Im passenden Stil, in prägnanten Sätzen, mit freundlichen Wörtern

Treffend schreiben ist leichter gesagt als getan. Was für den einen der passende Stil ist, scheint für einen anderen zu blumig und für einen Dritten zu trocken formuliert. Für alle Menschen adäquat zu schreiben, wird wohl niemandem gelingen. Welche Chance hat der Schreiber also? Auch ohne in die Tiefen der literarischen Rhetorik zu versinken, können ein paar erprobte Prinzipien helfen, sich selbst das Schreiben zu erleichtern – und den Lesern das Lesen.

Zunächst nützt, die eigenen Gedanken zu sortieren, denn „man kann nur klar ausdrücken, was man vorher klar durchdacht hat“[1]. Und was für das Denken gilt, bedeutet für das Schreiben: Die Sprache sei kurz und knapp, kompakt und klar.

Diese alliterative Forderung dient auch, etwas konkreter, als Rezept für das Schreiben: Man nehme so viele Worte wie nötig und so wenige Worte wie möglich.

So einfach ist das also mit dem treffenden Schreiben: Alles weglassen, was nicht wichtig ist, und nur die notwendigsten Worte verwenden. – Sprachwissenschaftler mögen diskutieren, ob solcher Anspruch auch für das Produzieren literarischer Kunstwerke Buddenbrookscher Prägung gilt, jedenfalls erfordert er einen geschärften Blick für Inhalt und Sprache.

Welche Inhalte für die schriftliche Kommunikation wesentlich sind, bestimmt zum einen die Absicht des Schreibers sowie zum anderen die Absicht des Lesers. Die Aufgabe für den Schreiber lautet also, die Inhalte zu wählen, die er selbst als wichtig ansieht und die der Leser, an den sich sein Text richtet, als wichtig und angemessen wertet. Schließlich heißt schreiben nicht nur, die eigenen Gedanken zu formulieren, sondern auch die Worte an jemanden zu richten, der mit ihnen etwas anfangen können soll.[2]

Mit dem Austarieren der Inhalte auf die Wünsche und Vorstellungen von Schreiber und Leser gelingt bereits ein wesentlicher Schritt zum treffenden Schreiben, weil die Inhalte auf die an der Kommunikation Beteiligten ausgerichtet sind. Die Inhalte brauchen bloß noch in angemessenen Stil, verständliche Sätze und präzise Worte gebracht zu werden.

Passender Stil

Wenn Sie Texte schreiben, die gelesen werden sollen, wählen Sie einen Schreibstil, der den Gewohnheiten und den Ansprüchen Ihrer Leser entspricht.

Hilfreich ist oft, sich den oder die Leser vorzustellen, wie sie gerade Ihren Text lesen. Je nach Textsorte wählen Sie dann den passenden Stil. Etwa Anleitungen, Mails oder Briefe schreiben nicht aus Ihrer Sicht, sondern aus der Sicht des Lesers. Sie formulieren solche Texte im Sie-Stil und stellen den Leser als Subjekt in das Zentrum Ihrer Informationen, zum Beispiel:

• Statt „Ich sende Ihnen die Broschüre.“ leserorientierter „Sie erhalten die Broschüre.“
• Statt „Ich erwarte Ihr Dokument.“ leserorientierter „Bitte senden Sie das Dokument.“
• Statt „Ich mache Sie auf die Änderungen aufmerksam.“ leserorientierter „Beachten Sie bitte die Änderungen.“

Um Erfolg zu haben, muss man den Standpunkt des anderen einnehmen und die Dinge mit seinen Augen betrachten.[3]

Sicher ist der Sie-Stil nicht für alle Gelegenheiten angemessen, auch in der Korrespondenz nicht. Wenn Sie etwa Sachverhalte bewerten oder Gefühle ausdrücken, vermitteln Sie Ihre Würdigung im Ich-Stil, zum Beispiel:

• „Auf unser Gespräch freue ich mich.“
• „Zu Ihrem Examen gratuliere ich Ihnen.“
• „Ihren Brief habe ich gerne gelesen.“

Auch wenn Sie Ihrem Leser vermitteln, was Sie getan haben, tun oder tun werden, ist der Ich-Stil angemessen, zum Beispiel:

• „Gestern habe ich Frau Porens gesprochen.“
• „Zum Mittagessen lade ich Sie ein.“
• „Ich komme gerne zu Ihnen.“

In einer nächsten Situation oder in einem anderen Text wollen Sie vielleicht Gemeinsamkeiten mit Ihrem Leser hervorheben, etwa um seine Sympathie zu gewinnen. Dafür eignet sich der Wir-Stil, zum Beispiel:

• „In unserem Gespräch werden wir sicher viel Neues voneinander erfahren.“
• „Bei unserem nächsten Telefonat werden wir das Thema sicher schnell klären können.“
• „Wir treffen uns am nächsten Dienstag um 9 Uhr bei Ihnen.“

Im Wir-Stil steckt jedoch eine Gefahr: Das Wir bedarf der Interpretation, wen es meint. Es könnte sich etwa auf eine Organisation oder ein Unternehmen beziehen, zum Beispiel:

• „Wir haben ein neues Produkt entwickelt.“
• „Die Rücknahme garantieren wir zwei Jahre lang.“
• „Wir haben unsere Geschäftsbedingungen geändert.“

Das Wir könnte auch heißen: meine Kollegen und ich, zum Beispiel:

• „Wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden.“
• „Ihren Vorschlag haben wir geprüft.“
• „Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme.“

In der gesprochenen Kommunikation könnte das Wir auch „Sie“ heißen und würde dann Distanz oder gar Überheblichkeit ausdrücken, zum Beispiel:

• „Wie geht es uns heute?“ statt „Wie geht es Ihnen heute?“
• „Wir wollen uns doch an die Vereinbarung halten.“ statt „Sie sollen sich an die Vereinbarung halten.“
• „Wir brauchen nur den Einschaltknopf zu drücken.“ statt „Sie brauchen nur den Einschaltknopf zu drücken.“

Der Wir-Stil vermittelt, was Sie ausdrücken wollen, wenn aus dem Kontext, aus dem Zusammenhang Ihres Textes, hervorgeht, wer mit dem Wir gemeint ist.

Wenn Sie Sachverhalte ohne Bezug auf Menschen darstellen wollen, etwa um Allgemeingültigkeit zu zeigen oder Diskussionen um Verantwortung zu vermeiden, nehmen Sie den neutralen Stil, der einen Gegenstand oder Vorgang zum Subjekt macht. Von Ihnen als Autor des Textes oder von anderen Personen ist beim neutralen Stil nicht die Rede, zum Beispiel:

• „Die Sendung hat das Lager verlassen.“
• „Das Buch kostet 39 Euro.“
• „Das Tor schließt automatisch.“

Eine weitere Möglichkeit, handelnde Personen nicht zu nennen, bietet der passive Stil, der allerdings sehr distanziert, bürokratisch oder gar hoheitlich wirken kann, zum Beispiel:

• „Ein Konzept soll erarbeitet werden.“
• „Die Beseitigung des Abfalls wurde veranlasst.“
• „Das Unternehmen wird mit der Instandsetzung des Gebäudes beauftragt.“

Sehr viel ansprechender und informativer als der passive wirkt der aktive Stil, der deutlich nennt, wer wie handelt, gehandelt hat oder handeln soll, zum Beispiel:

• „Bitte erarbeiten Sie ein Konzept.“
• „Wir haben den Abfall beseitigen lassen.“
• „Das Unternehmen erhält den Auftrag, das Gebäude instand zu setzen.“

Bei indirekter Rede, Wünschen oder Aufforderungen, bei irrealen Vergleichen, Bedingungen und Zweifeln ist der indirekte Stil im grammatischen Konjunktiv angebracht, zum Beispiel:

• „Er behauptete, er arbeite zwölf Stunden am Tag.“
• „Er erklärte, er hätte gearbeitet.“
• „Möge die Macht mit dir sein.“

„Wenn die Haifische Menschen wären“, fragte Herrn K. die kleine Tochter seiner Wirtin, „wären sie dann netter zu den kleinen Fischen?“[4]

Im indirekten Stil nehmen Sie den Konjunktiv mit „würde“, um Zukünftiges zu kennzeichnen oder um Verwechslungen mit dem Imperfekt, der einfachen Vergangenheit,  zu vermeiden oder um veraltete Konjunktivformen zu umgehen, zum Beispiel:

• Statt „Es sah aus, als ob Regen kommen werde.“ gefälliger „Es sah aus, als ob Regen kommen würde.“
• Statt „Er sagte, er arbeitete.“ gefälliger „Er sagte, er würde arbeiten.“
• Statt „Sie versprach, sie hülfe.“ gefälliger „Sie versprach, sie würde helfen.“

Mündlich werden höfliche Floskeln zwar oft in den Konjunktiv gekleidet, doch im Schriftlichen wirkt der direkte Stil im grammatischen Indikativ weitaus klarer, meist auch professioneller und aussagekräftiger, zum Beispiel:

• Statt „Würden Sie mich anrufen?“ direkter „Bitte rufen Sie mich an.“
• Statt „Wäre es Ihnen möglich, etwas früher zu kommen?“ direkter „Können Sie bitte etwas früher kommen?“
• Statt „Über Ihren Besuch würde ich mich freuen.“ direkter „Wenn Sie kommen, freue ich mich.“ oder „Auf Ihren Besuch freue ich mich.“

Wenn Sie Anleitungen, Rezepte, Vorgaben oder damit vergleichbare Texte schreiben, vermitteln Sie Ihren Lesern eindeutig, wie sie sich verhalten sollen oder gar müssen, und Sie nutzen den appellativen Stil im Imperativ, in der Befehlsform. Bitte vergessen Sie dabei nicht das Wörtchen „bitte“, zum Beispiel:

• Statt „Die Mehrwertsteuer ist hinzuzurechnen.“ freundlicher „Bitte addieren Sie die Mehrwertsteuer.“
• Statt „Den Anordnungen ist Folge zu leisten.“ freundlicher „Beachten Sie bitte die Vorschriften.“
• Statt „Stets die Nummer angeben.“ freundlicher „Bitte nennen Sie Ihre Nummer.“

Mit dem affirmativen Stil erläutern Sie Ihren Lesern, wie eine Lösung aussehen kann. Das ist konstruktiver als Ihrem Leser zu vermitteln, was er nicht tun soll oder was nicht funktioniert oder wie etwas nicht erledigt werden kann, zum Beispiel:

• Statt „Piste verlassen verboten“ konstruktiver „Bitte bleiben Sie auf der Piste.“
• Statt „Ihre Unterlagen waren leider unvollständig.“ konstruktiver „Bitte mailen Sie noch Ihr Abschlusszeugnis.“
• Statt „Wenn Sie nicht bezahlen, werden wir das Inkasso professionell eintreiben lassen.“ konstruktiver „Wenn Sie bis 15. Mai bezahlen, vermeiden Sie zusätzliche Ausgaben für das Inkasso.“

Zum affirmativen Stil gehört auch das Vermeiden doppelter Verneinungen, die Sie auch positiv ausdrücken können, zum Beispiel:

• Statt „Wenn Sie nicht kommen, werden wir keine Lösung finden.“ positiver „Wenn Sie kommen, können wir eine Lösung finden.“
• Statt „Da noch Informationen fehlen, können wir nicht weiterarbeiten.“ positiver „Sobald wir die Informationen haben, arbeiten wir weiter.“
• Statt „Wenn Sie zu Hause bleiben, verpassen Sie die Chance.“ positiver „Kommen Sie und nutzen Sie Ihre Chance.“

Für welchen Stil auch immer Sie sich beim Schreiben entscheiden, Ihr Text wird mit der Wortwahl stets auch eine Stilebene vermitteln, die zum Inhalt, zu Ihnen und zu Ihren Lesern passen soll.

Stilebenen[5] Dichterischer Stil Feierliche, oft altertümliche Ausdrucksweise, zum Beispiel: „Gefilde“, „Lenz“, „Blütenkunst“ Gehobener Stil Gepflegte, nicht alltägliche Ausdrucksweise, die in der gesprochenen Sprache gespreizt wirkt, zum Beispiel: „Anbeginn“, „Bürde“, „sich befleißigen“ Bildungssprachlicher Stil Gewisse Kenntnis voraussetzende Ausdrucksweise mit Fremdwörtern, die weder einer besonderen Fachsprache noch der Umgangssprache angehören – zum Beispiel: „analog“, „kollidieren“, „Kompetenz“ Amtsdeutsch Behördliche, steife und offizielle Ausdrucksweise, zum Beispiel: „abschlägig“, „anbei“, „gemäß“ Papierdeutsch Gewöhnlich aufgeblähte oder umständliche Ausdrucksweise, zum Beispiel: „unter Bezugnahme auf“, „in Verlust geraten“, „in Wegfall kommen“, „verantwortlicher Inverkehrbringer“ Familiärer Stil Vertrauliche Ausdrucksweise, zum Beispiel: „ein Schläfchen machen“, „wie ein Spatz essen“, „ein Knöllchen bekommen“ Umgangssprachlicher Stil Ungezwungene, anschauliche und gefühlsbetonte Ausdrucksweise – zum Beispiel: „kriegen“, „eine Meise haben“, „cool“ Derber Stil Ungepflegte, grobe und gewöhnliche Ausdrucksweise – zum Beispiel: „sich besaufen“, „kotzen“, „die Schnauze halten“, „verarschen“

Ihre Entscheidung für eine Stilebene, einen Schreibstil oder für eine Kombination aus verschiedenen Schreibstilen und -ebenen bedeutet nicht, sich beim Formulieren sklavisch daran halten zu müssen. Vornehmlich bei längeren Texten mit unterschiedlichen Aspekten bringt das stilistische Variieren für den Leser Abwechslung, was ihm erleichtern kann, mit Interesse weiterzulesen oder gar ihm ermöglicht, mehr Informationen des Textes im Gedächtnis zu behalten.

Wenn Sie wissen, was und wie Sie schreiben wollen, gliedern[6] Sie Ihre Informationen, falls das noch nicht geschehen ist. Die Reihenfolge, in der Sie Ihre Inhalte dann Ihren Lesern vermitteln, ist nicht beliebig, sondern richtet sich nach der Chronologie der Ereignisse oder nach der Wichtigkeit, die Sie für sie sehen: Sie teilen sie ein in A-, B- und C-Prioritäten. Entsprechend Ihrer Rangfolge behandeln Sie im Hauptteil Ihres Textes die Sachverhalte in der Reihenfolge B–C–A, damit Ihr Leser sich behält, was Ihnen wichtig ist.

Die Position einer Information im Text beeinflusst das Behalten: Kann der Leser Informationen am Textbeginn noch gut behalten, sinkt seine Behaltensleistung anschließend dramatisch ab, steigt jedoch zum Ende des Textes wieder deutlich an, sogar über die Behaltensleistung der Anfangsinformationen.

Nach Ihrer Wahl der Inhalte, des Stils und der Stilebene sowie der Reihenfolge der Informationen beginnen Sie mit dem Schreiben.

Prägnante Sätze

Sie erleichtern sich das Schreiben und Ihren Lesern das Lesen, wenn Sie kurze Sätze formulieren, zum Beispiel:

• Statt „Sie dürfen versichert sein, dass uns sehr daran gelegen ist, dafür Sorge zu tragen dass ein Wiederholungsfall nicht eintritt.“ besser „Das soll sich nicht wiederholen.“
• Statt „Die uns leihweise überlassenen Unterlagen geben wir Ihnen beiliegend zurück.“ besser „Ihre Dokumente erhalten Sie heute zurück.“
• Statt: „Es ist meine Absicht, Ihnen die von unserem Verein betriebene Stadtinformation vor dem Einkaufszentrum vorzustellen und auch Informationen über die anstehende grundlegende Umbaumaßnahme des mit der Inbetriebnahme der neuen Stadtinformation nunmehr schwerpunktmäßig als kulturelle Servicestelle und Ticket-Center fungierenden Infostandes vor dem Einkaufszentrum zu geben.“ besser „Der neue Infostand vor dem Einkaufszentrum wird Ihre kulturelle Service-Stelle und Ihr Ticket-Center. Von unserem Verein erfahren Sie alles über den Umbau.“

Mit der Kürze steigt die Chance auf klare Sätze ohne unnötige Verschachtelungen, vor allem wenn Subjekt und Prädikat nahe beieinander stehen, zum Beispiel:

• Statt „Einkaufsmöglichkeiten sind in einem nahe gelegenen Einkaufszentrum, das mit einem angemessenen Branchenmix ausgestattet ist, gegeben.“ besser: „Einkaufen können die Mieter im nahe gelegenen Einkaufszentrum. Dort finden sie viele verschiedene Läden des Einzelhandels.“
• Statt „Es kommt auf den einzelnen Fall, der genau geprüft werden muss, damit man ihn beurteilen kann, an.“ besser „Jeden Fall prüfen wir individuell.“
• Statt „Es hat sich ergeben, dass die genannten Berichte nur einen kurzen, informatorischen Charakter besitzen sollen und, bedingt durch die Kürze der notwendigen Abhandlungen, ausführliche detaillierte Angaben über gemachte Erfahrungen usw. nicht erfolgen können.“ besser „Bitte schreiben Sie Ihre Berichte so kurz wie möglich.“

In Ihren Satzkonstruktionen findet sich wieder, was Sie als wichtig ansehen,. Denn wichtige Inhalte verlegen Sie nicht in Nebensätze, sondern behandeln Sie in Hauptsätzen. So vermitteln Sie die Wichtigkeit und erleichtern das Behalten beim Lesen, zum Beispiel:

• Statt „Erfreulicherweise war es machbar, dass der Schaden behoben wurde.“ besser „Der Schaden ist jetzt behoben. Das freut mich sehr.“
• Statt „Wir erlauben uns, Sie auf unsere günstigen Konditionen hinzuweisen.“ besser „Unsere Konditionen sind sehr günstig.“
• Statt „Wir hoffen, unser Angebot überzeugt Sie.“ besser „Unser Angebot wird Sie überzeugen.“

Um Ihre Sätze nicht zu überladen, vermeiden Sie überhaupt überflüssige Satzeinleitungen wie:

• „Wir möchten Sie darauf hinweisen, ….“
• „Unsere Erfahrung ist, ….“
• „Gern nehmen wir zur Kenntnis, ….“

Ein Signal für eine möglicherweise zu umständliche Satzkonstruktion, in dem die Hauptinformation wahrscheinlich im Nebensatz steht, ist die Konjunktion „dass“. Sie legt nahe, den Satz zu variieren, zum Beispiel:

• Statt „Zu unserem Bedauern müssen wir Ihnen mitteilen, dass der Betrag noch nicht bei uns eingegangen ist.“ verständlicher „Den Betrag haben wir noch nicht erhalten.“
• Statt „Es trifft zu, dass in meinem Schreiben keine Aussagen gegenüber dem Inhaber in Bezug auf Auflagen enthalten sind.“ verständlicher „Für den Inhaber nennt mein Brief keine Auflagen.“
• Statt „Es kann damit gerechnet werden, dass die Sache nach erfolgter Vorlage der Nachweise Fortgang erhält.“ verständlicher: „Sobald Sie den Sachverhalt nachgewiesen haben, setzen wir das Verfahren fort.“

Ob mit Sie oder ohne Nebensatz Ihre wesentlichen Informationen in Hauptsätze packen, zusätzlich können Sie mit der Reihenfolge der Inhalte die Behaltensleistung Ihrer Leser steuern, die sich bei positiven Inhalten immer besonders freuen, wenn von ihnen die Rede ist. Das Wesentliche stellen Sie an den Satzanfang und signalisieren so Ihre Prioritäten, zum Beispiel:

• Statt „Wir prüfen Ihr Angebot.“ angenehmer „Ihr Angebot prüfen wir.“
• Statt „Ich zeige Ihnen die Vorteile.“ angenehmer „Sie sehen die Vorteile.“
• Statt „In diesem Zusammenhang weisen wir auf die nächste Tilgungsfälligkeit hin.“ angenehmer „Ihre nächste Tilgungsrate überweisen Sie bitte zum 15. Oktober.“

Wenn Sie kurz und knapp, kompakt und klar schreiben wollen, nehmen Sie für jede Information mindestens einen Satz, nicht umgekehrt, zum Beispiel:

• Statt „Denken Sie, wie schön der Krieger, der die Botschaft, die den Sieg, den die Athener bei Marathon, obwohl sie in der Minderheit waren, erfochten hatten, verkündete, nach Athen brachte, starb.“ besser „Denken Sie, wie schön der Krieger starb, als er die Botschaft vom Sieg nach Athen brachte. Die Athener hatten ihn bei Marathon erfochten, obwohl sie in der Minderheit gewesen waren.“
• Statt „Gestern Abend gegen 19 Uhr habe ich Herrn Morens, den Prokuristen der Firma Parens & Co. in Dortmund, im Speisewagen des ICE Rheingold, zwischen Bonn und Köln, getroffen.“ besser „Gestern, gegen 19 Uhr, führ ich im ICE Rheingold von Bonn nach Köln. Im Speisewagen traf ich Herrn Morens, den Prokuristen der Firma Parens & Co. in Dortmund.“
• Statt „Wir Deutschen können, auch im Interesse unserer Verhandlungsposition, von unseren Verbündeten nicht verlangen, dass sie in einer Frage, in der unser Schicksal so auf dem Spiel steht wie das ihre, für uns Mehrleistungen auf dem Gebiet der Verteidigung erbringen, während wir uns daran nicht beteiligen.“ besser „Wir Deutschen können von unseren Verbündeten nicht verlangen, mehr für de Verteidigung aufzubringen, während wir uns nicht daran beteiligen. Das gilt auch im Interesse unserer Verhandlungsposition in einer Frage, in der unser Schicksal so auf dem Spiel steht.“

Jeder Satz sei Träger eines einzelnen Gedankens. Wenn wir also zwei oder mehrere Sätze ineinander schachteln, liefern wir eine sprachliche Unverschämtheit ab. Kein Mensch kann zwei Gedanken auf einmal denken, warum zwingt man ihn, zwei Gedanken auf einmal wahrzunehmen?[7]

Nach einem Satz kommt ein Punkt. Muss das immer so sein? Wenn Sie an geeigneten Stellen auch mal andere Satzzeichen setzen als Punkt und Komma – etwa Doppelpunkte, Gedankenstriche, Semikolons – lockern Sie Ihre Texte auf, zum Beispiel:

• Statt „Er sagte, das Auto sei um die Ecke gefahren.“ variationsreicher „Er sagte: ‚Das Auto fuhr um die Ecke.‘“
• Statt „Sie fragten nach einer Möglichkeit.“ variationsreicher „Welche Möglichkeit haben Sie?“
• Statt „Ich bedanke mich für Ihre Erläuterungen.“ variationsreicher „Ihre Informationen haben mir weitergeholfen. Vielen Dank!“

Freundliche Wörter

Prägnante Sätze erzielen die gewünschte Wirkung erst mit freundlichen Wörtern, die das Gemeinte transportieren und dadurch zu wirksamen Worten werden.

Freundliche Wörter werden zu wirkungsvollen Worten.

Substantive vermitteln Fakten, Daten und statische Informationen. Allerdings wirken sie auch statisch, vor allem wenn zu viele von ihnen im Satz auftauchen. Wenn Sie merken, beim Schreiben haben sich mehrere Substantive wie von selbst aneinandergereiht, halten Sie kurz inne und prüfen, ob Sie nicht aus dem einen oder anderen Substantiv ein Verb formulieren können, zum Beispiel:

• Statt „Inanspruchnahme“ lebhafter „beanspruchen“
• Statt „Außerachtlassung“ lebhafter „vernachlässigen“
• Statt „Abbausituation“ lebhafter „abbauen“

Nach Aushebung einer Vertiefung liegt auch für den Urheber ein Sturz im Bereich des Möglichen.

Wer anderen eine Grube gräbt, fällt selbst hinein.

Während Substantive einen Text schwerfälliger und schwerer verständlich machen, geben Verben den Sätzen Dynamik und machen sie leichter verständlich, zum Beispiel:

• Statt „Der Ausgleich der Forderung ist noch vorzunehmen.“ dynamischer „Bitte bezahlen Sie.“ oder „Ich überweise noch heute.“
• „Statt „Wir bringen unseren Dank für die Zusendung zum Ausdruck.“ dynamischer „Für das Paket danke ich Ihnen.“ oder nur „Vielen Dank für das Paket.“
• Statt „Dort kann die Ausfüllung des Antrags erfolgen.“ dynamischer „Bitte füllen Sie dort den Antrag aus.“

Nach erfolgter Ankunft und Besichtigung der Verhältnisse war mir nur die Erringung des Sieges möglich.

Ich kam, sah und siegte.

Manche deutsche Verben zerfallen beim Konjugieren in zwei Teile, zwischen die sich leicht andere Satzteile hineinschieben. Damit der Satz übersichtlich bleibt, stellen Sie die beiden Verbteile möglichst nahe beieinander, womit Sie den Satz entklammern, zum Beispiel:

• Statt „Wir laden Sie zu unserem Treffen am 22. Dezember in den Kronberger Zoo ein.“ besser „Wir laden Sie ein zu unserem Treffen am 22. Dezember im Kronberger Zoo.“ oder „Wir laden Sie zu unserem Treffen ein: am 22. Dezember im Kronberger Zoo.“
• Statt „Der Chef rügte seinen Mitarbeiter, der einen gravierenden Fehler gemacht hatte, der schwer auszubügeln war, aus.“ besser „Die Führungskraft kritisierte den Mitarbeiter, denn dessen Fehler war nur schwer zu korrigieren.“
• Statt „Das Gericht sieht diesmal noch von der Verhängung einer Geldstrafe, die vom Staatsanwalt gefordert war, ab.“ besser „Das Gericht verhängt keine Geldstrafe, obwohl der Staatsanwalt sie gefordert hatte.“

Modalverben brauchen Sie, um im Satz ein besonderes Verhältnis zwischen Subjekt und Prädikat auszudrücken, etwa für einen Wunsch oder einen Zwang. Doch Modalverben können auch den Inhalt verwässern und die Satzlänge unnötig erweitern. Sie brauchen kein Modalverb, wenn Sie nur eine einfache Aussage vermitteln wollen, zum Beispiel:

• Statt „Wir dürfen Ihnen mitteilen, dass Ihre Bewerbung bei uns eingegangen ist.“ einfacher „Ihre Bewerbung haben wir erhalten.“
• Statt: „Zunächst möchten wir uns für die Aufforderung zur obigen Angebotsabgabe bedanken.“ einfacher „Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Angebot.“
• Statt „Wir möchten Sie erneut fragen, ob Sie noch Interesse haben.“ einfacher „Deshalb noch einmal unsere Frage: Haben Sie noch Interesse?“

Wenn Sie nicht gerade im Amts- oder Papierdeutsch schreiben wollen, vermeiden Sie Begriffe, die veraltet sind, und ersetzen sie durch gebräuchlichere Wendungen. Verstaubte Wörter erkennen Sie, weil Sie sie gesprochen wohl kaum hören, zum Beispiel:

• Statt „Beiliegend sende ich ihnen die Unterlagen.“ flotter „Mit diesem Brief erhalten Sie Ihre Dokumente.“
• Statt „Ihrem Auftrag entgegensehend verbleibt der Unterzeichner mit freundlichen Grüßen.“ flotter „Ich freue mich auf Ihren Auftrag. Freundliche Grüße“
• Statt „Die Inaugenscheinnahme des Schadens erfolgte in unserem Hause.“ flotter „Den Schaden haben wir uns angesehen.“

Auch wenn die deutsche Sprache erlaubt, beliebig viele Nomen aneinanderzureihen und daraus ein neues Wort zu kreieren, sind die Ergebnisse manchmal alles andere als leicht zu lesen. Meist können Sie solche monströsen Komposita auseinandernehmen, zum Beispiel:

• Statt „Wasserversorgungsunternehmen“ (28 Buchstaben) besser „Unternehmen für die Wasserversorgung“
• Statt „Kraftfahrzeughaftpflichtversicherung“ (36 Buchstaben) besser „Haftpflicht­versicherung für Kraftfahrzeuge“ oder „Versicherung zur Haftpflicht für Kraft­fahrzeuge“
• Statt „Finanzdienstleistungskonzernabhängigkeit“ (40 Buchstaben) besser „Abhängigkeit von Konzernen der Finanzdienstleistung“ oder „Abhängigkeit von Finanzdienstleistern“

In einigen Texten helfen Fachbegriffe, Sachverhalte zu präzisieren, allerdings nur wenn auch die Leser die Begriffe kennen. Wenn Sie Fachtermini in Texten für Laien gebrauchen, erläutern Sie die Begriffe kurz, zum Beispiel:

• „Abtretungserklärung, also die Zustimmung zur Auszahlung an Dritte“
• „Controlling, also das interne Rechnungswesen“
• „Bürgschaft, also eine Sicherheit eines Dritten“

Auch Fremdwörter können die schriftliche Verständigung präzisieren, sofern ihre Bedeutung allgemein bekannt ist. Sind Fremdwort und deutsches Wort gleichbedeutend, ist das deutsche Wort oft die bessere Wahl, zum Beispiel:

• Statt „Level“ eher „Ebene“ oder „Grad“
• Statt „interimistische Lösung“ eher „Zwischenlösung“
• Statt „nur nominell“ eher „nur dem Namen nach“ oder „angeblich“

Manchmal suchen Schreibende das treffende Wort, doch finden es nicht und behelfen sich mit einem ähnlichen Begriff, den sie dann in Anführungsstriche setzen. Kompetenter wirkt, das treffende Wort zu nehmen, auch wenn die Suche Zeit beansprucht, zum Beispiel:

• Statt „‚mundgerecht‘“ versierter „passend“ oder „angemessen“
• Statt „‚Ersatzperson‘“ versierter „anderer Kollege“ oder „Kollegin“
• Statt „‚verunfalltes‘ Opfer“ versierter „Opfer des Unfalls“

Wenn Sie schreiben, sprechen Sie Leser an. Von unpersönlichen Floskeln fühlen sich Leser nicht angesprochen. Deshalb nehmen Sie besser freundliche Worte, zum Beispiel:

• Statt: „Ihr Schreiben haben wir erhalten.“ gefälliger: „Vielen Dank für Ihre freundliche E-Mail.“
• Statt: „Das Dokument ist beigefügt.“ gefälliger: „Das Dokument erhalten Sie mit dieser Mail.“
• Statt: „im Rahmen der Feierlichkeit“ gefälliger „bei der Feier“

In kurzen Texten kein Problem, in längeren schon eher: sich wiederholende Begriffe mit verschiedenen Wörtern beschreiben, mit Synonymen. Die moderne Textverarbeitung bietet dafür einen Thesaurus, bei Microsoft Word [] + [f7]. Nutzen Sie die Vielfalt der Sprache, zum Beispiel:

• Statt „machen“ abwechslungsreicher „gestalten“ oder „schaffen“ oder „bauen“
• Statt „Anliegen“ abwechslungsreicher „Frage“ oder „Thema“, oder „Wunsch“
• Statt „interessant“ abwechslungsreicher „faszinierend“ oder „detailliert“ oder „informativ“

Partizipien wirken gern etwas behäbig, wenig dynamisch. Prüfen Sie deshalb, ob Sie nicht eine andere Form für die Mittelwörter finden, zum Beispiel:

• Statt „umgehend“ lebhafter „rasch“, „schnell“, „sofort“ oder „bis …“
• Statt „lautend“ lebhafter „der Begriff heißt“
• Statt „Ihre gemachten Angaben“ lebhafter „Ihre detailreichen Informationen“

Adjektive bereichern Texte. Sie können sie attributiv oder adverbial verwenden. Damit sie den Substantiven oder Verben, auf die sie sich beziehen, keinen Akzent geben, den Sie nicht wünschen, wählen Sie Adjektive überlegt aus, zum Beispiel:

• Statt „Die Frage wirft ein echtes Problem auf.“ behutsamer „Ihre Frage weist auf ein wichtiges Thema.“
• Statt „Die Angaben sind absolut richtig.“ behutsamer „Ihre Informationen sind korrekt.“
• Statt „Zu Ihrer geflissentlichen Kenntnisnahme:“ behutsamer „Bitte beachten Sie:“

Adjektive auf „mäßig“ sind leicht zu formulieren, doch ihre Aussagekraft ist nur gering. Immerhin können Sie sie problemlos vermeiden, wenn Sie den Satz umformulieren, zum Beispiel:

• Statt „Wir haben den Betrag kassenmäßig in Anspruch genommen.“ klarer „Den Betrag haben wir gebucht.“
• Statt „Personalmäßig ist der Betrieb unterversorgt.“ klarer „Der Betrieb hat zu wenig Personal.“
• Statt „Intelligenzmäßig ist sie ihm überlegen.“ klarer „Sie ist intelligenter als er.“

Gerade bei komplizierten Sachverhalten brauchen Texte manchmal Querverweise zu bereits Erwähntem oder zu noch Erwähnendem. Dafür sind Demonstrativpronomen wie „diese“, jener“ „folgendes“ geeignet, doch sie schicken die Gedanken des Lesers oft quer durch den Text und hindern den Lesefluss. Für Sie als Schreiber lohnt sich daher zu überlegen, ob nicht ein Artikel oder gar ein Personalpronomen die bessere Variante ist, zum Beispiel:

• Statt „diese Auskunft“ eher „die Auskunft“ oder gar „Ihre Auskunft“
• Statt „folgende Themen“ eher „die Themen“
• Statt „jene Argumente“ eher „seine Argumente“

Präpositionen klären das Verhältnis von Zusammenhängen, doch einige von Ihnen wirken etwas unbeholfen. Einfache Präpositionen wirken grundsätzlich gewandter als umständliche, zum Beispiel:

• Statt „im Rahmen des Seminars“ einfacher „während des Seminars“
• Statt „im Zuge des Umbaus“ einfacher „beim Umbau“
• Statt „hinsichtlich der Kosten“ einfacher „wegen der Kosten“

Außer bei Akronymen, also Kurzwörtern, bedeuten Abkürzungen für den Schreiber womöglich eine Erleichterung, für den Leser jedoch eine Erschwernis, selbst bei geläufigen Abkürzungen, zum Beispiel:

• Statt „FRW“ besser „Förderrichtlinie Wasserwirtschaft“
• Statt „KA“ besser „Karlsruhe“
• Statt „bzw.“ besser „beziehungsweise“

Ausnahmen sind fachliche Abkürzungen in Texten für Fachleute und Abkürzungen, die Sie bei der ersten Erwähnung erläutert haben, zum Beispiel:

• „Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)“
• „Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)“
• „Miteigentumsanteil (MEA)“

Ebenso wie Abkürzungen den Lesefluss stören, wirken auch Zeichen als Stolpersteine im Fließtext. Deshalb verzichten Sie in Fließtexten auf die mehr oder weniger hübschen Zeichen und schreiben dafür das Wort, zum Beispiel:

• Statt „§“ nehmen Sie „Paragraf“.
• Statt „€“ oder „EUR“ schreiben Sie „Euro“.
• Statt „%“ ziehen Sie „Prozent“ vor.

Nachdem Sie Ihren Text im passenden Stil, in prägnanten Sätzen und mit freundlichen Wörtern geschrieben haben, lesen Sie ihn und prüfen, was Ihnen gefällt und was nicht. Dabei entrümpeln Sie Ihren Text, indem Sie alles entfernen, was Ihnen überflüssig erscheint und was Ihre Absicht beeinträchtigt. Und wenn er positiv wirken soll, bereichern Sie Ihren Text mit positiven Elementen.[8]

Welchen Stil auch immer Sie wählen, mit welchen Sätzen Sie formulieren, welche Wörter Sie auch wählen, das Ergebnis Ihres Schreibens ist stets Ihre individuelle Ausdrucksweise, Ihr persönlicher Schreibstil.

Peter Hilbert

Quellen

[1] Reiner Kreuzmann
[2] Ausführlicher in: Für Leser schreiben
[3] Henry Ford
[4] Bertold Brecht. Geschichten vom Herrn Keuner
[5] Duden. Das Stilwörterbuch
[6] Ausführlicher in: Für Leser schreiben
[7] Gottlob Frege
[8] Wolfgang Manekeller