Die Öffentlichkeit liest mit

Wie viele Arbeitszeugnisse schreibt Ihre Personalabteilung? Wer alles liest die Zeugnisse? – Arbeitnehmer, Partner der Arbeitnehmer, Kolleginnen und Kollegen der Arbeitnehmer, Freunde und Bekannte der Arbeitnehmer, Betriebsräte, Rechtsanwälte, Richter, Personaler und Führungskräfte der künftigen Arbeitgeber, Mitarbeiter Ihrer Wettbewerber – der Abteilungen Personal, Marketing, Kommunikation, Vertrieb, … Und wegen ihrer besonderen Bedeutung werden Zeugnisse mit erhöhter Aufmerksamkeit gelesen.

Primär hat ein Zeugnis besondere Bedeutung für den Arbeitnehmer, der es erhält, denn er nutzt es als Bewerbungsdokument, und für den Personaler, der ihn rekrutieren will, denn er erhält mit dem Zeugnis Informationen für seine Auswahl.

Aber ein Zeugnis hat auch besondere Bedeutung für den Personaler, der es produziert, und sein Unternehmen, denn es transportiert die Qualität der Personalarbeit in die Öffentlichkeit und es lässt auf die Qualität der Arbeit im zeugnisgebenden Unternehmen schließen. Auch deshalb legen Zeugnisschreiber großen Wert auf korrekte Form, Fehlerfreiheit und stilistische Professionalität in Arbeitszeugnissen.

Die professionelle Form des Arbeitszeugnisses

Ein gedruckter Briefbogen mit Absender, Betreffzeile und Platzhalter für Aktenzeichen oder den Bankverbindungen ist für ein Zeugnis völlig ungeeignet, denn das Zeugnis ist kein Brief, sondern ein Dokument mit Öffentlichkeitswirkung. Flecken, Radierungen und Durchstreichungen oder Korrekturen verbieten sich von selbst.

Auf dem Zeugnisbogen ist der Name und das Logo des Unternehmens gedruckt – eventuell ergänzt durch den Slogan. Das qualitativ hochwertige Papier in DIN A 4 wiegt zwischen 80 und 100 g/m² – dasselbe Gewicht wie die zweite Seite des Zeugnisses. Auch die Postadresse des ausstellenden Unternehmens steht auf der ersten Seite – eventuell mit der Telefonnummer des verantwortlichen Personalers. Unterschrieben ist das Zeugnis von einer dem Zeugnisempfänger weisungsbefugten Person. Insgesamt muss das Zeugnis sauber und ordentlich aussehen.

Der Zeugnistext ist in einheitlicher Schrift und üblicher Textsetzung geschrieben. Anführungsstriche und Kursiv- oder Fettschrift und andere Hervorhebungen sind unpassend.

Die Inhalte des Arbeitszeugnisses

Damit auf den ersten Blick erkennbar ist, um was für ein Dokument es sich handelt, hat das Arbeitszeugnis eine Überschrift: entweder „Arbeitszeugnis“, „Zeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“.

Im Einleitungssatz sind die Personalien des Arbeitnehmers genannt – mit Vornamen und Familiennamen sowie Titeln, die Namensbestandteil sind. Dort stehen auch der Beginn und das Ende des Vertragsverhältnisses sowie die zuletzt aktuelle Funktion des Zeugnisempfängers. War der Einsatzort nicht die Zentrale des Unternehmens, wird er genannt.

Nicht notwendig ist, Geburtsname, Geburtsdatum oder Geburtsort zu nennen. Die Anschrift des Empfängers gehört nicht in das Zeugnis.

Im zweiten Teil des Arbeitszeugnisses stellt sich das Unternehmen kurz vor, damit die Leser eine möglichst klare Vorstellung vom Arbeitsumfeld des Zeugnisempfängers erhalten.

Neben der Branche beschreibt das Unternehmensporträt das Geschäftsgebiet und das Selbstverständnis des Unternehmens. Informativ ist möglicherweise auch die Kundenstruktur. Hier ist auch Gelegenheit, besondere Leistungen des Unternehmens zu erwähnen.

Eventuell in knapper Form können auch Historie, Jahresumsatz und Jahresgewinn sowie die Anzahl der Mitarbeiter genannt werden.

Das Arbeitszeugnis enthält im dritten Abschnitt die umfassende Beschreibung der Tätigkeiten des Zeugnisempfängers. Der Abschnitt beginnt mit der letzten Verantwortung oder Zuständigkeit, gegebenenfalls mit dem Titel der Funktion, und vermittelt seine hierarchische Position.

Um die Entwicklung des Arbeitsverhältnisses darzustellen, werden hier auch die früheren Funktionen des Empfängers genannt – in chronologischer Reihenfolge – mit ihren Aufgaben. Sofern der Arbeitnehmer Führungsverantwortung hatte, besondere Befugnisse oder Vollmachten, werden sie hier genannt.

Um das Bild von den Aktivitäten des Zeugnisempfängers abzurunden, kann der dritte Abschnitt auch die internen und externen Qualifizierungen des Mitarbeiters nennen – falls bekannt mit den Abschlussergebnissen –, seine Mitarbeit oder Verantwortung in Projekten und seine Zusatzfunktionen im Unternehmen, zum Beispiel als Ersthelfer, Betriebsrat oder als Beauftragter.

Der vierte Abschnitt verknüpft die Arbeitsleistungen des Zeugnisempfängers mit seinen Erfolgen. Unbedingt hierhin gehört sein fachliches Können mit dem funktionsbezogenen Wissensumfang und der Wissenstiefe. Zu nennen sind auch das methodische Vorgehen sowie herausragende qualitative und quantitative Arbeitserfolge mit dem Nutzen für das Unternehmen. Führungskompetenzen oder intellektuelle Fähigkeiten können die Beschreibungen abrunden.

Bei längeren Ausführungen schließt der Abschnitt mit einer zusammenfassenden Leistungsbeurteilung.

Der fünfte Abschnitt beschreibt die sozialen Kompetenzen. Dazu gehören auch die Arbeitsbereitschaft und die Arbeitsweise sowie die Arbeitsqualität.

Auf keinen Fall fehlen dürfen das Verhalten gegenüber Führungskräften, Kollegen und Mitarbeitern – sowie gegenüber Kunden und Geschäftspartnern, sofern solche Kontakte zur Tätigkeiten gehörten.

Der sechste und letzte Abschnitt des Arbeitszeugnisses nennt den Ausstellungsort mit dem Ausstellungsdatum und wird von der Personalabteilung und der Führungskraft des Zeugnisempfängers unterschrieben. Auf mehr Inhalte haben Arbeitnehmer keinen Anspruch.

Freundlich ist jedoch, den Schluss zu ergänzen: mit einem Dank für die Leistungen, mit dem Bedauern zum Verlassen des Unternehmens und mit Wünschen für die private und berufliche Zukunft.

Beim Schlusszeugnis kann hier auch der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses stehen beziehungsweise beim Zwischenzeugnis der Grund für die Ausstellung. Ein besonders positives Signal für alle Leser des Abschlusszeugnisses ist eine Aufforderung, sich wieder zu bewerben, oder gar eine Aussage zur Wiedereinstellung.

Die Länge des Arbeitszeugnisses orientiert sich an der Funktion des Zeugnisempfängers: je wichtiger für das Unternehmen, umso umfangreicher das Zeugnis. Der Zeugnisumfang lässt sich mit dem Abstraktionsgrad der Inhalte problemlos variieren. Wissentlich Inhalte wegzulassen ist keine Option, da das Zeugnis vollständig, wahr und wohlwollend sein muss.

Die Länge der Zeugnisabschnitte richtet sich nach der Funktion.
Abschnitt	Praktikant	Sach- bearbeiter	Gruppen- leiter	Abteilungs- leiter
Daten	2 Zeilen	2 Zeilen	3 Zeilen	3 Zeilen
Porträt	3 Zeilen	3 Zeilen	3 Zeilen	3 Zeilen
Tätigkeiten	1 Zeile	2 – 3 Zeilen	5 – 8 Zeilen	10 – 15 Zeilen
Leistungen und Verhalten	0 – 8 Zeilen	12 – 18 Zeilen	15 – 22 Zeilen	30 – 40 Zeilen
Abschied	1 Zeile	2 Zeilen	2 – 3 Zeilen	3 – 5 Zeilen
Gesamtlänge	7 – 15 Zeilen	21 – 28 Zeilen	28 – 39 Zeilen	49 – 66 Zeilen

Die gesetzlichen Grundlagen des Arbeitszeugnisses

Jeder Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Grundlage für den Anspruch sind § 630 BGB und § 109 GewO.

Bürgerliches Gesetzbuch, Paragraf 630[1] Bei der Beendigung eines dauernden Dienstverhältnisses kann der Verpflichtete von dem anderen Teil ein schriftliches Zeugnis über das Dienstverhältnis und dessen Dauer fordern. Das Zeugnis ist auf Verlangen auf die Leistungen und die Führung im Dienst zu erstrecken. Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen. Wenn der Verpflichtete ein Arbeitnehmer ist, findet § 109 der Gewerbeordnung Anwendung.

 

Gewerbeordnung, Paragraf 109[2] (1) Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Dauer und Art der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitszeugnis (qualifiziertes Arbeitszeugnis) erstrecken. (2) Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen. (3) Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist unzulässig.

Den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis für Auszubildende regelt § 16 BBiG.

Berufsbildungsgesetz, Paragraf 16[3] (1) Ausbildende haben den Auszubildenden bei Beendigung des Berufsausbildungsverhältnisses ein schriftliches Zeugnis auszustellen. Die elektronische Form ist ausgeschlossen. Haben Ausbildende die Berufsausbildung nicht selbst durchgeführt, so soll auch der Ausbilder oder die Ausbilderin das Zeugnis unterschreiben. (2) Das Zeugnis muss Angaben enthalten über Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie über die erworbenen beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten der Auszubildenden. Auf Verlangen Auszubildender sind auch Angaben über Verhalten und Leistung aufzunehmen.

Das Zeugnis gibt Auskunft, wie der Arbeitgeber die Leistungen und das Verhalten des Zeugnisempfängers beurteilt. Es muss daher alle wesentlichen Tatsachen und Bewertungen enthalten, die für die Gesamtbeurteilung von Bedeutung und für zukünftige Arbeitgeber von Interesse sind.

Die Formulierungen im Zeugnis sind dem Arbeitgeber überlassen, solange das Zeugnis nichts Falsches enthält. Der Arbeitgeber kann daher auch darüber entscheiden, welche Leistungen er stärker hervorheben will als andere.

Die Wirkung des Arbeitszeugnisses

Wenn Marketing die Marktorientierung aller Unternehmensbereiche ist, zählt auch der Personalbereich dazu. Über die Arbeitszeugnisse des Personalbereichs wird gesprochen – in der Familie, mit Experten, in anderen Unternehmen, … Insoweit bedient das Zeugnis das Marketinginstrument der Mund-zu-Mund-Propaganda.

Arbeitszeugnisse zeigen in der Öffentlichkeit die Qualität der Personalarbeit: dem Empfänger des Zwischenzeugnisses oder des Schlusszeugnisses, dem Personaler des nächsten Arbeitgebers, eben jedem, der das Zeugnis liest. Arbeitszeugnisse vermitteln, in welcher Qualität im Personalbereich des ausstellenden Unternehmens gearbeitet wird, ob dort wirklich Profis am Werke sind.

Zunächst ist der äußere Eindruck entscheidend – wird wirklich die gewünschte optische, haptische und emotionale Wirkung durch die Form bewirkt? Dazu gehören Papierauswahl, Rechtschreibung, korrekte Grammatik und sprachlicher Stil ebenso wie das Berücksichtigen der Zeugniskonventionen und das Wiedererkennen der visuellen Unternehmensmerkmale wie Logo oder Hausschrift.

Das Zeugnis verrät der Öffentlichkeit die Ansprüche des Unternehmens, denn es zeigt, wie respektvoll das Unternehmen mit seinen Mitarbeitern umgeht. Was hält das Unternehmen für erwähnenswert und was erwähnt es nicht?

Stellvertretend für das gesamte Unternehmen offenbart der Personalbereich mit seinen Arbeitszeugnissen – ob bewusst oder unbewusst – die Identität und das Selbstverständnis des Unternehmens, da er exemplarisch Charakteristisches des Unternehmens veröffentlicht. Das Arbeitszeugnis transportiert komprimiert sowohl die Corporate Identity – die definierte Gesamtstrategie –, die Corporate Culture – das praktizierte Unternehmensverhalten – und die Corporate Communication – die gewünschte Kommunikationskultur des Unternehmens. 

Die Wirkung der Einleitung

Die Einleitung zeigt die Professionalität des Personalbereichs und damit auch des Unternehmens durch die Prägnanz und die Vollständigkeit der Daten:

• Enthält der Eingangssatz alle notwendigen Informationen?
• Auf welche fakultativen Informationen verzichtet die Einleitung?
• War der Zeugnisempfänger im Unternehmen nur „beschäftigt“ oder „tätig“ oder „arbeitete“ er dort?
• War das Arbeitsverhältnis unbefristet oder nur für eine feste Dauer vereinbart?
• Werden die Daten in zwei, maximal drei Zeilen genannt?

Die Wirkung des Unternehmensporträts

Das Porträt zeichnet das gewünschte Unternehmensprofil in der Öffentlichkeit. Dazu vermittelt es glaubwürdig und eigenständig das Einzigartige des Unternehmens.

Um Wirkung in der Öffentlichkeit zu erzielen, wird das Porträt stets gleich formuliert und an möglichst vielen Stellen eingesetzt. Es enthält die Unique Selling Proposition (USP) des Unternehmens als beständig zu kommunizierende Aussage.

Das Porträt ist also eine kurze Beschreibung des Unternehmens, damit die Leser eine Vorstellung vom Unternehmen bekommen. Neben der USP enthält es:

• Die Branche, in der Unternehmen aktiv ist
• Die Produkte oder Dienstleistungen, die das Unternehmen anbietet

Auch wenn die Arbeitszeugnisse eines Unternehmens bislang noch kein Porträt enthielten, verfügt die Personalabteilung wahrscheinlich bereits über eine Formulierung, die sie auch in Arbeitszeugnissen einsetzen kann: Sie findet sie in ihren Stellenausschreibungen. Die Formulierung zu verwenden ist kein Plagiat, sondern entspricht der Absicht, die Aussage beständig zu kommunizieren.

Beispiele:

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Obwohl einfach umzusetzen, nutzen noch längst nicht alle Unternehmen ihre Zeugnisse, um ihr Unternehmen zu beschreiben. Eine rechtliche Verpflichtung dazu existiert nicht, auch kein Verbot.

Doch selbst wenn Personaler den Marketingaspekt beiseitelassen, entspricht das Unternehmensporträt dem Zweck des Arbeitszeugnisses, da das Zeugnis auch Auskunft geben soll zu den beruflichen Erfahrungen des Zeugnisempfängers. Dazu gehört eben auch, ob er in einem Familienunternehmen oder in einem Konzern gearbeitet hat und womit sich das Unternehmen beschäftigt.

Mit dem Unternehmensporträt erhält der Leser wichtige zusätzliche Informationen zum Praxiswissen des Arbeitnehmers: von der Organisationsstruktur, in der er gearbeitet hat, von den Produkten und Dienstleistungen, mit denen er zu tun hatte, und eben auch von der Unternehmensphilosophie, mit der er sich identifiziert hatte oder auch nicht. Jedenfalls vervollständigt es das Bild des rekrutierenden Personalers von einem Bewerber und hilft, einschätzen zu können, ob der Kandidat zum Unternehmen passt.

Selbstverständlich hat das Porträt im Arbeitszeugnis keine verkäuferische Funktion, da das Zeugnis den Arbeitnehmer, seine Tätigkeiten und Kompetenzen, seine Leistungen und Erfolge im Unternehmen zum Thema hat. Und genau dafür kann das Porträt wertvolle Hinweise geben.

Beispiele aus der Praxis:

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Die Wirkung der Tätigkeitsbeschreibung

Weil im Zeugnis steht, was der Mitarbeiter gearbeitet hat, veröffentlicht das Unternehmen Informationen, die es womöglich gar nicht preisgeben will – etwa an seine Wettbewerber, vielleicht auch an Kunden. Es offenbart eventuell Prozesse, die es nicht kundtun will. Professionelle Personaler berücksichtigen den Aspekt der Diskretion beim Beschreiben der Tätigkeiten, indem sie besonders vorsichtig, vielleicht auch eher allgemein, die übernommenen Aufgaben benennen. Umsicht ist angebracht vor allem bei internen Bezeichnungen.

• Gehört in das Zeugnis unbedingt die präzise Berichtspflicht des Mitarbeiters?
• Lässt sich nicht besser die genaue interne Bezeichnung der Funktion vermeiden, dessen Stellvertretung der Mitarbeiter übernommen hatte?
• Die Hauptaufgaben gehören notwendig in das Zeugnis, sonst könnte es seine Funktion nicht erfüllen. Die Hauptaufgaben für die Funktion sind sicher allgemein bekannt, sodass ein Weglassen als negativer Hinweis interpretiert werden könnte.
• Sonderaufgaben könnten schon eher mit inoffiziellen Aktivitäten verbunden sein.
• Bei der Mitarbeit in Projekten und Ausschüssen muss vielleicht nicht der präzise interne Name genannt werden, sondern es reicht womöglich eine allgemeinere Bezeichnung, die dann auch von Personen außerhalb des Unternehmens besser zu verstehen sind.
• Prokura oder Kreditkompetenzen fallen sicher nicht unter die heiklen Informationen.

 

• Die Anzahl der Mitarbeiter in einer Organisationseinheit kann Auskunft geben über die Unternehmensstrategie in diesem Bereich.
• Budget und Umsatz, die ein Mitarbeiter verantwortete, geben sicher Hinweise auf die Bedeutsamkeit des Bereichs im Unternehmen.
• Die Entwicklung eines Mitarbeiters im Unternehmen zu beschreiben, ist für das Marketinginstrument Arbeitszeugnis eine gute Möglichkeit, exemplarisch die Attraktivität des Unternehmens zu zeigen.
• Die internen Bezeichnungen auch der früheren Funktionen im Unternehmen sind eher diskret zu behandeln.

Die Tätigkeiten des Zeugnisempfängers umsichtig zu beschreiben gelingt umso leichter, wenn sich der Personaler vorstellt, welche Informationen sein Unternehmen nicht ohne Weiteres an Wettbewerber weitergeben würde:

• Was gibt es in dieser Funktion zu tun?
• Was gehört nicht zu den Tätigkeiten in dieser Funktion?
• In welchem organisatorischen Zusammenhang steht diese Funktion?
• Über welches Budget verfügt diese Organisationseinheit?

Der Formulierungsstil der Tätigkeitsbeschreibung

Professionell ist das gesamte Zeugnis geschrieben: korrekt in Orthografie, Grammatik und Stil. Das gilt auch für die Tätigkeitsbeschreibung. Wenn die Rechtschreibung einmal als Selbstverständlichkeit außen vor bleibt, bleiben noch Sprachlehre und Ausdrucksweise.

Um bei der Beschreibung der Tätigkeiten eine positive Wirkung zu erzeugen, benutzen Personaler eher das Aktiv als das Passiv, weil aktive Formulierungen leichter verständlich und dynamischer sind als passive und prägnanter wirken.

Beispiele passiver Formulierungen	Beispiele aktiver Formulierungen
„Er wurde erfolgreich ausgebildet.“	„Er beendete die Ausbildung erfolgreich.“
„Die Aufgabe wurde ihr übertragen.“	„Sie übernahm die Aufgabe.“
„Er wurde zum Abteilungsleiter bestellt.“	„Er übernahm die Abteilung.“
„Sie wurde versetzt.“	„Sie erhielt eine neue Funktion.“

Wie das Zeugnis insgesamt verlangt auch die Tätigkeitsbeschreibung Prägnanz. Personaler beschreiben daher die Tätigkeit mit so wenigen Worten wie möglich und so vielen Worten wie nötig. Dabei achten sie genau auf die Wahl ihrer Worte, damit die Leser die beabsichtigte Bedeutung sofort verstehen. Und sie verwenden einfache Worte.

Beispiele unpassender Formulierungen	Beispiele prägnanter Formulierungen
„Er fand Verwendung als Bote.“	„Er arbeitete als Bote.“
„Sie war hier ununterbrochen tätig.“	„Sie arbeitete hier von … bis ….“
„Er scheidet aus.“	„Er verlässt unser Unternehmen.“
„Sie gab laufend Daten ein.“	„Sie arbeitete als Datentypistin.“

Die Wirkung der Leistungsbeschreibung

Das Arbeitszeugnis testiert, was der Zeugnisempfänger geleistet hat und mit welchen Ergebnissen. In diesem Abschnitt vermittelt es auch, was im Unternehmen als Leistung betrachtet wird und welche Leistungen das Unternehmen verlangt.

Außenstehenden gibt das Zeugnis hier Hinweise, was Mitarbeiter in dieser Funktion in diesem Unternehmen können und wie ihr Können eingeschätzt wird. Der Personalbereich offenbart also, welche Kompetenzen und Qualifikationen das Unternehmen für die betreffende Funktion verlangt und wie sie bewertet werden.

Beim Schreiben des Zeugnisses haben professionelle Personaler stets auch die Öffentlichkeitswirksamkeit vor Augen:

• Welche Leistungen verlangt das eigene Unternehmen, aber auch andere in dieser und vergleichbaren Funktionen?
• Was sind außerordentliche Leistungen in dieser Funktion im eigenen Unternehmen, aber auch im Vergleich zu anderen Unternehmen?
• Wie bewertet das eigene Unternehmen, aber auch: Wie bewerten andere die erbrachten Leistungen?
• Welche Leistungen und Zusatzleistungen erwartet das eigene Unternehmen in dieser Funktion, die andere Unternehmen nicht erwarten?

Der Personaler vermittelt mit seinen Inhalten in Zeugnissen, welche Anforderungen sein Unternehmen an Funktionen stellt. Fachkundig nutzt er dazu geeignete Techniken:

• Sämtliche Leistungen zu nennen entspricht der Wahrheitspflicht.

 

• Die wichtigsten Leistungen stehen am Anfang.

Beispiele abwertender Reihenfolgen	Beispiele aufwertender Reihenfolgen
„Er verantwortete den Einkauf von Büromaterial und Maschinen.“	„Er verantwortete den Einkauf von Maschinen und Büromaterial.“
„Sie organisierte Reisen der Mitarbeiter und Aufsichtsratssitzungen.“	„Sie organisierte Aufsichtsratssitzungen und Reisen der Mitarbeiter.“
„Er erfasste Buchungsdaten und bereitete Controllingdaten auf.“	„Er bereitete Controllingdaten auf und erfasste Buchungsdaten.“
„Sie verwaltete das Archiv und die Vorstandskorrespondenz.“	„Sie verwaltete die Vorstandskorrespondenz und das Archiv.“

• Beschrieben wird, wo der Zeugnisempfänger die Leistungen und Ergebnisse erbrachte.

Beispiele eingeschränkter Bereiche	Beispiele umfassender Bereiche
„Er galt im Verband als Fachmann.“	„Er galt im Unternehmen als Fachmann.“
„Sie zeigte in diesem Projekt ihre organisatorischen Fähigkeiten.“	„Sie zeigte in ihrem Aufgabengebiet ihre organisatorischen Fähigkeiten.“
„Er bewältigte die übertragenen Aufgaben.“	„Er bewältigte alle Aufgaben.“
„Sie setzte sich im Rahmen ihrer Fähigkeiten ein.“	„Sie meisterte sämtliche Aufgaben.“

• Für jede positive Aussage zu Leistungen und Ergebnissen wird die Dauer oder Häufigkeit genannt.

Beispiele eingeschränkter Gültigkeit	Beispiele umfassender Gültigkeit
„Er arbeitete insgesamt nach seinen Vorgaben.“	„Seine Arbeitsergebnisse übertrafen stets die Erwartungen.“
„Mit ihren Leistungen waren wir zufrieden.“	„Mit allen ihren Leistungen waren wir jederzeit außerordentlich zufrieden.“
„Seine Leistungen waren ausgezeichnet.“	„Seine Leistungen waren immer ausgezeichnet.“
„Sie entwickelte Eigeninitiative.“	„Ihre Eigeninitiative faszinierte beständig alle, die mit ihr zusammen arbeiteten.“

• Bei sämtlichen positiv bewerteten Leistungen stehen positive Ergebnisse.

Beispiele eingeschränkter Ergebnisse	Beispiele positiver Ergebnisse
„Er kümmerte sich um die Reklamationen der Kunden.“	„Er klärte mit Kunden erfolgreich Reklamationen.“
„Ihre Aufgaben erforderten ein umfassendes Spezialwissen.“	„Sie nutzte zum Erledigen ihrer Auf-gaben ihr umfassendes Spezialwissen.“
„Er führte Verhandlungen mit Kunden.“	„Er führte Verhandlungen mit Kunden zu tragfähigen Ergebnissen.“
„Sie war einsatzbereit.“	„Sie setzte sich wirkungsvoll ein.“

Die Wirkung der Verhaltensbeschreibung

Beim Bewerten des Verhaltens zeigt sich das stilistische Können des Personalbereichs besonders deutlich. Zwar existiert kein rechtliches Verbot offener Kritik in Zeugnissen, doch gilt es, wegen der Wohlwollenspflicht offen negative Aussagen zu vermeiden. Der Personalbereich schreibt also ausnahmslos positive Arbeitszeugnisse, die sich jedoch sich durch das Maß an positiven Bewertungen unterscheiden.

Im Bewusstsein der verschiedenen Leser des Zeugnisses bewegt sich der Personaler auf dem schmalen Grad zwischen der Verständlichkeit für die unterschiedlichen Lesergruppen, der personalwirtschaftlichen Gepflogenheiten allgemein und der nuancierten Abstufungen des eigenen Unternehmens. Ob er will oder nicht, hier zeigt er seine Professionalität im Schreibstil und die seines Unternehmens gleich mit.

Als Grundlage für die bewertende Beschreibung des Verhaltens hat er oft nur Aussagen aus dem unter­nehmens­internen Beurteilungs­system vorliegen mit Abstufungen auf einer meist fünfgliedrigen Skala. In der Praxis entsprechen die Beurteilungen der Führungskräfte jedoch nicht der zu erwartenden Glockenform der Gaußschen Normalverteilung, sondern die positiven Werte haben in aller Regel ein deutliches Übergewicht.

• Leistungen und Verhalten waren stets hervorragend. – Solche Mitarbeiter sind selten. Der Personaler muss entscheiden, ob er der Öffentlichkeit und künftigen Arbeitgebern des Zeugnisempfängers weismachen will, das Verhalten oder die Leistungen gehörten zu den zwei Prozent im Spitzenbereich.

Formulierungen für Spitzenleistungen „Er hat seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.“ „Wir waren mit ihren Leistungen immer außerordentlich zufrieden.“ „Seine Leistungen haben stets in jeder Hinsicht unsere vollste Anerkennung gefunden.“ „Sie hat unsere Erwartungen immer und in allerbester Weise erfüllt.“

 

Formulierungen für Spitzenverhalten „Sein Verhalten zu Führungskräften, Kollegen, Mitarbeitern und Kunden war stets vorbildlich.“ „Ihr kollegiales Wesen sicherte ihr stets ein sehr gutes Verhältnis zu Führungskräften, Kollegen und Mitarbeitern.“ „Er wurde von Führungskräften, Kollegen und Kunden ausnahmslos als freundlicher und intelligenter Mitarbeiter geschätzt.“ „Sein Verhalten zu Führungskräften, Kollegen und Kunden war stets hervorragend.“

• Leistungen und Verhalten waren überdurchschnittlich. – Führungskräfte tendieren dazu, ihren Mitarbeitern überdurchschnittliche Leistungen und ebensolches Verhalten zu bescheinigen. Und Mitarbeiter lassen sich gerne so beurteilen – gerade wenn sie das Unternehmen wechseln wollen.Der Personaler, der das Zeugnis schreibt, hält sich vor Augen, wer das Zeugnis liest und ob der Eindruck, der durch das Arbeitszeugnis entsteht, mit der Realität übereinstimmt.

Formulierungen für überdurchschnittliche Leistungen „Er erledigte seine Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.“ „Wir waren mit ihren Leistungen immer völlig zufrieden.“ „Seine Leistungen waren überdurchschnittlich.“ „Sie entsprach unseren Erwartungen in jeder Hinsicht und in bester Weise.“

 

Formulierungen für überdurchschnittliches Verhalten „Sein Verhalten zu Führungskräften, Kollegen, Mitarbeitern und Kunden war vorbildlich.“ „Ihr kollegiales Wesen sicherte ihr stets ein gutes Verhältnis zu Führungskräften, Kollegen und Mitarbeitern.“ „Seine Verhalten zu Führungskräften, Kollegen und Kunden war hervorragend.“ „Sie arbeitete stets engagiert mit anderen zusammen und gab ihrem Team dabei sehr wertvolle Impulse.“

• Leistungen und Verhalten entsprachen vollständig den Anforderungen. – Die Normalverteilung zugrunde gelegt, müssten mehr als die Hälfte aller Arbeitnehmer vollständig den Anforderungen entsprechen, die ihre Funktion, ihre Führungskraft und ihr Unternehmen an sie stellt.Folglich müsste die Mehrheit der Arbeitszeugnisse genau diese Zufriedenheit mit den Leistungen und dem Verhalten attestieren, um die Glaubwürdigkeit des Zeugnis ausstellenden Unternehmens und die Professionalität seiner Personaler zu zeigen.Der Empfänger des Zeugnisses liest bei dieser Bewertung in seinem Zeugnis, er war weder unterfordert noch überfordert, weder unterbezahlt noch überbezahlt, sondern er hat seine vertraglichen Verpflichtungen vollständig erfüllt.

Formulierungen für anforderungsgerechte Leistungen „Er hat die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt.“ „Sie hat ihre Aufgaben stets zu unserer Zufriedenheit erfüllt.“ „Seine Leistungen waren stets zufriedenstellend.“ „Sie hat unseren Erwartungen in jeder Hinsicht entsprochen.“

 

Formulierungen für anforderungsgerechtes Verhalten „Sein Verhalten zu Mitarbeitern und Führungskräften war vorbildlich.“ „Ihr Verhalten zu Führungskräften und Mitarbeitern war korrekt.“ „Sein Verhalten zu Führungskräften und Kollegen war partnerschaftlich.“ „Sie verhielt sich jederzeit angemessen gegenüber Führungskräften, Kollegen und Kunden.“

• Leistungen und Verhalten entsprachen mit Einschränkungen den Anforderungen. – Wenn sich ein Unternehmen von einem Mitarbeiter trennt, passten seine Leistungen oder sein Verhalten nicht zu den Anforderungen der Funktion. Eine solche Inkompatibilität muss sich in einem professionellen Zeugnis wiederfinden – trotz der gebotenen Wohlwollenspflicht.

Der Personaler, der das Zeugnis schreibt, hat die Aufgabe, bei der Wahrheit zu bleiben und mit positiven Formulierungen die Abweichungen von den Anforderungen zu vermitteln. Er vermeidet Schuldzuweisungen und wählt Formulierungen, die einem kundigen Personaler die Situation vermittelt, ohne zu detailliert zu werden.

Formulierungen für Leistungen, die eingeschränkt den Anforderungen entsprachen „Er erledigte die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit.“ „Mit ihren Leistungen waren wir zufrieden.“ „Seine Leistungen entsprachen unseren Erwartungen.“ „Sie arbeitete zufriedenstellend.“

 

Formulierungen für Verhalten, das eingeschränkt den Anforderungen entsprach „Sein Verhalten zu Führungskräften war vorbildlich.“ „Ihr Verhalten zu Mitarbeitern war einwandfrei.“ „Sein Verhalten zu Kollegen war kameradschaftlich.“ „Ihr Verhalten gegenüber Führungskräften gab zu Beanstandungen keinen Anlass.“

• Leistungen und Verhalten entsprachen zum Teil den Anforderungen. – Wohl nur äußerst selten bescheinigt ein Arbeitszeugnis, ein Arbeitnehmer habe seine Aufgaben nur zum Teil erfüllt. Bei langer Zugehörigkeit zum Unternehmen sinkt die Wahrscheinlichkeit gegen Null, da sowohl Führungskraft wie Personalbereich schon früher auf Veränderungen gedrängt haben dürften.

Der Personaler hat die Aufgabe, auch außenstehenden Lesern des Zeugnisses zu vermitteln, welche Leistungen und welches Verhalten deutliche Abweichungen von den Erwartungen zeigten, und zu vermeiden, den Besetzungsfehler als eigene Inkompetenz darzustellen. Gleichfalls unterlässt er Aussagen, die der beruflichen Entwicklung des Zeugnisempfängers entgegenstehen könnten.

Formulierungen für Leistungen, die zum Teil den Anforderungen entsprachen „Er erledigte die ihm übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit.“ „Sie führte die ihr übertragenen Aufgaben mit Interesse aus.“ „Er hatte Gelegenheit, die ihm übertragenen Aufgaben zu erledigen.“ „Sie erfasste das Wesentliche und bemühte sich um sinnvolle Lösungen.“

 

Formulierungen für Verhalten, das zum Teil den Anforderungen entsprach „Sein Verhalten war insgesamt einwandfrei.“ „Sie zeigte für ihr Team Verständnis und Interesse.“ „Er setzte sich im Rahmen seiner Möglichkeiten für seine Kunden ein.“ „Sie war bestrebt, ihre Kollegen zu unterstützen.“

Ergänzend zu den Techniken, die der Personaler bereits bei der Beschreibung der Leistungen und Erfolge einsetzt, nutzt er weitere, manchmal subtilere.

• Zeugnisempfänger empfinden oft positive Aussagen zu selbstverständlichen Verhaltensweisen, die Ihnen wichtig erscheinen, als Wertschätzung. Professionelle Zeugnisleser interpretieren Hinweise auf Selbstverständlichkeiten eher als das Fehlen relevanter Handlungen und Leistungen.

Der Zeugnisersteller kann mit dem Erwähnen von Selbstverständlichem signalisieren, der Mitarbeiter habe kaum Wesentliches geleistet, wobei er allerdings darauf verzichtet, anderen Lesern einen plastischen Eindruck von der Funktion zu geben, auf die sich das Zeugnis bezieht.

Beispiele für Selbstverständlichkeiten „Er war immer ehrlich, fleißig und pünktlich.“ „Sie hat alle Arbeiten ordnungsgemäß erledigt.“ „Er hat sich im Rahmen seiner Fähigkeiten eingesetzt.“ „Sie zeigte für Ihre Arbeit Verständnis.“

• Noch deutlicher als Selbstverständlichkeiten zu nennen, wird die Unzufriedenheit durch das offensichtliche Fehlen einzelner Zeugniskomponenten gezeigt – seien es Verhaltensweisen, Ergebnisse, Zeitfaktoren oder gar ganze Zeugnisteile.

Erfahrene Zeugnisleser erkennen, wenn übliche Elemente in Beschreibungen ausgelassen sind, doch offenbleibt dann, ob das Fehlende im ausstellenden Unternehmen nicht zur Funktion gehört oder ob der Zeugnisempfänger dieses Element nicht zufriedenstellend ausgeführt hat.

Funktionsbezogene notwendige Aussagen in Zeugnissen
Bei Verkäufern	Umgang mit Kunden
Bei Technikern	Ergebnisse
Bei Buchhaltern	Sorgfalt
Bei Führungskräften	Motivierung

Zu unterschiedlichem Verständnis bei ungeübten gegenüber erfahrenen Zeugnislesern führt die Verneinung von Negativem – die Litotes. Während in der Alltagssprache die Bewertung „nicht unerheblich“ meist positiv verstanden wird, verweist die Litotes im Zeugnis auf Negatives. Die Verneinung von Negativem signalisiert nicht vorhandenes Positives.

Beispiele für verneinte negative Aussagen und ihre Bedeutungen
„Es kam nie zu Klagen.“	Es kam nie zu Würdigungen.
„Sie erreichte nicht unbedeutende Verbesserungen.“	Sie erreichte keine bedeutenden Verbesserungen.
„Sein Verhalten war untadelig.“	Sein Verhalten verdiente keine Auszeichnung.
„Die Zusammenarbeit mit ihr funktionierte reibungslos.“	Die Zusammenarbeit mit ihr führte zu keinen positiven Ergebnissen.

Da das Weglassen von Inhalten in Zeugnissen oder auch das verdeckte Andeuten von Kritik der Wahrheitspflicht widersprechen, schreiben Personaler in affirmativem Stil: Sie erwähnen sämtliche Tätigkeiten und bewerten die Leistungen sowie das Verhalten wahrhaftig und wohlwollend – mit nuanciert abgestuften positiven Formulierungen.

Die Wirkung des Schlussabsatzes

In der Schlusssequenz steht, ob der Arbeitnehmer gekündigt hat. Ist ihm gekündigt worden, endete das Arbeitsverhältnis „einvernehmlich“. Endet das Arbeitsverhältnis zu einem unüblichen Termin, wurde wahrscheinlich fristlos gekündigt.

Eine plausible Begründung kann dem Zeugnisleser verdeutlichen, welche Gründe die Beendigung des Arbeitsvertrags hat. Andeutungen und Abwertungen verbieten sich.

Beispiele für unpassende Begründungen zum Beendigen des Arbeitsverhältnisses	Beispiele für angemessene Begründungen zum Beendigen des Arbeitsverhältnisses
„Das Arbeitsverhältnis wurde aus organisatorischen Gründen beendet.“	„Wegen einer Reorganisation unseres Bereichs IT mussten wir uns von ihm trennen.“
„Sie verlässt uns, um sich finanziell zu verbessern.“	„Das Arbeitsverhältnis endet mit einem Vorruhestandsvertrag.“
„Er scheidet aus persönlichen Beweggründen aus.“	Er verlässt unser Unternehmen, um sein Studium aufzunehmen.“
„Sie hat das Arbeitsverhältnis gekündigt, um in einem anderen Unternehmen tätig zu werden.“	„Sie hat das Arbeitsverhältnis fristgerecht gekündigt.“

Auch wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Dank, Bedauern oder Zukunftswünsche seines Unternehmens hat, drücken diese Inhalte die positive Haltung des Personalbereichs zu seinen Mitarbeitern aus, auch wenn sie das Unternehmen verlassen.

Allerdings gilt auch hier, am Ende des Arbeitszeugnisses, aufrichtig und klar zu vermitteln, wie positiv die Inhalte gemeint sind.

Beispiele von missverständlichem Dank und Wunsch	Beispiele von klarem Dank und Wunsch
„Wir wünschen ihr bei ihrem neuen Arbeitgeber viel Erfolg.“	Wir wünschen ihr weiterhin viel Erfolg.“
„Für seinen Entschluss danken wir ihm.“	„Für seine Leistungen danken wir ihm.“
„Wir verlieren mit ihrem Ausscheiden eine vielseitige Praktikerin.“	„Wir bedauern ihren Entschluss außerordentlich.“
„Wir wünschen ihm auf seinem weiteren Berufsweg alles Gute.“	„Wir würden ihn sehr gerne wieder in unser Team aufnehmen.“

Einen Geheimcode gibt es nicht

Wenn Personaler professionelle Zeugnisse schreiben, verwenden sie zeugnisrelevante und stilistische Techniken und nutzen insoweit eine Fachsprache, um die Bewertungen, die Inhalte des Zeugnisses sind, zu vermitteln. Die Techniken sind hinlänglich bekannt und Interessierte können sich leicht dazu informieren.

Für uninformierte Leser sind zwar die Details der Zeugnissprache nicht immer sofort zu erkennen, doch lässt sich daraus nicht die Behauptung ableiten, es gäbe einen Geheimcode für Zeugnisse.

Im Gegenteil. Professionelle Personaler formulieren Zeugnisse verstehbar sowohl für die Zeugnisempfänger wie auch für Fachleute – auch wenn einige Textbausteine verwenden. Die Begriffe in Zeugnisse sind allgemein verständlich, damit sie ihren Zweck erfüllen, nämlich zu informieren.

Zeugnisse werden für die Leser geschrieben. Deshalb sind die klar formuliert, vermitteln das Gemeinte und sind Beispiele für die Qualität des ausstellenden Unternehmens.

Arbeitszeugnisse müssen wohlwollend formuliert sein und ihr Inhalt muss der Wahrheit entsprechen. Sie enthalten keine versteckten Boshaftigkeiten – wohl aber Formulierungen, die die Wohlwollenspflicht des Zeugnisgebers nuancieren. Erfahrene Personaler kennen die Stilelemente und ihre Wirkung.

Vorteile des Arbeitszeugnisses als Marketinginstrument

Arbeitszeugnisse sind geeignet, um sowohl dem Zeugnisempfänger wie auch anderen Lesern einen positiven und professionellen Eindruck des ausstellenden Unternehmens zu geben.

Zeugnisse bieten die Möglichkeit, das ausstellende Unternehmen kurz vorzustellen, damit die Leser eine – genauere – Vorstellung vom Geschäftsgebiet und dem Selbstverständnis bekommen.

Die Beschreibung im Abschnitt Porträt von Arbeitszeugnissen kann die Bekanntheit des Unternehmens erweitern, insbesondere weil Zeugnisse intensiv gelesen werden.

In Arbeitszeugnissen kann das Unternehmensimage für alle, denen es noch nicht vertraut ist, geklärt werden.

Sofern Arbeitszeugnisse professionell verfasst sind, unterstützen das positive Image das ausstellenden Unternehmens.

Negative Stilelemente, ihre Wirkung und Vermeidung
Stilelement	Wirkung	Vermeidung
„bestätigen“, „beschei- nigen“, „versichern“	distanziert	einfache Aussagesätze
„gelten“, „verstehen“, „kennen lernen“	missverständlich	einfache Verben und Aussagesätze
Passivsätze	Passivität des Zeugnisempfängers	Formulierungen im Aktiv
Konjunktivsätze	irrealer Inhalt	Indikativsätze
Schachtelsätze	ermüdend, kompliziert	mehrere kurze Sätze
Unternehmens-spezifische Ausdrücke und Abkürzungen	unverständlich	allgemein verständliche Bezeichnungen
Geknicktes oder neutrales Papier	schlampig, distanziert, missachtend	ungefalteter Bogen mit dem Unternehmenslogo
Rechtschreib-, Formu- lierungs-, Stilfehler	inkompetent, unprofessionell	fehlerfreies Schreiben
Ausrufezeichen	aggressiv	ohne Ausrufezeichen
Anführungszeichen	distanziert	nur bei internen Bezeichnungen
Grammatische erste Person	wenig objektiv	neutraler Stil – außer im Schlussabsatz
Nur einmal erwähnter Name	ermüdend, desinteressiert	Wiederholung des Namens mit „Herr“ beziehungsweise„Frau“
Zeitfehler	verwirrend, inkompetent	Zwischenzeugnis im Präsens, Abschlusszeugnis im Imperfekt
Keine Absätze, keine Leerzeilen	unstrukturiert, abschreckend	mit Absätzen und Leerzeilen
Litotes – wie „untadelig“, „ungetrübt“	negativ, altbacken	affirmative Formulierungen
Mehrdeutigkeiten – wie „kritischer Mitarbeiter“, „heiterer Charakter“	versteckte Kritik	eindeutige Formulierungen mit Techniken der Nuancierung
Das Unternehmen als bekannt voraussetzen	unverständlich, überheblich	kurze Vorstellung des Unternehmens
Inadäquater Umfang	beliebig, unangebracht	Umfang entsprechend Funktion und Unternehmenszugehörigkeit

Quellen

[1] Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 630 Pflicht zur Zeugniserteilung, Stand 2002
[2] Gewerbeordnung (GewO) § 109 Zeugnis, Stand 2003
[3] Berufsbildungsgesetz (BBiG) § 16 Zeugnis, Stand 2014
[4] www.123recht.net
[5] www.arbeitszeugnis.de
[6] www.g-wie-gastro.de
[7] Christian Pfautsch. Stellenanzeigen
[8] Mainova AG
[9] Stadtwerke Frankfurt am Main Holding GmbH
[10] VerkehrsGesellschaft Frankfurt am Main GmbH
[11] Kurita Europe GmbH