Das Wesentliche dokumentieren

Die schriftliche Protokollierung wird auch Niederschrift genannt. Auch eine Tonaufnahme oder ein Videodokument kann eine Protokollierung erzeugen.

Wer das Protokoll schreibt, hat die Macht. Die protokollierende Person entscheidet, was wesentlich ist und welche Informationen andere, die anwesend waren oder nicht, erhalten. Die Formulierungen des Protokolls setzen die Akzente, wie die Inhalte zu verstehen sind. Gleichwohl bleibt das Protokoll neutral.

Viele Ereignisse und Kommunikationsvorgänge werden täglich protokolliert, zum Beispiel:

• Politische Reden in Parlamenten, Gerichtsverhandlungen oder strategische Aussagen von Unternehmensleitungen
• Versammlungen von Wohnungseigentümergemeinschaften, Vertragsverhandlungen oder Personalvertretungssitzungen
• Juristisch relevante Personalgespräche, Vereinssitzungen, Diskussionen oder Vorstandskonferenzen
• Telefonische Vereinbarungen mit Kunden, Zeugenaussagen nach Unfällen oder besondere Beobachtungen
• Ergänzungen zu offiziellen Protokollen, emotional bedeutsame Erlebnisse oder Feedback nach Versammlungen
• Unternehmensinterne Besprechungen, Projektbesprechungen zum Koordinieren von Aktivitäten oder Jours fixes mit Teams

Zweck

Protokolle sind Gedächtnisstützen und Informationsquellen. Beteiligte an einer Kommunikationssituation können sich mit einem Protokoll an den Verlauf und an das Gesagte erinnern; Vereinbarungen, Beschlüsse und andere Ergebnisse können sie nachlesen. Interessierte an der protokollierten Situation, die nicht dabei waren, können sich den Verlauf vorstellen, können Entscheidungsentwicklungen nachvollziehen, die Gründe für beschlossene Aktivitäten verstehen und ebenfalls Vereinbarungen, Beschlüsse und andere Ergebnisse nachlesen. In beiden Funktionen erfüllt das Protokoll seine Aufgaben für die Leser[1]:

• Das Protokoll sichert Informationen:
  Es hält Ergebnisse fest.

• Das Protokoll informiert:
  Es nennt Verläufe und Ergebnisse.

• Das Protokoll erinnert an Vereinbarungen:
  Es dokumentiert, wer was bis wann zu tun hat.

• Das Protokoll hilft zu kontrollieren:
  Es nennt die Daten von Vereinbarungen.

• Das Protokoll beweist:
  Alle Beschlüsse, in manchen Protokollarten auch die Äußerungen der Teilnehmer, sind übereinstimmend festgehalten.

Anforderungen

Damit ein Protokoll seine Aufgaben für alle Interessierten erfüllt, muss es einige Anforderungen erfüllen. Wer ein Protokoll kritisch liest, fragt:

• Ist das Protokoll vollständig? Vermittelt es alle Aspekte der Situation, die es dokumentiert?

• Ist der Inhalt des Protokolls sachlich richtig? Gibt es wieder, was gesagt wurde oder geschehen ist?

• Sind die vom Protokoll erfassten Vorgänge oder Ereignisse erheblich? Lässt es Irrelevantes weg?

• Ist das Protokoll übersichtlich gegliedert? Finden Leser schnell, was wichtig ist?

• Ist die Sprache des Protokolls neutral? Ist es frei von Vermutungen oder Bewertungen?

• Ist das Protokoll verständlich formuliert? Lässt es sich leicht lesen?

• Wer hat das Protokoll verfasst? Welche Funktion hat die protokollierende Person?

• Ist das Protokoll als gültig gekennzeichnet? Wurde es geprüft oder verabschiedet?

• Erfüllt das Protokoll die formellen Anforderungen? Wäre es auch juristisch relevant?

Erfüllt ein Protokoll die Anforderungen, hat es Beweiskraft: Es beglaubigt, dass die Verläufe wie protokolliert stattgefunden haben, die Aussagen ebenso ausgesprochen und die Entscheidungen in der dokumentierten Weise vereinbart wurden. Gleichfalls beweist es, dass nicht protokollierte Vorgänge nicht stattgefunden haben und nicht im Protokoll dokumentierte Entscheidungen nicht getroffen wurden.

Wird ein Protokoll nach einer Veranstaltung geschrieben, können die Personen, die teilgenommen haben, gegen einzelne Passagen begründeten Einspruch einlegen.

Wird ein Protokoll synchron während der Veranstaltung mit einem Schreibprogramm erstellt und den Anwesenden gezeigt, können sie es sofort prüfen, eventuell korrigieren und dann bestätigen[2].

Jedes Thema wird von der verantwortlichen Person vorgestellt und von den Teilnehmenden diskutiert. Ergebnisse werden, ebenso wie Aufgaben mit Verantwortlichkeit und Termin, sofort dokumentiert und per Beamer oder Monitor gezeigt. Die Formulierungen im Protokoll werden eventuell geändert und schließlich genehmigt. Nach der Behandlung des letzten Themas ist auch das Protokoll geschrieben und verabschiedet. Es kann ausgedruckt und von allen Anwesenden unterschrieben werden, die gleich eine Kopie des Protokolls mitnehmen können. – Einwände gegen das synchron erstellte Protokoll entfallen.

Fehlt die elektronische Technik, lassen sich Ergebnisse und Aufgaben auf einem Flipchart oder notfalls auf einem Block dokumentieren, vorlesen und verabschieden – als Tabelle mit Verantwortlichkeiten und Terminen. Das Protokoll wird dann fotografiert beziehungsweise kopiert.

Das synchrone Protokollieren ergibt das am schnellsten und effizientesten verfasste Protokoll.

Vorbereitung

Ein Protokoll zu erstellen bedeutet: Informationen auswählen, komprimieren, zusammenfassen – wozu einiges Können gehört:

• Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden
• Sich Formulierungen zu merken
• Sich auch bei Ablenkungen zu konzentrieren
• Sich schriftlich prägnant auszudrücken

Ein gutes Protokoll kann nur erstellen, wer mit der Materie vertraut ist.

Hilfreich für das Protokollieren ist eine gründliche Vorbereitung: Die protokollierende Person macht sich vor der Veranstaltung mit den Themen der Tagesordnung vertraut und informiert sich zu den Teilnehmenden – eventuell zu deren Namen, Titeln, Funktionen, Unternehmenszugehörigkeit, … Falls keine Sitzordnung vorgegeben ist, legt sie einen Sitzplan an.

Sie klärt, welche Protokollart angemessen ist und ob vielleicht eine Tonaufzeichnung gewünscht wird. Sie wählt einen Platz in der Nähe der Veranstaltungsleitung, von dem aus sie während der Veranstaltung alles hören und möglichst alle Teilnehmer sehen kann. Für voraussichtlich häufig vorkommende Begriffe wählt sie sich Kürzel und sie kann sogar zu erwartende Beschlüsse vorformulieren[3]. 

Sämtliche wesentlichen Inhalte zu erfassen und sie gleich prägnant zu formulieren fällt nicht immer leicht. Daher verfassen erfahrene Protokollierer ihr Protokoll in drei Phasen:

1. Gliedern nach den Themen der Tagesordnung
2. Schreiben nach den eigenen Stichworten
3. Überarbeiten nach stilistischen Kriterien

Spätestens beim Überarbeiten des Protollentwurfs zeigt sich, was wegzulassen oder zu kürzen ist, weil es keine erhebliche Relevanz für die Leser hat:

• Selbstverständlichkeiten wie Begrüßung, Eingangs­dank und Worterteilungen bleiben unerwähnt.

• Geschäftsordnungsdebatten werden nur äußerst kurz wiedergegeben.

• Polemische Auseinandersetzungen werden nur aufgenommen, wenn sie den Verlauf weiterbringen.

• Zwischenäußerungen, die nicht zum Thema gehören, brauchen nicht ins Protokoll.

• Mutmaßungen, Annahmen und Schlussfolgerungen, die nicht gesagt wurden, werden nicht aufgenommen.

• Persönliche Stellungnahmen des Protokollanten gehören nicht ins Protokoll.

• Fakten, Ereignisse oder Maßnahmen, die erst nach der Veranstaltung bekannt wurden, werden nicht ohne Weiteres ins Protokoll geschrieben. Doch sie können als explizite Nachträge ergänzt werden, zum Beispiel mit einem Satz wie „Inzwischen haben auch die Projektmitglieder Jens Jerens und Tom Torens dem Beschluss zugestimmt“.

Sprache

Die Sprache des Protokolls ist berichtend und wertfrei, meist in der Zeitform des Präsens. Wer das Protokoll liest, soll den Eindruck haben, als finde die Veranstaltung im Augenblick des Lesens statt.

Die Formulierungen des Protokolls sind kurz, klar, knapp, kompakt und konkret.

Ein angenehm zu lesendes Protokoll enthält keine komplizierten Schachtelsätze und keine bedeutungslose Phrasen, sondern sachliche Aussagen mit treffenden Verben. Es verwendet Fremdwörter ausschließlich als notwendige Fachbegriffe.

Im Protokoll hat jede Information einen eigenen grammatischen Satz. Die Sätze sind kurz, sie haben maximal zwei Kommas, und sie sind nicht im Passiv gehalten, sondern im Aktiv. Das Wesentliche steht am Anfang des Satzes. Nur selten enthält ein Protokoll Modalverben und grundsätzlich keine Abkürzungen, nur Akronyme.

Die direkte Rede steht nur im Wortprotokoll – es sei denn, eine Beleidigung ist wörtlich zu zitieren oder jemand besteht auf der Aufnahme seiner Äußerung ins Protokoll. Die anderen Protokollen verwenden eher den Redebericht, häufiger noch als die indirekte Rede, um knapper und flüssiger zu formulieren.

Für die Wiedergabe von Aussagen bietet die deutsche Sprache drei Möglichkeiten:  Konrad Korens sagt: „Ich übernehme das Projekt erst, nachdem die Pilotphase beendet ist.“ Konrad Korens sagt, er übernehme das Projekt erst, nachdem die Pilotphase beendet ist. Konrad Korens übernimmt das Projekt erst, nachdem die Pilotphase beendet ist.

Um angenehm lesbar zu sein, wird das Protokoll variabel und möglichst ohne Wortwiederholungen formuliert, indem Synonyme genutzt werden – vor allem für Verben, zum Beispiel:

Synonyme für „informieren“:
anführen	betonen	festhalten	Überblick geben
ankündigen	darlegen	feststellen	vermitteln
anregen	darstellen	hervorheben	versichern
aufzählen	dringen auf	hinweisen	vertreten
ausführen	empfehlen	klarstellen	vorbringen
aussagen	erinnern an	meinen	vorhaben
äußern	erklären	nennen	vorschlagen
beabsichtigen	erläutern	präsentieren	vorstellen
begründen	erörtern	referieren	wiedergeben
berichten	erwähnen	schildern	raten
beschreiben	erwarten	skizzieren	unterstreichen

 

Synonyme für „neutral reagieren“:
anmerken	eingehen auf	fragen	sich beziehen auf
antworten	ergänzen	konkretisieren	sich vergewissern
argumentieren	erkundigen	nachfragen	Stellung nehmen
beantworten	erwidern	reflektieren	wissen lassen

 

Synonyme für „negativ reagieren“:
Abstand nehmen	einwenden	kritisieren	sich distanzieren
abraten	einwerfen	missbilligen	verneinen
beanstanden	entgegnen	nicht gutheißen	verurteilen
bestreiten	entkräften	nicht zustimmen	widerrufen
bezweifeln	erwidern	protestieren	widersprechen
dagegenhalten	korrigieren	relativieren	zweifeln

 

Synonyme für „positiv reagieren“:
akzeptieren	bejahen	einverstanden sein	loben
annehmen	bekräftigen	einwilligen	positiv aufnehmen
beglückwünschen	bestärken	ermutigen	sich anschließen
begrüßen	bestätigen	für richtig halten	unterstützen
befürworten	billigen	gestatten	Verständnis zeigen
beipflichten	dafür sein	gutheißen	zusagen
beistimmen	danken	konform gehen mit	zustimmen

 

Synonyme für „einigen“:
abstimmen	einer Meinung sein	festlegen	übereinstimmen
absprechen	einig sein	sich verständigen	verabreden
beschließen	einverstanden sein	übereinkommen	vereinbaren

Der Sprachstil in Protokollen ist prägnant: affirmativ, aktiv, präzise, verbal und konkret. Weniger prägnante Formulierungen wirken möglicherweise vertrauter, doch sie lassen sich meist lebendiger ausdrücken:

Negativ	Affirmativ
Eine Umschichtung in der eingeräumten Höhe kann nicht vorgenommen werden.	Der Projektleiter bleibt bei seiner Verteilung des Budgets.
Im alten System wird dann folglich ab 2. Mai nicht mehr produktiv gearbeitet.	Ab 2. Mai 20xx arbeiten alle Mitarbeiter im neuen System.
Die Rückmeldung des Teilprojektleiters steht noch aus.	Kay Karens mailt seine Anmerkungen an Sven Serens bis 12. April 20xx.
Einige Angebote fehlen noch.	Karin Klarens beschafft bis 13. März 20xx drei weitere Angebote.
Die Lagersoftware funktioniert noch nicht einwandfrei.	Marvin Marens sorgt bis 26. April 20xx für das Funktionieren der Lagersoftware.

 

Passiv	Aktiv
Die Sitzungsteilnehmer wurden vom Vorsitzenden gebeten, die Anträge in Zukunft fristgerecht einzureichen.	Michael Merens bittet die Anwesenden, bis 4. März 20xx ihre Anträge zu stellen.
Der aktuelle Status wird dokumentiert und verteilt.	Bela Barens dokumentiert den aktuellen Status und informiert alle Beteiligten bis 15. April 20xx.
Testergebnisse wurden an den Projektleiter übermittelt.	Otto Orens erhält die Testergebnisse.
Vorerst wird nur die Maschine 10 umgerüstet.	Die Abteilung Produktion rüstet bis 3. Februar 20xx die Maschine 10 um.
Die Vorlage wird überarbeitet und geht an den Projektleiter zurück.	Das Projektteam 2 überarbeitet die Vorlage und gibt sie bis 7. Juli 20xx an Michael Merens.

 

Wenig genau	Präzise
Nach dem festgelegten Budgetplan wird die Höhe der Wertkontrakte für die angefragten Unternehmen festgelegt und aufgeteilt.	Tugce Turens verteilt bis 28. Mai 20xx das Budget auf die Wertkontrakte der Anbieter.
Frau Berens unterstützt den Prozess.	Britta Berens mailt bis 3. Oktober 20xx die Anbieterbewertung ihrer Abteilung an Petra Perens.
Bis Anfang November sind alle Standardschreiben fertigzustellen.	Ina Irens formuliert sämtliche Standardbriefe und stimmt sie bis 4. November 20xx mit Elea Erens ab.
Die bereits bestehenden Wartungsverträge werden größtenteils um zwei Jahre verlängert.	Die Abteilung Einkauf verlängert bis 15. April 20xx fünf Wartungsverträge um jeweils zwei Jahre.
Eine Sonderlösung befindet sich in der Umsetzung.	Das Teilprojekt 5 realisiert die Sonderlösung bis 16. Mai 20xx.

 

Substantiviert	Verbal
Erstellung Zeitplan durch Herrn Dorens.	David Dorens erstellt bis 6. April 20xx den Zeitplan für das Projekt.
Erneuter Test durch das Teilprojektteam.	Am 5. Oktober 20xx testet das Teil­projektteam 2 das System erneut.
Zusammenlegung der Dokumente.	Laura Larens fasst bis 5. Mai 20xx die zwei Dokumente zu einem zusammen.
Projekthandbuch-Aktualisierung erfolgt.	Hermann Herens aktualisiert bis 14. Februar 20xx das Projekthandbuch und gibt es Gertrud Gorens.
Liefertermin Ende Januar.	Nora Nurens liefert das Dokument bis 1. Juli 20xx an Florian Florens.

 

Allgemein mit Modalverb	Konkret mit Vollverb
Das Programm muss im Februar geschult werden.	Maria Marens schult das Programm im Februar 20xx.
Bis Ende KW 3 soll die Beschreibung geliefert werden.	Gerhard Gerens liefert die Beschreibung Monika Marens bis 25. Januar 20xx.
Termine für weitere Schulungen müssen festgelegt werden.	Mareike Morens legt bis 26. Mai 20xx drei weitere Schulungstermine fest.
Die Dokumentation soll zum Schulungs­termin von Herrn Sterens zur Verfügung gestellt werden.	Stefan Sterens gibt die Dokumentation bis 15. Dezember 20xx an Mia Murens.
Es sollen und werden alle Forderungen angezeigt.	Das System zeigt alle Forderungen an.

Form

Zwar sind im Protokoll die Schreib- und Gestaltungsregeln der DIN 5008 für die Textverarbeitung zu beachten, doch gibt es für Protokolle keine eigene DIN-Norm. Doch bei aller Vielfältigkeit in der formalen Gestaltung haben Protokolle stets die gleiche Struktur und erst durch die Berücksichtigung aller sechs Teile wird das Protokoll offiziell, beweiskräftig, rechtssicher:

1. Protokollkopf
2. Teilnehmende
3. Themen
4. Inhalte
5. Unterschriften
6. Anlagen

1. Der Protokollkopf nennt die Art und den Titel der Veranstaltung sowie den Ort mit Adresse und Raum, das Datum und die Uhrzeiten des Beginns und des Endes, eventuell ergänzt durch den Namen des Veranstalters beziehungsweise der einladenden Person oder Organisation.

Beispiel eines Protokollkopfs
Veranstaltung:	Training „Protokolle schreiben“
Datum und Dauer:	8. Januar 20xx, 8 bis 17 Uhr
Ort:	Burgallee 50, Frankfurt am Main, Raum 212

2. Das Protokoll listet die Namen aller Anwesenden, auch der Gäste, bei der Veranstaltung auf – eventuell mit Titel, Position und Funktion. Es benennt auch die nicht anwesenden Eingeladenen – ohne die Abwesenheit zu begründen. Falls eine Teilnehmerliste geführt wird, genügt ein Hinweis auf sie.

Gesondert zu nennen sind die protokollierende und die für die Veranstaltung verantwortliche beziehungsweise sie moderierende Person.

Ein Verteiler benennt die Empfänger des Protokolls als Gruppe – zum Beispiel die Anwesenden oder die Eingeladenen oder die Verantwortlichen eines Teilprojekts – oder mit Namen.

Beispiel einer Liste mit den Namen der Teilnehmenden
Trainer:	Peter Hilbert, Schule für Argumentation
Anwesende:	Albert Arens, Berta Berens, Dora Derens, Gustav Gerens, Hans Herens, Karla Kerens
Abwesende:	Lora Lerens, Tülin Turens
Protokollant:	Albert Arens
Verteiler:	Anwesende und Abwesende

3. Das Protokoll nimmt die Themen der Tagesordnung wortgleich mit den Formulierungen in der Einladung auf – nummeriert zur besseren Übersicht und Verständigung.

Beispiel einer Tagesordnung
Themen:	1. Protokolle
	2. Sprache
	3. Form
	4. Arten

4. Das Protokoll dokumentiert die Inhalte der Veranstaltung in chronologischer Abfolge – auch falls sich die Tagesordnung ändert, wobei die ursprüngliche Nummerierung der Themen beibehalten wird und die wortgleiche Formulierung in Fettdruck hervorgehoben sein darf. Für Details führt es eine zusätzliche Nummerierungsebene ein, die es mit einer Zwischenüberschrift benennen kann, etwa „Bericht“ oder „Diskussion“ oder „Beschluss“.

Bei offiziellen Anlässen beginnt die Tagesordnung mit der Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit der Versammlung sowie der Genehmigung der Tagesordnung.

Das Protokoll nennt die vorgetragenen Fakten zu den Themen – eventuell mit einer kurzen Erläuterung für nicht anwesende Protokollleser. Wesentlich sind immer Ergebnisse, zum Beispiel Beschlüsse, und Aufgaben mit den für sie verantwortlichen Personen und den vereinbarten Terminen. Wird ein Thema nicht abschließend behandelt, verweist das Protokoll auf die nächste Veranstaltung mit dem gleichen Teilnehmerkreis.

Beispiel für Inhalte eines Protokolls
Nr.	Thema	Verantwortlich	Termin
4	Die sechs Protokollarten präsentieren	Peter Hilbert	Heute
4.1	Je eine Anwendungssituation finden	Anwesende in 2er-Gruppen	Morgen
4.2	Persönliches Protokoll zum Training verfassen	Dora Derens	Morgen
4.3	Gedächtnisprotokoll zum Training verfassen	Gustav Gerens	Aufbau­training

5. Erst durch zwei Unterschriften wird das Protokoll zur Urkunde. Rechts unterschreibt der Protokollant und links die Versammlungsleitung oder eine andere autorisierte Person – mit Ort und Datum.

Das unterschriebene Protokoll bleibt bei der verantwortlichen Person. Die im Verteiler Genannten erhalten eine – elektronische – Kopie mit dem Vermerkt „Im Original unterschrieben“. Gibt es Einwände gegen das Protokoll, werden sie dem Protokoll hinzugefügt.

Beispiel für ein unterschriebenes Protokoll
Frankfurt am Main, 17. September 20xx
Karla Kerens Seminaradministration		Albert Arens Protokollant

6. Anlagen, die zum Protokoll gehören – etwa Angebote, Pläne oder Verträge – werden mit ihm verschickt. Die angehängten Dokumente werden wortgleich mit ihren Überschriften benannt.

Beispiel für einen Hinweis auf Anlagen
3 Anlagen:	Beispiel eines Protokolls
	Auswertung der Trainingsevaluation
	E-Mail-Adressen der Anwesenden im Training

Arten

Welche Art[4] Protokoll angebracht ist, vereinbaren protokollierende und verantwortliche Person der Veranstaltung. Nur bei offiziellen Anlässen mit weitreichenden Auswirkungen und sehr großem Teilnehmerkreis wird der gesamte Wortlaut protokolliert. Kleinere offizielle Zusammenkünfte begnügen sich meist mit der Protokollierung des Verlaufs. Stichworte reichen oft für Gespräche mit nur wenigen Inhalten. Erlebtes oder erinnerte Formulierungen zu protokollieren oder persönliche Empfindungen zu dokumentieren und anderen mitzuteilen, sind fast immer Ergänzungen zu anderen Kommunikationsvorgängen. Am häufigsten genutzt wird das Ergebnisprotokoll.

Das ausführlichste Protokoll ist das Wortprotokoll, das jede Äußerung in der Veranstaltung verschriftlicht, alle Beiträge und alle Bemerkungen im vollen Wortlaut – jedoch keine Gefühlsäußerungen wie „nanu“ oder „oje“ und keine Wortwiederholungen wie „ja, ja, ja“ oder „und, und, und“.

Eine Tonaufzeichnung oder eine Spracherkennungssoftware kann, mit dem Einverständnis der Beteiligten, die stenografische Mitschrift ergänzen. Das Wortprotokoll verwendet die direkte Rede.

Das Verlaufsprotokoll, auch Kurzprotokoll oder Ablauf­protokoll genannt, dokumentiert zusammenfassend den Verlauf einer Veranstaltung sinngemäß. Es enthält die geäußerten Ideen, Vorschläge und Argumente, die Beschlüsse und Ergebnisse in der Reihenfolge des Ablaufs.

Wer das Verlaufsprotokoll liest, erfährt, wer welche Position vertreten hat, weil die wesentlichen Beiträge in indirekter Rede oder als Redebericht mit dem Namen der Redner aufgeführt sind. Nachvollziehbar ist auch, wie Entscheidungen zustande gekommen sind, weil auch die Abstimmungsergebnisse aufgeführt sind.

Wer ein Verlaufsprotokoll verfasst, schreibt während der Veranstaltung möglichst viel mit, da sich vielleicht erst während des Verlaufs herausstellt, was wirklich wesentlich ist.

Das Stichwortprotokoll beschränkt sich auf die wichtigen Inhalte einer Veranstaltung. Es sagt nicht, wer welchen Beitrag geleistet hat, sondern nennt bloß die Argumente, die zu einem Thema ausgetauscht wurden. Allerdings können Teilnehmende verlangen, dass eine Aussage wörtlich zu Protokoll genommen wird.

Die Inhalte werden als Stichworte formuliert, nicht als vollständige Sätze. Ausnahmen sind die Ergebnisse, sie werden in ganzen Sätzen festgehalten.

Wer ein Stichwortprotokoll liest, erfährt, wie die Resultate und Beschlüsse der Veranstaltung zustande gekommen sind.

Das Gedächtnisprotokoll stellt Sachverhalte oder Ereignisse nachträglich subjektiv, aus der Erinnerung dar. Es enthält Einzelheiten, die für die protokollierende Person wesentlich sind. Fehlt ihm die zweite Unterschrift, behält es die Bedeutung einer Aktennotiz.

Das Gedächtnisprotokoll wird möglichst bald nach der zu dokumentierenden Situation geschrieben. Notizen, Sprachaufzeichnungen, Fotografien oder Videoaufnahmen können das Erinnern unterstützen und helfen den Ablauf in chronologischer Reihenfolge zu halten.

Das Gedächtnisprotokoll schildert die Begebenheit umfassend und eingehend mit den Antworten auf elf W-Fragen. Das Fragesortiment gibt Anregungen für sämtliche Aspekte, die hilfreich sind für das komplette Erfassen des Themas beziehungsweise des Ereignisses. Es gliedert sich nach der Relevanz der Informationen: nach Notwendigkeit, Ausführlichkeit und Ergänzungen.[5]

Notwendig sind Antworten auf die Fragen:
Wer war beteiligt?	Wo passierte es?
Was ereignete sich?	Wann geschah es?

 

Mehr Ausführlichkeit bewirken Antworten auf die Fragen:
Wie war der Ablauf?	Wodurch kam es zu dem Ereignis?
Warum kam es zu dem Ereignis?	Womit lässt sich etwas verbessern?
Wozu hat jemand etwas getan?

 

Ergänzen können Antworten auf die Fragen:
Woher kam der Impuls für das Ereignis?	Wohin könnte das Ereignis führen?

Das persönliche Protokoll beschreibt die subjektiven Gefühle, die persönlichen Eindrücke einer Person, die an einer Veranstaltung teilnimmt, zu ihr dort wichtigen Ereignissen. Es wird am Ende der Veranstaltung vorgelesen und nicht kommentiert.

Es vermittelt keine rationalen Fakten, sondern schildert Emotionen, damit die Teilnehmenden erfahren, wie die von ihnen mitgestalteten Ereignisse auf eine beteiligte Person gewirkt haben.

Das Ergebnisprotokoll ist die gebräuchlichste und knappste Form des Protokolls. Es enthält Anweisungen, Aufgaben, Aufträge, Vereinbarungen, Beschlüsse, Zusagen, Termine und weitere Ergebnisse, normalerweise formuliert von der verantwortlichen Person, – jedoch keine Aussagen darüber, wie sie entwickelt wurden.

Das Ergebnisprotokoll lässt wegen seiner Prägnanz kaum Missdeutungen zu. Es ist schnell erstellt und kann – bei entsprechender Vorbereitung – direkt nach der Veranstaltung verteilt werden.

Ergebnisprotokolle werden gern gelesen und als Informationsquelle genutzt.

Beispiel eines Ergebnisprotokolls

4. Jour Fixe „Customer Relationship Management“ 5. März 20xx von 15 bis 17 Uhr im Raum G 19
Teilnehmende		Marketing Marketing Verkauf Verkauf Verkauf Administration Technik Beschwerdemanagement IT IT Personal		Boris Barens Vladimir Vorens Ludwig Lorens Eberhard Erens Hans Horens Bela Bresens Gerald Grosens Frieda Forens Jutta Jurens Viola Vorens Franziska Frarens
Verteiler			Teilnehmende und Peter Porens
Protokoll			Marketing                              Vladimir Vorens
Nr.	Thema:				Verantwortlich	Termin
0	Protokolle zu 1. bis 3. Jour Fixe „Customer Relationship Management“				Teilnehmende	05.03.
1	Reporting				Administration	KW 11
1.1	Status der Teilprojekte aktualisieren				Bela Bresens	11.03.
1.2	Angebot aktualisieren lassen				Bela Bresens	13.03.
1.3	Fehlende Informationen von Teilprojekten ergänzen				Bela Bresens	15.03.
2	Key Accounts				Geschäftsleitung	KW 14
2.1	Kompetenzcenter einrichten				Peter Porens	01.04.
2.2	Standardbriefe formulieren und verteilen				Margit Marens	02.04.
2.3	Standardbriefe final abstimmen				Peter Porens	04.04.
2.4	Abgestimmte Standardbriefe verteilen				Margit Marens	05.04.
3	CRM-Modul				IT	KW 11
3.1	Daten migrieren				Viola Vorens	11.03.
3.2	Erweiterungskonzept entwickeln lassen				Jutta Jurens	14.03.
3.3	Entwicklungskosten aktualisieren				Jutta Jurens	12.03.
3.4	Weitere Kommunikationsmaßnahmen sammeln				Jutta Jurens	13.03.
3.5	Angebot für CRM-Modul abstimmen				Klaus Kurens	15.03.
4	Schulungen				Personal	KW 12
4.1	Schulungen mit Dienstleister vorbereiten				Mia Merens	18.03.
4.2	Schulungen terminieren und organisieren				Franziska Frarens	19.03.
4.3	Schulungen durchführen lassen Nicht für IT Zusätzlich für neue Beschäftigte				Mia Marens	22.03.
5	Akquisition und Vertrieb				Verkauf	KW 15
5.1	Konzept präsentieren				Froni Forens	10.04.
5.2	Gewährleistungsmodalitäten vorschlagen				Eberhard Erens	08.04.
5.3	Preise kommunizieren				Eberhard Erens	11.04.
5.4	Pilotphase beginnen				Hans Horens	12.04.
6	Verschiedenes				Projektteam	KW 12
6.1	Urlaube des Projektteams koordinieren				Franziska Frarens	18.03.
6.2	Kooperationspartner zum Status informieren				Gerald Grosens	20.03.
6.3	Ergänzungsmöglichkeiten vorstellen lassen				Viola Vorens	19.03.
6.4	5. Jour Fixe „Customer Relationship Management“ 15 bis 17 Uhr im Raum H 9 Themen: Neue Projektteammitglieder bestimmen CRM-Budgetplanung präsentieren				Teilnehmende	19.03.

Quellen

[1] Duden. Briefe gut und richtig schreiben!
[2] www.wirtschaftswissen.de
[3] Ursula Herres, Dorette Lang, Michael Miller. Kommunikation und Textarbeit im Unternehmen
[4] Duden. Briefe gut und richtig schreiben!
[5] Essay „Wer fragt, der führt“