotional. Er versetzt sich in die Lage des Lesers und arrangiert entsprechend Form, Formulierung und Inhalt. Er hält sich seine konkreten Ziele ebenso vor Augen wie die möglichen Ziele des Lesers und verbindet beide mit überzeugenden Argumenten.

Kürzere Texte gliedert der Schreiber in Einleitung – Hauptteil – Schluss, längere Texte teilt er mit Zwischenüberschriften möglichst in nicht mehr als fünf Abschnitte, keinesfalls mehr als neun. Sehr lange Texte strukturiert er mit einem Gliederungssystem.

Einer muss sich immer plagen, wenn Verständigung zu Stande kommen soll: der Schreiber oder der Leser.[4]

Doch bei allem Plagen des Schreibers für den Leser ist und bleibt das Schreiben nicht wirkungssicher, denn:

Geschrieben heißt nicht

heißt nicht

heißt nicht

heißt nicht

heißt nicht

gelesen

verstanden

einverstanden

umgesetzt

dauerhaft angewendet

Peter Hilbert

Quellen:

[1] Harald Scherer
[2] George A. Miller
[3] Bundesverwaltungsamt – Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik
[4] Wolf Schneider