Korrespondenz im Department Human Resources
Die Abteilung Personal schreibt E-Mails, Briefe und andere Mitteilungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens. Sie korrespondiert mit Behörden, auch in Vertretung der Unternehmensleitung. Für sich wiederholende Vorgänge verwendet sie Standardtexte. Ihre schriftliche Kommunikation im Bewerbungsprozess vermittelt externen Interessierten den sozialen Umgang und den Kommunikationsstil des Unternehmens.
Die Personalabteilung rekrutiert neue Kolleginnen und Kollegen für das Unternehmen. Dazu inseriert sie attraktive Stellenanzeigen in Medien, über die sie geeignete Kandidatinnen und Kandidaten erreicht.
Interessierte, die ihre Bewerbung per Post schicken, erhalten ihre Dokumente zurück – mit einem freundlichen Brief, der sie auffordert, sich online zu bewerben.
Alle Kandidatinnen und Kandidaten, die sich online beworben haben, erhalten zunächst eine automatische Eingangsbestätigung, damit sie erfahren: Ihre Bewerbung ist angekommen und wird bearbeitet. Ein erstes positives Signal.
Die Bewerberinnen und Bewerber, die die Personalabteilung nicht näher kennenlernen will, erhalten eine professionelle klare Absage.
Als geeignet erscheinende Kandidatinnen und Kandidaten werden gebeten, online einige Fragen zu beantworten.
Bewerberinnen und Bewerbern mit weniger überzeugenden Testergebnissen sagt die Personalabteilung gleich nach dem Test ab, ohne sie zu brüskieren.
Kandidatinnen und Kandidaten, die geeignet scheinen, erhalten – oft nach telefonischer Terminvereinbarung – eine schriftliche Einladung zum Gespräch.
Nach der Entscheidung für eine der Kandidatinnen oder einen der Kandidaten sendet die Abteilung Personal allen anderen Bewerberinnen und Bewerbern eine Absage.
Die Person, für die sich das Unternehmen entschieden hat, bekommt die schriftliche Zusage – mit ihrem Arbeitsvertrag.
An jeder Stelle im Bewerbungsprozess können Interessierte ihre Meinung ändern und sich zurückziehen – aus welchen Gründen auch immer. Auf ihre Absage erhalten sie Antwort von der Personalabteilung.
Zur internen Korrespondenz der Abteilung Personal gehören Routineabläufe für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie das Erstellen von Dokumenten und das Informieren zu administrativen Vorgängen.
Wer das Unternehmen verlässt, erhält eine Information der Abteilung Personal, in der steht, was noch bis zum letzten Arbeitstag im Unternehmen zu erledigen ist.
Die Personalabteilung informiert die Beschäftigten des Unternehmens zu arbeitsrechtlichen Abläufen, damit sie wissen, was zu tun ist.
Wenn sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu einer vom Unternehmen finanzierten Veranstaltung angemeldet haben, werden sie zu Teilnehmerinnen und Teilnehmern. Die Abteilung Personal bestätigt ihnen die Anmeldung.
Und die Abteilung Personal stellt Bescheinigungen aus, zum Beispiel für Ämter, für die Beschäftigten oder für Banken. Manchmal bittet sie auch andere, etwas zu bestätigen – schriftlich.
Stellenanzeige
Ist im Unternehmen eine Funktion neu zu besetzen, ist die Abteilung Personal gefragt. Sie schreibt die Position meist zunächst intern aus und wenn sie auf diesem Weg keinen Erfolg hat, nimmt sie den Weg an die Öffentlichkeit: Sie schaltet eine Stellenanzeige – in einem Jobportal oder in Tageszeitungen oder Fachzeitschriften.
| Nicht nur Stellensuchende lesen Personalanzeigen, sondern auch Berufstätige, die ihre Marktchancen prüfen wollen, Geschäftspartner des Unternehmens und andere Interessierte. |
Die Annonce ist im Corporate Design des Unternehmens gehalten: Sie zeigt das Logo und verwendet die Hausfarben und die Hausschrift. Mit einem Bild oder Foto lenkt sie das Auge der Leser auf sich.
Die freie Position wird genau benannt. Damit die Benennung nicht diskriminiert, lädt sie Frauen, Männer und Diverse ein sich zu bewerben – zum Beispiel:
- Supervisor Inventory Control (m/w/d)
- Fachkraft Finanzbuchhaltung
- Kundenbetreuerin, Kundenbetreuer (m/w/d)
| Nach dem arbeitsrechtlichen Anpassungsgesetz (§ 611b BGB) vom 21. August 1980 soll ein Arbeitsplatz soll nicht nur für Männer oder nur für Frauen ausgeschrieben werden – es sei denn, für die Ausübung der Tätigkeit ist ein bestimmtes Geschlecht unverzichtbare Voraussetzung. |
In gedruckten Annoncen ist die Funktionsbezeichnung deutlich größer geschrieben als der übrige Text. In elektronischen Medien ist sie womöglich auf andere Weise hervorgehoben. Sie wird zuerst gelesen. Eine nützliche Ergänzung ist der gewünschte Termin für die Einstellung.
In der Ausschreibung wird positiv und plastisch deutlich: Das inserierende Unternehmen gibt es auf der Welt nur ein einziges Mal. Der Text hat äußerste Präzision und die Inhalte sind glaubwürdig.
Die Informationen zu den Aufgaben sind unbedingt klar und verständlich – als knapper Fließtext oder als Aufzählung. Denn die Leser sollen sich schnell vorstellen können, was in der gesuchten Funktion zu tun ist.
Das Anforderungsprofil informiert über notwendige und günstige Voraussetzungen für Bewerbungen. Je genauer die Anforderungen formuliert sind, umso besser passen dann die Bewerbungen. Das Ziel ist, wenige Bewerbungen zu bekommen, die jedoch die gewünschte Qualität mitbringen.
Mit seinem Stellenangebot bietet das Unternehmen Perspektiven, beispielsweise attraktives Gehalt, lukrative Boni, besondere Sozialleistungen, umfassende Einarbeitung oder systematische Weiterbildung.
Kandidatinnen und Kandidaten für die ausgeschriebene Funktion brauchen eine einfache Möglichkeit für ihre Bewerbung, eine korrekte Adresse:
- Zur Online-Bewerbung
- Für ihre E-Mail
- Für ihre Recherche im Internet
Falls für die Bewerbung der Ort wichtig sein kann, informiert das Inserat über den Sitz des Unternehmens; es nennt:
- Den juristisch vollständigen Namen des Unternehmens
- Straßenname und Hausnummer
- Postleitzahl und Ort
Um gleich in persönlichem Kontakt mit Bewerbern zu kommen, kann die Personalabteilung veröffentlichen, wen Bewerber ansprechen können – mit Vorname, Nachname und Funktion sowie mit der Telefonnummer inklusive Durchwahl. Für Interessenten erübrigt sich dann die Recherche auf der Internetseite des Unternehmens.
Die Annonce insgesamt weckt das Interesse für die Funktion. Deshalb ist sie nicht umständlich und spröde, sondern locker und flott geschrieben und sie passt zu anderen Inseraten des Unternehmens, denn auch Personalanzeigen sind Imagepflege.
Leere Floskeln wie „interessante Tätigkeit“ oder „entsprechende Entwicklungsmöglichkeiten“ schrecken eher ab als anziehend zu wirken.
| Umständliche Formulierungen | Flotte Formulierungen |
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Aufforderung zur Online-Bewerbung
Auch wenn die Hinweise auf die Online-Bewerbung noch so deutlich sind, die Abteilung Personal erhält immer wieder Bewerbungen per Post. Mit einem standardisierten freundlichen und deutlichen Begleitbrief sendet sie die Dokumente an den Absender zurück.
Der Betreff gibt der sich bewerbenden Person höflich Auskunft, warum sie ihre Bewerbungsdokumente zurückerhält und was zu tun ist. Mit einem Verb wird der Betreff informativ und dynamisch.
Die Einleitung bestätigt freundlich den Erhalt der Dokumente und zeigt die Freude des Unternehmens über die Bewerbung. Sie kann für die Arbeit danken, die mit der Bewerbung verbunden ist, und Wertschätzung vermitteln für die Ausführlichkeit oder die Attraktivität der Dokumente.
Der Hauptteil nennt Gründe für das Zurücksenden der Bewerbungsdokumente und gibt einen Impuls, den vom Unternehmen vorgesehenen Weg des Bewerbens zu gehen. Hier wird deutlich: Die Online-Bewerbung ist die einzige Möglichkeit, zur ausgeschriebenen Stelle zu kommen.
Der Schluss fordert noch einmal freundlich und bestimmt auf, sich online zu bewerben. Er kann das Vorgehen der an der Stelle interessierten Person antizipieren.
Nach Gruß, Unterschrift und Namen des Absenders, oft ergänzt mit seiner Funktionsbezeichnung, werden die Anlagen aufgeführt.
Beispiel einer Aufforderung zur Online-Bewerbung:
| Bitte bewerben Sie sich online
Sehr geehrte Frau Scharens, vielen Dank für Ihre freundliche und ausführliche Bewerbung, die wir per Post erhalten haben. Über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und an der ausgeschriebenen Stelle freuen wir uns sehr. Allerdings sind seit einigen Jahren Bewerbungen bei uns ausschließlich online möglich; das ist einfacher und wir können schneller mit den Kandidatinnen und Kandidaten kommunizieren. Bitte bewerben Sie sich deshalb über das Internet bei uns. Eine leicht verständliche Menüführung leitet Sie durch den Bewerbungsvorgang. Zur Online-Bewerbung kommen Sie über www.unternehmen.de/bewerbung. Damit alle Bewerberinnen und Bewerber die gleichen Chancen haben, erhalten Sie heute Ihre Bewerbungsdokumente zurück. Wir freuen uns darauf, Ihre Bewerbung online zu bekommen. Mit freundlichen Grüßen
Cora Türens
Anlage: Ihre Bewerbungsdokumente |
Eingangsbestätigung
Wer sich online bewirbt, erhält sofort, nachdem der Vorgang abgeschlossen ist, automatisch eine E-Mail, in der steht, dass das Unternehmen die Bewerbung erhalten hat. Eine Selbstverständlichkeit.
Für Bewerber ist zunächst zufriedenstellend zu wissen: Ihre Bewerbung hat den richtigen Weg gefunden. Das bestätigt der Betreff. Braucht die Abteilung Personal noch etwas Zeit für die Auswahl, kann auch das im Betreff stehen – zum Beispiel so:
- Ihre Bewerbung haben wir erhalten
- Bitte geben Sie uns noch etwas Zeit für Ihre Bewerbung
- Ihre Bewerbung nehmen wir in unser Auswahlverfahren auf
Im Betreff bekommen Bewerber die wichtigsten Informationen auf den ersten Blick.
Die Begrüßung der Anrede kann nicht persönlich sein, ein Nachteil automatisierter E-Mails. Also bleibt sie neutral, beispielsweise „Hallo“ oder „Guten Tag“. Übertrieben wäre „Seien Sie herzlich gegrüßt“.
In der Einleitung gibt die E-Mail zu verstehen: Das Unternehmen anerkennt den Aufwand für die Bewerbung, es weiß das Interesse am Unternehmen und das Vertrauen der Bewerberin oder des Bewerbers zu schätzen. Dafür bedankt es sich.
Meist sammelt die Abteilung Personal die Bewerbungen, die sie beim ersten Durchsehen für geeignet hält – um sie dann später auszuwerten und direkt zu vergleichen. Das braucht Zeit und die Geduld der Bewerber. Und das sind die Informationen des Hauptteils.
| Algorithmen können das Auswählen unterstützen, jedoch nicht ersetzen. |
Die Bewerber müssen jetzt warten. Der Schluss versichert: Die nächste Information kommt bald. Wenn die Kandidaten wissen, sie werden sofort informiert, ob sie eingeladen werden oder ihre Bewerbung abgelehnt wird, fällt ihnen das Warten nicht ganz so schwer.
Statt eines Hinweises auf Anlagen endet die E-Mail mit der Bitte, nicht auf „Antworten“ zu klicken, und nennt als Begründung den automatisierten Prozess.
Beispiel einer automatischen Eingangsbestätigung:
| Vielen Dank für Ihre Bewerbung |
| Guten Tag,
Sie haben Ihre Online-Bewerbung erfolgreich abgeschlossen. Herzlichen Dank für Ihr Interesse, in unserem Unternehmen mitzuarbeiten. Für die Stelle haben wir bereits mehrere Bewerbungen erhalten und sicher kommen noch einige hinzu. Wir brauchen daher noch ein wenig Zeit, um alle Bewerbungen intensiv zu bearbeiten. Deshalb bitten wir Sie um etwas Geduld. Sobald wir entschieden haben, welche Bewerber wir persönlich kennenlernen möchten, werden wir Sie sofort informieren. Freundliche erste Grüße Ihre Personalabteilung der Gerens AG
Dies ist eine automatisch versendete Nachricht. Bitte antworten Sie nicht auf die Adresse, da sie nur zum Senden von E-Mails eingerichtet ist. |
Weder übertrieben freundliche noch bürokratische Formulierungen sind für die Eingangsbestätigung geeignet, sondern höfliche klare Worte.
| Bürokratische Formulierungen | Klare Formulierungen |
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Direkte Absage
Die Online-Bewerbungen passen idealerweise zur ausgeschriebenen Funktion, doch nicht alle Bewerbungen passen auf den ersten Blick. Die Abteilung Personal nimmt die passenden in die engere Auswahl und sagt den unpassend scheinenden Kandidatinnen und Kandidaten ab.
Wer sich bewirbt, möchte so schnell wie möglich wissen, ob er eine Chance auf die Stelle hat. Deshalb entscheidet sich die Personalabteilung so schnell wie möglich. Eine Bewerbungsfrist kann die Planung für Interessierte und Personaler erleichtern.
Niemand liest gerne eine Absage. Doch wenn schon die Bewerbung vergeblich war, soll wenigsten die Absage freundlich sein. Aber trösten muss die Abteilung Personal sicher nicht.
Sinnlos wäre, durch einen neutralen Betreff Hoffnungen bei Bewerbern zu wecken – etwa durch: „Ihre Bewerbung“. Die anschließende Enttäuschung wäre umso größer. Die sachliche Beschreibung, was die Abteilung Personal mit dem E-Mail beabsichtigt, ist die klarste Formulierung für den Betreff.
Möglich ist auch, das Negative des Inhalts abzumildern, indem der Betreff vermittelt: Die Entscheidung war sachlich notwendig, und leider ist sie für den Bewerber negativ.
| Unzutreffende Betreffe | Klare Betreffe |
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Die sich bewerbende Person weiß sofort: Sie bekommt die Stelle nicht. Das Wort „leider“ bezieht sich dabei nicht auf das Auswählen, denn das war professionell, sondern auf das Ergebnis.
Auch wenn die Abteilung Personal absagt, hatten die Bewerber doch ihr Interesse am Unternehmen gezeigt und dessen positives Image bestätigt. Gründe genug ihnen in der Einleitung zu danken.
Eine Absage ist keine Aussage zur Person oder zum Charakters der sich bewerbenden Person. Nur ihre Qualifikation passt nicht so gut zur ausgeschriebenen Stelle wie andere – nach Einschätzung der Abteilung Personal. Und darüber informiert der Hauptteil.
Die Erklärungen des Hauptteils sind eher allgemein, nicht zu detailliert. Kein Entscheider braucht sich für eine Absage zu rechtfertigen. Und aus der Begründung darf sich kein juristischer Anspruch einer Bewerberin oder eines Bewerbers herleiten lassen. Deshalb ist im Hauptteil der Wir-Stil angebracht.
Der Hauptteil informiert auch, was mit den elektronischen Bewerbungsdokumenten geschieht. Werden sie aufgehoben für eine andere Vakanz? Werden Sie gelöscht? Die sich bewerbende Person soll es wissen.
Wahrscheinlich haben sich die Bewerbenden auch für andere Stellen beworben. Vielleicht passen dort ihre Voraussetzungen besser. Oder andere Verantwortliche haben andere Kriterien. Erfolg für andere Bewerbungen wünschen kann die Abteilung Personal in jedem Fall.
Beispiel einer direkten Absage:
| Ihre Bewerbung können wir nicht berücksichtigen |
| Sehr geehrte Frau Darens,
herzlichen Dank für Ihre Bewerbung auf die Stelle der Systembetreuung für unser Netzwerk. Über Ihr Interesse an unserem Unternehmen haben wir uns gefreut. Wir haben weitaus mehr Bewerbungen für diese Stelle bekommen als wir erwartet hatten. Und die Auswahl ist uns nicht leichtgefallen. Es tut uns leid, Ihnen sagen zu müssen: Nach unserer Einschätzung passen die Voraussetzungen anderer Bewerber genauer für unsere Systembetreuung. – Wir hätten Ihnen lieber eine positive Nachricht gegeben. Sicher haben Sie sich auch in anderen Unternehmen beworben. Wir wünschen Ihnen dort mehr Erfolg. Freundliche Grüße Jana Morens |
In ihrer Absage signalisiert die Abteilung Personal ihre Empathie mit affirmativen Formulierungen und vermeidet allgemeine Floskeln.
| Floskelhafte Formulierungen | Aussagekräftige Formulierungen |
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Einladung zum Online-Test
Vor allem in größeren Unternehmen werden als zunächst geeignet scheinende Kandidaten gebeten, online einen Test zu absolvieren. Das spart sowohl Bewerbern wie auch Personalern Zeit und objektiviert die Einschätzung, ob die Kriterien für die zu besetzende Funktion erfüllt sind. In einer E-Mail erhalten Bewerberinnen und Bewerber Zugang zum Test.
Bereits im Betreff steht die Aufforderung, den nächsten Schritt im Bewerbungsprozess zu gehen. Kandidaten, die eine solche Bitte erhalten, wissen, sie sind in der engeren Auswahl.
Die E-Mail ist kurz und bündig gehalten, deshalb ist auch Einleitung kurz. Sie enthält nur den Dank für die Bewerbung.
Der Hauptteil gibt alle Zugangsdaten für den Test, eventuell verbunden mit einer einfachen Anleitung. Und er nennt die voraussichtliche Testdauer, womöglich auch den Zeitraum, der für die Bearbeitung vorgesehen ist.
Der Schluss motiviert, indem er das positive Testergebnis antizipiert, und kündigt den nächsten Schritt im Bewerbungsprozess an.
Beispiel einer Aufforderung zum Test:
| Bitte bearbeiten Sie unseren Online-Test |
| Sehr geehrte Frau Lörens,
nochmals vielen Dank für Ihre Bewerbung zur Mitarbeit in unserem Unternehmen. Ihr nächster Schritt in unserem Auswahlverfahren ist unser Online-Test. Sie finden ihn unter www.online-test@unternehmen.de. Zum Einloggen nutzen Sie bitte Ihren persönlichen Zugangscode: <abc10def>. Bitte planen Sie für den Test etwa zwei Stunden ein. Nachdem Sie den Test bearbeitet haben, erhalten Sie Nachricht von uns. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg. Mit freundlichen Grüßen Rita Erens |
Absage nach Online-Test
Manche bewältigen den Test brillanter als andere. Wer zu den anderen gehört, erhält eine Absage, ebenso wie diejenigen, die den Test nicht während der vorgegebenen Frist angegangen sind.
Die Absage bezieht sich auf das Testergebnis, nicht auf die Bewerberin oder den Bewerber. Die Abteilung Personal übernimmt die Verantwortung für das Szenario des Tests. Beides vermittelt der Betreff. – Oder der Betreff thematisiert die Nichtteilnahme.
Der Dank in der Einleitung bezieht sich auf die Teilnahme am Test, das Verfehlen des Erfolgs auf die Ansprüche der Abteilung Personal. Das Wort „leider“ zeigt, ein anderes Ergebnis war beabsichtigt. – Die Einleitung der Absage wegen Nichtteilnahme am Test ist ebenso deutlich.
Da die Fakten bereits in der Einleitung genannt sind, bleibt für den Hauptteil nur das Mitgefühl oder er entfällt insgesamt.
Immerhin hat die sich bewerbende Person ihre Fähigkeit, mit Online-Tests umzugehen, trainiert und kann sie an anderer Stelle mit besserem Effekt einsetzen.
Beispiel einer Absage nach dem Online-Test:
| Ihre Testergebnisse haben uns leider nicht überzeugt |
| Sehr geehrte Frau Pürens,
vielen Dank für Ihre Teilnahme an unserem Online-Test. Doch leider entsprachen Ihre Testergebnisse nicht den verlangten Anforderungen. Da wir wissen, wie wichtig ein Wechsel der Arbeitsstelle für den Lebensweg ist, haben wir uns die Entscheidung nicht leicht gemacht. Bei Ihren weiteren Bewerbungen wünschen wir Ihnen mehr Erfolg. Freundliche Grüße Rita Sarens |
Einladung zum Kennenlernen
Die Abteilung Personal möchte Kandidaten, die den Test bestanden haben, kennenlernen. Sie vereinbart mit ihnen telefonisch Termine oder mailt ihnen eine Einladung.
Bewerber sind erwartungsvoll gespannt, wenn sie die zweite Mail des Unternehmens, bei dem sie sich bewerben, in ihrem elektronischen Postfach sehen. Der Betreff sagt ihnen, was die Abteilung Personal von ihnen will – zum Beispiel so:
- Wir möchten Sie gern kennenlernen
- Wir laden Sie ein zu einem Gespräch
- Bitte kommen Sie für ein Gespräch zu uns
Damit wissen Bewerber, sie sind noch im Rennen, und lesen die E-Mail entspannt und interessiert.
Die Testergebnisse haben die Abteilung Personal überzeugt und die Bewerberin oder der Bewerber gehört zu den für die Funktion attraktiveren. In die Einleitung gehört, wieso das Unternehmen einlädt.
Die Abteilung Personal möchte mit den Kandidaten sprechen, um später besser entscheiden zu können, wer für die ausgeschriebene Stelle die passendsten Qualitäten mitbringt. Auch das kann Inhalt der Einleitung sein.
Wann möchte wer die sich bewerbende Person kennenlernen? Das steht ebenso im Hauptteil wie der genaue Ort. Vielleicht hilft eine kleine Wegbeschreibung, den richtigen Raum schnell zu finden.
Wenn mehrere Personen aus dem Unternehmen an dem Gespräch teilnehmen, nennt der Hauptteil ihre Vornamen und Nachnamen und ihre Funktionen, damit die Leser wissen, mit wem sie sprechen werden.
Im Schluss der Einladung bietet die Abteilung Personal an, weitere Auskünfte zu geben. Bewerber, die eine längere Anreise haben, freuen sich über die freundliche Geste des Unternehmens, die Reisekosten zu erstatten.
Der Gruß verlässt die Standards der geschäftlichen Distanz und enthält positive Erwartungen, die mit dem Kennenlernen verbunden sind.
Beispiel einer Einladung zum Kennenlernen:
| Wir laden Sie ein zum Kennenlernen |
| Sehr geehrte Frau Glarens,
Ihre Qualifikationen, die Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen dokumentiert haben, sind für die Funktion der Anwendungsdesignerin sehr passend. Der Online-Test hat diese Einschätzung bestätigt. Jetzt möchten wir Sie gern persönlich kennenlernen und Sie sicher auch uns. Deshalb laden wir Sie heute ein zu einem Gespräch: Am Dienstag, 17. November 20xx, um 10 Uhr Ihre Gesprächspartner sind Dr. Inge Worens, Abteilungsleiterin Personal, und Eberhard Morens, Personalreferent. Bitte nehmen Sie den Eingang zu unserem Kundenzentrum und fragen Sie am Empfang nach Herrn Morens. Er kommt dann zu Ihnen. Wenn Sie Fragen haben, rufen Sie bitte Herrn Morens an: 069 944-130. Mit ihm können Sie sicher alle Einzelheiten klären. Ihre Reisekosten erstatten wir Ihnen nach dem aktuellen Reisegesetz. Wir freuen uns auf Ihren Besuch Dr. Inge Worens |
Die Formulierungen in der Einladung sind professionell und einladend. Sie vermeiden abweisende Floskeln.
| Floskelhafte Formulierungen | Einladende Formulierungen |
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Bewerber und jemand aus der Abteilung Personal lernen einander kennen. Auf das erste Gespräch folgt meist noch ein zweites mit den Verantwortlichen der Fachabteilung.
Absage nach dem Gespräch
Nach der Entscheidung für den Kandidaten, der am besten geeignet scheint, erhalten alle anderen Bewerber eine Absage.
Mit ihrer Präsentation im Unternehmen haben die Kandidaten Hoffnung bekommen. Immerhin waren ihre Bewerbung und ihre Testergebnisse so interessant, dass sie eingeladen wurden. Auch die Atmosphäre ihres Gesprächs war sicher angenehm. Jetzt sehen sie in ihrem elektronischen Postfach die Absage.
Der Betreff kann den Bewerbern die Enttäuschung nicht ersparen, aber dämpfen – indem er die Hoffnung nicht in der Schwebe lässt, sondern sofort klar erkennbar macht.
| Unklare Betreffe | Klare Betreffe |
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Die Abteilung Personal entschuldigt sich nicht für ihre Entscheidung. Dafür gäbe es keinen Grund. Doch sie kann zeigen, sie versteht die Enttäuschung der Kandidaten. Und enttäuschen wollte sie nicht, sondern das Enttäuschen ist nur eine unvermeidliche Folge ihrer Sachentscheidung. Die Personalabteilung kann Empathie vermitteln ohne überschwängliche Emotionalität.
Mit ihrem Bewerbungsgespräch haben die Kandidaten einen starken Eindruck vom Unternehmen. Das Gespräch ist der geeignete Bezug für die Einleitung. Sicher lässt sich über das Gespräch etwas Positives sagen. Zumindest kann sich die Abteilung Personal für das Gespräch bedanken.
Die Abteilung Personal legt ihre Entscheidungskriterien nicht offen – auch um juristisch unangreifbar zu bleiben. Doch sie kann die Schritte beschreiben, die zu ihrer Entscheidung geführt haben. Und sie kann Bewerbern mitteilen, dass sie ihnen nicht gern absagt – ohne in Mitleid zu verfallen. Unbedingt informiert sie, was mit den Bewerbungsdokumenten geschieht.
Die Absage ist nie ein vernichtendes Urteil über die Person. Wenn auch im eigenen Unternehmen zurzeit keine geeignete Stelle für die Bewerber frei sind, so haben sie vielleicht Chancen in einem anderen Unternehmen. Darauf kann die Abteilung Personal im Schluss doch noch Hoffnung geben.
Beispiel einer Absage nach dem Gespräch:
| Wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden |
| Sehr geehrter Herr Scherens,
für das angenehme und aufschlussreiche Gespräch mit Ihnen am vergangenen Donnerstag bedanken wir uns noch einmal sehr herzlich. Es war eine gute Gelegenheit, einander kennenzulernen. Nach unseren Treffen mit Ihnen und den anderen Bewerbern haben wir intern ausführlich miteinander diskutiert und uns schließlich für einen anderen Bewerber entschieden. Ihre Bewerbungsdokumente haben wir deshalb aus unserem System entfernt. Es tut uns leid, Ihnen keine positive Nachricht geben zu können. Die Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen. Wir wünschen Ihnen persönlich und beruflich und vor allem mit Ihren anderen Bewerbungen viel Erfolg. Mit besten Grüßen Ingo Storens |
Die Abteilung Personal zeigt auch in der Absage ihre Wertschätzung für die Bewerberinnen und Bewerber, die in den Gesprächen ihr Bestes gegeben haben, die ihre Zeit und Energie sowie ihre Hoffnung investiert haben. Die Formulierungen der Absage heucheln kein übertriebenes Mitgefühl, sondern informieren professionell und sachlich.
| Übertriebene Formulierungen | Sachliche Formulierungen |
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Zusage
Alle Bewerber haben sich vorgestellt und die Abteilung Personal hat sich – gemeinsam mit der Fachabteilung – entschieden, wen Sie für die zu besetzende Funktion am passendsten hält. Mit der Zusage erhält die künftige neue Mitarbeiterin oder der künftige neue Mitarbeiter den Arbeitsvertrag zum Unterschreiben.
Die Zusage ist nur das schriftliche Angebot des Unternehmens an die Bewerberin oder den Bewerber, den Arbeitsvertrag anzunehmen. Sie gibt der Abteilung Personal keinen Grund zu jubilieren und der Betreff bleibt sachlich – zum Beispiel so:
- Sie erhalten Ihren Arbeitsvertrag
- Sie können ab dem 18. Dezember 20xx bei uns arbeiten
- Ihre neue Funktion wartet auf Sie
Die sich bewerbende Person weiß damit, ihre Bewerbung hatte Erfolg, und sie ist gespannt auf die Informationen des Begleitbriefs oder der E-Mail und auf die Inhalte des Arbeitsvertrags.
Die Abteilung Personal freut sich mit der künftigen neuen Kollegin oder dem künftigen neuen Kollegen über die Entscheidung. Das ist ein angemessener Einstieg. Weil später noch weitere wichtige Informationen folgen, nennt die Einleitung, was die Zusage als Anlage oder als Anhang erhält.
Vor dem ersten Arbeitstag im neuen Unternehmen soll die neue Kollegin oder der neue Kollege Dokumente ergänzen, die noch fehlen. Einiges ist vorher zu schicken, anderes mitzubringen. Welche Ergänzungen die Abteilung Personal braucht, sagt der Hauptteil, ohne zu fordernd zu wirken.
Die Zusammenarbeit mit der neuen Kollegin beziehungsweise dem neuen Kollegen wird Erfolg bringen – für das Unternehmen und für den Neuling. Diese Überzeugung vermittelt der Schluss.
Die Formulierungen im Begleittext zum Arbeitsvertrag sollen nicht befremdlich unpersönlich, sondern kollegial ansprechend wirken.
| Befremdliche Formulierungen | Ansprechende Formulierungen |
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Beispiel einer Zusage:
| Ihr erster Arbeitstag als unsere Einkäuferin ist der 1. Oktober 20xx
Sehr geehrte Frau Starens, Sie haben das Bewerbungsverfahren für sich entschieden. Darüber freuen wir uns mit Ihnen. Heute erhalten Sie Ihren Arbeitsvertrag und Ihren Personalbogen sowie Ihre Tarifverträge, die Sie über alles Wichtige informieren. Jetzt sind noch ein paar Kleinigkeiten zu erledigen: Vor Ihrem ersten Arbeitstag Bitte unterschreiben Sie die beiden Exemplare Ihres Arbeitsvertrags und füllen Sie Ihren Personalbogen aus. Geben Sie bitte ein Exemplar Ihres Arbeitsvertrags und den ausgefüllten Personalbogen an uns zurück, am besten bis 18. Juli 20xx. Wenn Sie kein aktuelles Führungszeugnis haben, beantragen Sie bitte eines bei Ihrer Meldebehörde. Besorgen Sie bitte auch noch die drei fehlenden Schulabschluss- und die beiden Arbeitszeugnisse. An Ihrem ersten Arbeitstag Gehen Sie bitte am 1. Oktober 20xx zum Empfang, Frau Werens wird Sie dort begrüßen. Bitte bringen Sie Ihre Unterlagen mit:
Das ist schon alles. Sicher können Sie sich jetzt bestens auf Ihre neue Arbeit vorbereiten. Auf die angenehme und erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihnen freuen wir uns. Herzliche Grüße
Andrea Werens Gunnar Scharens
Anlagen: |
Antwort auf eine Absage
Manchmal ziehen Kandidaten ihre Bewerbung zurück, beispielsweise wenn sie eine andere Stelle vorziehen oder weil ihr Eindruck vom Unternehmen nicht positiv genug war oder die Verhandlungen zu den Konditionen zu keinem für sie befriedigenden Ergebnis kamen. Egal in welcher Phase die Absage eines Bewerbers kommt, die Abteilung Personal bestätigt, sie registriert zu haben.
In der antwortenden E-Mail behält der Betreff den der Absage des ehemaligen Bewerbers bei. Sofern die Abteilung Personal die Absage telefonisch entgegengenommen hat, reduziert der Betreff sich nicht auf ein knappes „Ihre Absage“, sondern nennt den Bezug der Antwort beispielsweise mit:
- Sie haben Ihre Bewerbung zurückgezogen
Die Einleitung fällt knapper aus als bei anderen Korrespondenzen, bleibt aber höflich und professionell. Ein Dank gehört zum guten Umgangston.
Der Hauptteil beschreibt das Wesentliche des Sachverhalts und die anschließende Reaktion der Abteilung Personal. Er vermeidet jegliche Bewertung.
Der Schluss wünscht dem ehemaligen Bewerber Positives für seine Zukunft, nicht unbedingt herzlich, doch auch nicht ironisch.
Beispiel einer Antwort auf eine Absage:
| Sie ziehen Ihre Bewerbung zurück |
| Sehr geehrte Frau Larens,
Ihre Information vom 10. August 20xx haben wir erhalten. Vielen Dank. Sie schreiben, Sie möchten Ihre Bewerbung zurückziehen. Ihren Wunsch respektieren wir. Daher haben wir heute Ihre Bewerbungsdokumente gelöscht. Für Ihre Zukunft wünschen wir Ihnen weiter viel Erfolg und alles Gute. Freundliche Grüße Sonja Plorens |
Austritt aus dem Unternehmen
Neue Mitarbeiter kommen zum Unternehmen, andere Mitarbeiter verlassen das Unternehmen. Immer wieder. Auf die Kündigung eines Mitarbeiters reagiert die Abteilung Personal entweder nur mit einer schriftlichen Bestätigung oder sie lädt ein zu einem Gespräch, um die Gründe zu erfahren, warum der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Sie ruft den Mitarbeiter an, geht zu ihm oder schreibt eine Einladung.
Mit der Kündigungsbestätigung erfährt der Mitarbeiter alles, was vor seinem letzten Arbeitstag noch zu tun ist.
Haben Beschäftigte schriftlich gekündigt, erwarten sie als Reaktion die Bestätigung. Im Betreff steht sie – nicht allzu förmlich formuliert, sondern aktiv, eben im Kommunikationsstil des Unternehmens. Kein Papierdeutsch, kein Vorwurf. Der sachliche Stil zeigt: Das ist etwas Alltägliches.
| Förmliche Betreffe | Sachliche Betreffe |
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Der Bezug ist die Kündigung der Mitarbeiterin beziehungsweise des Mitarbeiters. Und das Unternehmen nimmt die Kündigung an. Beides gehört in die Einleitung, damit die Situation eindeutig geklärt ist.
Hat der Mitarbeiter bereits seinen gesamten Urlaub genommen? Was muss er vor seinem Austritt zurückgeben – etwa Schlüssel, Ausweis oder Job-Ticket? Auf welche Weise einigt er sich mit seiner Führungskraft zur Übergabe der Aufgaben? Solche Fragen beantwortet der Hauptteil.
Eine übersichtliche Checkliste kann vermitteln, was schon erledigt und noch zu erledigen ist. Die Checkliste erhält der Mitarbeiter mit der Kündigungsbestätigung auf einem Extrablatt oder in einem an der E-Mail angehängten Dokument.
Die kündigende Person erhält von der Abteilung Personal alle notwendigen Papiere, beispielsweise Lohnsteuerkarte, Bestätigungen und Zeugnis – nachdem sie ihre Pflichten erledigt hat. Diese Reihenfolge ist fair für beide Seiten. Unnötig und sicher kontraproduktiv wäre hier eine Drohung oder eine scharfe Formulierung. Sinnvoll und verständlich ist, den Ablauf chronologisch zu beschreiben.
Vielleicht kann sich die Abteilung Personal beim Mitarbeiter für seine Leistungen bedanken und ihm Positives für die Zukunft wünschen. – Für die Abteilung Personal eine Möglichkeit, die eigene Freundlichkeit zu zeigen.
Beispiel für die Bestätigung einer Kündigung:
| Ihr letzter Arbeitstag bei uns ist der 30. Juni 20xx |
| Sehr geehrte Frau Horens,
Ihre Kündigung vom 18. Februar 20xx haben wir erhalten. Darin informieren Sie uns, Sie möchten Ihren Arbeitsvertrag fristgerecht zum 30. Juni 20xx beenden. – Ihre Kündigung akzeptieren wir. Ihnen steht noch Erholungsurlaub zu. Bitte stimmen Sie mit Ihrer Führungskraft ab, wann Sie Ihren Urlaub nehmen können. Für das erste Halbjahr erhalten Sie eine Sonderzahlung von 1.000 Euro, die Ihnen nach Paragraf 10 des Tarifvertrags zusteht. Mit dieser E-Mail erhalten Sie ein Formular für ihren letzten Arbeitstag bei uns. Bitte lassen Sie sich darauf bestätigen, was Sie bis dahin erledigt haben, und geben Sie es uns dann zurück. – Anschließend erhalten Sie Ihre Personal-Unterlagen. Schon heute bedanken wir uns für Ihre Mitarbeit in unserem Unternehmen und wünschen Ihnen alles erdenklich Gute für Ihre Zukunft. Freundliche Grüße Jörg Klurens |
Die Formulierungen der Kündigungsbestätigung sollen nicht umständlich oder bürokratisch wirken, sondern professionell und gefällig.
| Umständliche Formulierungen | Gefällige Formulierungen |
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Soll ein Mitarbeiter nicht ohne offiziellen Abschied das Unternehmen verlassen, lädt ihn die Abteilung Personal zu einem Austrittsgespräch ein – per Telefon oder E-Mail.
Vielleicht rechnet der Mitarbeiter nicht mit einem Abschiedsgespräch in der Abteilung Personal; deshalb ist bereits im Betreff ersichtlich: Der Brief ist eine Einladung – zum Beispiel so:
- Wir laden Sie ein zu einem Abschiedsgespräch
- Wir möchten Ihnen gern Auf Wiedersehen sagen
- Bitte kommen Sie doch noch einmal in unsere Abteilung
Die Einleitung bestätigt die Kündigung mit dem exakten Termin. Und der Mitarbeiter erfährt: Seine Kündigung ist akzeptiert. Vielleicht liest er auch, dass die Abteilung Personal seinen Weggang bedauert.
Die Einladung ist ein Angebot an den Mitarbeiter. Der Hauptteil nennt Argumente, die Einladung anzunehmen: beispielsweise Kritik loszuwerden oder Anregungen für das Unternehmen zu geben. Die Abteilung Personal signalisiert, auch in der letzten Phase der Zusammenarbeit an dem Mitarbeiter interessiert zu sein.
Der Schluss schlägt vor, einen Termin zu vereinbaren. Wenn der Mitarbeiter mit dem Gespräch einverstanden ist, ruft er an. Ob er das Gesprächsangebot annimmt oder nicht, die Personalabteilung gibt ihm freundliche Wünsche mit auf den Weg und dankt für seine Arbeit.
Beispiel einer Einladung zum Abschiedsgespräch:
| Wir laden Sie ein, Adieu zu sagen |
| Sehr geehrter Herr Korens,
Sie werden unser Unternehmen zum 30. September 20xx verlassen. Ihre Kündigung bedauern wir, doch wir akzeptieren Ihre Entscheidung. Wir möchten gern mit Ihnen über Ihre Kündigung sprechen. Uns interessieren Ihre Gründe. Deshalb laden wir Sie zu einem Gespräch ein. Sagen Sie uns doch bitte: Was war für Sie positiv und was war aus Ihrer Sicht eventuell nicht in Ordnung. – Wir sind Kritik, Anregungen und Vorschlägen gegenüber sehr aufgeschlossen. Sie würden uns einen großen Gefallen erweisen, wenn Sie die Möglichkeit nutzen sich mit uns auszusprechen. Bitte rufen Sie Frau Scherens an, um einen geeigneten Termin zu vereinbaren: Telefon 6721-3495. Schon heute wünschen wir Ihnen viel Erfolg in Ihrem neuen Berufsabschnitt und sagen Danke für gute Zusammenarbeit. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen Monika Scherens |
Die Formulierungen in der Einladung an Beschäftigte, die gekündigt haben, sind unbürokratisch und sachlich-höflich.
| Bürokratische Formulierungen | Höfliche Formulierungen |
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Information
Zu den Aufgaben der Abteilung Personal gehört, die Beschäftigten des Unternehmens mit relevanten Informationen zu versorgen. Beispielsweise ist die Geburt eines Kindes ein Anlass, die Modalitäten der Elternzeit zu erklären. Also informiert die Abteilung Personal frühzeitig die Mitarbeiterin beziehungsweise den Mitarbeiter, worauf zu achten ist.
Die Eltern wissen sicher, es steht ihnen Elternzeit zu. Der Betreff bestätigt ihr Wissen. Das beruhigt die Eltern, denn sie erfahren, die Abteilung Personal sieht die Situation wie sie auch. Zum Beispiel so:
- Sie können Ihren Erziehungsurlaub jetzt nehmen
- Was beim Erziehungsurlaub zu beachten ist
- Jetzt beginnt Ihr Erziehungsurlaub
So sehen die Eltern im Betreff sofort, wovon die E-Mail oder der Brief handelt, und lesen ihn interessiert, denn die Inhalte beziehen sich auf ihre aktuelle emotional positiv besetzte Lage.
Die Einleitung ist die richtige Stelle, sie zu beglückwünschen. Außerdem bestätigt die Abteilung Personal: Sie hat den Antrag erhalten. Zudem geht bei Mitarbeiterinnen der Mutterschutz der Elternzeit voraus. Zu beiden Phasen nennt die Abteilung Personal die Daten. Das ist informativ und erspart oder bestätigt den Eltern das Rechnen. Ein freundlicher Überleitungssatz zum Hauptteil rundet die Einleitung ab.
Ob die Eltern die Auswirkungen der Elternzeit kennen oder nicht, wegen ihrer Fürsorgepflicht erläutert die Abteilung Personal im Hauptteil die wichtigsten gesetzlichen und betrieblichen Bestimmungen und Vereinbarungen. Mit dem Lesen sind die Eltern offiziell informiert.
Die Information zur Elternzeit ist die vorerst letzte, die Eltern von der Abteilung Personal erhalten. Deshalb gibt der Schluss Ausblick auf das Ende der Elternzeit. Er klärt auf, was dann zu tun ist. Trotz seines offiziellen Charakters schließt die Information mit einem aufmunterndem Wunsch für die Familie.
Die Formulierungen zur Elternzeit erläutern zwar juristisch relevante Sachverhalte, sind jedoch nicht umständlich oder im Fachjargon gehalten, sondern prägnant, informativ, leicht verständlich.
| Umständliche Formulierungen | Verständliche Formulierungen |
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Eine Information zur Elternzeit:
| Sie können Ihre Elternzeit jetzt nehmen |
| Sehr geehrte Frau Mirens,
unseren herzlichen Glückwunsch zur Geburt Ihres Sohnes Tim. Am 25. November 20xx haben wir Ihren Antrag auf Elternzeit erhalten. Vielen Dank. Nach dem Ende Ihrer Mutterschutzfrist am 6. Januar 20xx können Sie in die Elternzeit gehen. Damit Sie es einfacher haben, hier alle Informationen für Sie auf einen Blick: Ihre Elternzeit dauert bis 24. November 20xx. Während Ihrer Elternzeit besteht Ihr Arbeitsverhältnis weiter, die Zahlung Ihres Gehalts aber ruht. Bei Ihrer Elterngeldstelle können Sie Elterngeld beantragen. Solange Sie Elterngeld erhalten, sind Sie weiter in der Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versichert. Während Ihrer Elternzeit dürfen Sie ohne unsere Zustimmung nicht erwerbstätig sein. Sie können Ihre Elternzeit mit unserer Zustimmung verkürzen oder verlängern. Bitte schicken Sie uns Ihren schriftlichen Antrag dazu drei Monate vorher. Falls Sie Ihr Arbeitsverhältnis nach Ablauf Ihrer Elternzeit kündigen möchten, halten Sie bitte auch dafür die Frist von drei Monaten zum Ende Ihrer Elternzeit ein. Jetzt aber erst einmal: eine gute Zeit und viel Freude mit Ihrem kleinen Tim. Herzliche Grüße Michael Hollens |
Bestätigung
Beschäftigte im Unternehmen, die sich für eine Veranstaltung angemeldet haben, an der sie teilnehmen wollen, erhalten von der Abteilung Personal eine Anmeldebestätigung, beispielsweise zu einem internen Seminar, auch um sicherzustellen, dass die Veranstaltung stattfinden kann. Nach der Veranstaltung können sich diejenigen, die teilgenommen haben, ihre Teilnahmebestätigung aus dem Seminarverwaltungsprogramm holen.
Die Anmeldebestätigung zu einer Veranstaltung ist eine Erinnerung an die Entscheidung einer oder eines Teilnehmenden und auch eine Information. Die Beteiligten rechnen fest mit dem Kommen der Angemeldeten. Der Betreff erhebt keinen erinnernden Zeigefinger, sondern nennt prägnant den Sachverhalt – zum Beispiel so:
- Sie haben sich zum Seminar „Mit Argumenten überzeugen“ angemeldet.
Die Leser denken an ihre Anmeldung, wissen, jetzt folgen wichtige Informationen dazu, und lesen weiter.
Die Einleitung spannt die Leser nicht auf die Folter, sondern nennt ihnen das Wichtigste: Die Veranstaltung findet statt. Vielleicht steht in der Einleitung auch, wie viele Teilnehmer kommen – damit die Leser schon eine ungefähre Vorstellung bekommen, in welche Situation sie sich begeben.
Übersichtlich, vielleicht in einer kleinen Tabelle, fasst der Hauptteil zunächst die Daten der Veranstaltung zusammen:
- Beginn, mit Datum und Uhrzeit
- Ende, mit Datum und Uhrzeit
- Ort, mit vollständiger Adresse und Telefonnummer
Dann wissen die Leser, wann sie wohin gehen und wann sie zurückkommen.
Findet die Veranstaltung außerhalb des Unternehmens statt, kann ein Hinweis zum günstigsten Reiseweg die Leser erfreuen. Auch beruhigt die Leser die Selbstverständlichkeit, dass Zimmer ist für sie reserviert sind. Auch die Möglichkeit, nach 18 Uhr anzureisen, kann für Leser wichtig sein. Sie brauchen dann nicht noch einmal das Hotel anzurufen. Ein Link zur Homepage des Hotels kann eine zusätzliche hilfreiche Aufmerksamkeit sein.
Mit der Anmeldebestätigung informiert die Abteilung Personal auch zu den Modalitäten der Arbeitszeitregelung und zur Abrechnung der Reisekosten. Das sind Formalitäten, die allen Beteiligten Zeit sparen können. Falls die Ziele der Veranstaltung auch in Freizeitkleidung erreicht werden können, enthält der Hauptteil dazu einen Hinweis.
Sind alle Formalien geklärt, folgen die Informationen zu den Zielen und Inhalten der Veranstaltung, um die Leser schon etwas auf die Inhalte einzustimmen. Manchmal sind Vorbereitungen für die Veranstaltung verlangt, etwa ein Manuskript zu lesen, einen Fragebogen auszufüllen oder Unterlagen mitzunehmen. Auch darauf verweist der Hauptteil.
Da der Schluss einen Ausblick gibt, enthält er den Wunsch zum Erfolg, zur Freude beim Lernen, zu angenehmen Diskussionen, zum konzentrierten Arbeiten, zum Gelingen oder etwas anderes Positives.
Gibt es eine Anlage oder Anhang, liegt darin vielleicht ein Fragebogen zur Veranstaltung, eine Anreiseskizze, eine Teilnahmeliste, oder andere zusätzliche und hilfreiche Details bringen den Lesern Informationen zu Erleichterungen.
Beispiel einer Einladung zum Seminar:
| Ihr Trainer im Seminar Beschwerde-Management freut sich auf Sie |
| Sehr geehrte Frau Halens,
zehn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen freuen sich mit Ihnen auf das Seminar Beschwerde-Management. Auch ich freue mich, weil das Seminar die Beziehungen zu unseren Kunden sicher verbessern helfen wird. Der Trainer Gerhard Rerens wird die Teilnehmenden dabei tatkräftig und praxisnah unterstützen. Hier für Sie die wichtigsten Daten:
Für Getränke und eine kleine Zwischenmahlzeit ist gesorgt. Ziel des Seminars ist, auf Unmutsäußerungen unserer Kunden besser reagieren zu können und vor allem aus ihnen zu lernen. Dazu arbeiten Sie im Seminar zu den Inhalten:
Bitte bringen Sie zum Seminar einen aktuellen Ausdruck aus Ihrer Beschwerdedatei mit. Ich wünsche Ihnen angenehmes Arbeiten im Seminar und viele neue Erkenntnisse. Herzliche Grüße Edwin Korens |
Bescheinigung
Beschäftigte brauchen im Verlauf ihres Arbeitslebens immer wieder einmal eine Bestätigung ihres Unternehmens, beispielsweise für Banken oder Vermieter. Die Abteilung Personal erbringt diesen Service gern.
Manchmal werden Bescheinigungen mit einem Formular gegeben. Doch meist sind sie gestaltet wie Briefe: mit Adressfeld, Absenderblock, Betreff, dreigliedrigem Textteil, Gruß und Unterschrift.
Im Betreff erfahren die Leser, wofür die Abteilung Personal die Bescheinigung geschrieben hat. Dann wissen sie sofort: Das Unternehmen hat ihren Wunsch erfüllt. Die Formulierung des Betreffs ist nicht altbacken oder überheblich, sondern neutral freundlich.
| Distanzierte Betreffe | Neutrale Betreffe |
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Auslöser für das Handeln der Abteilung Personal war eine im Unternehmen beschäftigte Person mit Ihrem Wunsch. Daraufhin hat jemand gern etwas geleistet. – Das beschreibt die Einleitung mit wenigen Worten.
Die Leistung der Abteilung ist das Bescheinigen der Fakten. Sie sind die Hauptsache und gehören daher in den Hauptteil. Sie können hervorgehoben oder abgesetzt sein, damit Sie beim Lesen schnell zu erfassen sind.
Da die Abteilung Personal gern etwas leistet für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrem Unternehmen, bietet sie im Schluss an, gern wieder für sie aktiv zu werden. Sie nutzt also die Gelegenheit, ihre Serviceleistungen anzubieten. Das erfreut die Leser und hebt das Image der Personalabteilung.
Beispiel für eine Arbeitsbescheinigung:
| Hier ist Ihre Arbeitsbescheinigung für Ihre Bank
Sehr geehrter Herr Romens, Ihre Bank möchte eine schriftliche Bestätigung Ihres Arbeitsverhältnisses in unserem Unternehmen. Das bescheinigen wir Ihnen gerne:
Herr Niels Rorens hat vom 1. August 20xx bis 2. Juni 20xx seine Ausbildung zum Büro-Kaufmann in unserem Unternehmen erhalten. Seit 3. Juni 20xx arbeitet er in unserer Abteilung Einkauf. Sein Arbeitsverhältnis ist ungekündigt.
Wenn Sie wieder eine Bescheinigung brauchen oder einen anderen Wunsch an uns haben, informieren Sie uns bitte. Freundliche Grüße
Margarete Gorens Arne Schugens |
Auch die Formulierungen in Bescheinigungen werden nicht dem Amtsdeutsch entliehen, sondern dem prägnanten Sprachstil.
| Amtsdeutsche Formulierungen | Prägnante Formulierungen |
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So variationsreich die Korrespondenz der Abteilung Personal auch ist, die Gliederung ist übersichtlich strukturiert und die Formulierungen sind flott, klar, aussagekräftig, einladend, sachlich, ansprechend, gefällig, höflich, verständlich, prägnant.
Peter Hilbert