Struktur, Organisation, System

Wenn Sie alles sofort finden würden, was Sie gerade brauchen, wie viel Zeit würden Sie einsparen? Und wie lange würden Sie benötigen, um alles so zurechtzulegen, damit Sie es sofort finden? Falls die Differenz des Zeitaufwands zwischen beiden Vorgängen zuungunsten des Suchens ausfällt, lesen Sie bitte weiter.

Akzeptieren Sie: Der effektivste Zeitdieb sind Sie selbst. Sie legen Dinge dorthin, wo sie nicht hingehören. Sie lassen vieles liegen, wo Sie es benutzt haben, und Sie bringen nicht alles zurück, was Sie geholt haben. Sie bewahren Dinge auf, die Sie nie mehr benutzen werden.

Sie brauchen vielleicht ein wenig mehr Übersicht zu den Dingen, die Sie verwenden. Sie müssen nicht alles aufheben, nur weil es möglicherweise irgendwann einmal noch nützlich sein könnte. Benötigen Sie wirklich sämtliche Kugelschreiber, die sich bei Ihnen angesammelt haben und von denen einige bereits vertrocknet sind? Benötigen Sie wirklich alle Unterlagen in Ihren Ordnern, deren Inhalte veraltet sind, noch bevor Sie sie noch einmal in die Hand nehmen? Sind wirklich sämtliche E-Mails und Dokumente, die Sie gespeichert haben, so wichtig, dass Sie sie archivieren müssen? Werfen Sie die unbrauchbaren Sachen weg, löschen Sie die veralteten Dokumente.

Schauen Sie sich in Ihrem Raum um. Sehen Sie nicht einen Gegenstand, auf den Sie ohne Verlust verzichten könnten? Nicht gemeint sind Ihre Solitäre, die als Besonderheiten einen Akzent setzt oder mit denen Sie eine Erinnerung verbinden. Aber wenn Sie zu viele Solitäre haben, sind sie nicht mehr besonders. Wenn Sie eine prächtige Pflanze stehen haben, die Sie gerne sehen, pflegen Sie sie weiter; ist die Pflanze unansehnlich, vielleicht sogar vertrocknet, entsorgen Sie sie.

Wenn Sie wüssten, wie viel Energie Sie täglich für das Suchen verschwenden, hätten Sie wohl schon längst vieles Überflüssige entsorgt und eine vernünftige Struktur in das Übrige gebracht. Genervt hat Sie das Suchen sicher immer wieder, nur getan haben Sie dagegen bisher zu wenig. Womöglich sollten Sie Ihre Abneigung gegen die Vorstellung überwinden, wie anstrengend es wäre, mehr Ordnung zu halten und ein bisschen mehr Disziplin zu entwickeln. Jetzt ist die Zeit dafür reif.

Welch ein Unsinn, den Gedanken zu fürchten, man könne sein Leben auf einmal wegwerfen, und doch bedenkenlos beim Suchen Stück für Stück davon zu verschleudern.[1]

Konzentration

Stehen Sie jetzt nicht auf, um mit dem Ordnungmachen und dem Wegwerfen anzufangen. Beginnen Sie mit der Konzentration auf die Veränderung, die Sie erreichen wollen: Nehmen Sie sich zehn Minuten Zeit für Ihr Vorhaben – plus fünf Minuten, falls Sie etwas länger brauchen. Lassen Sie sich nicht ablenken, schalten Sie so lange Ihr Telefon aus und schließen Sie die Tür.

Erinnern Sie sich zunächst an eine Gelegenheit, in der Sie sich über lästiges Suchen geärgert haben. Denken Sie an das gewohnte Chaos, in dem Sie sich befunden haben. Irgendwann haben Sie das Gesuchte gefunden. – Nehmen Sie in Gedanken das Teil in die Hand und legen Sie es an einen Platz, von dem Sie glauben, Sie würden es dort beim nächsten Mal suchen. Nachdem Sie das geschafft haben, sind Sie schon auf einem guten Weg zu weniger Verdruss ob Ihrer Fahndungen nach scheinbar Verlorenem.

Bedenken Sie: Sie müssen nicht gleich perfekt sein und alles sofort wiederfinden. Schauen Sie sich in dem Raum um, in dem Sie sich im Augenblick befinden. Wählen Sie drei Gegenstände aus, die Sie beiseitelegen wollen, um etwas Ordnung zu schaffen. Überlegen Sie für jeden der drei Gegenstände, an welchem Ort er jeweils am besten aufgehoben wäre. – Jetzt stehen Sie auf und stellen Sie die drei Gegenstände an die gewählten Plätze. Danach setzen Sie sich wieder.

Strapazieren sie noch einmal Ihr Gedächtnis: Wurden Sie als Kind oft angehalten aufzuräumen, obwohl Sie keine Lust darauf hatten? Haben Sie eine solche Situation noch in Erinnerung, eine die möglichst weit in der Vergangenheit liegt? – Stellen Sie sich jetzt vor, Sie hätten damals gesagt: „Wir räumen gemeinsam auf!“ Verändern Sie die Vergangenheit und fantasieren Sie: Sie machten zusammen Ordnung.

Fällt Ihnen das Wegwerfen schwer? Meinen Sie, es wäre doch schade, wenn Sie das heute Entsorgte morgen gebrauchen könnten: E-Mails, ausrangierte Geräte, Notizen, … Alles hat doch seinen Wert. Aber schauen Sie einmal kritisch auf Ihre Sammlung: Der Aufwand, sie zu verwalten, der Platz, den sie einnimmt, beides ist immens. – Stehen Sie auf und entsorgen Sie fünf Elemente aus Ihrer Sammlung. Beginnen Sie mit Unnötigem, das Sie im vergangenen Jahr nicht mehr genutzt haben. Das machen Sie ab sofort ein- bis zweimal pro Woche.

Überlegen Sie: Sind Sie der einzige Mensch, der sich in Ihrem Ordnungssystem auskennt, das anderen chaotisch erscheint? Fürchten Sie, jemand anderes könnte Ihr System durcheinanderbringen? – Dann rufen Sie jetzt eine Kollegin oder einen Kollegen, eine Freundin oder einen Freund an und vereinbaren Sie einen Termin, an dem Sie Ihr Ordnungssystem präsentieren und diskutieren. Bei Ihrem Treffen lassen Sie sich von Ideen, die Sie gemeinsam entwickeln, inspirieren. Sie werden feststellen: Ihr Ordnungssystem wird danach auch für Sie durchschaubarer. Entlasten Sie sich.

Vielleicht ist Ihnen Ordnung zu halten einfach unwichtig, weil es Sie nur von Ihren bedeutsamen Gedanken und Ihrem produktiven Handeln abhält. Doch wenden Sie einmal kurz Ihre Genialität auf die Antithese: Ist es nicht die Unordnung, die Ihre geistige Arbeit ablenkt und sie allzu oft zwingt, sich mit profanen Gegebenheiten zu beschäftigen? Wenn Sie nur einen kleinen Teil Ihrer Aufmerksamkeit der Strukturierung des Vorhandenen widmeten, hätten Sie im Ergebnis mehr Kapazität, sich mit dem zu beschäftigen, was Sie wirklich interessiert.

Vielleicht sind Sie unkonventionell, kreativ und rebellisch und halten Ordnung für den Ausdruck von Engstirnigkeit, Borniertheit und Beschränktheit. – Dann betrachten Sie doch einmal die Ergebnisse Ihres schöpferischen Ideenreichtums. Finden Sie darin nicht auch Strukturen, Systeme innovativer Ordnung? Sicher ist Ihr Talent in der Lage, auch für das Alltägliche Neues zu erschaffen. Probieren Sie es aus: Beginnen Sie mit einer Idee, wo Sie Ihre spontanen Eingebungen aufheben.

Damit müssten die 10 bis 15 Minuten verstrichen sein, die Sie für Ihre Konzentration und Ihren Beginn des Prozesses zum künftigen Finden genutzt haben. Machen Sie weiter.

Arbeitsraum

Lehnen Sie sich einmal kurz zurück und schauen Sie auf Ihren Arbeitsplatz. Ein gewohnter Anblick. Doch befinden sich vielleicht Dinge darauf, die dort nicht hingehören? Stapelt sich dort womöglich Papier und wachsen die Stapel? Bewegen Sie manchmal Ihre Papierstapel hin und her, um etwas zu finden? Liegen eventuell Vorgänge auf Ihrem Tisch ohne Kennzeichnung von Prioritäten und kommen Vorgänge durcheinander, wenn Sie Platz brauchen? Suchen Sie manchmal wichtige Unterlagen im letzten Moment zusammen und stellen fest, dass Sie nicht alle zur Hand haben?[2]

Stellen Sie sich vor, Sie kommen in Ihren Arbeitsraum und es ist aufgeräumt. Alles ist an seinem Platz und Sie können sofort mit dem beginnen, was Sie sich vorgenommen haben. Das ist ein Traum, den Sie selbst verwirklichen können, indem Sie mit ein klein wenig Organisation die Unordnung besiegen.

Widersprechen Sie nicht sofort, sondern halten Sie sich vor Augen, wie Sie sich immer wieder vor dem Aufräumen drücken: Sie holen sich Kaffee, Sie surfen im Internet, Sie plaudern mit anderen, Sie telefonieren privat … Das alles ist wichtig und angenehm und soll Ihnen erhalten bleiben – doch erst nachdem Sie etwas Ordnung gemacht haben: nachdem Sie ein Papier in den Ordner zurückgelegt haben, nachdem Sie eine E-Mail kurz beantwortet und archiviert haben, nachdem Sie sich von drei Kleinigkeiten getrennt haben, die Sie sowieso noch nie benutzt haben. Wenn Sie das tun – und Ihre benutzte Kaffeetasse mitnehmen –, können Sie sich mit gutem Gewissen ein Päuschen gönnen.

Empfinden Sie als zu viel, was so alles am Tag auf Sie zukommt: Anrufe, E-Mails, Briefe, Termine, Besprechungen, Routine, Konflikte, Sorgen, Änderungen, Aufgaben, Probleme … Und schieben Sie einiges davon, was nicht so dringlich erscheint, beiseite mit der Absicht, es später zu erledigen – wohl wissend, es wird wahrscheinlich liegenbleiben? Dann nehmen Sie sich eine halbe Stunde Zeit und sortieren Sie alles, was sich so angesammelt hat, in zwei Stapel: ein Stapel für die Vorgänge, die Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können, der andere Stapel für alles, was länger als fünf Minuten zum Bearbeiten braucht. Den Fünf-Minuten-Stapel fangen Sie dann an abzuarbeiten. Sie werden bemerken, nicht der Stress beherrscht Sie weiterhin, sondern Sie beherrschen jetzt den Stress.

Vielleicht gehören Sie zu den Menschen, die keine Zeit zum Aufräumen haben. Nie. Ihre Zeit ist auch sonst knapp. Sie sind immer in Eile. – Dann schnell: Investieren Sie 15 Minuten Ihrer Zeit und archivieren Sie E-Mails. Nur die wirklich wichtigen, die übrigen löschen Sie. Wenn die Viertelstunde um ist, legen Sie einen Termin fest für die nächste Aufräumaktion. Dann sind die Papiere in Ihrer Umgebung dran oder noch einmal Ihre E-Mails oder Ihre Dateien oder Ihre Fotos oder Ihre Apps.

Nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor, sonst verlieren Sie zu schnell die Lust. Eine Schublade, ein halber Stapel Papier, die unbearbeiteten E-Mails von einer Woche oder ein Teil eines Ordners können schon genug sein, um einen ersten Erfolg bemerken. Den Termin für den nächsten Schritt tragen Sie dann in Ihren Kalender ein. Und: Sie haben sich eine kleine Belohnung verdient, eine Tasse Tee oder ein kurzes privates Telefonat oder einen Scherz mit einer Kollegin oder einem Kollegen.

Ohne Sie bremsen zu wollen: Sie müssen jetzt nicht innerhalb weniger Tage alles Aufräumen nachholen, das Sie über lange Zeit vernachlässigt haben. Lassen Sie sich Zeit und schauen Sie, ob sich nicht alle ein bis zwei Tage eine Lücke in Ihren gewohnten Abläufen findet, in der Sie Ihr Aufräumen fortsetzen. Allmählich werden Sie ein Maß an Ordnung erreicht haben, das für Sie richtig ist. Außerdem gewöhnen Sie sich durch das häufigere Organisieren Ihrer Ordnung an den aufgeräumten Anblick und womöglich sogar daran, nach Gebrauch Dokumente, Notizen, Gegenstände und alles andere dort zu deponieren, wo sie hingehören.

Wenn Ihre Unordnung Ihnen oder anderen allzu sehr zuwider ist, planen Sie: Setzen Sie sich Ziele, bestimmen Sie Prioritäten und definieren Sie Aktivitäten, mit denen Sie Ihre Ziere erreichen. Wenn Sie zum Beispiel dem Inhalt Ihres Schreibtischs eine vernünftige Struktur geben wollten, wäre das ein Ziel. Sie könnten dann das Aufräumen der Schubladen in eine von Ihnen priorisierte Reihenfolge bringen. Aktiv werden können Sie sofort, indem Sie mit der Schublade, der Sie die höchste Priorität zugeordnet haben, beginnen.

Arbeitsplatz

Ein übersichtlicher Arbeitsplatz fördert die Konzentration: Alle nicht aktuellen digitalen und analogen Informationen haben einen überlegt gewählten Platz – in einer Datei, in der Wiedervorlage, in der Ablage. Auf die Arbeitsfläche vor Augen gehört immer nur ein Vorgang, auf Papier oder auf dem Monitor.

Für das Bearbeiten aller arbeitsrelevanten Vorgänge brauchen Sie ein praktikables und effizientes System, um sie ökonomisch zu erledigen. Mit drei einfachen Elementen haben Sie die Informationen auf Ihrem Schreibtisch im Griff:

• Mit der Vorlage für die Ordnung nach Priorität
• Mit der Wiedervorlage für die Ordnung nach Termin
• Mit der Ablage für die Ordnung zur Archivierung

Um Ihr System zu etablieren, räumen Sie zunächst alles Papier und alle Utensilien auf Ihrem Schreibtisch beiseite, bis außer den angeschlossenen Geräten, wie Telefon, Monitor, Tastatur und Drucker, nichts mehr auf Ihrem Schreibtisch steht oder liegt. Wenn Sie Rechtshänder sind, steht das Telefon links, damit Sie den Hörer mit der linken Hand nehmen und die rechte Hand zum Schreiben frei haben. Der Monitor steht vor Ihrem Sitzplatz und ist ergonomisch auf Ihre Bedürfnisse eingestellt. Der Drucker steht so, dass Sie Papiere leicht aus dem Ausgabeschacht entnehmen können.

Für Rechtshänder liegt rechts ein ausreichend großer Notizblock – DIN A5 oder DIN A4 – mit Ihrem Lieblingskugelschreiber. (Bei Linkshändern tauschen Telefon und Notizblock die Plätze.) Alle anderen Utensilien, wie Locher, Hefter, Schere, Stifte, Büroklammern und was Sie sonst noch immer wieder mal benutzen, bleiben zwar im Zugriff, doch sie verschwinden in der obersten Schublade Ihres Schreibtischs.

Da wohl die meisten Informationen, die Sie benötigen, auf dem Monitor aufrufbar sind, ist Ihr Schreibtisch für das Arbeiten bereit. Sollten Sie dennoch Informationen auf Papier zum Arbeiten brauchen, legen Sie ausschließlich solche Dokumente neben die Tastatur, die Sie für die aktuelle Bearbeitung als notwendig ansehen – keinesfalls irgendein anderes Papier, niemals.

Wenden Sie sich wieder den Papieren zu, die Sie weggelegt haben, um Ihren Schreibtisch freizuräumen, und sortieren Sie sie in zwei Stapel: ein Stapel für alles, was Sie heute noch erledigen wollen, der andere Stapel für alles, was Sie später bearbeiten.

Jetzt ordnen Sie den ersten Stapel nach Priorität: das Wichtigste und Dringlichste nach oben, das am wenigsten Wichtige und noch nicht Dringliche nach unten. Bitte achten Sie darauf, sich nur so viel für heute vorzunehmen, wie Sie realistischerweise auch bearbeiten können. Auch Notizen für Ihre Telefonate sind in diesem Stapel.

Wider die Priorität: Erledigen Sie zuerst … … was Ihnen gefällt vor dem, was Ihnen nicht gefällt, … was schnell geht vor dem, was lange braucht, … was leicht ist vor Schwerem, … was Sie schon können vor dem, was Ihnen neu ist, … was dringend ist vor Wichtigem, … was andere Ihnen auferlegt haben vor dem, was Sie selbst gewählt haben.

Den sortierten ersten Stapel könnten Sie in einen Postkorb legen, damit Sie permanent sehen, was Sie noch alles zu tun haben. Weniger Stress erzeugt, den Stapel in eine Vorlage- oder Unterschriftsmappe einzuordnen, in der Rangfolge Ihrer Prioritäten. Diese Mappe, in der jetzt Ihre Handakten liegen, legen Sie griffbereit zur Seite oder, sofern Sie nichts davon für erwartete Telefonate benötigen, in eine Schublade Ihres Schreibtischs.

Bevor Sie sich dem zweiten Stapel zuwenden, befassen Sie sich kurz mit Ordnern, Büchern, Nachschlagewerken und anderen umfangreichen Dokumenten, die Sie öfter heranziehen oder die Sie gerne um sich haben. Nicht auf Ihrem Schreibtisch, sondern daneben auf einem Sideboard oder in einem Regal finden sie ihren Platz.

Alle Informationen und Vorgänge, die Sie nicht heute, sondern erst später weiterbearbeiten können, oder für die andere etwas beizusteuern haben, sortieren Sie in die Wiedervorlage: Notizen und Dokumente für versprochene Lieferungen, für vereinbarte Telefonate, zu wichtigen Vorhaben, … Auch für die Wiedervorlage gibt es eine Mappe.

Eine Wiedervorlagemappe hat 31 Fächer zur tagesgenauen Zuordnung, eine andere Wiedervorlagemappe hat zwölf Fächer zur monatlichen Zuordnung. Reicht eine Mappe für die vielen Papiere Ihrer Wiedervorlage nicht aus, ergänzen Sie sie mit einer Hängeregistratur im Schreibtisch. Sobald die Wiedervorlagemappe gefüllt ist, verschwindet sie in einer Schreibtischschublade.

Als elektronische Wiedervorlage nutzen Sie das Programm, mit dem Sie Ihre E-Mails verwalten oder Ihren Dateimanager, indem Sie Dokumenten und E-Mails, gespeicherten Aufgaben und Notizen Termine zuweisen.

Ihre Wiedervorlage ergänzt Ihren Terminkalender. Für jeden eingegebenen Termin wird zu diesem Datum in der Mappe aufgehoben, was für ihn gebraucht wird. Unproduktives Suchen entfällt, nichts wird vergessen, Sie haben zur Hand, was Sie brauchen.

Jeden Morgen als erstes sortieren Sie die Dokumente aus dem Fach mit dem Tagesdatum Ihrer Wiedervorlage nach Priorität in Ihre Vorlagemappe, damit Sie wissen, was Sie sich für den Tag vorgenommen haben. Berücksichtigen Sie auch die Termine und zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails, Notizen, Dokumente und Aufgaben Ihres elektronischen Verwaltungsprogramms.

Auf Ihrem Rechner speichern Sie ausschließlich die bedeutsamen elektronischen Dokumente, also nur solche, die Sie auch später noch einmal verwenden wollen. Speicherort ist der Dateimanager, in dem beliebig Ordner und Unterordner angelegt und benannt werden können.

Obwohl der Dateimanager eine Suchfunktion hat, bietet sich an, die Ordner und Unterordner nach einer übersichtlichen, nachvollziehbaren und wirtschaftlichen Systematik anzulegen, wie sie auch für papierne Ordner gilt: nach einem Ablageplan. Sofern Ihr Unternehmen einen für alle Beschäftigten verbindlichen Ablageplan erstellt hat, richtet sich jeder danach, damit die elektronischen Dokumente unternehmensweit schnell zu finden sind.

Existiert kein verbindlicher Ablageplan, orientieren Sie sich an der Ordnung, die Sie für Ihre papiernen Akten festgelegt haben. Im Ergebnis ist der Dateimanager das Abbild der analogen Ordnerstruktur. Die Reihenfolge im Dateimanager muss nicht alphabetisch sein, sie lässt sich durch Nummerierung wunschgemäß durchsetzen. Ihr Dateimanager repräsentiert Ihren individuellen Ablageplan zur Anleitung für das schnelle Finden von Informationen.

Ob verbindlich für alle oder individuell: Der Ablageplan gilt auch für die Systematik Ihrer Ordner für die papiernen Dokumente, es sei denn, Sie scannen sämtliche Informationen und arbeiten ausschließlich am Bildschirm.

Register in Ordnern behandeln Sie wie Unterordner im Dateimanager. Nicht allein hübsch, sondern hilfreich zur Orientierung beim Finden sind farbige Ordnerrücken, sofern die Farben die Struktur des Ablageplans signalisieren.

Ordner, die Sie manchmal benötigen, stellen Sie in Ihrem Arbeitsraum in einen Schrank oder ein Regal – ansonsten verschwinden sie im Archiv.

Informationsverarbeitung

Ihr Arbeitsraum und Ihr Arbeitsplatz können so aufgeräumt sein, wie Sie wollen, immer wieder kommen Informationen, Aufgaben, Aufträge per Telefon, E-Mail oder Post zu Ihnen. Alles landet auf Ihrem virtuellen oder realen Schreibtisch und will erledigt werden. Am besten heute noch. Mit der Menge der eintreffenden Informationen steigt die Gefahr, dass sich wieder Unordnung einschleicht. – Bewahren Sie Ruhe und gehen Sie systematisch vor:

Ihre erste Frage ist stets:
Wen betrifft die Information? – Ist die Information für Sie bestimmt oder ist die Information für jemand anderen bestimmt?

Fühlen Sie sich angesprochen, entscheiden Sie als nächstes:
Wie wichtig ist die Information? – Ist die Information wirklich wichtig oder ist die Information weniger wichtig?

Fühlen Sie sich nicht angesprochen, beurteilen Sie den Wert der Information:
Wie nützlich ist die Information für andere? – Für wen ist die Information nützlich oder ist die Information für andere wertlos?

Kennen Sie eine Person, für die die Information wohl hilfreich ist, leiten Sie die Information sofort an sie weiter. Haben Sie keine Vorstellung, wer mit der Information etwas Nützliches anfangen kann, entsorgen Sie die Information oder löschen sie und vergessen Sie sie.

Wenn Sie eine Vorstellung haben, wie wichtig die Information für Sie ist, kalkulieren Sie den Aufwand:
Wie viel Ihrer Zeit und Energie benötigt das Erledigen? – Braucht das Bearbeiten viel Aufwand oder braucht das Bearbeiten wenig Aufwand?

Ist der Aufwand zum Erledigen gering, bearbeiten Sie die Information sofort, egal ob sie sehr oder nur weniger wichtig für Sie ist. Ist die Information für Sie weniger wichtig, doch ihre Bearbeitung wäre für Sie aufwändig, entsorgen Sie sie oder löschen sie und vergessen Sie sie.

Ist die Information für Sie wirklich wichtig, doch mit hohem Aufwand verbunden, taxieren Sie, wie dringend die Bearbeitung ist:
Wie dringlich ist das Bearbeiten der Information? – Eilt die Bearbeitung oder hat die Bearbeitung Zeit?

Kann das Erledigen der Information warten, legen Sie sie auf Wiedervorlage. Muss nach Ihrer Einschätzung die Information sofort bearbeitet werden, erledigen Sie sie.

Für jede ankommende Informationen haben Sie einen Entscheidungsprozess für die Bearbeitung. Sie leiten die Information weiter, legen sie auf Termin, bearbeiten sie oder Sie vergessen sie. So sparen Sie Zeit und Nerven.

Es ist nicht genug zu wissen, man muss auch anwenden; es ist nicht genug zu wollen, man muss auch tun.[3]

Was Sie an Ordnung realisiert haben, indem Sie Struktur, Organisation und System in Ihre Arbeit gebracht haben, das können Sie auch in Ihre privaten Angelegenheiten übertragen. Sie können sich das Leben dort ebenfalls erleichtern, indem Sie immer und wieder aufräumen. Die Menschen in Ihrem Umfeld werden es Ihnen danken.

Quellen

[1] Nach: John Howe
[2] Frank Döttling. Von der Idee zur Tat
[3] Johann Wolfgang Goethe