Besprechungen leiten oder moderieren

Besprechungen bieten Möglichkeiten, Informationen auszutauschen, Stimmungen zu erspüren, Kontakte zu pflegen, Entscheidungen zu entwickeln. Produktive Bespre­chungen haben klar definierte Themen und Ziele am Beginn sowie feste Ergebnisse am Schluss, und alle Beteiligte wissen, worüber gesprochen und was beschlossen wurde. Termine für konkretes Handeln sind vereinbart und im Protokoll dokumentiert.

Du sollst keine Besprechungen abhalten, wenn es auch ohne geht.

Besprechungen erreichen die besten Resultate, wenn alle Anwesenden sich präg­nant und kompetent beteiligen, einander aktiv zuhören, sich sachlich und emotional verstehen, wenn unterschiedliche Auffassungen begründet werden und die plausi­belsten Argumente überzeugen.

Was ist eine Besprechung? Es gehen viele hinein und es kommt wenig dabei heraus.

Durch überlegte Auswahl der Teilnehmenden, durch in der Einladung klares Auffor­dern zur gezielten Vorbereitung und durch rationelle Steuerung werden Bespre­chungen effizient und sparen Zeit, Geld und Nerven. Je aktiver die Teilnehmenden, desto offensichtlicher sowohl Dissense wie Konsense und tragfähiger die Ergeb­nisse.

In virtuellen Besprechungen befinden sich die Teilneh­menden physisch an unterschiedlichen Orten und beteiligen sich per Laptop oder Smartphone. Online-Besprechungen verlaufen wie Präsenz-Besprechungen, manchmal sogar effektiver, sofern sie professionell vor­bereitet und klar strukturiert sind. Die Beteiligung kann konzentrierter sein, weil viel Konversation entfällt, die örtliche Distanz kann auch zu Unaufmerksamkeit und Ablenkungen verführen.

Vorbereitung

Wer eine Besprechung organisieren, leiten oder moderieren will, bereitet sie intensiv und systematisch vor. Die für die Vorbereitung verwendete Zeit und Energie sind gut investiert, denn sie sparen Zeit und Energie aller an der Besprechung Beteiligten. Die Vorbereitung der Besprechung beginnt mit den Zielen, welche die Besprechung er­reichen soll.

Die Besprechungsziele korrespondieren meist mit mittel- und langfristigen Zielen des Unternehmens, die eher abstrakt und wenig konkret formuliert sind, zum Beispiel:

• Die Fehlzeiten sollen reduziert werden.
• Die Qualität der Produkte soll sich verbessern.
• Die Anzahl der Beschwerden wegen zu langer Lieferzeiten soll sinken.

Abstrakte oder generalisierte Ziele können in Besprechungen nicht erreicht werden, doch können Aktivitäten, mit denen sie zu erreichen sind, vorbereitet und geplant werden, und die Anwesenden bei der Besprechung können die Realisierung ver­einbaren.

Die Besprechungsziele lassen sich – für die einzelnen Besprechungsthemen oder insgesamt – am besten als konkrete Ergebnisse erreichen, die von allen Anwesenden akzeptiert sind, zum Beispiel:

• Ein Beschluss, mit welchen Aktivitäten die Fehlzeiten bis wann auf welche Quote gesenkt werden
• Eine Einigung auf Aktivitäten, mit denen die Qualitätsprobleme bis wann und nach welchem Maßstab behoben werden
• Eine Vereinbarung, dass der Verkauf nur noch realistische Lieferzusagen macht

Konkrete und akzeptierte Ergebnisse lassen sich mit umso weniger Aufwand erreichen, je smarter die Ziele formuliert sind:

Specific	Spezifisch und von den Beteiligten verstanden
Messurable	Messbar und in der Praxis überprüfbar
Attainable	Erreichbar von den für sie Verantwortlichen
Realistic	Realistisch mit den vorhandenen Ressourcen umsetzbar
Time phrased	Terminiert in einzelnen Schritten

Sind die Ziele für die Besprechung insgesamt und die einzelnen Besprechungsthemen formuliert, stellt sich die Frage: Mit welchen Personen lassen sie sich in einer Besprechung erreichen? Wer für die Besprechung verantwortlich ist, bestimmt, wer zur Teilnahme einladen wird. Ob die Teilnahme einer Person sinnvoll ist oder nicht, ergibt sich einerseits aus den Besprechungsthemen und -zielen und andererseits aus den Funktionen und Kompe­tenzen der möglichen Beteiligten. Einzuladen sind nicht zu viele und nicht zu wenige sachkundige Personen.

So viele Teilnehmende wie nötig – so wenige Teilnehmende wie möglich!

Wer Probleme lösen oder Ziele planen oder Entscheidungen treffen will, lädt Perso­nen ein:

• Die fachlich etwas zur Problemlösung, Planung oder Entscheidung beitragen können
• Die vom Ergebnis der Besprechung betroffen sind
• Die das Ergebnis mittragen sollen
• Die für die Realisierung Verantwortung übernehmen

Wer sich in einer Besprechung zum Beispiel über die Abteilungsarbeit und -ergeb­nisse des vergangenen Quartals informieren lassen will, wird nicht so viele Personen wie möglich einladen, auch wenn Außenstehende eventuell wertvolle Anregungen zum Thema haben, sondern wird die Verantwortlichen sowie wenige engagierte Mitarbeitende in den wesentlichen Funktionen der Abteilung zur Besprechung bitten.

Wer jedoch zum Beispiel ein Team aufbauen will, lädt zur Besprechung die gesamte Arbeitsgruppe oder das gesamte Projektteam ein, damit alle Funktionen vertreten sind und die angestrebten Veränderungen geklärt werden können.

Nachdem absehbar ist, wie viele Personen an der Besprechung teilnehmen werden, ist ein geeigneter Besprechungsraum zu organisieren, der mit ausreichend frischer Luft, Licht und Platz für alle Teilnehmende für eine professionelle Atmosphäre sorgt, in der sich angenehm miteinander arbeiten lässt.

Der Besprechungsraum ermöglicht störungsfreies Arbeiten und in Pausen gibt es eine Stelle für das Rauchen im Freien.

Die Anordnung der ausreichend vorhandenen Stühle und Tische erlaubt, dass alle Teilnehmenden einander und die Visualisierungen sehen können. Für den Einsatz von Medien ist genügend Platz vorhanden. [1]

Für die Leitung der Besprechung ist ein besonderer Platz reser­viert. Gäste oder für den Verlauf besonders wichtige Personen haben Plätze in unmittelbarer Nähe der Besprechungsleitung. Alle anderen sitzen gleichrangig.

Soll die Besprechung moderiert werden, werden die Stühle möglichst kreisförmig gestellt. Für den Einsatz aktivierender Moderationsmethoden hat der Raum genügend Platz. Der Sitzplatz der Moderatorin oder des Moderators ist in den Kreis integriert.

Damit möglichst viele der Eingeladenen teilnehmen können, bietet sich an, einzelne von ihnen – frühzeitig – vor der Festlegung des Besprechungstermins zu fragen, ob sie ihre Teilnahme einrichten können.

Günstige Zeiten für den Besprechungsbeginn sind 10 Uhr und 14:30 Uhr, weil die Teilnehmenden zuvor Wichtiges erledigen können und anschließend Zeit für eventuell weitere Termine haben.

Da nach etwa 90 Minuten intensiver gedanklicher Arbeit die Konzentration rapide sinkt und die Bereitschaft zu Einigungen abnimmt, wird die Besprechungsdauer grundsätzlich auf 1,5 Stunden angesetzt. In länger dauernden Besprechungen, in denen viele Themen besprochen oder Entscheidungen getroffen werden sollen, ermöglichen zehnminütige Pausen den Teilnehmenden die notwendige kurze Regeneration.

10 Minuten Information erfordern etwa 15 Minuten Diskussion.

Die verantwortliche Person für die Besprechung lädt telefonisch, per elektronischem Kalender, App oder
E-Mail zur Besprechung ein – auch falls der Termin bereits in einer vorangegange­nen Besprechung vereinbart wurde.

Die Einladung ist die erste inhaltliche Information für alle, die teilnehmen sollen. Sie ist professionell und knapp gestaltet, sie enthält Notwendiges und eventuell Nütz­liches. Die Eingeladenen finden in ihr alle Auskünfte, die sie brauchen, um entschei­den zu können, ob sie teilnehmen wollen oder nicht. Die Einladung informiert ange­messen, wenn sie keine Fragen zur Besprechung offenlässt und wenn sich die Eingeladenen motiviert fühlen teilzunehmen.[2]

Information	Notwendig	Nützlich
Zeit	Tag, Uhrzeit, Dauer	Pausenregelung
Ort	Gebäude, Raumnummer	Anreisemöglichkeit, Lageplan, Anfahrtswege, Parkplatz
Grund	Anlass, Themen	Erläuterungen
Ziel	Zieldefinition zu jedem Thema	Begründung, Erwartungen, ergänzende Informationen
Ablauf	Tagesordnung	Vortrags- und Diskussionsdauer
Beteiligte	Leitung/Moderation, Eingeladene	Name und Funktion der Eingeladenen
Vorbereitung	Dokumente lesen oder mitbringen	Vertretung erwünscht oder nicht, Kommen bestätigen

Wer eine Besprechung veranlasst, ist verantwortlich für ihre Organisation, bereitet sie vor und lädt ein oder dele­giert beides. Die verantwortliche Person formuliert die Themen und Ziele der Be­sprechung, legt die Reihenfolge der Tagesordnung sowie den Termin und die Dauer fest und wählt die Einzuladenden aus. In Alltagsbesprechungen übernimmt sie als Veranstalter auch die Leitung oder die Moderation.

Eine Checkliste kann die Organisation einer Besprechung erleichtern, weil sie sicherstellen kann, dass nichts vergessen wird. Sie enthält sowohl die inhaltlichen wie auch die teilnehmerbezogenen Informationen, aber auch alles, was zur Aus­stattung des Raums gehört, sowie die organisatorischen Aktivitäten.

Verbunden mit Terminen kann die Checkliste zu einem Plan erweitert werden, der für das Organisieren vieler Besprechungen zu nutzen ist.

Themen der Besprechung ______________________________ ______________________________ ______________________________	Ziele der Themen ______________________________ ______________________________ ______________________________
Teilnehmende 1.   ______________________________ 2.   ______________________________ 3.   ______________________________	4.   ______________________________ 5.   ______________________________ 6.   ______________________________ 7.   ______________________________
Termin __________________________ Dauer von ________ bis ________  Uhr Ort _____________________________	Veranstalter ______________________ Leitung/Moderation _______________ Protokoll ________________________
Beamer/Monitor, Adapter Flipchart, Block, Stifte Moderationswand, Karten, Stifte Tageslichtprojektor, Folien, Stifte Notebook Notizblöcke, Stifte	Termin abgestimmt Einladungen verschickt Dokumente ergänzt Raum reserviert Ausstattung geprüft Visualisierungen vorbereitet

Wer eine Besprechung organisiert und die Verantwortung für sie übernimmt, ent­scheidet nicht nur Inhalte, Teilnehmende, Termine und Ausstattung, sondern auch das Methodische, etwa: Soll die Besprechung geleitet oder moderiert werden?

Leitung

Im Unterschied zum Moderieren ist das Leiten von Be­sprechungen mehr auf das Sachliche als auf das Per­sönliche ausgerichtet. Wer eine Besprechung leitet, steuert die Entscheidungs­entwicklung zu den einzelnen Themen eher inhaltlich als über die Methodik, eher rational als emotional. Die Fachkompetenz der die Besprechung leitenden Person gibt ihr Autorität, weniger ihre Methodenkompetenz.

Die Leitung konzentriert sich eher auf die Themen als auf die teilnehmenden Personen. Sie legt mehr Aufmerk­samkeit auf logisches, analytisches und strukturiertes Vorgehen und die so erzielten Beschlüsse als auf die Art der Entwicklung der Ergebnisse durch die Teilnehmenden, auf ihre Identifikation mit dem Unternehmen oder der Organisationseinheit oder auf eine positive Arbeitsatmosphäre.

Absicht der Leitung ist inhaltliche Klarheit, eindeutige Entscheidungen, nicht unbedingt eigenverantwortliches Handeln der Teilnehmenden. Sie gibt den Ablauf der Besprechung vor, weil sie die Besprechung einberuft oder vom Veranstalter dazu beauftragt wurde. Die Aufgabe, die Besprechung zu leiten, kann durch ihre Funktion bestimmt sein, zum Beispiel weil ihre Funktion die Projektleitung ist.

Die Besprechungsleitung sorgt für professionelle Atmo­sphäre, fordert die Anwesenden, lenkt sie rhetorisch versiert mit konstruktiven Fragen und achtet auf Effizienz. Sie arbeitet mit nur wenigen Besprechungstechniken und -methoden, nimmt inhaltlich Stellung zu den Besprechungsthemen und bestimmt den Besprechungsverlauf.

Die Besprechungsleitung übernimmt die Verantwortung und die Macht in der Besprechung:

• Sie kann ihren Willen durchsetzen, weil sie Vorgaben und Ziele des Unterneh­mens vertritt.
• Sie kann konkrete Arbeitsziele und Prioritäten vorgeben, auch weil ihr dafür betriebliche Autorität gegeben wurde.
• Sie kann die Dauer für das Behandeln einzelner Besprechungsthemen vorgeben.
• Sie kann die Teilnehmenden zu sachlicher Auseinandersetzung auffordern.
• Sie kann sich Entscheidungen vorbehalten und Termine setzen.
• Sie kann Störungen unterbinden.

Die Besprechungsleitung sorgt für das Einhalten der Tagesordnung:

• Sie hat Expertise zu den Inhalten und ist über die Themen umfassend informiert.
• Sie bestimmt die Methoden der Themenbehandlung.
• Sie gibt die Reihenfolge der Themenbehandlung vor.
• Sie nennt die Ziele, die mit den Besprechungsthemen verbunden sind.
• Sie unterbindet das Abweichen von den vorgegebenen Themen.
• Sie fasst Besprechungsphasen zusammen.
• Sie formuliert die Beschlüsse und lässt sie von den Teilnehmenden bestätigen.
• Sie fordert das Übernehmen von Verantwortung für das Realisieren von Maß­nahmen ein.
• Sie delegiert oder übernimmt das Ergebnisprotokoll, in das aufgenommen wird, wer was bis wann erledigt.
• Sie beachtet konventionelle und juristische Formalien, die Bestimmungen zur Geschäftsordnung.

Die Besprechungsleitung aktiviert Teilnehmende:

• Sie gibt Impulse, sich an der Besprechung zu beteiligen.
• Sie ermuntert bevorzugt Teilnehmende, die wichtige Beiträge leisten können.
• Sie schlichtet Konflikte.
• Sie unterstützt das Treffen von Entscheidungen.
• Sie ergänzt, was sie sagt, mit Visualisierungen.

Damit die Besprechungsleitung ihre Aufgaben wahr­nehmen kann, muss sie von den Teilnehmenden in ihrer Funktion anerkannt sein. Ihre Akzeptanz resultiert aus ihrer persönlichen (ex persona) und fachlichen (ex professio) Autorität, ihre hierarchische (ex officio) Autorität tritt in den Hintergrund.

Moderation

Im Unterschied zum Leiten ist das Moderieren von Be­sprechungen mehr auf das Persönliche als auf das Sachliche ausgerichtet. Wer eine Besprechung moderiert, steuert die Entscheidungs­entwicklung zu den einzelnen Themen eher methodisch als inhaltlich, eher emotional als rational. Die Methodenkompetenz der die Besprechung moderierenden Person gibt ihr Autorität, weniger ihr inhaltliches Wissen zu den Themen.

Die Moderation konzentriert sich eher auf die teilneh­menden Personen als auf die Themen. Sie legt mehr Aufmerksamkeit auf die Art der Entwicklung der Ergebnisse durch die Teilnehmenden, auf ihre Identifikation mit dem Unternehmen oder der Organisationseinheit oder auf eine positive Arbeitsatmosphäre als auf durch logisches, analytisches und strukturiertes Vorgehen erzielte Beschlüsse.

Absicht der Moderation ist eigenverantwortliches Han­deln der Teilnehmenden, nicht unbedingt inhaltliche Klarheit und eindeutige Entscheidungen. Sie schlägt Methoden vor, wie die Themen behandelt werden könnten, und erläutert sie. Die Anwesenden wählen eine ihnen genehme Methode aus.

Die moderierende Person wurde vom Veranstalter zur Moderation beauftragt, sorgt für eine konstruktive Ar­beitsatmosphäre, fördert aktive Teilnahme, lenkt rhetorisch versiert mit konstruktiven Fragen und achtet auf gemeinsame, von allen Anwesenden erarbeitete Ergebnisse. Sie sorgt mit vielfältigen geeigneten Moderationsmethoden für das effiziente Errei­chen der Besprechungsziele, nimmt inhaltlich keine Stellung zu den Besprechungsthemen und lässt den Besprechungsverlauf weitestgehend von den Teilnehmenden gestalten.

Wer eine Besprechung moderiert, hat nicht unbedingt Expertise für die Bespre­chungsthemen und -inhalte, sondern steuert die Kommunikation. Für die inhaltliche Qualität ist die moderierende Person nur bedingt verantwortlich. Die moderierende Person kann aufgrund eines verabredeten Systems unter den Teilnehmenden wechseln.

Die moderierende Person hat funktionale Macht, lenkt die Besprechung kreativ und lässt die Teilnehmenden Verantwortung für das Bearbeiten der Themen und das Erreichen der Ziele übernehmen. Sie hält sich mit ihren Meinungen weitgehend zurück, beansprucht wenig Redezeit und vermeidet Bewertungen der Beiträge. Sie gibt Denkanstöße und Impulse. Sie steuert die Besprechung unauffällig:

• Sie bleibt inhaltlich neutral.
• Sie klärt die zu behandelnden Themen mit den Teilnehmenden
• Sie schlägt Methoden zum Bearbeiten der Themen vor.
• Sie lässt die Teilnehmenden die Methoden der Themenbehandlung wählen.
• Sie spricht mit ihnen die Reihenfolge der Themen ab.
• Sie lässt die Teilnehmenden über die Dauer der Themenbehandlung entscheiden.
• Sie lässt die Teilnehmenden Prioritäten setzen.
• Sie lässt nur ein Thema gleichzeitig behandeln.
• Sie reduziert Abschweifungen vom Thema.
• Sie fasst Teilergebnisse und Ergebnisse zusammen.
• Sie steuert den Prozess zur Entscheidungsfindung.
• Sie sorgt für das Visualisieren von Aufgaben, Ergebnissen und Vereinbarungen.
• Sie lässt beschließen, wer was bis wann erledigt.
• Sie fragt die Teilnehmenden nach ihrer Zufriedenheit mit dem Erreichten.
• Sie hält die zuvor bekannt gegebenen Zeiten ein.

Die Teilnehmenden einer moderierten Besprechung können sich frei entfalten und ihre Meinung äußern, ohne befürchten zu müssen, ihre Äußerungen könnten zu ihrem Nachteil verwendet werden.

Die moderierende Person stimmt zwar den Ablauf der Besprechung und ihr methodi­sches Vorgehen mit den Teilnehmenden ab, doch sie vermeidet nutzlose Diskussio­nen über die Methoden. Sie verantwortet das Bearbeiten der Tagesordnung, das Beachten der Ziele und das Einhalten der konventionellen und juristischen Forma­lien.

Die moderierende Person sorgt für Konstruktivität in der Besprechung, indem sie partnerschaftliche Kommunikation praktizieren lässt:

• Sie unterstützt ausgeglichene Beteiligung der Teilnehmenden.
• Sie verlangt, andere und deren Beiträge ernst zu nehmen.
• Sie unterbindet verbale Angriffe.
• Sie bewirkt, dass alle, die wollen, zu Wort kommen.
• Sie veranlasst, aktiv zuzuhören.
• Sie fordert auf, von sich zu sprechen statt verschleiernd von „man“.
• Sie hilft, Konflikte zu lösen.

Wenn sich die moderierende Person inhaltlich an der Besprechung beteiligen will, informiert sie die Teilnehmenden von ihrem Rollenwechsel und überträgt die Moderation an eine andere Person.

Eine moderierte Besprechung braucht mehr Zeit als eine geleitete. Die Moderation bietet sich zum Beispiel an, um in der Besprechung mit den Teilnehmenden:

• Die Zusammenarbeit zu verbessern
• Kreative Ideen zu entwickeln
• Akzeptable Lösungen zu finden
• Belastbare Entscheidungen herbeizuführen

Unterstützung

Zu Beginn der Besprechung bittet die leitende oder mo­derierende Person jemand aus dem Kreis der Teilneh­menden, über die Zeit der Besprechung insgesamt und für das Behandeln der einzelnen Themen zu wachen. Die Person, die auf die Zeit achtet, macht die Teilnehmenden sporadisch auf die fortgeschrittene und verbleibende Besprechungszeit aufmerksam.

Mit dem Kontrollieren der Zeit, lässt sich die Dauer des Behandelns der Themen planen und jederzeit anpassen. Abweichungen vom Thema oder langatmige Aus­schweifungen lassen sich mit dem Verweis auf die Zeit reduzieren. Die Bespre­chungen werden effizienter.

Die Person, die das Protokollieren übernimmt, wird meist bereits vor der Besprechung bestimmt. Das Protokoll informiert möglichst neutral sowohl die Teilnehmenden wie auch andere Interes­sierte, welche Inhalte besprochen und welche Beschlüsse gefasst wurden.[3]

Wer das Protokoll führt, kann gut zuhören, schnell denken und formulieren. Die Dokumentation im Protokoll ist kurz, knapp und klar. Das Protokoll ist in der gram­matischen Gegenwart, im Präsens, geschrieben. Ein gutes Protokoll kann nur eine Person erstellen, die mit den Themen der Besprechung vertraut ist.

Die knappste und für Besprechungen gebräuchlichste Protokollform ist das Ergebnis­protokoll. Es enthält Anweisungen, Aufgaben, Aufträge, Vereinbarungen, Beschlüs­se, Zusagen, Termine und weitere Entscheidungen der Teilnehmenden, jedoch keine Aussagen darüber, wie sie entwickelt wurden.

Ergebnisprotokolle werden gern gelesen und als Informationsquelle genutzt.

Teilnehmende

Die Teilnehmenden an einer Besprechung sind mitverantwortlich für ihr Gelingen, für das Erreichen der Besprechungsziele. Ihr Verhalten hindert oder unterstützt die Be­sprechung, verlangsamt oder beschleunigt sie.

Bedingung aller erfolgreichen Besprechungen ist die gründliche Vorbereitung. Dazu haben alle Teilnehmenden die Einladung erhalten und sie haben Zeit für den Termin. Sie haben die Tagesordnung studiert und sich mit den Themen befasst. Sie haben vielleicht ergänzende Themen oder eigene Anliegen für die Besprechung, die sie frühzeitig einbringen, am besten verbunden mit einem persönlichen Ziel. Sie sind bereit, im Team zu arbeiten und auch zwischendurch die eigene Meinung zurückzu­stellen.

Wer die Besprechung leitet oder moderiert, kann von den Teilnehmenden konstruktive Mitarbeit erwarten und wenn nötig einfordern, zum Beispiel:

• Sich auf die Themen vorbereiten
• Pünktlich zur Besprechung kommen
• Relevante Dokumente mitbringen
• Die Tagesordnung kennen
• Das Protokoll der vorangegangenen Besprechung gelesen haben
• Beiträge zu den Themen der Besprechung leisten
• Zielgerichtet diskutieren
• Sachgerecht kritisieren

Die für die Besprechung verantwortliche Person kann von den Teilnehmenden das Unterlassen alles Hinder­lichen erwarten und wenn nötig einfordern, zum Beispiel:

• Nicht an Besprechungen teilnehmen, die ihre Anwesenheit nicht erfordern
• Auf der Behandlung nicht angekündigter Themen bestehen
• Nicht zuhören
• Andere Teilnehmende nicht ausreden lassen

Wer die Besprechung leitet oder moderiert, stellt sich auf die Teilnehmenden ein, die ihre Verhaltensgewohnheiten auch in anderen Kommunikationssituationen zeigen, zum Beispiel: Redselige, Vielbeschäftigte, Ablehnende, Positive, Uninteressierte, Alleswisser, Streiter, Ausfrager, Überhebliche, Schüchterne, Eigensinnige, Ober­flächliche, Beschwichtigende, Misstrauische, Entscheidungsschwache, Spaßvögel.[4]

Sich auf die Teilnehmenden einer Besprechung einzu­stellen, bedeutet, sich in deren Lage zu versetzen – zum Beispiel mit Fragen wie:

• Über welche Kenntnisse und Erfahrungen verfügen sie?
• Sind sie eher Praktiker oder Theoretiker?
• Was sind ihre Funktionen im Unternehmen
• Welche Stellungen haben sie in der Hierarchie des Unternehmens?
• Welchen Bezug haben sie zu den Besprechungsthemen?
• Mit welchem Vorwissen kommen sie in die Besprechung?

Da der Erfolg der Besprechung und die Wahl der einge­setzten Methoden auch von der Haltung und den Inter­essen der Teilnehmenden abhängt, sind ebenfalls Gedanken zu ihren Einstellungen gefragt, zum Beispiel:

• Zur Besprechung generell
• Zu den Inhalten der Besprechung
• Zur Dauer der Behandlung der Themen
• Zu den angestrebten Ergebnissen
• Zur leitenden beziehungsweise moderierenden Person der Besprechung

Weil in Besprechungen sich soziale Dynamiken zwischen den Teilnehmenden zeigen und entwickeln können, kön­nen Fragen zu möglicherweise relevant werdenden Gefühlen und Meinungen der Teilnehmenden wichtig sein, zum Beispiel:

• Mit welchen Vorurteilen ist zu rechnen?
• Welche Widerstände sind zu erwarten?
• Welches Kommunikationsverhalten werden die Teilnehmenden zeigen?
• Wie werden sie argumentieren?

Konzept

Wer eine Besprechung leitet oder moderiert, erleichtert sich das Vorgehen mit einem klaren Konzept zur Steue­rung der Besprechung, das sich beim Behandeln der Besprechungsthemen jeweils schrittweise umsetzen lässt:

1. Abholen: Die leitende oder moderierende Person nennt die Besprechungsthemen und -ziele und die Teilnehmenden zeigen sich mit ihnen einverstanden.
2. Sammeln: Die leitende oder moderierende Person fragt nach Meinungen und Informationen zu den Besprechungszielen und die Teilnehmenden finden Ideen, wie sie zu erreichen sind.
3. Wählen: Die Teilnehmenden entnehmen den Ideen die realistischsten Optionen.
4. Bearbeiten: Die Teilnehmenden entwickeln konkrete Handlungsmöglichkeiten, wie die Optionen umzusetzen sind.
5. Beschließen: Die Teilnehmenden übernehmen ihre Verantwortung und die Termine zur Realisierung der Besprechungsziele.

Nachbereitung

Wer für die Besprechung verantwortlich ist – nicht unbe­dingt die leitende oder moderierende Person – nutzt das Protokoll, um die Umsetzung der Beschlüsse und Entscheidungen zu organisieren beziehungsweise ihre Realisierungen zu kontrollieren, also zu bestätigen. Die Nachbereitung gelingt umso besser, je weniger Einwände zum Protokoll entstehen, je konkreter und vollständiger die Vereinbarungen formuliert sind.

Berücksichtigt das Protokoll sämtliche Formalien und nimmt die Visualisierungen der Besprechung auf, ist kein begründeter Einspruch gegen einzelne Passagen zu erwarten.[5] Das Protokoll gilt ohne formelle Verabschiedung, wenn es alle wesentlichen Elemente enthält, zum Beispiel:

Tagesordnung Ordnungsgemäße Einberufung festgestellt Beschlussfähigkeit festgestellt Tagesordnung: o  Thema 1 o  Thema 2 o  Verschiedenes	Termin: ______________________ Dauer von: _______ bis: _____  Uhr Ort: _________________________ Thema: ______________________ Veranstalter: __________________ Leitung/Moderation: ____________ Protokoll: _____________________ Verteiler: _____________________
Teilnehmende: Person A Person B Person C Person D	Person E Person F Person G Person H
Entscheidungen: Aktivität 1 Aktivität 2 Aktivität 3	Verantwortliche Person Verantwortliche Person Verantwortliche Person	Datum Datum Datum
Nächster Termin: ______________ Dauer von: _______ bis: ______ Uhr Ort: _________________________ Thema: ______________________ Veranstalter: __________________	Verantwortlich für das Protokoll:   Leitung/Moderation _____________ Protokollant ___________________

Je konkreter die Vereinbarungen, Beschlüsse, Entschei­dungen und die zu realisierenden Maßnahmen beschrie­ben sind, desto besser. Ein Beispiel mag mögliche Unterschiede verdeutlichen:

– – –	Wir treffen uns morgen wieder im Besprechungsraum.
– –	Wir treffen uns morgen wieder im Besprechungsraum A.
–	Wir treffen uns morgen wieder um 9 Uhr im Besprechungsraum A.
o	Wir treffen uns morgen wieder um 9 Uhr im Besprechungsraum A, um über die neuen Räume zu sprechen.
+	Wir treffen uns morgen wieder um 9 Uhr im Besprechungsraum A, um über die neuen Räume zu sprechen. Ziel des Gespräches ist es, eine mögliche Belegung zu skizzieren.
+ +	Wir treffen uns morgen wieder um 9 Uhr im Besprechungsraum A, um über die neuen Räume zu sprechen. Ziel des Gespräches ist es, eine mögliche Belegung zu skizzieren. Wir nehmen uns dafür eine Stunde Zeit.
+ + +	Wir treffen uns morgen wieder um 9 Uhr im Besprechungsraum A, um über die neuen Räume zu sprechen. Ziel des Gespräches ist es, eine mögliche Belegung zu skizzieren. Wir nehmen uns dafür eine Stunde Zeit. Zusätzlich werden Frau Arens und Herr Berens dabei sein.

Wer die Besprechung geleitet oder moderiert hat, reflek­tiert zeitnah nach der Besprechung ihren Verlauf, um daraus für künftige Besprechungen zu lernen, und nutzt dafür Fragen und Bewer­tungen – zum Beispiel:

Einschätzung	+ +	+	o	–	– –
Wurden die Ziele der Besprechung erreicht?
Bin ich mit dem Verlauf zufrieden?
Waren die Themen klar formuliert?
Blieben die Diskussionen beim Thema?
War meine Vorbereitung nützlich?
Habe ich angemessen visualisiert?
Habe ich oft genug zusammengefasst?
Habe ich abwechslungsreich gestaltet?

Nach der Rückschau die Vorschau. Aus den Bewer­tungen lassen sich Ideen für die nächsten Bespre­chungen ableiten, zum Beispiel mit Fragen wie:

• Worauf werde ich bei den nächsten Besprechungen besonders achten?
• Was will ich ändern?

Peter Hilbert

Literatur

[1] Ausführlicher im Essay „Verhandlungen umfassend vorbereiten“

[2] Josef Seifert. Besprechungsmoderation

[3] Ausführlicher im Essay „Protokolle informieren“

[4] Ausführlicher im Essay „Das Gespräch eröffnen“

[5] Ausführlicher im Essay „Protokolle informieren“